Cosa succede quando un’azienda globale decentralizzata si impegna in un’unica visione legale? Una trasformazione del CLM, un contratto alla volta.

CUSTOMER STORY  – GESTIONE DEI CONTRATTI– –

Verso la vetta: come un retailer globale di articoli sportivi e outdoor ha unificato la gestione dei contratti

Cosa succede quando un’azienda globale e decentralizzata sceglie una visione legale unica?
Una trasformazione del Contract Lifecycle Management, un contratto alla volta.

Ottakringer Getränke AG

PANORAMICA

Sfide

  • Perdite finanziarie significative dovute a scadenze contrattuali non monitorate e rinnovi automatici indesiderati.
  • Scarsa visibilità sui workflow di approvazione, con il rischio di firme non autorizzate.
  • Mancanza di modelli contrattuali standardizzati e pratiche eterogenee tra le Società del Gruppo.
  • Strumenti di gestione dei contratti frammentati o assenti, spesso legati alla maturità del team legale locale.

Risultati

  • Oltre 1 milione di euro di risparmi stimati, grazie ad alert proattivi sui rinnovi.
  • Controllo completo sull’intero ciclo di vita dei contratti, senza firme non autorizzate.
  • Più di 250 modelli contrattuali creati dopo il rollout del CLM.
  • Una trasformazione strutturale delle pratiche di gestione dei contratti in tutta l’organizzazione.

Prodotti utilizzati

Contract Management

INTRODUZIONE

Per questo retailer globale di articoli sportivi e outdoor, attivo in oltre 50 Paesi, la gestione decentralizzata dei contratti stava diventando insostenibile. Alcune Società del Gruppo utilizzavano strumenti CLM locali, altre non avevano alcuna soluzione dedicata.

Il risultato era un ecosistema frammentato, privo di una single source of truth e con rischi crescenti in termini di controllo, visibilità e compliance.

Nel 2021, il Legal Director ha avviato un cambiamento strategico con un obiettivo chiaro: armonizzare la gestione dei contratti a livello globale, garantendo regole comuni e strumenti affidabili per tutti i team legali, indipendentemente dalla loro dimensione o localizzazione.

LA SFIDA

Persi tra contratti, fusi orari, sedi e scadenze

Quella che inizialmente sembrava una maggiore flessibilità locale si è rapidamente trasformata in un vero e proprio labirinto legale con l’espansione dell’azienda. In assenza di una piattaforma centralizzata, il management aveva una visibilità molto limitata sugli obblighi contrattuali e poteva accedere alle informazioni solo tramite richieste manuali ai team locali.

Questo approccio si è rivelato inefficiente, incoerente e sempre più rischioso. Ogni Paese adottava strumenti e processi diversi, rendendo il controllo centrale estremamente complesso. Di conseguenza, il dipartimento legale faticava a garantire una supervisione efficace. Anche la collaborazione cross-border risultava difficoltosa, mentre mancava qualsiasi uniformità nei processi di creazione, approvazione e archiviazione dei contratti.

Le principali criticità

  • Distribuzione disomogenea degli strumenti di gestione dei contratti in oltre 50 Paesi, con alcune regioni prive di CLM o di automazione lungo l’intero ciclo di vita contrattuale.
  • Un progetto di trasformazione multinazionale complesso, che ha comportato sfide significative di change management e formazione.
  • Impossibilità di monitorare KPI legali o consolidare insight a livello globale, rendendo più difficile il processo decisionale e aumentando i rischi di compliance.
  • Perdite stimate di milioni di euro dovute a rinnovi contrattuali mancati.
  • Soluzioni di gestione dei contratti frammentate o inesistenti, spesso dipendenti dal livello di maturità del team legale di ciascuna Società del Gruppo.

In definitiva, l’azienda aveva bisogno di una visione unificata del portafoglio contrattuale, per eliminare strumenti frammentati e pratiche incoerenti. Quando l’organizzazione ha deciso di verticalizzare il proprio modello di gestione dei contratti, è iniziata una nuova fase di centralizzazione.

LA SOLUZIONE

Un’unica piattaforma per tutti i team legali

DiliTrust è stata selezionata, a seguito di una gara, come unica soluzione di gestione dei contratti per tutti i 50 Paesi del Gruppo. Considerata l’ampiezza del progetto, l’implementazione è avvenuta in modo progressivo, regione per regione, con il supporto continuativo dei team DiliTrust.

La piattaforma si è distinta non solo per le sue funzionalità, ma anche per la capacità di supportare un deployment globale e scalabile, rimanendo al tempo stesso adattabile alle esigenze locali. Inoltre, i responsabili di progetto hanno particolarmente apprezzato il supporto localizzato fornito prima, durante e dopo il go-live.

A seguito dell’implementazione, i team legali hanno iniziato a ottenere maggiore visibilità e controllo grazie a:

Alert automatici in grado di segnalare i rischi legati ai rinnovi contrattuali e prevenire firme non autorizzate.

Un set centrale di campi contrattuali, definito dall’HQ, con fino al 20% di flessibilità per consentire ai team locali di aggiungere dati specifici di area.

Archiviazione centralizzata dei contratti, per garantire una raccolta dati coerente in tutte le regioni.

Una visione unificata dell’intero portafoglio contrattuale, accessibile a livello globale.

Focus sull’implementazione, un caso unico: A differenza di molte altre organizzazioni, questo retailer di articoli sportivi e outdoor disponeva di una solida maturità digitale. Questo ha permesso all’azienda di guidare direttamente una parte significativa del piano di implementazione.

DiliTrust ha supportato il progetto con un workshop iniziale di setup, che l’organizzazione ha poi valorizzato e riutilizzato come modello per il deployment in altre strutture.

I RISULTATI

Un’unica piattaforma a supporto del controllo legale end-to-end

Con l’avanzamento del rollout del CLM, avviato in Francia, esteso all’Italia e progressivamente al resto d’Europa, ogni regione ha iniziato a ottenere risultati concreti. I team che in precedenza non disponevano di strumenti adeguati o di sufficiente visibilità operavano ora secondo regole chiare, utilizzando modelli condivisi e dati centralizzati.

  • I contratti a basso rischio sono passati da giorni a poche ore per l’approvazione e la firma, liberando risorse operative da dedicare ad attività a maggiore rischio.
  • Da migliaia di euro di perdite a oltre 1 milione di euro all’anno di cost avoidance, grazie all’eliminazione di firme non autorizzate e validazioni mancate.
  • Dati contrattuali unificati e metriche di performance che consentono al team legale di operare con maggiore sicurezza e affidabilità.
  • Creazione di una scheda di sintesi contrattuale centrale con 80% di campi standardizzati, mantenendo 20% di flessibilità per rispondere alle esigenze locali.
  • Miglioramenti significativi in ambito compliance, con il rispetto puntuale delle scadenze regolatorie, inclusi i contratti con i distributori.

Nel complesso, più che un semplice cambiamento operativo, l’organizzazione ha vissuto una vera trasformazione culturale nella gestione dei contratti. Progressivamente, gli utenti hanno acquisito fiducia nello strumento e il livello di soddisfazione è cresciuto, regione dopo regione, man mano che la piattaforma dimostrava il proprio valore.

Grazie a questo successo progressivo, l’azienda si sta ora preparando all’ultima fase di deployment nei Paesi rimanenti, con l’obiettivo di estendere l’accesso alla piattaforma a oltre cinquemila nuovi utenti a livello globale.

“DiliTrust ci ha fornito il livello di controllo di cui avevamo realmente bisogno, senza compromettere le priorità regionali.”

— Legal Director

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