Von Rupali Patel Shah, Head of Legal Solutions, DiliTrust
Einleitung: Daten, die Sie nicht kontrollieren, kontrollieren Sie trotzdem
Im Laufe der Jahre – vor allem in großen, komplexen Organisationen – habe ich beobachtet, wie Führungskräfte begeistert über die Nutzung von Daten sprachen, während sie im Stillen hofften, dass niemand die schwierigeren Fragen stellt:
Welche Daten haben wir eigentlich? Wo befinden sie sich? Wem gehören sie? und warum bewahren wir sie noch auf?
Diese Spannung ist nicht zufällig.
Die meisten Führungskräfte sind sich darüber im Klaren, dass Daten eines der wertvollsten Güter sind, die ein Unternehmen besitzt. Doch nur wenige sind bereit, in die Bresche zu springen und echte Verantwortung zu übernehmen. Daten tauchen selten in der Bilanz auf, und deshalb werden sie auch nicht wie etwas Schutzwürdiges verwaltet. Stattdessen werden sie toleriert – und sammeln sich still und heimlich an – bis etwas schief geht.
Und wenn dies der Fall ist, sind die Kosten nicht mehr abstrakt: betriebliche Verzögerungen, die Gefährdung durch Vorschriften, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, Rufschädigung und Geschäftsentscheidungen, die auf der Grundlage unvollständiger oder unzuverlässiger Informationen getroffen werden.
Jeder Datensatz birgt ein rechtliches, finanzielles, betriebliches und rufschädigendes Risiko. In einem Umfeld, das durch anhaltende Cyber-Bedrohungen, zunehmende Regulierung und exponentielles Datenwachstum geprägt ist, stellt sich nicht mehr die Frage , ob Daten ein Risiko darstellen. Die eigentliche Frage für Unternehmensjuristen und Führungskräfte ist, ob dieses Risiko bewusst gemanagt wird – oder dem Zufall überlassen bleibt.
Die jüngsten regulatorischen Maßnahmen machen dies schmerzlich deutlich. Wenn Datenpraktiken unter die Lupe genommen werden, stellen Unternehmen oft zu spät fest, dass sie nicht erklären können, welche Daten sie besitzen, warum sie sie haben oder wie sie verwaltet werden. An diesem Punkt verschwindet die Verteidigungsfähigkeit.
Die Macht der Daten ist untrennbar mit ihrem Risiko verbunden
Dieselben Informationen, die Personalisierung, Analysen und Automatisierung ermöglichen, schaffen auch Risiken: Datenschutzverletzungen, behördliche Untersuchungen, vertragliche Verpflichtungen, Kosten für die Aufdeckung von Verstößen und Auswirkungen auf den Ruf. In der heutigen Betriebsumgebung ist das Nichtstun keine neutrale Entscheidung. Es ist eine Risikoentscheidung.
Jedes Unternehmen muss zwischen Datenwert und Datenrisiko abwägen.
Information Governance ist die Disziplin, die diese Kompromisse explizit macht – und vertretbar.
Warum Cyber-Risiken Information Governance geschäftskritisch machen
Jeden Tag wiederholen die Schlagzeilen die gleiche Botschaft: Das Datenrisiko ist nicht mehr nur theoretisch. Sicherheits-Dashboards zeigen Millionen von Angriffsversuchen an, die in Bewegung sind. Wenn Angreifer erfolgreich sind, reichen die Folgen weit über die IT hinaus.
Persönliche Daten werden ausgebeutet. Identitäten werden gestohlen. Das Vertrauen schwindet. Und in den schlimmsten Fällen bringt Ransomware den Kerngeschäftsbetrieb zum Erliegen.
Cyberangriffe sind häufiger, raffinierter und gezielter als je zuvor. Künstliche Intelligenz hat diese Realität nur noch beschleunigt, sie ermöglicht anpassungsfähigere Angriffe und schafft gleichzeitig neue Risiken durch die Daten, die Unternehmen in die KI-Systeme selbst einspeisen.
Gleichzeitig untergräbt eine schlechte Datenqualität weiterhin die Entscheidungsfindung, treibt die Kosten für Compliance in die Höhe und führt zu vermeidbaren rechtlichen Risiken. Die Kosten für den Nachweis des Dateneigentums, der rechtmäßigen Nutzung und der Rechtfertigung der Datenaufbewahrung steigen ständig. Für viele Unternehmen ist die Wirtschaftlichkeit von nicht verwalteten Daten nicht mehr tragbar.
An dieser Stelle wird Information Governance geschäftskritisch.
Wenn sie gut gemacht ist, geht es bei der Information Governance nicht darum, das Geschäft zu verlangsamen oder bürokratische Reibungsverluste zu verursachen. Sie ist die Grundlage, die es Unternehmen ermöglicht, den Wert von Daten zu nutzen und gleichzeitig die Risiken zu bewältigen, die sich unweigerlich daraus ergeben. Die Sicherheit wird gestärkt – und nicht geschwächt -, wenn sie innerhalb einer geregelten Informationsumgebung funktioniert.
In einem sich entwickelnden regulatorischen Umfeld, das von Datenschutzgesetzen, grenzüberschreitenden Datenbeschränkungen und KI-Aufsicht geprägt ist, reicht die Sicherheit an der Grenze allein nicht mehr aus.
Eine der schwierigsten Lektionen, die Unternehmen – oft nach einem Vorfall – lernen, ist, dass das größte Risiko bei einer Sicherheitsverletzung nicht einfach darin besteht, dass Daten gestohlen wurden.
Es geht darum, nicht zu wissen, was verloren wurde.
