Contract Lifecycle Management (CLM) ist der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags von Anfang bis Ende. Die Rechtsabteilung eines Unternehmens muss eine große Anzahl von Verträgen bearbeiten, weshalb ein zuverlässiges System von entscheidender Bedeutung ist. Neben den richtigen Werkzeugen für die Verwaltung Ihrer Verträge ist es auch wichtig, die Compliance zu gewährleisten.
1. Warum ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält?
Die Einhaltung von Verträgen umfasst mehrere Phasen, die Ihrem Unternehmen helfen, bestimmte Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz der Rechtsabteilung zu steigern. Es hilft bei der Identifizierung von Schlüsselbereichen, die standardisiert werden können, von Verträgen, die als Vorlage verwendet werden können, und bei der Rationalisierung des Arbeitsablaufs der Vertragsverwaltung.
Darüber hinaus wird sichergestellt, dass das Unternehmen die gesetzten Ziele erreicht und dass alle Verträge mit anderen Anbietern/Kunden eingehalten werden. Dies hilft Ihrem Unternehmen, auf Kurs zu bleiben und Zeit für andere strategische Aufgaben zu gewinnen.
2. Was sind die Vorteile eines Programms zur Einhaltung von Verträgen?
Die Einhaltung von Verträgen durch ein Compliance-Programm ist für jedes Unternehmen sehr empfehlenswert. Es trägt dazu bei, redundante Prozesse zu vermeiden, und schafft so Zeit für strategiebezogene Aktivitäten. Außerdem – und das ist noch wichtiger – hilft es, rechtliche oder finanzielle Komplikationen, die sich aus der Nichteinhaltung von Vorschriften ergeben könnten, zu erkennen und abzumildern. Und schließlich trägt es dazu bei, Vertrauen und Transparenz zwischen allen Beteiligten aufzubauen und eine hervorragende Qualitätssicherung zu gewährleisten.
3. Wen brauchen Sie, um sich einzubringen?
Die Einhaltung von Verträgen betrifft sowohl interne als auch externe Beteiligte. Intern sind alle Personen beteiligt, die für das Vertragsgenehmigungsverfahren zuständig sind, sowie die Rechtsabteilung und alle anderen Teammitglieder, die mit den Anbietern/Kunden kommunizieren werden. Extern sind die beteiligten Parteien die Anbieter und Kunden sowie gegebenenfalls deren Rechtsteams. Bei jedem neuen Vertrag ist es ratsam, eine Besprechung über die Einhaltung von Verträgen abzuhalten, in der die Compliance-Prozesse erläutert und alle beteiligten Parteien auf mögliche Risiken hingewiesen werden. Dies ist eine empfohlene Best Practice, um mögliche finanzielle oder rechtliche Folgen zu vermeiden.
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4. Was sind einige der ersten Schritte, die zu unternehmen sind?
Die Implementierung eines Compliance-Programms mag zwar überwältigend erscheinen, aber die folgenden Schritte werden Ihnen helfen, den richtigen Weg einzuschlagen:
Erstellen Sie Vorlagen für Ihre Verträge
Ermitteln Sie die Arten von Verträgen, die Ihr Unternehmen regelmäßig abschließt, und erstellen Sie Vorlagen für diese. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, die Vorschriften einzuhalten, sondern spart auch Zeit bei der regelmäßigen Erstellung neuer Verträge. Es empfiehlt sich auch, diese Vorlagen in einem Standardordner aufzubewahren und zu aktualisieren, damit die Teammitglieder leicht darauf zugreifen können. Die Erstellung standardisierter Vorlagen trägt dazu bei, dass alle Informationen konsistent und konform sind, und spart den Teammitgliedern Zeit, die sie für strategischere Aktivitäten nutzen können.
Führen Sie einen Standard-Workflow für Genehmigungen ein
Der Genehmigungsprozess von Verträgen kann viel Zeit in Anspruch nehmen und ein ständiges Hin und Her bedeuten. Daher kann die Einrichtung eines Standard-Workflows mit festgelegten Fristen dazu beitragen, den Prozess zu straffen. Stellen Sie sicher, dass alle an der Genehmigung beteiligten Parteien den Vertrag mit Fristen erhalten. Es ist auch hilfreich, diese digital zu übermitteln, um Zeit zu sparen und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
Prüfen Sie die Vertragserfüllung und -einhaltung
Sobald ein Vertrag unterzeichnet und in Kraft ist, sollten Sie die Leistung mit allen beteiligten Parteien verfolgen und überprüfen. Holen Sie regelmäßig Feedback von Kunden, Lieferanten und Teammitgliedern ein, um zu ermitteln, was funktioniert und was verbessert werden kann. Die Überprüfung der Einhaltung des Vertrags trägt außerdem dazu bei, die Einhaltung der Fristen zu gewährleisten und die Qualitätskontrolle zu verbessern.
Führen Sie in Ihrem Unternehmen ein Compliance-Programm ein
Sprechen Sie mit internen und externen Stakeholdern über die Bedeutung der Compliance. Veranstalten Sie als Unternehmen Compliance-Programme oder -Sitzungen, indem Sie Personen, die sich mit dem Thema auskennen, ermitteln und einladen, mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten darüber zu sprechen. Diese Veranstaltungen können dazu beitragen, die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verdeutlichen und einige der besten Praktiken zur Einhaltung von Verträgen zu vermitteln.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einhaltung von Verträgen mit einem exzellenten Vertragsmanagement Hand in Hand geht. Für ein Unternehmen ist es wichtig, die Bedeutung der Vertragstreue gegenüber internen und externen Stakeholdern zu kommunizieren.
Stellen Sie sicher, dass bewährte Verfahren wie Vertragsvorlagen, Genehmigungsabläufe und eine konsequente Überprüfung der Vertragseinhaltung in Ihrem Unternehmen befolgt werden. Die Umsetzung dieser Schritte zusammen mit einem Compliance-Programm im Unternehmen kann dazu beitragen, die ordnungsgemäße Einhaltung des CLM zu gewährleisten.
