Die Zeiten, in denen Stabilität für Unternehmen selbstverständlich war, sind längst vorbei. Die Geschichte hat gezeigt, wie schnell sich wirtschaftliche, geopolitische und regulatorische Gegebenheiten ändern können, was bedeutet, dass Unternehmen heute in einem Rahmen arbeiten, der sich schnell ändern muss. Hinzu kommen die ständigen Fortschritte in der Technologie, die die Arbeitsweise von Teams verändern und die Möglichkeiten erweitern. Dieses Umfeld wird oft mit dem Akronym VUCA beschrieben: Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit.
Ursprünglich wurde das Konzept in strategischen und militärischen Kontexten verwendet, hat aber zunehmend an Bedeutung für die Unternehmensführung gewonnen, die sich mit unvorhersehbaren Bedingungen auseinandersetzen muss.
Auch die Arbeit von Rechtsabteilungen ist davon betroffen. Früher bestand die Rolle der Rechtsberatung oft darin, bestehende Regeln auszulegen und das Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften zu beraten. Heute ist die Herausforderung breiter gefasst. Rechtsabteilungen müssen Organisationen dabei unterstützen, verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen, auch wenn sich die Regeln selbst noch weiterentwickeln.
In VUCA-Umgebungen ist perfekte Klarheit selten gegeben. Unternehmen können jedoch steuern, wie Entscheidungen getroffen und dokumentiert werden. Drei Grundsätze helfen Rechtsabteilungen, in unsicheren Umgebungen Disziplin zu schaffen: verteidigen, nachverfolgen und dokumentieren.
Was ist VUCA?
Der Begriff VUCA beschreibt Betriebsumgebungen, die durch vier Merkmale geprägt sind:
Volatilität
Ständige Veränderungen, die im Gegensatz zum vorherigen Wandel stehen. Politische Veränderungen, geopolitische Konflikte oder Marktreaktionen können die Geschäftslandschaft in jeder Branche über Nacht verändern. Dies setzt Unternehmen unter Druck, schnell zu handeln, ohne dabei die langfristige Strategie aus den Augen zu verlieren.
Ungewissheit
Variabilität der wahrscheinlichen Ergebnisse in Bezug auf die Entwicklung von Ereignissen oder die Auslegung der sich entwickelnden Rahmenbedingungen durch Regulierungsbehörden und Behörden. Dies macht Geschäftsentscheidungen ohne eine vertretbare Begründung, die sich über die Zeit zurückverfolgen lässt, nahezu unmöglich.
Komplexität
Dieses Merkmal spiegelt die wachsende Zahl miteinander verbundener Faktoren wider, die Entscheidungen beeinflussen. Globale Lieferketten, Datenströme, internationale und lokale Vorschriften. All dies schafft Abhängigkeiten, die nur schwer zu entwirren sind. Diese Abhängigkeiten verstärken Risiken und machen es schwieriger, Ursache und Wirkung zu isolieren.
Zweideutigkeit
Situationen, in denen es keinen eindeutigen Präzedenzfall gibt und in denen mehrere Auslegungen nebeneinander bestehen können. Das zwingt Rechtsabteilungen, Ermessensentscheidungen ohne gesicherte Orientierung zu treffen und erhöht die Anforderungen an die Begründung und Dokumentation dieser Entscheidungen.
Für die Rechtsabteilungen bedeutet diese Kombination, dass traditionelle Ansätze, die ausschließlich auf Präzedenzfällen und historischen Analysen basieren, nicht mehr ausreichen. Die Rechtsabteilung muss nun aktiv werden und Unternehmen bei der Bewältigung von VUCA unterstützen.
In einem aktuellen Beitrag über Information Governance als Grundpfeiler der Resilienz in volatilen Zeiten betont Rupali Patel Shah, Head of Legal Solutions bei DiliTrust, eine Perspektive, die bei Rechtsabteilungen großen Anklang findet:
In Zeiten der regulatorischen Unsicherheit ist es nicht Ihre Aufgabe, jede mögliche Veränderung vorherzusagen, sondern sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen vertretbar, nachvollziehbar und ausreichend dokumentiert sind.
3 Säulen für Rechtsabteilungen zur Strategieentwicklung in unsicheren Zeiten
Verteidigen
In Zeiten der Ungewissheit können nur wenige Unternehmen auf vollkommene Rechtssicherheit warten, bevor sie Änderungen vornehmen. Entscheidungen müssen in der Regel schnell getroffen werden, und die eigentliche Herausforderung besteht in der Frage: Wie können wir sicherstellen, dass unsere Entscheidungen einer Überprüfung standhalten?
Das Ziel von Rechtsabteilungen besteht nicht nur darin, die Rechtmäßigkeit einer Maßnahme oder Entscheidung zu bewerten, sondern auch sicherzustellen, dass eine Entscheidung immer vertretbar ist, wenn sie jemals in Frage gestellt wird. Aufsichtsbehörden, Gerichte und Stakeholder bewerten Entscheidungen häufig erst im Nachhinein. In diesen Situationen kommt es nicht darauf an, ob die Unternehmen alle möglichen Ergebnisse vorhersehen konnte, sondern ob sie auf der Grundlage der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen umsichtig gehandelt hat.
