Le nuove fasi di crescita rappresentano un’opportunità ideale per rinnovare strumenti, processi e strategie. È ciò che ha fatto questa società statunitense di servizi finanziari previdenziali che, dopo una serie di acquisizioni, è diventata indipendente. Con la missione di aiutare i cittadini americani a costruire una pensione solida, il nuovo dipartimento legale si è posto un obiettivo chiaro: migliorare in modo significativo l’efficienza e ridurre i costi.

CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT

Trasformazione del team legale di una società di servizi finanziari previdenziali

Un dipartimento legale ha digitalizzato e semplificato le proprie operazioni in un settore altamente regolamentato, ottenendo una riduzione dei costi operativi del 50%.

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PANORAMICA

Sfide

  • La soluzione precedente era costosa e difficile da usare
  • I cambiamenti complessi al sistema ne hanno limitato l’adozione (il 25% delle fatture veniva ancora gestito manualmente)
  • Impossibilità di estrarre dati rilevanti, con conseguente scarso valore percepito dello strumento
  • Le richieste di personalizzazione erano lente e macchinose, ostacolando l’agilità

Risultati

  • Riduzione dei costi operativi di oltre il 50%
  • Implementazione di oltre 6 miglioramenti nei processi dipartimentali
  • Maggiore conformità e standardizzazione dei processi, con eliminazione di workaround manuali
  • Riduzione dei tempi di revisione delle fatture dei consulenti esterni da mesi a pochi giorni

Soluzione adottata

Matter Management di DiliTrust

INTRODUZIONE

Ogni nuovo inizio porta con sé opportunità di miglioramento: nuovi strumenti, processi più agili e strategie innovative. È quello che ha fatto questa società statunitense di servizi finanziari previdenziali quando, dopo una serie di acquisizioni, ha intrapreso un percorso indipendente.

Con la volontà di aiutare i cittadini americani a costruire un futuro pensionistico sicuro, il dipartimento legale ha avviato una trasformazione per ottimizzare i processi, aumentare la velocità e ridurre i costi. Grazie alle competenze del General Counsel e dell’Assistant Vice President of Legal Operations, l’organizzazione ha intrapreso un cambiamento radicale, scegliendo DiliTrust come partner.

LA SFIDA

Processi obsoleti che limitavano efficienza e risparmi

Con l’ingresso della nuova Assistant VP of Legal Operations, un’analisi approfondita ha messo in evidenza criticità importanti:

  • Soluzione costosa e poco intuitiva
  • Complessità delle modifiche al sistema, con adozione limitata (25% delle fatture ancora manuali)
  • Impossibilità di estrarre dati utili e dettagliati, con conseguente riduzione del valore percepito
  • Sistemi legacy di matter management ed e-billing non più adeguati, con personalizzazioni lente e complicate

Era evidente la necessità di una soluzione più agile, intuitiva e scalabile, capace di accelerare i processi e favorire un’adozione più ampia da parte degli utenti finali.

LA SOLUZIONE

Una piattaforma intuitiva e basata sui dati

Dopo un’analisi delle soluzioni disponibili sul mercato, l’AVP of Legal Operations ha scelto DiliTrust Matter Management. Non solo un sistema solido e sicuro, ma anche uno strumento capace di adattarsi ai workflow esistenti e di offrire funzionalità avanzate.

Con DiliTrust, l’organizzazione ha ottenuto:

Workflow e configurazioni personalizzati, facili da implementare e diffondere in tutta l’organizzazione

Uno strumento collaborativo per la revisione delle fatture tra reparti, eliminando l’approvazione legale come collo di bottiglia

Maggiore visibilità su aspetti critici come assicurazioni, metriche di vendor diversity (es. LCLD, Mansfield Rule) e qualità dei dati

L’implementazione ha consentito al dipartimento legale di integrare attività prima frammentate (come il monitoraggio assicurativo) e di aggiungere campi per il tracciamento DEI nei record. Inoltre, è stata effettuata la migrazione dei dati storici e dei dettagli delle fatture, non solo dei dati aggregati—un vero game changer, dato che la maggior parte dei fornitori non lo offriva.

I RISULTATI

Riduzione dei tempi, dei costi e maggiore collaborazione

Grazie a DiliTrust Matter Management, la società di servizi finanziari previdenziali ha ottenuto:

  • Oltre il 50% di riduzione dei costi operativi
  • Più di 6 miglioramenti dei processi a livello dipartimentale
  • Maggiore conformità e trasparenza dei processi, con eliminazione di workaround manuali
  • Tempi di revisione delle fatture ridotti da mesi a pochi giorni

Oggi i team legali non hanno più bisogno di bypassare sistemi o ricorrere a compiti manuali. Grazie alla visibilità in tempo reale, i problemi possono essere risolti prima ancora che si presentino.

La collaborazione tra DiliTrust e la società ha reso il lavoro quotidiano più semplice ed efficiente, con tassi di adozione della piattaforma molto elevati.

Ora che le fatture vengono inviate automaticamente ai revisori, il processo di revisione dei consulenti esterni richiede la metà del tempo. Siamo passati da mesi e migliaia di email a pochi giorni, rendendo il nostro lavoro molto più semplice

Assistant Vice President of Legal Operations

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