Todo equipo jurídico cuenta con una checklist de contratos. Se trata de un documento normativo, una plantilla de revisión y un conjunto de normas que se deben aplicar antes de que un contrato entre en vigor. El problema es que incluso la checklist definitiva solo funciona cuando alguien la sigue, y en un entorno contractual en el que la rapidez es fundamental y el departamento jurídico no puede estar en todas partes, eso no es una garantía fiable.
La checklist siempre ha sido una medida provisional. Lo que las organizaciones realmente necesitan es un sistema.
Qué significa realmente «sin la intervención de abogados»
No lo malinterprete, los profesionales del Derecho son y serán siempre necesarios. El objetivo es identificar qué contratos requieren realmente una decisión jurídica y cuáles no. La mayoría de las transacciones rutinarias, como los contratos de compra por debajo de cierto umbral, entran en la segunda categoría, lo que significa que el trabajo del departamento jurídico es establecer la norma y dejar que el sistema se encargue de la aplicación cada vez que un acuerdo de confidencialidad rutinario llegue a la bandeja de entrada de alguien.
Un sistema de contratación bien diseñado:
La diferencia entre estar presente en cada transacción y estar integrado en cada transacción es de lo que trata la gobernanza moderna de la contratación.
Tres niveles que todo sistema de contratación necesita
Para que esto se haga realidad, hay que combinar tres elementos: comportamientos, instrumentos autoejecutivos y rituales. Cada uno aborda un aspecto diferente en el que falla la gobernanza tradicional de los contratos.
1. Comportamientos: codificar el criterio jurídico como reglas de decisión
Las normas que sólo viven en la cabeza de las personas no son escalables. Los umbrales de riesgo, las jerarquías de aprobación y los activadores de escalada deben traducirse en normas explícitas, aplicadas por el sistema, y que se cumplan. Y deben cumplirse independientemente de quién esté disponible o de la presión a la que esté sometido alguien.
No permitir ninguna desviación en las categorías de contratos rutinarios es una cuestión de transparencia. Cuando el sistema sabe qué aprobar, qué señalizar y qué escalar, la capacidad jurídica se destina a las decisiones que realmente la requieren. Los equipos de negocio actúan con mayor rapidez y las excepciones siguen siendo manejables.
2. Instrumentos autoejecutivos: Normas que funcionan por sí solas
Una plantilla y un instrumento autoejecutivo son cosas distintas. Añada parámetros fijos, directrices automatizadas sobre cláusulas y alertas de desviación. Así es como un documento se convierte en una herramienta de gobernanza.
Los portales de autogestión para acuerdos de confidencialidad, declaraciones de trabajo sobre acuerdos existentes y renovaciones otorgan a los equipos comerciales plena autonomía dentro de límites definidos, sin necesidad de enviar ni un solo correo electrónico al departamento jurídico. Las guías automatizadas detectan el lenguaje no estándar en tiempo real y orientan a los usuarios hacia alternativas que cumplen con la normativa. El resultado es una ejecución más rápida de los acuerdos y un menor número de escalamientos, integradas directamente en el flujo de trabajo en lugar de incorporarse a posteriori. Una plantilla bien diseñada elimina toda una categoría de riesgo legal, a gran escala, sin que nadie se dé cuenta.
3. Rituales: Gobernanza que aprende
Un sistema sin supervisión no es más que una gobernanza ficticia. Las revisiones periódicas y el control de excepciones son lo que mantiene el sistema honesto y actualizado.
Los cuadros de mando de excepciones muestran dónde se cumplen las normas y dónde se están incumpliendo. Una alta tasa de excepciones en una categoría de contratos determinada indica una cosa: la norma subyacente necesita recalibrarse. Ajustar los criterios que desencadenan la revisión jurídica basándose en los patrones observados es una de las palancas más infrautilizadas en las operaciones jurídicas. Las organizaciones que lo aplican de forma coherente reducen la intervención jurídica sin aumentar la exposición al riesgo. Se trata de una decisión tanto estratégica como técnica.
La estrategia está en el sistema
Cuando la contratación se basa en un sistema bien diseñado, los equipos de negocio actúan con mayor rapidez y los equipos jurídicos se centran en el trabajo que realmente les requiere.
El director jurídico que construye este sistema gana influencia. Su criterio está presente en cada transacción, incluidas aquellas en las que nunca está presente, lo que le sitúa en una posición más poderosa que la de ser el cuello de botella que todos evitan bajo la presión del tiempo.
Un CLM que conecta reglas de decisión codificadas, herramientas de contratación de autoservicio y cuadros de mando de gobernanza en un entorno integrado es la forma en que el sistema se consolida con el tiempo.
La lista de verificación solía indicar a las personas qué hacer. El sistema se asegura de que realmente lo hagan.
