Lange Zeit galt die Rechtsabteilung als weit entfernt von der allgemeinen Geschäftstätigkeit. Dies mag vielleicht ein Grund dafür sein, dass die Technologie zur Automatisierung, Beschleunigung und Verbesserung der juristischen Arbeit erst später eingeführt wurde. Heutzutage sind Legal Tools jedoch keine isolierten Anwendungen mehr, die nur von der Rechtsabteilung genutzt werden. Sie sind jetzt Teil des umfassenderen Technologiepakets des Unternehmens. Und eine Legal Tech-Lösung kann nicht ohne die gemeinsame Arbeit mit IT gewählt werden.
In vielen modernen Rechtsabteilungen gibt es mittlerweile eigene IT-Teams oder spezialisierte Funktionen. Diese werden meist unter den Begriffen Legal Tech oder Legal Operations (Legal Ops) zusammengefasst. Diese Teams sind darauf spezialisiert, juristische Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren sowie die dafür notwendige Softwarelandschaft zu betreuen.
Für IT-Teams in Rechtsabteilungen bedeutet die Freigabe eines Legal-Tech-Tools, Sicherheit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Governance zu prüfen und zugleich sicherzustellen, dass die Lösung die juristischen Arbeitsabläufe optimal unterstützt. Diese Checkliste beschreibt zehn Kriterien, die IT-Teams in Rechtsabteilungen bewerten sollten, um das passende Tool auszuwählen und langfristige Risiken zu minimieren.
8 Kriterien für die Auswahl eines Legal Tech-Begleiters
1. Integration in das Unternehmens-Ökosystem
Eines der ersten Dinge, auf die IT-Teams achten, ist die Gesamtintegration in bestehende Unternehmenssysteme. Sie beurteilen, ob ein neues Tool zusätzliche Integrationen mit vorhandener Software erfordert und wie komplex die Implementierung sein wird. Dazu gehören Identitätsanbieter, ERP-Systeme, CRM-Plattformen und Tools für die Zusammenarbeit, insbesondere solche, die für das Projektmanagement verwendet werden. Das IT-Team der Rechtsabteilung sollten sorgfältig prüfen, wie sich das Legal Tool in die breitere Unternehmensarchitektur einfügt.
Starke Integrationsfunktionen reduzieren Datensilos und manuelle Prozesse. Darüber hinaus begrenzt die nahtlose Interoperabilität Reibungsverluste und vermeidet die Schaffung unzusammenhängender Systeme, die eine chaotische Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördern.
2. Anpassung des Identitäts- und Zugangsmanagements
Die Zugangskontrolle ist eine der obersten Prioritäten der IT-Abteilung. Neben dem Rechtsabteilung spielt die IT-Abteilung eine zentrale Rolle bei der Benutzerverwaltung, um zu verhindern, dass sensible Informationen und Unterlagen an die falschen Personen gelangen. Ganz oben auf der Prioritätenliste sollten IT-Teams nach einer Lösung suchen, die Enterprise SSO unterstützt und die Benutzerverwaltung zentralisiert.
Die IT-Teams der Rechtsabteilung müssen sicherstellen, dass die Zugriffsrechte mit den internen Richtlinien übereinstimmen und jederzeit problemlos überprüft werden können. Klare Rollendefinitionen, strukturierte Berechtigungen und der Abgleich mit bestehenden Identitätsanbietern sind für die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Compliance im gesamten Unternehmen unerlässlich.
3. Sicherheitsarchitektur durch Entwurf
Sicherheit ist für IT-Teams eine unverzichtbare Säule bei der Evaluierung neuer Unternehmenslösungen. Für die Rechtsabteilung muss die Plattform eine starke Verschlüsselung, sicheres Hosting und eine klare Sicherheitsdokumentation bieten. Das Hosting ist besonders wichtig, da die IT-Abteilung und die Rechtsabteilung festlegen müssen, wo die Daten gespeichert werden sollen, um mit den Kernregionen des Unternehmens konform zu bleiben.
In vielen Fällen ist die Entscheidung für Anbieter, die lokale Hosting-Optionen anbieten, die sicherste und konformste Wahl. IT-Teams sollten anerkannte Sicherheitsstandards und dokumentierte Zertifizierungen verlangen, keine vagen Zusicherungen. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind wichtige Indikatoren für eine ausgereifte Sicherheitslage.
4. Datenverwaltung und Prüfbarkeit
Ein Rechtsinstrument muss die IT-Anforderungen in Bezug auf Dateneigentum, Rückverfolgbarkeit und Prüfpfade unterstützen. Dies steht in direktem Zusammenhang mit Überlegungen zu Verschlüsselung und Hosting. Bestimmte Regionen, insbesondere in der EMEA-Region, haben strenge rechtliche Anforderungen an die Datenverwaltung und müssen die lokalen Vorschriften einhalten, wie z. B. DESC in den Vereinigten Arabischen Emiraten.
