Le legal hold est aujourd’hui l’une des mesures les plus importantes pour protéger les entreprises en cas de litiges juridiques imminents ou en cours. Ce processus structuré garantit que les documents et données pertinents ne sont pas supprimés, modifiés ou négligés. Il permet ainsi de respecter les obligations légales de conservation, de sécuriser les preuves et de réduire efficacement les risques juridiques.
Qu’est-ce qu’un legal hold ?
Un legal hold est une instruction interne à une entreprise visant à ne pas supprimer ni modifier certaines données et documents. Ces données pourraient en effet être pertinentes dans le cadre de procédures judiciaires en cours ou anticipées.
Définition
Dans le fonctionnement habituel d’une entreprise, les données sont soumises à des délais de suppression automatique ou à des règles d’archivage. Toutefois, lorsqu’un legal hold est activé, ces routines sont temporairement suspendues. Toutes les informations pertinentes doivent être conservées afin de pouvoir être utilisées ultérieurement comme éléments de preuve.
Les déclencheurs typiques sont :
Un legal hold garantit qu’une entreprise respecte son obligation de fournir des preuves et de conserver les documents nécessaires.
Bien que le terme « legal hold » soit originellement issu du droit américain (procédure de discovery), le concept est tout aussi essentiel pour les entreprises françaises. En France, la conservation des preuves est encadrée par le Code de procédure civile (CPC), les obligations légales de conservation des documents comptables et commerciaux, ainsi que par le RGPD. Un legal hold permet aux directions juridiques de respecter leurs obligations procédurales et d’éviter les sanctions liées à la destruction ou à la modification de preuves.
Différence entre legal hold et litigation hold
En pratique, les termes legal hold et litigation hold sont souvent utilisés de manière interchangeable. Il existe toutefois une légère différence dans leur portée.
| LEGAL HOLD | LITIGATION HOLD | |
|---|---|---|
| Signification | Terme générique pour les mesures de sécurisation des données dans les affaires juridiques | Forme spécifique de legal hold liée à des procédures judiciaires |
| Domaine d’application | Plus large : aussi pour les audits de conformité ou les enquêtes officielles | Plus restreint : principalement pour des procédures judiciaires en cours ou anticipées |
| Objectif | S’assurer que les données pertinentes ne sont pas supprimées ni modifiées | Protection des preuves pour des procédures spécifiques |
En résumé, un litigation hold est une forme spécifique de legal hold. Il est directement lié à des procédures judiciaires.
Qu’est-ce qu’une notification de legal hold ?
Une notification de legal hold (ou legal hold notice) est la communication officielle par laquelle un legal hold est initié au sein d’une entreprise.
Ce message informe les collaborateurs que certaines données ne peuvent être supprimées ni modifiées. Elles peuvent en effet s’avérer pertinentes dans le cadre de procédures judiciaires.
Elle contient généralement :
Cela garantit que toutes les personnes concernées savent quelles informations doivent être protégées.
Qui émet une notification ?
Dans la plupart des entreprises, la notification de legal hold est rédigée et diffusée par la direction juridique.
La direction juridique travaille souvent en étroite collaboration avec le département informatique. Des mesures techniques sont en effet nécessaires pour stocker les données en toute sécurité.
Qui reçoit une notification ?
Les destinataires d’une notification de litigation hold sont toutes les personnes au sein de l’organisation susceptibles de détenir des informations pertinentes. Les dirigeants, administrateurs informatiques, chefs de projet et collaborateurs directement liés à l’objet du litige en reçoivent une. Les anciens employés ou prestataires externes peuvent également être concernés s’ils ont eu accès à des données pertinentes.
Quand un legal hold est-il nécessaire ?
Un legal hold devient nécessaire dès qu’une entreprise peut raisonnablement anticiper un litige ou prendre connaissance d’une enquête officielle. Les déclencheurs sont nombreux et variés : contestations de licenciement, litiges de propriété intellectuelle, enquêtes anticoncurrentielles ou violations de conformité. La menace crédible d’une action en justice ou la réception d’une demande officielle peuvent également déclencher un legal hold.
