Si alguna vez ha trabajado con grandes volúmenes de contratos, ya sea en ventas, en el departamento jurídico o en compras, seguramente le suene la expresión «buscar una aguja en un pajar». A nadie le gusta pasar horas buscando contratos y revisándolos uno por uno solo para elaborar informes. Especialmente cuando son urgentes o sensibles en materia de cumplimiento normativo. Las herramientas CLM sin duda ayudan a agilizar este proceso. Pero hoy en día los informes inteligentes están cambiando las reglas del juego. Los casos de uso de los informes inteligentes son numerosos, desde fusiones y adquisiciones hasta cambios normativos y planificación estratégica. Pero ¿cómo ayuda exactamente esta función cada vez más popular?
Esta funcionalidad basada en inteligencia artificial transforma la forma en que los equipos extraen, organizan y analizan los datos contractuales de grandes carteras de contratos para elaborar informes sólidos. Una potente función de generación de informes inteligentes, normalmente integrada en una solución de CLM, explora el repositorio de contratos, identifica las cláusulas y la información pertinentes en función de los criterios establecidos y genera un informe fiable y auditable en cuestión de minutos en lugar de días.
A continuación, presentamos cuatro casos de uso reales de informes inteligentes que DiliTrust ha observado entre su base de clientes.
El salvavidas de las fusiones y adquisiciones
Usted es propietario de una empresa de software que se encuentra en medio de un proceso de adquisición. Y la operación avanza rápidamente, como era de esperar. Durante el proceso de due diligence, su equipo jurídico tiene la tarea de identificar cuáles de sus más de 200 acuerdos contienen cláusulas de cambio de control que otorgarían a la contraparte derechos especiales cuando cambie la propiedad.
Sin informes inteligentes: Normalmente, su equipo jurídico asignaría la tarea a abogados internos o la subcontrataría si la carga de trabajo es elevada. Y buscarían términos clave como «cambio de control» en toda la cartera. El problema es que, si las cláusulas utilizan un lenguaje incoherente en todos los contratos, su equipo puede pasar por alto algunas de ellas. El proceso puede llevar días o semanas.
Con informes inteligentes: Su equipo jurídico ejecuta una única solicitud: «muéstreme todos los contratos que contienen una cláusula de cambio de control y extraiga los plazos de preaviso y los derechos de contraparte pertinentes». Los informes inteligentes escanean todo el repositorio, recogen todas las variaciones de la cláusula, independientemente de su redacción, y entregan una tabla estructurada lista para compartir con el equipo de negociación. Lo que habría llevado semanas se hace en horas, y nada se escapa.
La emergencia del cumplimiento
Entra en vigor una nueva normativa en el sector financiero. Como Director Jurídico de una empresa mediana de servicios financieros, debe mejorar la supervisión de la exposición a la responsabilidad civil frente a terceros. Encarga al equipo de cumplimiento que verifique cuáles de sus cientos de acuerdos con proveedores contienen límites de responsabilidad que superen una cantidad determinada.
Sin informes inteligentes: El equipo jurídico revisaría manualmente la cartera de contratos, lo que requeriría importantes recursos humanos y de tiempo. Además, las disposiciones pueden llevar una terminología diferente, sobre todo si hay contratos heredados. El riesgo es pasar por alto contratos críticos y no poder cumplir a tiempo con la nueva normativa.
Con informes inteligentes: Con el esfuerzo de una sola persona del equipo de cumplimiento, en lugar de todo el equipo, y una sola solicitud, la función escanea todos sus contratos e identifica los contratos en cuestión a pesar de las posibles diferentes formulaciones de las cláusulas. Se obtiene una tabla lista para archivar con nombres de contratos, contrapartes, límites de responsabilidad y textos de las cláusulas. El equipo puede evaluar la exposición, priorizar la corrección e informar a la dirección el mismo día. Y esto con cada hallazgo rastreable hasta el texto original del contrato.
