Dietro ogni azienda di successo c’è una solida strategia di Contract Management.
I contratti definiscono i ricavi, influenzano le decisioni aziendali e comportano obblighi di conformità. Tuttavia, sebbene molte organizzazioni riconoscano l’importanza di una gestione contrattuale strutturata, alcune non hanno ancora piena visibilità sui costi dei propri contratti.
Ancora peggio, molte non si rendono conto del potenziale di risparmio che una gestione più efficiente potrebbe generare.
Queste spese non compaiono sempre in una singola voce di bilancio: spesso si nascondono dietro inefficienze, ritardi o opportunità mancate.
Comprendere dove la gestione contrattuale consuma risorse è il primo passo per ridurre i costi.
Per smettere di lavorare su stime approssimative, i team legali devono concentrarsi sul ritorno sull’investimento (ROI)che una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) può offrire.
1. Attività di routine che consumano tempo di alto valore
I team legali dedicano una parte significativa del proprio tempo a compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto, come la riscrittura di clausole standard, il tracciamento delle approvazioni o la ricerca di contratti passati.
Questo lavoro di routine offre poco valore strategico ma assorbe molte risorse: in media, il 20% del tempo di un senior counsel.
Facciamo un esempio: se il costo orario di un senior counsel è di 120 €, quel 20% di tempo perso equivale a circa 48.000 € l’anno per avvocato, spesi in attività manuali.
Esteso a un intero dipartimento legale, l’impatto può facilmente raggiungere cifre a sei zeri.
Essere consapevoli di questi numeri aiuta a capire dove concentrare gli sforzi per ridurre i costi contrattuali.
Implementare una soluzione CLM può liberare tempo per attività a maggior impatto, riducendo al contempo costi e inefficienze operative.
2. Costi esterni non monitorati
I team legali interni sono spesso molto richiesti e lavorano con più unità aziendali.
In un contesto di risorse limitate ma carichi di lavoro costanti, esternalizzare parte delle attività legali può essere una scelta strategica.
Il problema non è l’outsourcing in sé, ma la mancanza di controllo sui costi effettivi.
Il 2023 ACC Law Department Management Benchmarking Report mostra che le aziende destinano circa il 52% dei loro budget legali a consulenti interni e il 48% a servizi esterni, come studi legali o fornitori alternativi di servizi legali.
Nonostante questa ripartizione quasi paritaria, molti dipartimenti legali non sanno se la spesa esterna produce ritorni misurabili. Lo dimostrano i numeri: Il 79% dei team interni riferisce di essere sotto pressione per ridurre i costi dei consulenti esterni, ma il 57% ammette di non tracciare o quantificare i risparmi ottenuti.
Questo mix di scarsa visibilità e spesa elevata crea una vera e propria area cieca.
Senza dati precisi su quali attività vengono esternalizzate e con quale frequenza, è impossibile valutare se tali costi siano realmente giustificati.
La soluzione?
Confrontare il ROI del lavoro esterno con quello automatizzato internamente.
Questo approccio permette di costruire un business case solido per l’adozione di strumenti come il CLM, che aiutano i team legali a mantenere il controllo sui contratti invece di esternalizzare attività che possono essere automatizzate.
3. Perdita di ricavi e opportunità mancate
Il “value leakage” non riguarda solo i budget legali.
Può verificarsi anche quando ritardi contrattuali o una gestione inefficace rallentano la generazione di ricavi.
Accordi bloccati nei cicli di approvazione, rinnovi dimenticati o obblighi trascurati hanno un impatto finanziario misurabile.
Una ricerca di McKinsey ha rilevato che pratiche contrattuali inefficaci e una gestione debole possono causare un’erosione del valore pari a circa il 9% dei ricavi annuali delle organizzazioni.
Un dato notevole, soprattutto considerando che i contratti influenzano direttamente come e quando i ricavi vengono riconosciuti.
Migliorare i tempi di approvazione e monitorare in modo proattivo le obbligazioni riduce i costi e accelera il passaggio dalla firma all’incasso.
La mancanza di visibilità, invece, porta a una compliance reattiva anziché preventiva, con il rischio di sanzioni o perdita di tempo durante gli audit.
Centralizzare i dati contrattuali in un’unica piattaforma CLM consente ai team legali e di compliance di intervenire prima che vengano superate scadenze o obblighi.
È una strategia spesso sottovalutata, ma estremamente efficace per migliorare il risparmio sui costi contrattuali.
Inizia dalle basi: comprendi il tuo ROI potenziale
Anche nei dipartimenti legali più moderni, molte organizzazioni non sanno rispondere a una domanda fondamentale:
Quanto ci costano davvero i nostri contratti?
Questo limite è in parte culturale, poiché il lavoro legale non è sempre stato misurato in termini economici.
Oggi, tuttavia, è indispensabile adottare questa prospettiva.
Una chiara visione del ROI consente di:
- individuare le maggiori opportunità di risparmio;
- giustificare nuovi investimenti;
- rafforzare la collaborazione tra area legale e business.
Trasforma la frustrazione aneddotica (“i contratti richiedono troppo tempo”) in un dato concreto e misurabile (“ogni settimana di ritardo costa €X di mancati ricavi”).
Conosci i tuoi numeri
Ridurre i costi contrattuali non significa solo tagliare il budget, ma allocare le risorse dove generano più valore.
Automatizzare le attività a basso valore, consolidare la spesa per consulenze esterne e migliorare la visibilità interna consente di risparmiare tempo e denaro in modo misurabile.
E il primo passo è semplice: calcolare il ROI dei tuoi contratti.
Con strumenti come il ROI Calculator di DiliTrust, è possibile quantificare il valore generato da una gestione più intelligente dei contratti.
Una volta ottenuta questa visione, le porte si aprono verso il futuro del Contract Management.
