Una check list strutturata per la revisione dei contratti aiuta a ridurre rischi legali e finanziari, garantendo coerenza, conformità e completezza lungo l’intero ciclo di vita del contratto. Processi collaborativi e strumenti digitali rendono le revisioni più rapide e trasformano la gestione dei contratti in una risorsa strategica.
I contratti sono alla base delle relazioni commerciali, ma revisioni inadeguate comportano rischi significativi. Secondo World Commerce & Contracting, le aziende perdono circa il 9% del loro fatturato annuale a causa di una cattiva gestione dei contratti. Una lista di controllo strutturata per la revisione dei contratti è uno strumento essenziale per i dipartimenti legali per ridurre i rischi, garantire la conformità e proteggere gli interessi aziendali.
Questa guida completa delinea gli elementi critici di un’efficace lista di controllo per la revisione dei contratti, fornendo ai professionisti legali e ai team aziendali un quadro di riferimento per snellire il processo di revisione, pur mantenendo accuratezza e completezza.
Perché ogni organizzazione ha bisogno di una lista di controllo per la revisione dei contratti
I contratti regolano quasi tutti gli aspetti delle attività aziendali, dai rapporti con i fornitori agli accordi con i dipendenti. Senza un approccio sistematico alla revisione di questi documenti, le organizzazioni si espongono a rischi inutili e a potenziali perdite finanziarie.
Una lista di controllo per la revisione dei contratti ben progettata offre molteplici vantaggi:
- Garantisce la coerenza tra tutti gli accordi, indipendentemente da chi conduce la revisione.
- Riduce la probabilità di trascurare clausole o termini critici.
- Crea una traccia di audit per scopi di conformità e governance.
Inoltre, una lista di controllo standardizzata accelera il processo di revisione, consentendo ai team legali di gestire volumi maggiori di contratti senza sacrificare la qualità. Questa efficienza diventa particolarmente preziosa nei periodi di maggiore attività aziendale o quando le risorse sono limitate.
Elementi essenziali di una check list completa
Prima di immergersi nei dettagli delle clausole contrattuali e delle complessità legali, è importante stabilire un approccio strutturato. Una lista di controllo ben strutturata per la revisione del contratto deve coprire tutte le aree critiche, dalle informazioni identificative di base ai termini legali, finanziari e di performance.
1. Informazioni di base sul contratto
La prima sezione di una lista di controllo per la revisione del contratto deve concentrarsi sulla verifica delle informazioni fondamentali. Queste includono:
- Parti coinvolte: Confermare i nomi e gli indirizzi legali di tutte le parti, assicurandosi che corrispondano ai registri aziendali. Verificare l’autorità dei firmatari per impegnare le rispettive organizzazioni.
- Scopo del contratto: capire chiaramente l’obiettivo dell’accordo e se è in linea con gli obiettivi aziendali.
- Durata e rinnovo: Verificare la data di decorrenza, la durata e i termini di rinnovo. Tenere presente se i rinnovi avvengono automaticamente o se richiedono un preavviso.
- Requisiti per la firma: Identificare chi deve firmare il documento e a quale titolo. Assicurarsi che tutti i blocchi di firma siano formattati correttamente.
2. Termini e condizioni legali
Questa sezione affronta il quadro giuridico di base dell’accordo:
- Legge applicabile: Identificare le leggi della giurisdizione che si applicano al contratto e se questo crea problemi di conformità.
- Risoluzione delle controversie: Esaminare le modalità di risoluzione dei conflitti, attraverso l’arbitrato, la mediazione o il contenzioso, e il luogo in cui si svolgeranno le procedure.
- Indennizzo: Esaminare le clausole di indennizzo per comprendere la potenziale esposizione alla responsabilità e assicurarsi che siano equilibrate tra le parti.
- Riservatezza: Valutare le disposizioni che proteggono le informazioni sensibili e verificare che salvaguardino adeguatamente i dati aziendali.
- Proprietà intellettuale: Verificare a chi appartiene la proprietà intellettuale creata durante l’accordo e quali sono i diritti di ciascuna parte sull’uso della proprietà intellettuale esistente.
3. Considerazioni finanziarie
Le condizioni finanziarie richiedono un attento esame per evitare costi imprevisti:
- Struttura dei pagamenti: Esaminare gli importi, gli orari e i metodi di pagamento. Cercare chiarezza nelle procedure di fatturazione.
- Adeguamento dei prezzi: Identificare i meccanismi che consentono di aumentare i prezzi e in quali circostanze si applicano.
- Spese: Determinare quale parte si assume la responsabilità delle varie spese e se ci sono limiti o requisiti di approvazione.
- Implicazioni fiscali: Considerare le eventuali conseguenze fiscali dell’accordo, in particolare per le transazioni transfrontaliere.
4. Obblighi di prestazione
Standard di prestazione chiari tutelano entrambe le parti:
- Prodotti consegnati: Verificare che tutti i prodotti o servizi siano descritti in modo sufficientemente dettagliato da evitare malintesi.
- Tempistiche: Verificare che le scadenze siano realistiche e che prevedano conseguenze in caso di ritardo.
- Standard di qualità: Assicurarsi che il contratto specifichi i livelli di qualità accettabili e le modalità di misurazione.
- Requisiti di rendicontazione: Esaminare eventuali obblighi di fornire relazioni sullo stato di avanzamento o metriche di performance.
