ESTUDIO DE CASO – SUITE
Aumentar el ancho de banda de gobernanza mediante la modernización de la gestión de entidades
Cómo uno de los mayores grupos multisectoriales de Francia modernizó la gestión de entidades fusionando sistemas y fomentando la autonomía.
DE UN VISTAZO
INTRODUCCIÓN
La primera fase de la colaboración de DiliTrust con esta multinacional, líder en los sectores de telecomunicaciones, construcción y energía, consistió en migrar de una herramienta de gobernanza obsoleta a la primera versión de la solución LEM de DiliTrust. Este predecesor de la actual herramienta de Legal Entity Management, era potente y altamente personalizable, pero tenía sus propias limitaciones. A medida que la organización crecía, también lo hacían sus retos internos. En 2023, con varios proyectos importantes en marcha, incluida una adquisición clave, y cada vez más datos que gestionar, el grupo necesitaba un cambio radical en la forma de gestionar las entidades.
DiliTrust colaboró con el grupo para resolver los problemas heredados de la antigua era de LEM. Los datos de referencia se habían vuelto incoherentes y difíciles de mantener. Además, las operaciones diarias dependían en gran medida de la sede central. La siguiente fase se centró en restaurar la claridad y capacitar a cada unidad de negocio para operar con mayor autonomía.
EL RETO
Una solución sobredimensionada pero poco potente
Aunque la antigua versión del LEM había permitido, en su momento, un fuerte control central, ahora estaba ralentizando la organización. El punto de inflexión llegó cuando la empresa reconoció la urgente necesidad de reestructurar y depurar sus datos de referencia. Éstos se habían fragmentado y habían perdido fiabilidad. Con más de 10.000 entidades en infraestructuras, radiodifusión y servicios públicos, el grupo tenía que lidiar con listas de referencias complejas y duplicadas, mandatos, funciones y firmantes, que se habían convertido en un caos. Aunque los equipos se habían adaptado a esa herramienta, cada vez notaban más sus limitaciones. Especialmente por la gran dependencia de la plataforma del equipo de la sede central para las actualizaciones y el mantenimiento. Era potente, pero estaba infrautilizada debido a ineficiencias estructurales.
Entre los principales retos se encontraban:
Para responder a sus necesidades, DiliTrust se propuso optimizar la gobernanza y dotar a cada unidad de negocio de las herramientas necesarias para operar de forma independiente.
LA SOLUCIÓN
Reestructuración de la gobernanza: Migrar a la nueva generación de gestión de entidades
DiliTrust, que llevaba casi 5 años trabajando con la organización, explicó que migrar a la última solución de gestión de entidades (conocida como LEM) sería una opción mejor que depurar todo la . La nueva solución 100% SaaS, depuraría y optimizaría simultáneamente los datos con la ayuda de expertos de DiliTrust y de la empresa. De febrero a octubre de 2023, el proyecto remodeló la gestión de entidades para todo el grupo.
Una migración completa a LEM, pasando de la versión casi on-premise a la solución SaaS DiliTrust que incorporó la depuración de datos.
Una solución extremadamente personalizable, con campos condicionales que se adaptan a la región del usuario.
Derechos de administración descentralizados para dotar a cada unidad de negocio y gestor de entidades de un control personalizado
Se mantuvieron ciertos grados de personalización de la antigua plataforma, facilitando el cambio a los usuarios finales.
Uno de los mayores retos durante la migración fue la integración con el entorno LEM existente de la empresa energética que había sido adquirida recientemente. DiliTrust preparó con éxito a los equipos de ambas organizaciones y de todas las entidades para que se hicieran cargo de la plataforma y realizaran la transición a un sistema más descentralizado. Este cambio no fue obvio al principio, ya que la empresa se había acostumbrado a gestionar la plataforma de forma centralizada a través de la entidad matriz. Gracias a las sesiones de formación específicas y al apoyo continuo, la asociación se afianzó para lograr el éxito a largo plazo.
Centrarse en el trabajo en equipo
Todas las unidades de negocio participaron desde el principio. Desde la construcción hasta las telecomunicaciones, todas las entidades participaron en el proceso. Mediante talleres de diseño, formación práctica y sesiones de simulación, DiliTrust ayudó a implantar una nueva forma de trabajar. La asistencia ininterrumpida a todos los usuarios también contribuyó a eliminar fricciones y fomentar la adopción.
LOS RESULTADOS
Una plataforma, un objetivo común
Cuando la organización pasó de la solución LEM local a una basada en SaaS, surgió un nuevo sistema operativo. Tanto la gestión como la elaboración de informes se agilizaron, y la experiencia del usuario mejoró notablemente. Las tareas administrativas que antes estaban atascadas por procesos burocráticos ahora se ejecutan sin problemas dentro de la plataforma. Una de las mayores ventajas para los usuarios finales fue que, aunque el proyecto implicaba una migración, la organización seguía encontrando un fuerte nivel de personalización para dar soporte a las necesidades de un sector con tanta infraestructura.
Con su nueva plataforma y estructura descentralizada, el grupo está ahora preparado para evolucionar más rápidamente, colaborar de forma más inteligente y hacer frente a lo que venga, ya sea crecimiento, cambio u otra gran adquisición.
Pasar de Enablon a DiliTrust nos proporcionó una herramienta mejor, y trasladarla al LEM SaaS dio a nuestros equipos la autonomía que necesitaban.
– Jefe de proyecto
Ya ha visto cómo DiliTrust ayudó a un líder mundial en telecomunicaciones, energía y construcción a pasar del control centralizado a una gestión de entidades ágil y descentralizada. Descubra cómo podemos ayudar a su organización a hacer lo mismo.