Des analyses menées par ComplexDiscovery montrent que la croissance rapide des volumes de données numériques pose aux entreprises de nouveaux défis dans le cadre de l’eDiscovery et de la conservation des données. Un processus de legal hold professionnel n’est donc plus un « nice-to-have ». C’est une nécessité critique pour les directions juridiques.
Les étapes clés du processus de legal hold
Un processus de legal hold structuré comprend plusieurs phases clairement définies. Elles aident les entreprises à sécuriser les données de manière systématique et à respecter leurs obligations légales.
Identification des données et documents pertinents
La première étape consiste à identifier les informations potentiellement pertinentes. Cela requiert une analyse systématique de toutes les sources de données concernées : e-mails, contrats, correspondances commerciales, fichiers électroniques et documents physiques.
Notification des collaborateurs concernés
Une fois les sources de données identifiées, les collaborateurs concernés doivent être informés. La notification de legal hold contient des instructions claires, telles que :
De nombreuses entreprises exigent également une confirmation de réception. Cela permet de documenter le processus de manière traçable.
Sauvegarde et conservation des données
Les données identifiées doivent être immédiatement sauvegardées et protégées contre toute modification ou suppression. Cela comprend la désactivation des routines de suppression automatique, la création de copies de sauvegarde et la mise en place de contrôles d’accès. Les données électroniques doivent être conservées dans leur forme originale, avec l’ensemble de leurs métadonnées.
Suivi et documentation
Un legal hold n’est pas un processus ponctuel. Il doit être suivi en continu.
Sont documentés :
Une documentation complète est déterminante si le processus fait ultérieurement l’objet d’un examen judiciaire.
Levée du legal hold
Dès que la procédure est terminée ou que l’obligation légale n’existe plus, le legal hold peut être levé. Cette étape est appelée legal hold release. Le statut spécial des données prend fin. Les règles habituelles de conservation et de suppression s’appliquent à nouveau.
Les enjeux de la gestion du legal hold
De nombreuses entreprises sous-estiment les défis organisationnels et techniques liés à un legal hold.
- Volumes de données croissants : l’augmentation du volume de données et la diversité des canaux de communication rendent difficile la capture exhaustive des informations pertinentes.
- Législations internationales : les entreprises mondiales doivent tenir compte de lois et réglementations différentes selon les pays, notamment en matière de protection des données.
- Coordination entre départements : un legal hold requiert une collaboration étroite entre la direction juridique, le département informatique et les métiers.
- Ressources et technologie : un manque de ressources ou des systèmes inadaptés peuvent compromettre la mise en œuvre dans les délais requis.
Les logiciels de legal hold
Les plateformes modernes de legal hold automatisent et simplifient considérablement l’ensemble du processus de conservation.
Ces solutions spécialisées offrent des fonctionnalités centralisées : création et diffusion des notifications de legal hold, suivi des confirmations de réception et contrôle de la conformité. Les rappels automatiques, les mécanismes d’escalade et les fonctions de reporting réduisent la charge manuelle et minimisent les sources d’erreur.
Gérer efficacement le legal hold avec DiliTrust Matter Management
Un processus de legal hold structuré devient bien plus simple lorsque les directions juridiques s’appuient sur une plateforme centralisée. C’est précisément là qu’intervient DiliTrust Matter Management.
La solution fait partie de la suite DiliTrust et aide les directions juridiques à gérer leurs affaires juridiques, documents et tâches en un lieu centralisé.
Pour la gestion des legal holds, la plateforme offre notamment :
- La gestion centralisée de toutes les affaires juridiques et documents
- Une collaboration transparente avec les équipes internes et les cabinets d’avocats externes
- Une traçabilité claire des activités et des décisions
- Des workflows automatisés et une gestion des tâches structurée
Cette administration structurée permet aux directions juridiques d’organiser efficacement les legal holds, de mieux documenter les processus et de réduire les risques de non-conformité.