Rechtsabteilungen können die Anfechtbarkeit unterstützen, indem sie sicherstellen, dass:
- Alle zum jeweiligen Zeitpunkt erkennbaren Risiken sorgfältig bewertet werden
- Zentrale Annahmen klar formuliert sind
- Eine klare und transparente Begründung hinter den Entscheidungen steht
Nachverfolgen
Sichtbarkeit ist eine der größten Herausforderungen für Rechtsabteilungen und vielleicht für alle Abteilungen. Wenn Instabilität zur Norm wird, ist es unerlässlich, eine klare Erfolgsbilanz zu führen und Zugang zu den Informationen zu haben, die den Entscheidungen zugrunde liegen.
In diesen Umgebungen hängt die Entscheidungsfindung von mehreren Inputs ab, die nachvollziehbar bleiben müssen. Stellen Sie sich nun eine Situation vor, in der der Einblick in diese Inputs gering oder gar nicht vorhanden ist. Juristen hätten Schwierigkeiten, ihre Überlegungen zu rekonstruieren, was es schwierig machen würde, die Gründe für ihre Entscheidungen zu verteidigen. Die Aufrechterhaltung dieser Transparenz ist von entscheidender Bedeutung. Sie unterstützt nicht nur einen klaren Prüfpfad (Audit Trail), sondern ist auch bei behördlichen Untersuchungen unerlässlich. Letzten Endes führt es zum ersten Grundsatz zurück: Es hilft den Rechtsabteilungen, die getroffenen Entscheidungen zu verteidigen.
Rechtsabteilungen müssen den Überblick behalten:
- Finanzmodelle
- Interne Gespräche mit der Geschäftsführung
- Marktanalysen und Trendprognosen
- Regulatorische Interpretationen – besonders wichtig, da sich Vorschriften in instabilen Zeiten selbst schnell weiterentwickeln können
Dokumentieren
Der dritte Grundsatz mag offensichtlich erscheinen, wird aber oft unterschätzt: die Dokumentation. Diese Aufgabe sollte nicht als verwaltungstechnische Kleinarbeit betrachtet werden. Wie Patel Shah erläuterte, ist sie eine Schutzmaßnahme, die es Organisationen ermöglicht, Integrität und guten Glauben zu beweisen, wenn Entscheidungen später überprüft werden.
Die Dokumentation bewahrt den Kontext, der Monate oder Jahre nach einer Entscheidung leicht verloren gehen kann. Interne Gespräche werden in nachvollziehbare Entscheidungen umgewandelt, und es wird sichergestellt, dass die dahinter stehenden Überlegungen nicht verloren gehen, wenn sich die Teams weiterentwickeln oder sich die Prioritäten verschieben. Dies erfordert eine strenge Information Governance, um zu organisieren, wie und wo Dokumente gespeichert werden, und um sicherzustellen, dass wichtige Zusammenhänge im Laufe der Zeit zugänglich und nachvollziehbar bleiben.
Eine wirksame Dokumentation sollte:
- Den Kontext und die Begründung von Entscheidungen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfassen
- Interne Gespräche und die Faktoren, die die endgültigen Entscheidungen beeinflusst haben, festhalten
- Zentrale Annahmen, identifizierte Risiken und geprüfte Alternativen dokumentieren
- Durch organisierte Information-Governance-Systeme zugänglich bleiben
Disziplin in unsicheren Zeiten aufbauen
Es ist unwahrscheinlich, dass der Druck von VUCA verschwindet. Vielmehr deuten regulatorische, geopolitische und technologische Entwicklungen darauf hin, dass Volatilität und Ungewissheit auch in Zukunft das Geschäftsumfeld bestimmen werden.
Da Rechtsabteilungen diese Kräfte nicht ausschalten können, müssen sie sich auf das konzentrieren, was sie am besten können: den Aufbau von Widerstandsfähigkeit durch Information Governance und die Einführung einer Logik der Verteidigung, Verfolgung und Dokumentation.
Indem sie sicherstellen, dass Entscheidungen vertretbar sind, dass die ihnen zugrunde liegenden Informationen nachvollziehbar sind und dass die Überlegungen, die sie leiten, dokumentiert werden, schaffen Rechtsabteilungen die Grundlage für eine verantwortungsvolle Entscheidungsfindung, selbst wenn Gewissheit nicht erreichbar ist.
Denn in unbeständigen Umgebungen ermöglichen vertretbare Entscheidungen der Rechtsabteilung eine Führungsrolle. Wenn Rechtsabteilungen selbstbewusst hinter den von ihnen getroffenen Entscheidungen stehen können, werden sie von reaktiven Beratern zu strategischen Führungskräften.
