Introduction
Les family offices figurent parmi les structures les plus complexes et les plus sensibles du monde financier. Comme toute organisation, ils opèrent dans un cadre réglementé et doivent répondre à une diversité de parties prenantes, selon leur mode d’organisation. Pourtant, l’importance d’une gestion structurée des entités est souvent sous-estimée. On part fréquemment du principe que, parce qu’ils fonctionnent comme des entreprises, les family offices peuvent simplement reproduire les pratiques de gestion des entités propres aux sociétés classiques.
Le véritable enjeu ne réside pas uniquement dans la complexité de leurs activités. En effet, il réside dans la manière dont cette complexité est pilotée.
Est-elle gérée manuellement, entretenue via des méthodes obsolètes, ou ralentit-elle les équipes au point d’entraîner des pénalités financières ? Ces situations apparaissent souvent lorsque les organisations s’appuient sur des outils fragmentés et des processus internes déconnectés. Dès lors que l’information existe sous plusieurs versions et à différents endroits, il devient presque impossible de fonctionner efficacement. Les family offices ne font pas exception.
Instaurer de l’ordre et de la clarté dans la gestion des entités commence par la mise en place d’un socle unifié et fiable, capable de soutenir la gouvernance tout au long du cycle de vie des structures.
Principes clés de la gestion des entités pour les family offices
1. Centralisation rime avec contrôle
Une approche solide de la gestion des entités repose sur la centralisation. Cela signifie que l’ensemble des informations et documents relatifs aux trusts, filiales et autres entités est regroupé en un seul endroit et disponible à tout moment, notamment en cas d’audit. Cette consolidation est essentielle pour les family offices afin de garantir une visibilité complète et, surtout, une grande précision sur l’ensemble de leur structure juridique.
Une fois les données centralisées, les équipes éliminent les conflits de versions et peuvent réduire la charge administrative jusqu’à 50 %. Plus globalement, une gestion centralisée des entités offre aux responsables juridiques et conformité une source d’information unique et fiable. Cela leur permet de maintenir des registres d’actionnariat, des mandats et des données clés exacts, sans la confusion liée à des fichiers dispersés.
Ce niveau de clarté est particulièrement critique pour les family offices qui gèrent des entités transfrontalières et des structures d’investissement de long terme.
2. L’automatisation comme levier d’efficacité et de réduction des risques
Les tâches de gouvernance réalisées manuellement ralentissent les processus et génèrent des erreurs. Ce constat vaut pour toutes les organisations, pas uniquement pour les family offices. L’un des problèmes les plus fréquents reste l’oubli de dates de renouvellement ou d’échéances liées aux entités. Ces erreurs pourraient être facilement évitées grâce à l’automatisation de la gestion des entités. Lorsque les échéances ne sont visibles que par une seule personne, il est facile que des informations passent inaperçues, avec des frais ou pénalités à la clé.
L’automatisation des workflows de gouvernance permet d’éliminer ces risques. Au lieu de s’appuyer sur la mémoire individuelle ou des rappels dispersés, le système met en évidence les échéances et envoie des alertes de renouvellement. Ainsi, les équipes disposent du temps nécessaire pour agir et éviter toute sanction.
L’impact est significatif. La préparation des audits devient beaucoup plus rapide — souvent réduite de plus de 80 % — puisque les documents, validations et actions historiques sont déjà organisés et facilement traçables.
Les bénéfices d’une approche structurée de la gestion des entités
Une meilleure continuité et une conformité renforcée
La continuité constitue l’une des préoccupations majeures des family offices. Les trustees se succèdent, les administrateurs changent, et les transitions générationnelles modifient les responsabilités. Lorsque la gouvernance et l’intelligence juridique reposent sur une seule personne, la continuité est fragilisée.
Une structure de gestion des entités fiable permet d’éviter ces ruptures. Des données propres, des processus standardisés et des pistes d’audit complètes garantissent que, même en cas de changement d’interlocuteurs, l’organisation conserve sa mémoire.
Dans un cas concret, un family office gérant plus de 200 entités a indiqué que la consolidation des registres et l’automatisation de la gouvernance lui ont permis d’économiser plus de 1 600 heures par an. Cela équivaut à environ 280 000 dollars de valeur opérationnelle.
Le bénéfice est double pour les family offices qui adoptent une approche structurée de la gestion des entités : la continuité est assurée, et des gains financiers en découlent. C’est toute la force d’une continuité soutenue par des processus et des outils, plutôt que par des individus.
Une clarté et une efficacité accrues
Les family offices doivent souvent prendre des décisions rapidement, notamment lors de restructurations, de mouvements d’investissement ou d’opérations liées aux trusts. Cependant, des décisions rapides ne sont possibles que si l’information sous-jacente est fiable et immédiatement accessible.
C’est là que les organigrammes en temps réel jouent un rôle clé. Dans un family office, un organigramme ne se limite pas à une représentation visuelle. Il permet de visualiser les pourcentages de détention entre trusts et filiales, les liens entre les entités, les rôles des différents membres de la famille ou des trustees. Il montre aussi l’impact de toute modification sur l’ensemble de la structure.
Par exemple, lors de la préparation d’un nouvel investissement via une holding spécifique, un organigramme à jour permet de savoir instantanément :
Sans cette visibilité, les équipes perdent du temps à rechercher des documents, à demander des mises à jour ou à attendre des confirmations. Résultat : des décisions ralenties et un risque accru.
Une stratégie de gestion des entités solide comme facteur de différenciation
En transformant la complexité des entités en clarté, les family offices peuvent piloter leurs structures avec un contrôle renforcé. Ils bénéficient de nombreux avantages. Lorsque l’information est organisée, accessible et fiable, ils sont en mesure de :
Adopter une stratégie de gestion des entités robuste permet aux family offices de se distinguer. Ceux qui continuent à considérer la gouvernance des entités comme un sujet secondaire ne bénéficient pas des mêmes avantages. Les entités constituent le socle d’un family office : elles portent un héritage, des valeurs et parfois plusieurs générations d’histoire. N’est-ce pas le bon moment pour explorer des moyens simples et efficaces de les protéger ?
Les family offices ont besoin de clarté, de contrôle et d’une intégrité de gouvernance durable sur l’ensemble de leurs entités. La solution Legal Entity Management de la suite DiliTrust apporte la structure centralisée nécessaire pour soutenir des décisions fiables. Elle assure également une continuité pérenne.
Note : les chiffres mentionnés dans cet article sont issus d’une étude de cas interne portant sur un Single Family Office gérant 228 entités. Celui-ci utilise DiliTrust pour centraliser les données des entités, automatiser les workflows de gouvernance et simplifier la préparation des audits.
