Neuanfänge bieten großartige Möglichkeiten für alles, was neu ist: Werkzeuge, Prozesse, Strategien… Als dieses in den USA ansässige Finanzdienstleistungsunternehmen für die Altersvorsorge nach einer Reihe von Übernahmen unabhängig wurde, hat es genau das getan. Da sich die Aufgabe des Unternehmens auf die Unterstützung amerikanischer Privatpersonen bei der Altersvorsorge konzentrierte, machte sich das neu gebildete Rechtsteam daran, sinnvolle Verbesserungen vorzunehmen.

CASE STUDY – VERTRAGSMANAGEMENT

Transformation einer Rechtsabteilung im Bereich Altersvorsorge-Finanzdienstleistungen

Wie ein führendes italienisches Pharmaunternehmen Vertragsprozesse im Rechtsbereich vereinheitlichte und so globale Teams mit Transparenz, Kontrolle und Geschwindigkeit unterstützte.

Ottakringer Getränke AG

AUF EINEN BLICK

Herausforderungen

  • Keine zentralisierte Vertragsablage
  • Inkonsistente Vorlagen erzeugen Risiken
  • Mangelnde Transparenz und Kontrolle der Vertragsprozesse
  • Schlechte teamübergreifende internationale Zusammenarbeit

Ergebnisse

  • Einbindung von 700 Benutzern in eine zentralisierte, durchsuchbare CLM-Plattform
  • Standardisierte Vorlagen verringern das rechtliche Risiko
  • Rollenbasierte Workflows für die Zusammenarbeit in Echtzeit
  • Rechtsaufsicht zur Zeitersparnis und Beschleunigung der Vertragsabwicklung

Verwendete Produkte

Matter Management

EINLEITUNG

Effizienz und Kontrolle sind für jedes Unternehmen eine Selbstverständlichkeit, aber in der Pharmaindustrie ist die Belastung noch höher. Für einen der führenden italienischen Pharmakonzerne, der mit Tausenden von Mitarbeitern auf globalen Märkten tätig ist, führte das fragmentierte Vertragsmanagement zu Risiken, Verwirrung und kostspieligen Verzögerungen. Obwohl die Rechtsabteilung bereits in digitale Tools investiert hatte, wusste es, dass es ohne ein einheitliches Vertragssystem das angestrebte Spitzenniveau nicht erreichen würde.

DIE HERAUSFORDERUNG

Ein wachsender Weltmarktführer mit Wachstumsschmerzen

Der weltweit führende Pharmakonzern, der zu den elf größten Unternehmen Italiens gehört und an der italienischen Börse notiert ist, war schon seit langem auf dem Weg, seine juristischen Abläufe zu digitalisieren. Obwohl das Unternehmen bereits Board Portal und Legal Entity Management Tools einsetzte, blieb das Problem der Vertragsverwaltung ungelöst. Der italienische Leiter der Rechtsabteilung wies auf mehrere Probleme hin:

  • Die Verträge waren über verschiedene Abteilungen und Systeme verstreut, ohne dass es eine zentrale Ablage gab.
  • Die Teams konnten nicht auf die richtigen Versionen von Dokumenten zugreifen, was zu Verwirrung und Compliance-Risiken führte.
  • Es gab keine standardisierten Vorlagen, und jede Geschäftseinheit arbeitete anders. Dies erhöhte das rechtliche Risiko und verlangsamte die Vertragsabwicklung.

Das Unternehmen war der Verzögerungen, der vergeblichen Bemühungen und des mangelnden Vertrauens in die Rechtsabteilung seitens anderer Geschäftsbereiche überdrüssig. Nachdem das Unternehmen monatelang nach der richtigen Lösung gesucht hatte, war es bereit zu handeln.

DIE LÖSUNG

Schaffung einer Grundlage für konsistente, kontrollierte Zusammenarbeit

Um die Herausforderungen zu bewältigen, implementierte das Unternehmen die CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management) von DiliTrust und führte sie im Rahmen eines mehrstufigen Onboarding-Projekts bei 700 Benutzern ein. Die Rechtsabteilung verfügte nun über die Instrumente, um Veränderungen zu leiten, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Ein einheitlicher Vertragsspeicher, der in natürlicher Sprache durchsucht werden kann und in dem die Verträge nach Ländern und Geschäftsbereichen geordnet sind

Rollenbasierter Zugriff und automatisierte Arbeitsabläufe, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen und gleichzeitig den Überblick bewahren

Eine globale Klausel- und Vorlagenbibliothek, die für jede Entity oder Region lokalisiert wird, um sicherzustellen, dass alle mit der gleichen konformen Basis arbeiten

Was sich einst wie Chaos anfühlte, wurde zu einem reibungslosen und geführten Prozess. Das führende Pharmaunternehmen entschied sich für DiliTrust vor allem wegen seiner starken KI-Roadmap und seiner Fähigkeiten sowie wegen des lokalen Supports und des persönlichen Engagements. Dieser Aspekt war entscheidend für den Erfolg des Unternehmens bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements.

DIE ERGEBNISSE

Mehr Kontrolle, weniger Risiko und mehr Zeit für sich selbst

  • Signifikante Risikominderung durch standardisierte Vorlagen
  • Autonomie für andere Geschäftsbereiche, um konforme Verträge einzuführen
  • Kein Mikromanagement mehr dank der Echtzeitüberwachung
  • Wegfall des manueller Vertragserstellung und dem aufwendigen Suchen von Verträgen, wodurch Zeit für strategische Arbeit gewonnen wird

Die Umstellung lieferte sowohl für die Rechtsabteilung als auch für das Unternehmen beeindruckende Ergebnisse. Der erfolgreiche Use Case zeigt, wie ein globales Unternehmen fragmentierte Vertragspraktiken in einen rationalisierten, sicheren und skalierbaren Rechtsbetrieb umwandeln kann. Der Schlüssel liegt darin, so viel wie möglich zu standardisieren, um Verzögerungen zu reduzieren, die Governance aufrechtzuerhalten und Teams zu befähigen, anstatt sie zu blockieren. DiliTrust lieferte ein starkes Fundament, auf dem das führende Pharmaunternehmen aufbauen konnte, um seine Ziele zu erreichen.

Seit unsere Teams mit einer Plattform als Single Source of Truth arbeiten, verbringt die Rechtsabteilung weniger Zeit mit der Nachverfolgung von Verträgen und kann sich stärker auf die Unterstützung des Geschäfts konzentrieren. DiliTrust hat Klarheit geschaffen, wo zuvor Unklarheit herrschte.

Leiter der Rechtsabteilung in Italien

Erfahren Sie mehr darüber, was DiliTrust für Sie tun kann, ob es um die Beschleunigung von Prozessen, Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder all das oben Genannte geht.

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