Un’importante multinazionale del settore chimico (oltre 20.000 dipendenti) aveva una visibilità limitata sulle proprie spese legali. Poiché i team legali vengono spesso considerati solo come centri di costo, la direzione legale ha deciso che era il momento di cambiare. La priorità era ottenere dati chiari e affidabili sulle spese legali e sul ritorno dell’investimento (ROI).

CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT

Dal costo nascosto al pieno controllo

Grazie alla soluzione personalizzata di DiliTrust, l’azienda è riuscita a trasformare la gestione delle spese legali e ad avere finalmente una visione completa e sotto controllo.

Azienda tecnologica e ingegneristica con sede negli Stati Uniti

Ottakringer Getränke AG

PANORAMICA

Sfide

  • Mancanza di visibilità sulle spese legali e sui dati dettagliati delle fatture
  • Revisione e inserimento manuale delle fatture con inefficienze ed errori
  • Assenza di workflow di approvazione che permetteva aumenti non autorizzati delle tariffe legali esterne
  • Difficoltà nel monitorare le spese per pratica, fornitore e variazioni tariffarie

Risultati

  • Piena trasparenza sulle spese legali e sulle tariffe dei consulenti esterni, con notevoli risparmi
  • Report sui costi 100% accurati grazie alla fatturazione centralizzata e all’automazione
  • Gestione integrata delle pratiche e dei legal hold per processi più rapidi ed efficienti
  • Prevenzione degli aumenti tariffari non autorizzati ed eliminazione dei pagamenti fuori sistema

Soluzione adottata

Matter Management di DiliTrust

INTRODUZIONE

Con oltre 150 anni di storia negli Stati Uniti, questa azienda combina scienza e innovazione con un forte impegno verso sostenibilità e trasparenza. Il dipartimento legale condivide la stessa visione, cercando strumenti intelligenti per supportare l’eccellenza operativa.

LA SFIDA

Mancanza di visibilità e trasparenza sulle spese legali

All’arrivo della nuova Deputy General Counsel per il contenzioso, è emerso subito un problema critico: mancava una visione chiara delle spese legali. I team interni faticavano a monitorare i costi, a generare report e a gestire manualmente le fatture. Questo comportava:

  • Spreco di tempo e risorse senza sapere esattamente quanto venisse pagato agli avvocati esterni
  • Scarsa visibilità sui dettagli delle fatture, con voci mancanti e dati incompleti
  • Nessun workflow di approvazione, che consentiva aumenti tariffari non tracciati

Per un’azienda di questo settore era fondamentale adottare un sistema sicuro e flessibile che garantisse approvazioni rapide e la possibilità di tracciare le spese per pratica, fornitore e consulente.

LA SOLUZIONE

Un matter management solido e flessibile

L’organizzazione non solo era alla ricerca di uno strumento solido e sicuro, ma aveva anche bisogno di uno strumento in grado di adattarsi ai flussi di lavoro esistenti. Inoltre, il leader del settore chimico aveva un elenco preciso di funzionalità e obiettivi da raggiungere con la soluzione. Dopo aver valutato il mercato, ha scelto DiliTrust Matter Management e ha raggiunto l’obiettivo:

Visibilità centralizzata sulle spese legali globali, con report automatici e pronti all’uso

Integrazione fluida nei processi esistenti, senza interrompere le attività

Sistema che impedisce aumenti di costi non autorizzati senza l’approvazione interna

Grazie al supporto 24/7 e alla consulenza specializzata di DiliTrust, l’azienda ha adottato rapidamente il nuovo sistema e ha potuto implementare le best practice del settore.

Ad esempio, quando l’azienda ha preso in considerazione la possibilità di modificare alcuni dei suoi processi interni, il team di implementazione di DiliTrust ha consigliato di sfruttare le best practice del settore già integrate nel sistema, un consiglio che l’organizzazione è stata felice di adottare.

I RISULTATI

Più controllo, velocità e trasparenza

Con la transizione dalla fatturazione manuale alla piattaforma di e-billing DiliTrust, il dipartimento legale ha ottenuto:

  • Trasparenza totale sulle spese legali e sulle tariffe dei consulenti esterni, con importanti risparmi
  • Report accurati al 100%, senza errori di inserimento manuale
  • Processi più rapidi e snelli grazie all’integrazione di matter management e legal hold

Questo leader del settore chimico rappresenta un esempio concreto di gestione efficace delle spese legali. Con il passaggio dalla fatturazione manuale alla soluzione di e-billing di DiliTrust, l’ufficio legale ha ottenuto piena trasparenza, ha impedito aumenti non autorizzati delle tariffe ed eliminato i pagamenti fuori sistema. L’automazione ha sostituito le attività manuali più dispendiose in termini di tempo, permettendo un controllo più accurato e una significativa riduzione dei rischi di non conformità. L’adozione della soluzione ha creato una base solida per sostenere l’innovazione continua delle operazioni legali, ancora oggi in evoluzione.

“DiliTrust ci ha fornito una piattaforma flessibile, capace di adattarsi ai nostri processi esistenti.”

Deputy General Counsel

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