Das IT-Team der Rechtsabteilung müssen letztendlich einen vollständigen Überblick darüber haben, wer auf die Daten zugegriffen hat, wann dies geschehen ist und wie die Daten in den verschiedenen Regionen aufbewahrt werden. Außerdem müssen sie in der Lage sein, diese Prozesse den internen Interessengruppen und Kunden klar zu erklären.
5. KI-Governance und Kontrolle
KI wird zunehmend in rechtliche Plattformen eingebettet und ist daher für die IT-Governance unerlässlich. Mit der Ausweitung der KI-Funktionen steigt auch der Bedarf an klarer Überwachung und strukturierten Kontrollen.
IT-Teams von Rechtsabteilungen sollten prüfen, wie KI-Modelle Daten verwenden, ob Kundendaten isoliert werden, wie die Ergebnisse geprüft werden können und wie Risiken verwaltet werden. KI muss die juristische Arbeit unterstützen, ohne neue Risiken oder Unsicherheiten zu schaffen.
Eine wichtige Unterscheidung ist die zwischen privaten und öffentlichen KI-Modellen. IT-Teams sollten sich darüber im Klaren sein, ob die Plattform auf öffentlichen Modellen basiert, die auf gemeinsam genutzten Datensätzen trainiert werden, oder auf privaten KI-Umgebungen, in denen die Unternehmensdaten getrennt und kontrolliert werden. Für juristische Anwendungsfälle sind private und unternehmenstaugliche KI-Umgebungen oft die sicherere Wahl, da sie Vertraulichkeit und einen besseren Datenschutz gewährleisten.
6. Skalierbarkeit über Entitäten und Regionen hinweg
Rechtliche IT-Entscheidungen müssen zukünftiges Wachstum berücksichtigen. Eine Plattform kann zunächst in einem Rechtsgebiet eingesetzt werden, sollte aber in der Lage sein, über mehrere Entities, Regionen und Sprachen hinweg zu wachsen, ohne dass eine technische Umgestaltung erforderlich ist.
Für IT bedeutet Skalierbarkeit, dass die Konsistenz von Governance, Sicherheit und Prozessen in der gesamten Organisation gewahrt bleibt. Die Architektur sollte wachsende Mengen an Benutzern, Dokumenten und Transaktionen ohne Leistungseinbußen oder strukturelle Einschränkungen unterstützen. Bei der Skalierbarkeit geht es nicht nur um die Größe, sondern auch um die Aufrechterhaltung der Kontrolle bei wachsender Komplexität.
7. Einführung, Umsetzung und Zeit bis zur Wertschöpfung
Die IT-Teams von Rechtsabteilungen sollten prüfen, wie schnell die Plattform in der bestehenden Umgebung eingesetzt und konfiguriert werden kann. Die Implementierung sollte keine umfangreichen Anpassungen oder lange Integrationszyklen erfordern.
Ein Legal Tool sollte innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens einen Mehrwert bieten und gleichzeitig die internen IT-Standards einhalten. Klare Implementierungsmethoden und klar definierte Konfigurationsmöglichkeiten tragen dazu bei, den Druck auf die IT-Ressourcen der Rechtsabteilung zu verringern. Eine effiziente Bereitstellung minimiert Störungen und beschleunigt die messbaren Auswirkungen.
8. Zuverlässigkeit des Anbieters und Fahrplan
Aus Sicht der Rechtsinformatik bedeutet die Auswahl eines Tools, dass man eine langfristige Partnerschaft eingeht. Stabilität und strategische Ausrichtung sind ebenso wichtig wie aktuelle Funktionen.
IT-Teams sollten die finanzielle Stabilität des Anbieters, die Häufigkeit von Produktaktualisierungen und die Klarheit der Roadmap überprüfen, insbesondere in Bezug auf Sicherheitsverbesserungen, Integrationsentwicklungen und KI-Entwicklung. Eine transparente Roadmap deutet auf ein langfristiges Engagement und die Ausrichtung auf die Unternehmensanforderungen hin.
Ohne eine klare Produktvision und konsequente Innovation riskieren Unternehmen künftige Migrationen oder kostspielige Umstellungen, während das Ziel darin besteht, ein solides Fundament für eine langfristige Zukunft zu schaffen.
Gemeinsam vorankommen
Die Wahl eines Legal Tools ist nicht mehr nur eine juristische Entscheidung. Es ist eine rechtliche und IT-Entscheidung mit unternehmensweiten Auswirkungen. Wenn IT-Teams klare Bewertungskriterien anwenden und in oder eng mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten, verringern Unternehmen das Risiko, verbessern die Akzeptanz und schaffen nachhaltige digitale Grundlagen.
Schließlich entstehen die besten rechtlichen Lösungen, wenn IT- und Rechtsabteilung als gleichberechtigte Partner zusammenarbeiten, um die für das Unternehmen am besten geeignete Lösung auszuwählen.
