Il Contract Lifecycle Management (CLM) comprende l’intero ciclo di vita di un contratto, dalla creazione alla firma fino alla sua esecuzione. Il volume di documenti gestito da un dipartimento legale può essere elevato e, di conseguenza, disporre di un sistema affidabile è essenziale. Oltre a scegliere gli strumenti più adatti per gestire i contratti, è altrettanto importante garantire la piena conformità lungo tutto il processo.
1. Perché è importante assicurare che la tua azienda rimanga conforme?
La conformità contrattuale include diverse fasi che permettono all’azienda di semplificare procedure interne e aumentare l’efficienza del dipartimento legale. Inoltre, consente di individuare le aree che possono essere standardizzate, i contratti da trasformare in template e le opportunità per ottimizzare i flussi di lavoro.
In parallelo, la conformità garantisce che l’azienda rispetti i propri obiettivi e che tutti i contratti con fornitori o clienti siano adeguati agli standard richiesti. Ciò permette di mantenere una gestione coerente, evitando ritardi e liberando tempo per attività più strategiche.
2. Quali sono i vantaggi di un programma di conformità contrattuale?
Adottare un programma di conformità contrattuale è altamente consigliato per qualunque organizzazione. Infatti:
- elimina processi ridondanti, creando spazio per attività strategiche
- permette di individuare e mitigare eventuali rischi legali o finanziari legati alla non conformità
- aumenta fiducia e trasparenza tra tutte le parti coinvolte, garantendo un controllo qualità più rigoroso
In definitiva, un programma strutturato contribuisce a ridurre rischi e inefficienze, migliorando la qualità complessiva della gestione contrattuale.
3. Chi deve essere coinvolto?
La conformità contrattuale richiede il coinvolgimento di stakeholder interni ed esterni.
Internamente, partecipano:
- i responsabili del processo di approvazione
- il dipartimento legale
- tutti i team che comunicano con fornitori o clienti
Esternamente, sono invece coinvolti:
- fornitori e clienti
- i loro team legali, quando presenti
Per ogni nuovo contratto, è consigliabile organizzare un incontro dedicato alla conformità per spiegare processi, responsabilità e potenziali rischi. Questa pratica aiuta a prevenire conseguenze legali o finanziarie indesiderate.
Scopri i tuoi risparmi reali
Calcola un ROI affidabile basato sugli standard del settore e scopri quanto puoi risparmiare adottando la soluzione CLM di DiliTrust.
4. Quali sono i primi passi da compiere?
L’implementazione di un programma di conformità può sembrare complessa, ma seguire alcuni passaggi iniziali aiuta ad avviare il percorso in modo efficace.
Creare template per i contratti
Identifica le tipologie di contratto più frequenti e sviluppa template standardizzati. Questo contribuisce a mantenere la conformità e riduce i tempi di drafting. È inoltre consigliabile conservare i modelli in una cartella centralizzata e aggiornata, così da garantirne l’accesso a tutti i team.
Definire un workflow standard per le approvazioni
Il processo di approvazione può richiedere numerosi passaggi. Stabilire un flusso chiaro, con scadenze definite, aiuta a renderlo più fluido. L’invio digitale dei documenti consente inoltre di velocizzare l’intero iter.
Audit delle performance contrattuali e della conformità
Una volta firmato il contratto, monitora regolarmente le sue performance coinvolgendo tutte le parti interessate. Il feedback continuo permette di identificare ciò che funziona e cosa può essere migliorato. Inoltre, un audit periodico della conformità garantisce il rispetto delle tempistiche e rafforza il controllo qualità.
Promuovere un programma di conformità in azienda
Organizza sessioni interne dedicate al tema, invitando specialisti che possano spiegare rischi, buone pratiche e vantaggi della conformità contrattuale a dipendenti, clienti e fornitori. Questi momenti formativi aumentano la consapevolezza e contribuiscono alla diffusione di comportamenti conformi.
La conformità contrattuale è strettamente legata a una gestione efficace del ciclo di vita dei contratti. È quindi fondamentale comunicare la sua importanza a tutti gli stakeholder interni ed esterni.
Adottare modelli standard, workflow di approvazione chiari e revisioni periodiche della conformità contrattuale rappresenta un ottimo punto di partenza. Implementare questi elementi, insieme a un programma aziendale dedicato, permette di mantenere un’elevata qualità nella gestione del CLM e ridurre potenziali rischi.
