Mandatierungsschreiben sind ein entscheidendes Element für eine ordnungsgemäße Vertragsverwaltung. Dennoch wird ihnen nicht die ganze Aufmerksamkeit zuteil, die sie verdienen.
Wichtige Einblicke
- Die Zentralisierung von Mandatierungsschreiben kann das Vertragsmanagement im Allgemeinen verbessern
- Ein klarer Überblick über die Mandatierungsschreiben minimiert rechtliche Risiken und Compliance-Fehler
- Tools wie Matter-Management-Plattformen sind eine gute Lösung für die Verwaltung von Mandatierungsschreiben.
Verträge werden in der Regel als die letzte verbindliche Vereinbarung im Geschäftsleben angesehen. Mandatierungsschreiben haben jedoch das gleiche Gewicht.
In der Regel werden Mandatierungsschreiben als verfahrenstechnische Notwendigkeiten behandelt. Da Rechtsabteilungen jedoch zunehmend unter Zeitdruck stehen, verdienen diese grundlegenden Vereinbarungen eine genauere Betrachtung. Mandatierungsschreiben sind verbindliche Vereinbarungen, deren Einhaltung erforderlich ist, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Sie sind ein wesentliches Instrument für die Ausrichtung, Rechenschaftspflicht und strategische Kontrolle bei der Verwaltung externer Rechtsberater.
Die Frage ist nun, wie können Rechtsabteilungen diese wichtigen Dokumente besser handhaben, um den Geschäftsbetrieb zu verbessern?
Warum Mandatierungsschreiben wichtiger sind, als Sie denken
Für Rechtsabteilungen gibt es kein wirklich „unnützes“ Rechtsdokument, aber wie bereits erwähnt, neigen Mandatierungsschreiben dazu, erledigt und schnell vergessen zu werden. Die Realität ist, dass diese Vereinbarungen mächtiger sind, als manche denken.
Eine Grundlage für die Rechenschaftspflicht
In ihrem Kern formalisieren Mandatsschreiben die Bedingungen der Zusammenarbeit zwischen internen Rechtsabteilungen und externen Parteien. Nehmen wir das Beispiel eines juristischen Teams eines Unternehmens und eines externen Anwalts. Sie legen nicht nur den Umfang, die Preise, die Ergebnisse und die Verantwortlichkeiten fest, sondern bieten auch einen Rahmen:
Wenn sie gut gemacht sind, geben Mandatierungsschreiben den Ton für die künftige Rechtsbeziehung zwischen zwei Parteien an. Stellen Sie sich eine Rechtsabteilung vor, die einen externen Rechtsbeistand für einen Streitfall sucht. Mit einem gut formulierten Mandatierungsschreiben vermeidet das Unternehmen zweideutige Formulierungen und setzt klare Erwartungen an den externen Rechtsberater.
Häufige Lücken im derzeitigen Management von Mandatierungsschreiben
Viele Rechtsabteilungen haben aufgrund fragmentierter Datenquellen und Dokumentenspeicherung Probleme mit der Verwaltung von Mandatierungsschreiben.
Mandatierungsschreiben neigen dazu, in unzusammenhängenden Systemen zu leben, so wie es auch bei Verträgen der Fall ist. Die Ablage solch wertvoller Dokumente auf persönlichen Laufwerken oder in E-Mail-Threads ist riskant und ineffizient. Außerdem erschwert die fehlende Zentralisierung die Überprüfung und Genehmigung…
Insgesamt führt eine Lücke zur nächsten, und das Ergebnis ist eine geschwächte Fähigkeit zur Überwachung von Risiken, zum Auffinden von Dokumenten und sogar zur Vorbereitung künftiger Verträge mit externen Anwälten.
Standardisierung ist der Schlüssel
Schaffung von Konsistenz durch strukturierte Vorlagen
Eine der einfachsten und zugleich effektivsten Möglichkeiten, die Praxis der Mandatierungsschreiben zu verbessern, ist (Trommelwirbel) die Standardisierung. Das ist keine Überraschung, und doch tun sich einige Unternehmen schwer damit, sie umzusetzen.
Die Wahrheit ist, dass vorab genehmigte Vorlagen, insbesondere solche, die interne Richtlinien zur Rechnungsstellung, Vertraulichkeit oder gerichtsspezifische Klauseln widerspiegeln, sicherstellen, dass jede Beziehung zu einem externen Berater auf einer soliden, rechtskonformen Grundlage beginnt.
