ÉTUDE DE CAS CLIENT – MATTER MANAGEMENT
La transformation d’une équipe juridique dans les services financiers pour la retraite
Comment un département juridique a digitalisé et rationalisé ses opérations dans un secteur fortement réglementé, aboutissant à 50 % de réduction des coûts.
EN BREF
INTRODUCTION
Les nouveaux départs sont l’occasion idéale d’adopter de nouveaux outils, processus et stratégies. Lorsque cette société américaine de services financiers pour la retraite est devenue indépendante après une série d’acquisitions, c’est exactement ce qu’elle a entrepris. Alors que sa mission évoluait pour aider les Américains à préparer une retraite sereine, la nouvelle équipe juridique a décidé de mettre en place des améliorations significatives.
Apportant leurs meilleures pratiques et leur expertise, le General Counsel et la Vice-Présidente adjointe (Assistant Vice President) des opérations juridiques avaient pour objectif d’optimiser les processus. Ils cherchaient également à accélérer les délais et à réduire les coûts chaque fois que cela était possible.
CHALLENGE
Des processus obsolètes freinant l’efficacité et les économies potentielles
Dès son arrivée, la Vice-Présidente adjointe des opérations juridiques, mandatée par le General Counsel, a analysé pourquoi le système en place ne fonctionnait pas. Son diagnostic a révélé plusieurs problèmes majeurs :
Cette société financière devait trouver un moyen sûr d’accélérer ses processus tout en favorisant l’adoption par les utilisateurs. L’équipe juridique interne manquait des outils et de la visibilité nécessaires pour soutenir un département performant. Le constat était clair : une solution plus agile et mieux adaptée était indispensable. La Vice-Présidente adjointe a porté le projet, qui a abouti à une solution satisfaisante.
SOLUTION
Une plateforme de Matter Management intuitive et orientée données
Après une recherche approfondie de la meilleure solution disponible, la Vice-Présidente adjointe a proposé la solution Matter Management de DiliTrust Matter Management à son équipe. L’organisation recherchait non seulement un outil solide et sécurisé, mais aussi capable de s’adapter à ses workflows existants. Elle avait également défini une liste précise de fonctionnalités et d’objectifs à atteindre. Après évaluation des différentes options du marché, le choix s’est porté sur DiliTrust Matter Management. Cela a permis d’obtenir :
Des workflows et configurations personnalisés, faciles à mettre en place et à déployer.
Un outil collaboratif permettant une revue inter-départements des factures, évitant que le service juridique soit perçu comme un point de blocage.
Une meilleure visibilité sur l’applicabilité des assurances, les indicateurs de diversité fournisseurs (par ex. LCLD, Mansfield Rule) et les problèmes de qualité des données.
Cela a permis au département juridique d’innover bien au-delà des attentes, en intégrant au système des tâches autrefois isolées comme le suivi des assurances, ou encore en ajoutant des champs de suivi DEI (Diversité, Équité et Inclusion) dans les dossiers. De plus, la mise en œuvre s’est déroulée sans difficulté et a inclus la migration des données historiques et du détail des lignes de factures, au lieu de simples données résumées. Un véritable changement, là où la plupart des prestataires limitaient les migrations à des données de synthèse.
RÉSULTATS
Réduction du temps de traitement, des coûts et meilleure collaboration
Globalement, la mise en œuvre de la solution Matter Management de DiliTrust a permis de transformer les processus. Désormais, les équipes de cette société de services financiers pour la retraite n’ont plus besoin de contourner le système ou d’effectuer des tâches manuelles. Les problèmes peuvent être anticipés et résolus avant même de survenir, grâce aux informations fournies en temps réel par la solution.
La collaboration entre DiliTrust et l’organisation financière a rendu le travail quotidien beaucoup plus fluide. Et le meilleur ? Le département contentieux est devenu un véritable ambassadeur de l’outil, ce qui a entraîné un fort taux d’adoption.
Désormais, les factures sont automatiquement envoyées aux réviseurs. Le processus de revue par les cabinets externes prend deux fois moins de temps. Nous sommes passés de plusieurs mois et des milliers d’e-mails à seulement quelques jours, ce qui a considérablement facilité notre travail.
Vice-Présidente adjointe des opérations juridiques
Découvrez ce que la suite DiliTrust peut faire pour vous, que ce soit pour accélérer vos processus, gagner en efficacité, réaliser des économies de coûts — ou tout cela à la fois.