Introduzione
I contratti sono il motore del mondo aziendale: incidono direttamente sui ricavi, generano obblighi e determinano la salute legale di un’organizzazione. Tuttavia, nonostante la loro importanza, molte aziende non riescono ancora a comprendere appieno quanto i contratti costino realmente. Spesso questi costi si manifestano come perdite di valore o mancate entrate. In questo contesto, la chiave per ottimizzare la gestione contrattuale è capire il ROI (Return on Investment) del proprio sistema di Contract Management.
In questo articolo analizziamo perché conoscere il ROI del Contract Lifecycle Management (CLM) è fondamentale per gestire efficacemente i contratti. Senza questa consapevolezza, è come lavorare al buio.
Quando i contratti sono una scatola nera
Immagina uno scenario comune: fai parte del team legale interno e gestisci centinaia di contratti al mese, collaborando con diverse funzioni aziendali. Hai una visione chiara delle richieste e dei contratti elaborati, ma manca qualcosa.
L’impatto finanziario dei rallentamenti nei processi contrattuali è difficile da misurare. Di conseguenza, individuare i costi e capire come influenzino direttamente gli obiettivi di business diventa complesso. È come una scatola nera: entrano risorse, escono accordi, ma ciò che accade nel mezzo resta opaco.
Nel 2019, uno studio IACCM ha rivelato che solo il 22% delle aziende si sentiva sicuro della propria capacità di gestire e monitorare i contratti. Anche se la situazione può essere migliorata, la sfida principale resta quella dei costi nascosti, spesso perché i team legali associano il “monitoraggio” esclusivamente al tempo, quando invece i suoi effetti si estendono molto oltre.
Dove i costi incidono sul business
I costi del Contract Management possono essere suddivisi in diverse categorie, tutte con un impatto economico concreto sugli obiettivi aziendali:
Tempo
È il fattore più evidente, considerato da ogni team prima, durante e dopo l’implementazione di una soluzione CLM. Il tempo viene speso per revisioni, approvazioni o scambi di comunicazioni. In altre parole, il tempo è denaro.
Ogni ritardo, anche minimo, può generare perdite di ricavi o ritardare il riconoscimento dei ricavi alla firma del contratto.
Risorse umane
Ogni contratto coinvolge più persone: team legale, acquisti, finanza, vendite e, talvolta, consulenti esterni. Troppo spesso, attività di scarso valore occupano tempo e risorse di alto livello, a causa di una scarsa automazione e visibilità limitata. Anche l’esternalizzazione può risultare costosa.
Ogni ora spesa da un consulente esterno per compiti ripetitivi o da un dirigente su attività amministrative rappresenta un costo evitabile.
Sanzioni legali
Obblighi mancati, clausole di rinnovo ignorate o lacune di conformità possono comportare sanzioni economiche, contenziosi o multe regolamentari.
Oltre all’impatto diretto sui profitti, queste situazioni possono anche danneggiare la reputazione aziendale, limitando opportunità future.
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Più dei risparmi: un vantaggio competitivo
Conoscere il ROI dei propri contratti non serve solo a migliorare l’efficienza interna, ma anche a ottenere un vantaggio competitivo.
Le aziende che conoscono i propri costi possono ottimizzare i processi, ridurre i tempi di approvazione e gestire meglio i consulenti esterni. Inoltre, poiché i team legali sono spesso percepiti come centri di costo, dimostrare il valore del CLM aiuta a rafforzare il ruolo strategico della funzione legale e a giustificare l’investimento in soluzioni digitali.
Al contrario, le organizzazioni che non sanno quantificare il ROI faticano a dimostrare il proprio valore e rischiano di rimanere indietro in termini di agilità e velocità decisionale.
Trasforma la percezione in risultati concreti
MMolti General Counsel o responsabili delle operazioni legali sospettano che la gestione dei contratti richieda troppo tempo e risorse. Tuttavia, le percezioni non bastano per convincere il top management: servono dati concreti.
Conoscere il ROI dei contratti significa trasformare le ipotesi in numeri reali. Ad esempio:
- “Perdiamo X giorni nei cicli di approvazione, con una perdita di Y in ricavi.”
- “Automatizzare le NDA permette di risparmiare Z ore al mese, liberando il team legale per attività strategiche.”
Quando si porta il ROI in numeri, la conversazione cambia prospettiva: non si parla più di inefficienze, ma di intelligence aziendale. Si mostra quanto si perde e quanto si può recuperare.
Dai visibilità ai tuoi contratti
Gestire contratti senza una visione chiara del ROI significa procedere senza direzione. Potresti portare avanti le attività, ma senza sapere se stai spendendo troppo o esponendo l’azienda a rischi evitabili.
Il primo passo verso il controllo è la chiarezza: comprendere dove si nascondono tempo, denaro e rischio all’interno dei contratti.
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