El departamento jurídico vive bajo una presión constante. Los directivos de las unidades de negocio exigen respuestas rápidas a los acuerdos, contratos y cuestiones de cumplimiento. Estas peticiones se trasladan a la alta dirección, donde las expectativas se intensifican. Los directivos quieren claridad inmediata, incluso cuando el contexto es incierto. En este entorno, la toma de decisiones defendible es lo que distingue a los equipos jurídicos que lideran de los que simplemente reaccionan.
Esta presión rara vez se debe a una mala organización. Son fuerzas externas las que la impulsan. Los cambios económicos, las tensiones geopolíticas, los cambios normativos y las disrupciones tecnológicas han convertido la volatilidad en la nueva normalidad. Este entorno -volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA)- hace difícil mantener un control total.
Pero hay algo que los equipos jurídicos pueden controlar: la calidad y la defendibilidad de cada decisión que toman.
Cuando las decisiones se toman bajo presión, ¿cómo pueden los equipos garantizar que esas elecciones sigan siendo comprensibles, justificadas y defendibles más adelante? La respuesta reside en dos elementos: la infraestructura y la práctica adecuadas.
Crear la infraestructura: qué necesitan los equipos jurídicos
Para que los equipos jurídicos puedan defender sus decisiones, deben existir ciertas bases. La gobernanza de la información es clave para una toma de decisiones defendible. La función jurídica necesita el sistema adecuado, uno que permita:
Estructura
La información debe almacenarse adecuadamente, no dispersarse en espacios de trabajo compartidos y correos electrónicos. Cuando cada paso del proceso está documentado, el contexto no desaparece con el tiempo. La inteligencia debe vivir en el sistema, no en la mente de alguien.
Visibilidad
Las decisiones rara vez dependen de una única fuente de información. Los equipos jurídicos necesitan una visión clara y controlada de los elementos que sustentan las decisiones: documentos normativos, interpretaciones, proyecciones financieras y conversaciones internas. Cuando todo está visible en un solo lugar, el proceso de decisión es más fácil de seguir y justificar.
Precisión
Ningún equipo quiere comprobar constantemente si la información es fiable. Las herramientas de seguimiento en tiempo real -ya sea para supervisar asuntos o seguir las actualizaciones de las entidades- facilitan la toma de decisiones y hacen que estas sean mucho más fáciles de defender. Cuando los sistemas están conectados y recopilan información en tiempo real, la precisión se convierte en algo automático.
Como explica Rupali Patel, Responsable de Soluciones Jurídicas de DiliTrust, en su último artículo sobre gobernanza de la información y resiliencia: la gobernanza de la información convierte la documentación en protección operativa en lugar de en trabajo administrativo. Cuando los equipos jurídicos mantienen registros claros e información estructurada, crean un camino rastreable que muestra cómo y por qué se tomaron las decisiones.
En la práctica: tres formas de defender las decisiones
La infraestructura por sí sola no basta. Los equipos jurídicos deben utilizar esa base para documentar, justificar y proteger sus decisiones. He aquí tres principios básicos para una toma de decisiones defendible:
1. Articular claramente los supuestos
En entornos inciertos, las organizaciones a menudo necesitan actuar antes de que se confirmen todos los hechos. Lo que hace que las decisiones sean defendibles no es la certeza, sino la transparencia.
Todos los supuestos que han llevado a una elección, una postura o cualquier tipo de cambio deben explicarse y documentarse claramente. Esto incluye:
- La información disponible en ese momento
- Los problemas específicos encontrados
- Las interpretaciones en las que se basaron los equipos
Tanto si la decisión depende de una interpretación normativa, de una expectativa del mercado o de proyecciones empresariales internas, estos supuestos deben ser visibles y comprensibles.
2. Destacar por qué era la mejor opción disponible
Exponer claramente el razonamiento que subyace a una elección ayuda a demostrar que el departamento jurídico evaluó detenidamente la situación. En un contexto volátil, la dirección espera decisiones que puedan justificarse, no necesariamente las perfectas.
Capta estos elementos:
- La lista de riesgos identificados
- Alternativas consideradas
- Factores que influyeron en la elección de una vía en lugar de otra
Independientemente del contexto, ya sean cambios operativos o una crisis mundial, explicar por qué se tomó una decisión en lugar de otra demuestra que la empresa actuó de forma responsable y basándose en la información disponible en ese momento.
3. Permitir el acceso controlado al proceso de decisión
Si una decisión puede reconstruirse desde su origen, significa que es rastreable. Esto facilita a los reguladores, accionistas o auditores el acceso a la información que necesitan para evaluar la validez de las decisiones tomadas.
Los equipos jurídicos deben asegurarse de que:
- La cronología de la decisión sea clara
- Se registran los documentos justificativos y los debates
- El acceso a esta información sea posible, solo para quienes estén autorizados a verla.
Cuando se combinan estos elementos, la toma de decisiones defendibles resulta mucho más fácil de demostrar cuando las elecciones se someten a escrutinio.
La volatilidad no puede controlarse, pero las decisiones sí
Cuando los reguladores, auditores o partes interesadas cuestionan una decisión, los equipos jurídicos deben ser capaces de reconstruir la cronología, la información de apoyo y el razonamiento que subyace a la decisión final. El valor añadido de la función jurídica reside en esta capacidad de proteger esas decisiones mediante una toma de decisiones defendible.
Los sistemas de gobernanza sólidos lo hacen posible. En entornos inciertos, las organizaciones que siguen siendo resistentes no son las que evitan las decisiones difíciles, sino las que pueden defenderlas con confianza. La toma de decisiones defendibles separa a los equipos jurídicos reactivos de los líderes estratégicos.
