I dipartimenti legali, a prescindere dal settore, affrontano da sempre una sfida comune: la distribuzione del lavoro legale. Si tratta di una questione costante che continua a pesare sui team, e non c’è da stupirsi. Questi professionisti sono altamente richiesti, ma le risorse a disposizione spesso non sono all’altezza della domanda.
Molti uffici legali interni si affidano a consulenti esterni per colmare questo divario, ma la vera domanda è: il lavoro legale è distribuito in modo efficiente all’interno del tuo team?
Quando le attività vengono assegnate con attenzione e supportate dalla giusta tecnologia, i team possono guadagnare maggiore autonomia e rispondere in modo più efficace alla pressione del carico di lavoro. Approfondiamo il tema e vediamo come affrontare concretamente la sfida della distribuzione del lavoro legale.
Pericoli e ostacoli della dRischi e Ostacoli nella Distribuzione del Lavoro Legale
La distribuzione del lavoro legale non consiste semplicemente nel dividere i compiti in parti uguali tra i membri del team. In realtà, occorre parlare di equità, perché non tutti i progetti sono uguali né richiedono lo stesso livello di impegno.
Quando si pensa a una distribuzione del lavoro non equilibrata, i responsabili devono tener conto di questa variabile.
Quando il lavoro non viene distribuito in modo equo, le conseguenze non tardano a manifestarsi. Questo può portare a:
- una significativa riduzione della produttività;
- frustrazione e, nei casi peggiori, burnout;
- ripercussioni economiche dovute a ritardi o a un ricorso eccessivo all’outsourcing.
Una distribuzione efficiente assicura che i professionisti legali si concentrino sulle attività a maggior valore aggiunto, massimizzando l’utilizzo delle competenze interne. Ma la domanda rimane: quali sono le cause di una distribuzione del lavoro inefficiente?
Ostacoli Comuni all’Efficienza
Esistono alcuni fattori ricorrenti che compromettono una corretta distribuzione del lavoro. Possiamo riassumerli in quattro categorie principali.
1. Mancanza di visibilità
La visibilità, e non qualsiasi tipo di visibilità, ma una BUONA visibilità sui progetti e sulla proprietà è la chiave del successo. Il più delle volte, i membri del team tendono a perdere informazioni o a fare fatica a trovare la documentazione che può essere preziosa per i loro progetti. Senza una chiara visione d’insieme di chi fa cosa, i manager e talvolta gli stessi membri del team finiscono per sovraccaricare i colleghi e sottoutilizzare gli altri.
2. Monitoraggio limitato dei progressi
Questa sfida è particolarmente presente per i team che non hanno processi automatizzati. Senza un sistema adeguato per tracciare i progressi, è difficile valutare cosa è urgente e cosa no. In definitiva, non solo i team possono sentirsi frustrati dalla sensazione che i loro contributi non stiano accelerando le cose, ma questo può comportare un vero e proprio stress finanziario per l’azienda. Ad esempio, quando una scadenza non viene rispettata o un documento non è stato inviato in tempo come prova di una questione.
3. Deleghe inefficienti
Senza un sistema strutturato di assegnazione, le attività vengono spesso delegate in modo reattivo invece che strategico.
Questo porta a sovrapposizioni, lascia alcune responsabilità scoperte e aumenta il rischio di burnout per alcuni membri del team, mentre altri rimangono sottoutilizzati.
In assenza di processi di delega chiari, i manager perdono visibilità sulla responsabilità delle attività, e i team sprecano tempo a chiarire nuovamente chi deve fare cosa, invece di concentrarsi sull’avanzamento dei progetti.
In definitiva, una delega inefficiente rallenta l’esecuzione e mina la fiducia all’interno del gruppo.
4. Eccessiva dipendenza da consulenti esterni
Molte questioni di routine vengono spesso esternalizzate, anche se potrebbero essere risolte internamente con una migliore organizzazione.
Questi ostacoli impediscono ai team di operare al massimo della capacità e di dimostrare il proprio valore all’interno dell’organizzazione. Fortunatamente, esistono soluzioni efficaci, a condizione di adottare lo strumento giusto.
Come superare la sfida
Una solida soluzione di Matter Management è in grado di risolvere tutte le problematiche sopra elencate. Perché?
Perché consente una visione centralizzata e unificata di tutte le pratiche e dei progetti in corso.
Un buon strumento permette di assegnare attività e progetti in modo chiaro, consentendo a tutte le parti coinvolte di monitorarne l’avanzamento e di individuare facilmente eventuali colli di bottiglia.
L’Impatto del Matter Management
Grazie al Matter Management, i team legali possono ottenere:
- una chiara assegnazione di compiti e pratiche, garantendo che tutti si concentrino sulle giuste priorità;
- dashboard trasparenti per monitorare i progressi e riassegnare il lavoro con facilità;
- monitoraggio delle scadenze con promemoria e alert per evitare ritardi o azioni mancate;
- collaborazione fluida tramite condivisione di documenti, aggiornamenti e notifiche.
Queste funzionalità fondamentali del Matter Management generano benefici concreti sia per i manager sia per i team legali interni.
I Vantaggi di una Distribuzione più Intelligente del Lavoro
I team legali che adottano un approccio più strategico alla distribuzione del lavoro ottengono risultati tangibili, che spaziano dalla riduzione dei costi legali a una maggiore efficienza operativa.
Ecco alcuni dei principali vantaggi:
1. Riduzione della spesa legale
Riducendo il numero di attività di routine esternalizzate, le organizzazioni possono tagliare in modo significativo i costi dei consulenti esterni.
Questo consente ai responsabili legali di dimostrare un chiaro ROI dello strumento o di utilizzare tale argomento per convincere gli stakeholder ad adottarlo.
Alcuni casi di successo mostrano risparmi superiori ai 15 milioni di dollari grazie a un efficace sistema di Matter Management.
2. Maggiore motivazione del team
Grazie a una distribuzione del lavoro più equa, i membri del team si sentono più coinvolti e valorizzati. Ciò riduce il rischio di burnout e rafforza la collaborazione complessiva.
3. Miglioramento dell’efficienza
Un team ben organizzato risponde più rapidamente alle esigenze aziendali. Gli esperti legali interni possono lavorare in modo più efficiente senza compromettere qualità o compliance, grazie all’automazione e a una visione trasparente delle pratiche in corso.
Questo approccio riduce drasticamente il tempo perso nella ricerca di documenti o nell’identificazione del referente corretto per risolvere un problema.
4. Mentalità strategica
Lo strumento giusto offre dashboard chiare e livelli di accesso personalizzati, permettendo ai responsabili di garantire che le pratiche a maggiore valore ricevano l’attenzione necessaria.
In questo modo, i team possono concentrarsi su progetti strategici, riassegnando in modo più efficace le attività di routine.
Un Approccio più Intelligente alla Distribuzione del Lavoro Legale
La domanda da porsi è semplice: l’attuale modalità di distribuzione del lavoro legale potenzia davvero il tuo team, o lo limita?
Se hai la sensazione che la risposta sia la seconda, è il momento di valutare come una soluzione di Matter Management potrebbe aiutare il tuo dipartimento a lavorare in modo più intelligente.
Adottare un sistema di gestione delle pratiche che permetta una distribuzione del lavoro più equa e bilanciata produce effetti positivi sia per l’azienda sia per il team.
Identificando le opportunità di risparmio e i guadagni in termini di efficienza, il dipartimento legale compie un passo decisivo verso il riconoscimento del proprio valore strategico, consolidando il suo ruolo di partner del business piuttosto che di semplice esecutore di compiti.