Vorlagen verkürzen auch die Entwurfszeit und helfen den Teams, das Rad nicht bei jedem neuen Auftrag neu zu erfinden. Einige Unternehmen befürchten, dass die Standardisierung zu einem Hindernis wird, aber wenn es richtig gemacht wird, können die Rechtsabteilungen immer noch einen gewissen Spielraum für Interpretationen lassen.
Letztlich können alle Personen, die mit Mandatierungsschreiben zu tun haben, diese selbstbewusst handhaben. Unabhängig von der Dienstaltersstufe kann jeder die Dokumente mit ruhigem Gewissen verwalten.
Zentrale Überwachung und Echtzeit-Transparenz
Neben einheitlichen Vorlagen benötigen die Rechtsabteilungen einen klaren Überblick über die Mandatierungsschreiben in Echtzeit. Bei der Verwaltung von externen Beratern beispielsweise liegen die Vorteile auf der Hand.
Benutzer, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen, können auf einfache Weise Dokumente über Regionen oder Praxisbereiche hinweg abrufen, wichtige Informationen wie Verlängerungen und Gebührenobergrenzen verfolgen und die Versionskontrolle von Mandatierungsschreiben beibehalten.
Ein weiterer wichtiger Vorteil, der oft übersehen wird, ist die Sicherheit. Mit einem sicheren System und einem rollenbasierten Zugang können nur die richtigen Personen Informationen austauschen, was die Unternehmensrisiken verringert .
Diese Art der Überwachung stärkt nicht nur die Governance, sondern unterstützt auch umfassendere Strategien für den Rechtsbetrieb, wie z. B. Kostenprognosen oder Leistungsüberprüfungen, indem sie Daten über externe Berater sichtbar und umsetzbar macht.
Mandatierungsschreiben und Enterprise Legal Management
Verpflichtungen mit dem Gesamtbild verknüpfen
Die Verknüpfung der Punkte ist entscheidend für ein besseres Rechtsmanagement im Unternehmen. Vorausschauende Organisationen werden am meisten tun, um relevante Dokumentation über die verwendeten Plattformen hinweg zu verknüpfen, und Tools zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten sind ein gutes Beispiel dafür.
Die direkte Verknüpfung von Mandatierungsschreiben mit Rechtsangelegenheiten liefert den Teams, die Fälle bearbeiten, viele wichtige Informationen. So können die Teams beispielsweise den Kontext, die beteiligten externen Anwälte, potenzielle Risiken oder frühere Probleme verstehen…
Die Zentralisierung dieser Informationen hilft den Compliance-Teams auch, Konflikte zu erkennen oder die kumulierten Rechtsausgaben pro externem Berater und Angelegenheit zu überprüfen. Dies wäre in einer dezentralen Struktur nahezu unmöglich.
Teamübergreifende Zusammenarbeit möglich machen
Finanz-, Compliance- und Betriebsteams haben alle ein Interesse daran, wie externe Anwälte beauftragt werden. Indem sie Mandatierungsschreiben in eine kontrollierte, gemeinsame Umgebung stellen, können Unternehmen die
funktionsübergreifende Zusammenarbeit.
Durch rollenbasierten Zugriff wird sichergestellt, dass die richtigen Personen Dokumente anzeigen, bearbeiten oder genehmigen können, während gleichzeitig ein klarer Prüfpfad erhalten bleibt. Dies unterstützt nicht nur reibungslosere Arbeitsabläufe, sondern reduziert auch Engpässe und redundante Kommunikation.
Ein kluger Ansatz für die Beziehungen zu externen Anwälten
Bei Gesprächen über die Umgestaltung des Rechtswesens geht es oft um fortschrittliche Technologien oder Datenanalyse. Aber manchmal beginnt es mit besseren Grundlagen. Indem Rechtsabteilungen den Beauftragten die Struktur, die Sichtbarkeit und die zentrale Rolle geben, die sie verdienen, können sie ihre Aktivitäten im Bereich des externen Rechtsbeistands verbessern.
Letztlich führt dies zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, aber es geht noch viel weiter. Der Aufbau einer Rechtsfunktion, die mit Klarheit und Kontrolle arbeitet, kann dem gesamten Unternehmen nur gut tun.