5. Valutazione del rischio
L’identificazione dei rischi potenziali aiuta a prevenire i problemi futuri:
- Diritti di recesso: Esaminare le circostanze in cui una delle parti può porre fine al contratto e il periodo di preavviso richiesto.
- Forza maggiore: Esaminare le disposizioni relative alle circostanze imprevedibili e verificare se tutelano adeguatamente i vostri interessi.
- Requisiti assicurativi: Verificare che gli obblighi assicurativi soddisfino gli standard aziendali e forniscano una copertura adeguata.
- Conformità normativa: Verificare che il contratto tenga conto delle normative di settore e dei requisiti di conformità.
Per migliorare l’identificazione e la mitigazione dei rischi, le organizzazioni possono avvalersi di strumenti basati sull’intelligenza artificiale come Risk Detector di DiliTrust. Questa soluzione proprietaria individua automaticamente le clausole non conformi o ad alto rischio (deviazioni dai diritti di recesso standard, obblighi assicurativi, riferimenti normativi…) applicando i playbook interni di conformità. Semplifica il processo di revisione suggerendo alternative conformi, aiutando i team legali a finalizzare gli accordi con maggiore velocità e sicurezza.
Implementazione di un efficace processo di revisione dei contratti
Una lista di controllo da sola non è sufficiente: deve far parte di un processo di revisione strutturato.
Preparazione alla revisione
Prima di iniziare la revisione vera e propria, raccogliete informazioni rilevanti sul rapporto commerciale e sugli obiettivi. La comprensione del contesto aiuta a identificare potenziali problemi che potrebbero non essere evidenti dal solo linguaggio contrattuale.
Approccio collaborativo
Le revisioni dei contratti traggono vantaggio da più prospettive. Mentre i team legali si concentrano sui rischi legali, gli stakeholder aziendali dovrebbero esaminare i termini commerciali e i team finanziari le disposizioni di pagamento. Questo approccio collaborativo garantisce che tutti gli aspetti ricevano la giusta attenzione.
Documentazione e comunicazione
Documentate tutti i risultati, le domande e le modifiche suggerite. Una comunicazione chiara tra il team di revisione e chi sta negoziando con la controparte previene i malintesi e garantisce che vengano affrontate le questioni importanti.
Approvazione finale
Stabilite un chiaro flusso di approvazione che includa la firma di tutti i reparti interessati prima di finalizzare l’accordo.
Sfruttare la tecnologia per una revisione efficiente dei contratti
Le moderne soluzioni di gestione dei contratti trasformano il processo di revisione attraverso.
Repository centralizzato dei contratti
Le piattaforme digitali offrono un luogo sicuro e centralizzato per l’archiviazione di tutti i contratti e dei relativi documenti, rendendoli facilmente accessibili ai membri autorizzati del team.
Flussi di lavoro automatizzati
La tecnologia snellisce il processo di revisione indirizzando automaticamente i contratti ai revisori appropriati e monitorando i progressi in ogni fase.
Analisi con l’aiuto dell’intelligenza artificiale
I sistemi avanzati di gestione dei contratti utilizzano l’intelligenza artificiale per identificare potenziali problemi, incongruenze o clausole mancanti. Questa tecnologia riduce significativamente i tempi di revisione, migliorando al contempo l’accuratezza.
Modelli standardizzati
Le soluzioni digitali offrono modelli standardizzati e librerie di clausole, garantendo la coerenza tra tutti i contratti e riducendo il tempo necessario per creare nuovi contratti.
La suite DiliTrust offre funzionalità complete di gestione dei contratti, tra cui flussi di lavoro automatizzati, archiviazione sicura dei documenti e analisi avanzate. Queste funzionalità consentono ai team legali di condurre revisioni approfondite in modo efficiente, mantenendo una visibilità completa durante l’intero ciclo di vita del contratto.
Trasformare la revisione dei contratti in una risorsa strategica
Una lista di controllo sistematica per la revisione dei contratti è uno strumento essenziale sia per i dipartimenti legali che per i team aziendali. Prendendo in considerazione tutti gli elementi critici, dalle informazioni di base ai termini legali e finanziari più complessi, le organizzazioni si proteggono da rischi inutili e assicurano che i loro contratti supportino gli obiettivi aziendali.
L’implementazione di un processo di revisione strutturato, supportato da una tecnologia adeguata, trasforma la gestione dei contratti da un potenziale collo di bottiglia in un vantaggio strategico. Questo approccio non solo riduce i rischi, ma accelera anche le operazioni aziendali snellendo le approvazioni e fornendo una maggiore visibilità sui rapporti contrattuali.
Per le organizzazioni che desiderano migliorare le proprie capacità di gestione dei contratti, DiliTrust offre soluzioni sicure e intuitive , progettate appositamente per gli uffici legali e i professionisti della governance. Il nostro modulo per la gestione del ciclo di vita dei contratti fornisce gli strumenti necessari per implementare processi di revisione efficienti, mantenendo al contempo i più elevati standard di conformità e sicurezza.Siete pronti a trasformare il vostro processo di revisione dei contratti? Scoprite come DiliTrust può aiutare la vostra organizzazione a implementare un’efficace checklist di revisione dei contratti e a snellire l’intero flusso di lavoro di gestione dei contratti. Prenotate una demo oggi stesso!
Scopri i tuoi risparmi reali
Calcola un ROI affidabile basato sugli standard del settore e scopri quanto puoi risparmiare adottando la soluzione CLM di DiliTrust.