Ohne Transparenz darüber, welche Daten vorhanden sind, wo sie sich befinden, wer sie besitzt und wer darauf zugreifen kann, haben Unternehmen Schwierigkeiten:
- den tatsächlichen Schaden realistisch einzuschätzen
- Meldepflichten einzuhalten
- glaubwürdig gegenüber Aufsichtsbehörden und Kunden zu reagieren
- Entscheidungen in Rechts- oder Durchsetzungsverfahren zu verteidigen
Cybersicherheit kann das schützen, was man weiß, dass man es hat.
Sie kann nicht schützen, was man nicht versteht.
In dieser Lücke – zwischen technischen Sicherheitskontrollen und dem Bewusstsein für Daten – beweist Information Governance ihren Wert.
Information Governance als Betriebsmodell
Im Kern bietet Information Governance die Struktur, Verantwortlichkeit und Disziplin, die für die Verwaltung von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg erforderlich sind. Sie verlagert den Schwerpunkt von der reaktiven Verteidigung auf die bewusste Verwaltung von Daten.
Information Governance ist keine einzelne Richtlinie, kein Programm und kein Werkzeug. Es handelt sich um ein Geschäftsmodell, das die Bereiche Recht, Datenschutz, Sicherheit, IT und das Unternehmen auf eine gemeinsame Verantwortung für Informationsressourcen ausrichtet.
Wenn es keine Governance gibt, müssen die Sicherheitsteams versuchen, eine Umgebung zu verteidigen, die sie nicht vollständig überblicken können. Wenn die Governance stark ist, wird die Sicherheit zielgerichtet, effizient und wesentlich effektiver.
Die drei Säulen der Information Governance
Eine wirksame Information Governance beruht auf drei voneinander abhängigen Säulen: Datenschutz & Zulässigkeit, Sicherheit und Datenqualität. Wird eine davon entfernt, bricht die Struktur zusammen.
Datenschutz und Zulässigkeit
Diese Säule definiert das Recht der Organisation, Daten zu sammeln, zu verwenden, zu speichern und weiterzugeben, und stützt sich dabei auf Vorschriften, Verträge und ethische Erwartungen. Sie beantwortet Fragen wie:
- Sollten wir diese Daten überhaupt haben?
- Was dürfen wir damit tun?
Sicherheit
Sicherheit schützt Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Verlust durch technische, administrative und physische Schutzmaßnahmen. Sie beantwortet:
- Wie werden Daten über ihren gesamten Lebenszyklus geschützt?
- Wer darf unter welchen Bedingungen darauf zugreifen?
Qualität der Daten
Die Datenqualität gewährleistet, dass die Informationen genau, vollständig, aktuell und vertrauenswürdig sind. Daten von schlechter Qualität erhöhen das regulatorische, operative und strategische Risiko. Sie beantwortet:
- Können wir uns auf diese Daten verlassen, um Entscheidungen zu treffen oder unser Handeln zu verteidigen?
Information Governance funktioniert nur, wenn alle drei zusammenarbeiten. Sicherheit ist wichtig, aber ohne Governance tappt sie im Dunkeln.
Das eigentliche Ziel: Risikoorientierte Datenverwaltung
Bei Information Governance geht es nicht um Kontrolle um der Kontrolle willen. Es geht darum, wertvolle Informationen zu schützen und gleichzeitig unnötige Risiken zu verringern.
In der Praxis bedeutet das, sich auf einige grundlegende Verhaltensweisen zu konzentrieren:
Diese Praktiken mögen mühsam erscheinen. Sie erfordern eine Überprüfung der Richtlinien, die Abstimmung mit den Beteiligten und eine disziplinierte Ausführung. Aber ohne sie kann kein noch so ausgefeiltes Sicherheitsprogramm das Unternehmen vollständig schützen.
Warum Information Governance für das Unternehmen von grundlegender Bedeutung ist
Wenn Information Governance in die täglichen Abläufe eingebettet ist, gehen die Vorteile weit über die Einhaltung von Vorschriften hinaus:
- Innovation wird beschleunigt, weil die Teams wissen, welche Daten genutzt werden können – und wie.
- Das Risiko nimmt ab, wenn Unbekannte beseitigt werden
- Die Sicherheit wird präziser und effektiver
- Das Vertrauen bei Aufsichtsbehörden, Kunden, Partnern und Mitarbeitern steigt
Vor allem aber werden die Daten von einer unkontrollierten Verbindlichkeit zu einem kontrollierten, vertretbaren Gut.
Schlussfolgerung: Kenne deine Daten
Cyber-Bedrohungen werden immer häufiger. Die Vorschriften werden strenger. Und die Zahl der Daten in Clouds, Anwendungen, Geräten und bei Dritten steigt weiter an. In diesem Umfeld ist die gefährlichste Haltung nicht die Nichteinhaltung von Vorschriften.
Es geht darum, nicht zu wissen, was man hat.
Information Governance schließt die Lücke zwischen dem Wert der Daten und ihrem Risiko. Wenn sie gut gemacht ist, wird sie zum Impulsgeber: schnellere Entscheidungen, sauberere Audits, geringere Auswirkungen von Zwischenfällen und Daten, die genutzt werden können und nicht gefürchtet.
Die Zukunft gehört den Unternehmen, die Informationen als den Wert behandeln, der sie sind: mit disziplinierten Prozessen, zweckmäßigen Tools und vertrauenswürdigen Partnern, wenn es darauf ankommt. Nicht um ein Kästchen anzukreuzen, sondern um eine vertretbare, widerstandsfähige Grundlage für Wachstum zu schaffen.
Das ist kein Streben nach Compliance.
Es ist ein geschäftlicher Imperativ.