Buscador de oportunidades de ingresos
El equipo de operaciones de ingresos se da cuenta de que hay muchos contratos pendientes de renovación. Quieren aprovechar este momento para renegociar varios contratos con clientes antiguos. Antes de ponerse en contacto con nadie, deben saber exactamente qué cuentas carecen de cláusulas de indexación automática de precios. Ahí es donde está la oportunidad de ingresos.
Sin informes inteligentes: Identificar esta oportunidad requiere apoyo jurídico y cotejos manuales entre las condiciones del contrato y el estado del cliente. Lo que implica días de trabajo intensivo. Alguien debe abrir cada acuerdo de venta y buscar la cláusula de incremento de precios. Seguidamente, confirmar si existen mecanismos de indexación y elaborar una lista de objetivos para el equipo comercial. Es un proceso lento, que consume mucho tiempo y puede retrasar los objetivos de ingresos.
Con informes inteligentes: El director de operaciones de ingresos ejecuta una única consulta: «muéstrame todos los acuerdos de venta activos que carecen de una cláusula de indexación automática de precios». Los informes inteligentes filtran la cartera mostrando solo los contratos activos, analizan la presencia o ausencia de cláusulas de indexación. Y devuelven una tabla lista para usar con la fecha de renovación y las condiciones de precios actuales. En cuestión de horas, el equipo de ventas recibe una lista actualizada de clientes a los que dirigirse. Y puede priorizarlos según el volumen de ingresos.
La petición de última hora del fin de semana
Son las 18:00 de un martes y estás terminando la jornada cuando aparece un mensaje de Ventas: «Hola, un cliente potencial acaba de preguntar si tenemos una cláusula similar en otros contratos de clientes para [tipo de cláusula específico]. ¿Puedes comprobarlo y responderme mañana por la mañana?». Es urgente, el tiempo apremia y podría decidir el éxito o el fracaso de un acuerdo en curso.
Sin informes inteligentes: No hay forma de responder a esto adecuadamente, ni manualmente ni de la noche a la mañana. Tendrías que buscar entre posiblemente cientos de acuerdos de clientes e identificar los contratos con el tipo de cláusula relevante. Además, leer cada uno para extraer la redacción comparable. Y recopilar los resultados en un documento presentable para el equipo de ventas. Son horas de trabajo, y ya estás agotado. O te quedas hasta tarde y sacrificas tu tarde, o le dices a Ventas que necesitarás más tiempo, lo que significa que acudirán a la llamada de mañana con las manos vacías.
Con los informes inteligentes: Antes de salir de la oficina, lanzas una única orden: «busca todos los contratos que contengan [tipo de cláusula] y extrae la redacción relevante». Los informes inteligentes se ejecutan en segundo plano mientras te diriges a casa. A la mañana siguiente, la tabla está lista: todos los contratos, todas las cláusulas coincidentes, organizados y listos para compartir. El departamento de ventas obtiene su respuesta con tiempo para prepararse. Tú recuperas tu tarde. Y el acuerdo sigue adelante sin retrasos.
Los casos de uso de los informes inteligentes demuestran que sus contratos tienen mucho valor, ¿está listo para utilizarlos?
La función de informes inteligentes le ayudará a ahorrar algo más que tiempo. Esta función abre la puerta a la creación de valor a partir de su cartera de contratos. Ya sea mediante estrategias de precios o aprovechando los requisitos de cumplimiento en su beneficio.
Como hemos visto con los casos de uso de los informes inteligentes, esta función convierte el CLM de un archivador en una fuente de inteligencia estratégica, trabajando más rápido sin perder lo que más importa, la exactitud y la precisión.
Si ya dispone de un CLM, una función de informes inteligentes será su mejor compañera para obtener rápidamente informes precisos, trazables a las cláusulas contractuales originales y verificables en cualquier momento. Cuando la próxima pregunta urgente llegue a su bandeja de entrada, tendrá la respuesta antes de lo esperado.
