CASE STUDY – DILITRUST SUITE
Ein führendes deutsches Baumarktunternehmen setzt auf rechtliche Transformation
Eine mutige rechtliche Digitalisierung, initiiert vom General Counsel, umgesetzt von einer starken Rechtsabteilung. Die Erfolgsgeschichte eines der größten deutschen Baumärkte.
AUF EINEN BLICK
EINLEITUNG
Wie kann ein führender Baumarktbetreiber mit über 500 Filialen und 100 Gesellschaften seine rechtlichen Prozesse effektiv steuern? In dieser Größenordnung stand der deutsche Händler vor erheblichen Herausforderungen – insbesondere im Matter Management –, verursacht durch fragmentierte Informationen und mangelnde Abstimmung. Die umfangreiche, international aufgestellte Rechtsabteilung mit mehr als 50 Juristinnen und Juristen aus unterschiedlichen Fachgebieten arbeitete bislang in organisatorischen Silos, jeder Bereich für sich, ohne übergreifende Struktur.
Neben den üblichen rechtlichen Themen eines Großunternehmens befasst sich die Rechtsabteilung auch mit einer Vielzahl branchenspezifischer Fragestellungen – von Lieferantenstreitigkeiten über Markenschutz bis hin zu Kundenklagen im Zusammenhang mit Vorfällen in den Filialen.
Zum Glück hatte die Rechtsabteilung einen klaren Plan. In diesem Fall war es der Group Counsel, der eine Digitalisierungsinitiative ins Leben rief, mit dem Ziel, Effizienz und Struktur in die juristische Arbeit zu bringen und dem Team mehr Sicherheit im Alltag zu geben. Als treibende Kraft und Hauptbotschafter des Projekts verfolgte der Group Counsel ein zentrales Ziel: Transparenz. Er wollte jederzeit wissen, wo die Dinge stehen und was im gesamten Unternehmen gerade passiert.
DIE HERAUSFORDERUNG
Begrenzte Tools, die zu Kostenineffizienzen beitragen
Die Rechts- und Finanzteams hatten mit unstrukturierten Daten zu kämpfen – sei es im Matter Management, bei Board Meetings oder im Entity Management. Vor der Einführung von DiliTrust wurden juristische Aktivitäten mit nicht vernetzten Tools verfolgt, während die Entity-Daten auf einer veralteten Lösung beruhten, die den sich wandelnden Anforderungen nicht mehr gerecht wurde.
Angesichts dieser Herausforderungen initiierte der General Counsel eine interne Digitalisierungsinitiative, um die wiederkehrenden Pain Points der Rechtsabteilung zu beseitigen. Neben der Schließung operativer Lücken sollte die neue Lösung auch den Anforderungen der gesamten Organisation gerecht werden, mit einer modernen Benutzeroberfläche und nahtlosen Integrationen in bestehende G-Suite-Tools. Der General Counsel spielte dabei eine aktive Rolle und befähigte die Teammitglieder, die verfügbaren Lösungen selbst zu evaluieren und die passendste Option für ihre Bedürfnisse zu wählen.
DIE LÖSUNG
Eine zentrale Lösung zur Vereinheitlichung der Rechtsabteilung
Der deutsche Einzelhändler entschied sich schließlich für DiliTrust, um Legal Entities, Matters und Boards auf einer einzigen Plattform zu verwalten. Die Entscheidung wurde maßgeblich davon beeinflusst, dass sich mit einem einzigen Anbieter gleich drei zentrale Herausforderungen lösen ließen, für einen reibungsloseren Informationsfluss und eine stärkere Vernetzung. Zudem erfüllte die DiliTrust Suite die Integrationsanforderungen des Unternehmens und überzeugte mit einem ansprechenden, benutzerfreundlichen Backoffice. All diese Faktoren machten die Entscheidung eindeutig. DiliTrust bot:
Eine vollständig integrierte Matter-Management-Lösung, die Zusammenarbeit auch bei Abwesenheiten ermöglicht und es anderen erlaubt, Fälle problemlos zu übernehmen.
Ein zentrales Tool, mit dem sich rechtliche Vorgänge samt zugehöriger Dokumentation einfach einsehen, durchsuchen und nachverfolgen lassen.
Flexible Anpassungen wurden gezielt dort umgesetzt, wo sie gebraucht wurden, etwa bei unternehmensspezifischen Feldern wie internen Filialnummern.
Eine Gmail-Suite-Integration, die es ermöglicht, E-Mails direkt mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen und so die Verwaltung der gesamten Korrespondenz deutlich zu vereinfachen.
Mit DiliTrust arbeiten die Rechtsabteilungen nicht länger in organisatorische Silos. Die Zentralisierung hat das Matter Management deutlich verbessert, da nun alle Beteiligten über die integrierte Suchfunktion schnell und einfach auf Informationen zugreifen können. Besonders wertvoll ist das für den General Counsel, der heute innerhalb weniger Sekunden gezielte Informationen abrufen kann, eine Aufgabe, die im alten System noch zeitaufwändige manuelle Recherchen erforderte.
DIE ERGEBNISSE
Intelligentere juristische Arbeitsabläufe mit messbarem Mehrwert
Was als Top-down-Initiative begann, ist heute gelebter Alltag. Dank einer frühen, hohen Akzeptanz und einer zunehmend starken internen Abstimmung ist der deutsche Einzelhändler bestens aufgestellt, den Einsatz von DiliTrust weiter auszubauen, im Einklang mit den sich wandelnden Anforderungen. Durch die Einbindung intelligenter Technologien in den täglichen Arbeitsablauf kann die Rechtsabteilung nun effizienter und schneller arbeiten und dabei die hohe Qualität und Präzision bewahren, die ihre Arbeit auszeichnet.
Wir haben gerade erst mit DiliTrust gestartet, aber wir sehen, dass das Potenzial immens ist. Wir sehen keinen Zweifel darin, dass die Ergebnisse schon bald folgen werden.
Group Counsel
Durch die Partnerschaft mit DiliTrust hat der Einzelhändler einen neuen Standard für rechtliche Effizienz und Zusammenarbeit gesetzt und bewiesen, was mit der richtigen Lösung möglich ist.