In un mondo economico sempre più digitalizzato, i contratti digitali stanno diventando sempre più importanti. Essi consentono di stipulare contratti in modo rapido e non cartaceo, indipendentemente dal luogo, in modo efficiente e con certezza giuridica. Oggi i contratti possono essere comodamente creati, negoziati e firmati online senza la necessità di inviare o archiviare documenti fisici.
La firma elettronica è un elemento centrale dei contratti digitali. Essa sostituisce la firma autografa, conferma l’identità del firmatario e garantisce che il contenuto non sia stato successivamente alterato. Garantisce quindi non solo l’autenticità e l’integrità, ma anche la validità legale del documento, a condizione che soddisfi i requisiti di legge.
Firma digitale dei contratti
La firma digitale è una componente centrale dei moderni processi contrattuali. Sostituisce la tradizionale firma su carta e consente di firmare i contratti in modo rapido, sicuro e legalmente vincolante, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Questo non solo fa risparmiare tempo e denaro alle aziende, ma rende anche i loro processi interni molto più efficienti.
Le firme digitali possono essere create comodamente con un computer portatile, un tablet o uno smartphone, spesso con un clic, una procedura TAN, un’autenticazione biometrica o un certificato di firma certificata. L’identità della persona che firma è chiaramente confermata e l’integrità del documento è tecnicamente garantita.
Che si tratti di contratti di lavoro, NDA, offerte o accordi quadro, la firma digitale è ormai ammessa e consolidata in molti settori. A seconda dell’ambito di applicazione e dei requisiti legali, viene utilizzata una firma elettronica semplice, avanzata o qualificata.
Affinché un contratto firmato digitalmente sia legalmente valido, la forma di firma utilizzata deve corrispondere al tipo di transazione e ai requisiti legali.
Quando si firmano contratti in formato digitale, è importante distinguere tra validità legale e forza probatoria, due termini che spesso vengono confusi ma che non hanno lo stesso significato in termini legali.
| Termine | Definizione di | Importanza nel contesto dei contratti digitali | Esempio |
| Legalmente valido – nessuno | Un contratto o una firma soddisfano i requisiti legali per essere efficaci | Il contratto è giuridicamente vincolante e riconosciuto, è “valido” in senso giuridico | Un contratto di lavoro con firma elettronica qualificata è legalmente valido |
| Valore probatorio | Misura di quanto l’autenticità e il contenuto di un documento possano essere provati in tribunale. | Un contratto può fungere da prova anche senza validità giuridica formale. | Un accordo accettato via e-mail può essere conclusivo, ma non legalmente valido. |
Quali sono i tipi di firma elettronica?
Secondo il Regolamento eIDAS, si distingue tra tre tipi di firme elettroniche:
Ambiti di Utilizzo delle Firme Semplici, Avanzate e Qualificate
Come già detto, le firme digitali possono essere suddivise in tre livelli di sicurezza, che variano a seconda dei requisiti legali e del settore di applicazione. Ecco una panoramica:
1. Firma elettronica semplice (EES)
L’EES è la forma più elementare di firma digitale, ad esempio un nome scansionato, un clic su “Accetto” o una firma con il mouse. Non richiede alcuna verifica speciale dell’identità.
Esempi di applicazioni tipiche:
In casi aziendali semplici, la SEO è spesso sufficiente e legalmente valida.
2. Firma elettronica avanzata (FES)
Il FES è a prova di falsificazione, è chiaramente assegnato a una persona e riconosce qualsiasi modifica successiva del documento. L’identità viene verificata utilizzando l’autenticazione a due fattori, ad esempio.
Esempi di applicazioni tipiche:
Offre maggiore sicurezza e viene utilizzato nelle aree aziendali più sensibili.
3. firma elettronica qualificata (QES)
Il QES è l’unica forma di firma che, secondo eIDAS, è equivalente a una firma autografa. Richiede un certificato qualificato e una verifica dell’identità tramite un fornitore certificato.
Obbligatorio nei seguenti casi:
Solo il QES soddisfa i requisiti di forma scritta previsti dalla legge ed è quindi obbligatorio per alcuni tipi di contratto.
Gestione del ciclo di vita dei contratti e firme elettroniche
Un sistema di gestione del ciclo di vita del contratto (Contract Lifecycle Management, CLM) è una soluzione centralizzata che mappa digitalmente l’intero processo contrattuale, dalla creazione e negoziazione del contratto alla firma finale e all’archiviazione. Con funzioni integrate di firma elettronica, i CLM rendono i contratti molto più efficienti.
Automatizzando il processo di firma, un sistema CLM riduce gli errori manuali, velocizza i cicli di approvazione e garantisce una documentazione completa di tutte le fasi. Ciò consente alle aziende di tenere sempre sotto controllo scadenze, versioni e responsabilità. Ciò aumenta la trasparenza e la conformità, particolarmente importante per le strutture contrattuali complesse.
Firma digitale con DiliTrust
DiliTrust offre una soluzione CLM moderna e facile da usare, appositamente studiata per le esigenze dei contratti digitali. La piattaforma integra potenti firme elettroniche che soddisfano i più elevati standard di sicurezza e legali. Oltre alla gestione dei contratti, il portafoglio di DiliTrust comprende anche soluzioni per la gestione dei consigli di amministrazione, delle entità e delle questioni, con l’obiettivo di digitalizzare e collegare in modo olistico i dipartimenti legali.
