Vertragsportfolios enthalten wertvolle Informationen, von Preistrends und Risikopositionen bis hin zu Compliance-Lücken. Die größte Herausforderung für diejenigen, die regelmäßig mit Verträgen arbeiten, besteht darin, diese wertvollen Informationen schnell und präzise zu erhalten. Für viele Teams ist das Extrahieren von Daten immer noch eine zumindest teilweise manuelle Aufgabe, die jedoch mit einer neuen Funktion gelöst werden kann: Smart Reports.
Ein gutes CLM-System hilft nicht nur bei der effizienten Speicherung von Verträgen, sondern auch bei der Gewinnung von Erkenntnissen in großem Umfang. Wenn eine kritische Frage in Ihrem Posteingang landet, wie z. B. „Wie hoch sind unsere Haftungsobergrenzen bei allen Lieferantenverträgen?“, und Sie die Verträge einzeln öffnen müssen, indem Sie nach Schlüsselwörtern suchen, gibt es eindeutig ein Problem.
Smart Reports ermöglichen eine schnelle und präzise Datenextraktion. Aber was genau ist diese Funktion, die viele CLMs heute anbieten? Und wie löst sie Hindernisse bei der Vertragsverwaltung? Lassen Sie uns in die Materie eintauchen.
Was sind Smart Reports?
Smart Reports sind eine gängige KI-gestützte CLM-Funktion, die die Art und Weise verändert, wie Rechtsabteilungen Vertragsdaten im Portfolio-Maßstab extrahieren und analysieren. Sie sind besonders hilfreich für globale Teams, die Hunderte oder Tausende von Verträgen verwalten, die regelmäßig überprüft werden müssen, zum Beispiel bei Audits oder M&A-Transaktionen. Sie ersetzen die manuelle Überprüfung von Dokumenten, indem sie eine Frage in natürlicher Sprache stellen und Ihren gesamten Vertragsbestand durchsuchen. Eine Smart-Reports-Funktion ermittelt die relevanten Bestimmungen unabhängig von ihrem Wortlaut und liefert eine strukturierte, überprüfbare Tabelle. Der Clou dabei? Es dauert nicht Wochen, sondern nur wenige Minuten.
Sie erleichtern den Zugang zu vertraglichen und rechtlichen Informationen, da für ihre Nutzung keine technischen Kenntnisse erforderlich sind und sie selbst bei zeitkritischen Anfragen klare Erkenntnisse liefern.
Warum ein CLM allein für die Vertragsanalyse nicht ausreicht
Eine CLM-Lösung bietet eine zentrale Speicherung von Vertragsdaten oder Dokumenten, aber ohne KI-gestützte Tools wie Smart Reports ist die Vertragsanalyse eine dreifache Herausforderung:
- Schnelligkeit: Rechtsabteilungen (oder Teams, die mit Verträgen arbeiten) verbringen Stunden, wenn nicht sogar Tage damit, Verträge manuell zu prüfen, Daten zu extrahieren und deren Richtigkeit in verschiedenen Dokumenten zu bestätigen. Dies verlangsamt die Teams und bindet Personalressourcen für andere strategische Aufgaben.
- Der Kontext: Bei der Suche nach Schlüsselwörtern werden zwar exakte Übereinstimmungen gefunden , aber die Bedeutung geht verloren. Wenn beispielsweise in einem Vertrag der Begriff „Kündigungsfrist“ und in einem anderen „Vorankündigungspflicht“ verwendet wird, schlägt die Suche fehl. Da der juristische Fachjargon unterschiedlich ist, bedeutet die manuelle Suche nur zusätzlichen Aufwand und erschwert das richtige Reporting.
- Transparenz des Portfolios: Selbst wenn Sie eine Klausel in einem Vertrag ausfindig machen, gibt es keine Möglichkeit, dieselben Daten in Hunderten von Verträgen nebeneinander zu vergleichen – zumindest nicht zur gleichen Zeit und schnell. Die Teams müssen mit isolierten Ergebnissen und unzusammenhängenden Dateien arbeiten, da es weder einen schnellen vergleichenden Überblick noch eine strukturierte Ausgabe gibt.
Das Ergebnis? Ihr CLM funktioniert wie ein digitaler Aktenschrank: Verträge gehen hinein, aber es kommen keine rechtlichen Informationen heraus.
So funktionieren Smart Reports
Smart Reports können den Tag retten. Der typische Prozess läuft in drei Schritten ab:
- Fragen Sie im Klartext: Schreiben Sie eine Frage wie in einer E-Mail, z. B.: „Zeigen Sie mir alle Verträge mit einer Kontrollwechselklausel und der erforderlichen Kündigungsfrist.“ Und das Beste daran? Um einen Smart Report auszuführen, sind keine Programmierung und keine komplexen Abfrageprogramme erforderlich, unabhängig von Ihren technischen Kenntnissen.
- KI scannt und extrahiert in großem Umfang: Smart Reports scannen jeden Vertrag in dem von Ihnen gewählten Bereich. Das können Dutzende, Hunderte oder Tausende von Verträgen sein. Eine leistungsstarke Funktion extrahiert genau das, was angefordert wird, und versteht den rechtlichen Kontext, sodass sie Bestimmungen auch dann erkennen sollte, wenn die Terminologie variiert.
- Sie erhalten einen strukturierten, überprüfbaren Bericht: Die Ausgabe ist eine Tabelle: Vertragsname, Gegenpartei, Klauseltext und extrahierte Daten. Alles geordnet und bereit zur Weitergabe. Jedes Ergebnis ist direkt mit dem Quellabsatz im Originaldokument verlinkt, so dass Sie die Ergebnisse sofort überprüfen können. Transparenz ist eingebaut und das Vertrauen wird durch Beweise verdient.
Warum Smart Reports für Rechtsabteilungen wichtig sind
Smart Reports sind umsatzfördernd, strategisch beschleunigend und juristisch begleitend. Diese KI-gestützte Funktion eröffnet Teams, die Hunderte von Verträgen bearbeiten und oft unter Zeitdruck stehen, eine völlig neue Welt. Sie versetzen Rechtsabteilungen in die Lage, mit Vertrauen in ihre Daten zu führen und zu handeln, indem sie den Stakeholdern Einblicke in einem präsentationsfertigen oder gebrauchsfertigen Format liefern.
Das CLM löst sich von der veralteten Sichtweise eines „digitalen Aktenschranks“ und wird zu einer Quelle der „Vertragsintelligenz“. Ein Ort, an dem ein echter Geschäftswert entsteht.
