Introduzione
Nel settore farmaceutico, il Pharma Procurement rappresenta il collegamento strategico tra ricerca, produzione e sicurezza del paziente.
Ogni decisione di acquisto ha un impatto diretto su tempi di consegna, qualità dei prodotti e conformità normativa, influenzando di conseguenza la sicurezza e l’affidabilità delle terapie destinate ai pazienti.
All’interno di questo processo, la Contract Management svolge un ruolo fondamentale.
Che si tratti di gestire rapporti con i fornitori o di definire accordi di collaborazione, garantisce che le attività di procurement siano condotte in modo efficiente, etico e trasparente dall’inizio alla fine.
Cos’è il Pharma Procurement
Il Pharma Procurement comprende tutte le attività di acquisto e approvvigionamento di farmaci, materie prime e apparecchiature essenziali impiegate in ricerca, sviluppo e produzione.
I responsabili della supply chain non si limitano a ordinare materiali: devono anche valutare i fornitori, monitorarne le performance e assicurare la piena aderenza agli standard di qualità e sicurezza.
A differenza degli acquisti e degli approvvigionamenti aziendali tipici, gli approvvigionamenti farmaceutici funzionano in un ambiente definito dalla conformità. Regolamenti come le Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP) e le Buone Pratiche di Distribuzione (GDP) (tutti parte delle linee guida generali GxP) regolano il modo in cui i prodotti vengono manipolati e conservati. Autorità come la Food and Drug Administration (FDA) statunitense, l’Agenzia Europea per i Medicinali (EMA) e l’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) stabiliscono regole severe che i team di approvvigionamento devono seguire per garantire l’integrità dei prodotti.
In tutti i mercati globali, il Pharma Procurement si adatta alle regolamentazioni locali perseguendo un obiettivo comune: mantenere una catena di fornitura trasparente, tracciabile e conforme.
Che si tratti della gestione di materie prime in Europa o di coordinare fornitori in Asia o America Latina, i professionisti del settore devono costantemente bilanciare efficienza operativa e sicurezza del paziente.
Quando arrivano i contratti
Come detto in precedenza nell’articolo, i contratti sono uno dei punti chiave per i responsabili degli acquisti e della catena di fornitura nel settore farmaceutico. Entrano in gioco in diverse fasi del ciclo di vita di un prodotto o di un progetto, tra cui quelle elencate di seguito:
Selezione dei fornitori: Le basi della fiducia
La selezione dei fornitori è una delle fasi più strategiche dell’approvvigionamento farmaceutico. La scelta del partner giusto va oltre il confronto delle offerte. Comporta la valutazione dell’affidabilità, della storia di conformità, delle pratiche di sostenibilità e della capacità di mantenere una qualità costante sotto pressione. Le solide partnership con i fornitori supportano la stabilità e la resilienza dell’azienda e per raggiungere questo obiettivo è essenziale un contratto ben documentato e commentato. I contratti gettano le basi della fiducia, quindi è fondamentale tenere traccia di ciò che è stato stabilito o modificato e assicurarsi che i fornitori siano pienamente coinvolti nel processo. A supporto di questa fase, gli strumenti di gestione dei contratti consentono una collaborazione agevole, anche con soggetti esterni.
Negoziazione del contratto: Dalle aspettative all’azione
Una volta identificati i fornitori, la negoziazione dei contratti trasforma la pianificazione in realtà. Negli acquisti farmaceutici, questi accordi definiscono con precisione le aspettative: tempi di consegna, indicatori di performance, clausole di riservatezza e standard di qualità. Inoltre, stabiliscono le procedure per la gestione di richiami, carenze o problemi di qualità. Contratti chiari proteggono entrambe le parti e rafforzano la responsabilità lungo tutta la catena di approvvigionamento.
Monitoraggio continuo: Mantenere viva la responsabilità
Come forse sapete, i contratti non sono la fine del viaggio. È solo l’inizio, dove inizia il monitoraggio continuo. I team di approvvigionamento del settore farmaceutico devono esaminare regolarmente le prestazioni dei fornitori, verificare i registri e garantire la costante conformità agli aggiornamenti normativi. Il monitoraggio continuo mantiene saldi i rapporti, evita le interruzioni delle forniture e preserva la qualità dei prodotti. Tutto questo può essere reso più semplice dalle soluzioni digitali che evitano le revisioni manuali e possono persino rilevare i rischi prima che diventino un problema.
Perché la gestione dei contratti semplifica gli acquisti nel settore farmaceutico
Portare la trasparenza nella catena di fornitura
La gestione dei contratti crea trasparenza in tutte le fasi dell’approvvigionamento farmaceutico. Mantenendo una documentazione chiara, le organizzazioni ottengono visibilità sulle prestazioni dei fornitori, sulle strutture dei prezzi e sull’aderenza alle normative. La trasparenza riduce gli errori di comunicazione, rafforza la fiducia e previene costose violazioni della conformità.
Mantenere una traccia di controllo pulita
Le organizzazioni del settore sono sottoposte a regolari controlli e ogni fase dell’approvvigionamento farmaceutico deve essere tracciabile. Un processo strutturato di gestione dei contratti mantiene registrazioni dettagliate di decisioni, approvazioni e comunicazioni. Questa traccia di controllo organizzata supporta sia la governance interna che le ispezioni esterne con sicurezza e chiarezza.
Mantenere la conformità normativa
La conformità non è negoziabile negli acquisti di prodotti farmaceutici. La gestione dei contratti semplifica questo aspetto organizzando la documentazione, automatizzando i promemoria per il rinnovo delle certificazioni e assicurando che ogni fornitore soddisfi gli standard locali e internazionali. Il risultato è una revisione contabile più agevole, meno ritardi e una maggiore integrità complessiva della catena di approvvigionamento.
Un passo avanti con un CLM
Se gestiti in modo efficace, l’approvvigionamento e la gestione dei contratti farmaceutici fanno molto di più che snellire le operazioni. Proteggono i pazienti, rafforzano la responsabilità aziendale e salvaguardano la fiducia del pubblico.
Gli specialisti dell’approvvigionamento e della catena di fornitura del settore utilizzano sempre più spesso strumenti digitali per supportare le attività di gestione dei contratti. Questo non solo migliora l’efficienza, ma garantisce anche che ciò che deve essere documentato, tracciato e verificato sia fatto con precisione e in tempo reale.
