Nel settore del private equity, i legali – sia interni che esterni – sono costantemente chiamati a fornire risposte precise e pronte per un audit. Il problema è che queste richieste sono continue, mentre il carico di lavoro legale cresce e il margine di errore è sempre più ridotto.
Tuttavia, in molte società di investimento, l’infrastruttura legale rimane ancora impostata su un approccio reattivo, piuttosto che proattivo. Il motivo? Alcune realtà si affidano ancora troppo a fogli Excel, a documentazione sparsa e alla gestione manuale di versioni contrattuali. Immagina di avere obblighi legati a side letter archiviati in scatole, scadenze segnate in file Excel separati… Oltre alla fatica amministrativa, questo approccio espone l’azienda a rischi significativi.
La frammentazione delle informazioni legali non rallenta solo gli audit: coglie alla sprovvista i team legali quando gli investitori (LP) o i regolatori richiedono dati specifici. Basta dimenticare un singolo obbligo per incorrere in danni reputazionali, tensioni con gli investitori o – peggio ancora – controlli normativi su più giurisdizioni.
Nessuno si Occupa dell’Audit… Finché non è Troppo Tardi
Tradizionalmente, la funzione legale ha operato dietro le quinte nel private equity. Ma questo sta cambiando, parallelamente all’evoluzione del settore. Le strutture dei fondi si fanno sempre più complesse – basti pensare ai continuation fund o alle clausole di side letter come le MFN, potenzialmente fonte di conflitti. Il livello di controllo è sempre più alto, e i legali sono chiamati a prevenire ritardi negli audit, a garantire la compliance e a coordinare le attività legali tra un numero crescente di società partecipate.
Il problema non è la competenza, ma l’architettura dei sistemi. La maggior parte dei team legali è perfettamente in grado di rispondere correttamente. Tuttavia, se le risposte si trovano frammentate tra consulenti locali, GP, PDF e fogli Excel, ricostruire il quadro completo può richiedere ore – se non giorni. Un lusso che pochi responsabili legali possono permettersi.
Il Ruolo dei Consulenti Legali Esterni
I consulenti esterni sono spesso i primi esecutori operativi per i fondi di private equity, soprattutto in operazioni di M&A, adempimenti regolatori o transazioni internazionali complesse. Tuttavia, il loro ruolo si sta ampliando: oggi, contribuiscono anche a garantire la prontezza all’audit.
Gli studi legali più strutturati supportano la centralizzazione legale fornendo template standardizzati, integrando le attività sulle piattaforme dei clienti e monitorando gli obblighi post-closing. Invece di consegnare solo documenti, offrono dati strutturati, registri societari, scadenziari e calendari di compliance precompilati. Il tutto in un formato compatibile con i flussi di lavoro interni ai fondi.
Questo livello di integrazione tra legali interni ed esterni non è più un’aspirazione, ma sta diventando lo standard. Specialmente per i fondi che si preparano alla quotazione, che gestiscono portafogli multi-giurisdizionali o che devono rispettare regolamenti come il DORA. Di conseguenza, la coordinazione – e non la frammentazione – è oggi il nuovo punto di riferimento per una gestione legale efficace.
Perché Puntare sulla Centralizzazione
Alcune società si stanno già muovendo in questa direzione. I team legali stanno implementando sistemi centralizzati che diventano l’unica fonte affidabile per tutti i dati legali. Questi ambienti racchiudono informazioni essenziali come documentazione di governance, termini delle side letter, registri di deposito e anche approvazioni del CdA.
Con il giusto stack LegalTech, questi sistemi non sono semplici dataroom, ma veri e propri strumenti operativi. Consentono infatti di far emergere obblighi nascosti, rilevare incongruenze e generare documentazione pronta per un audit in qualsiasi momento.
Questo cambiamento migliora il ruolo e la percezione del legale nel private equity: da supporto amministrativo, si trasforma in partner strategico, garante della governance e della riduzione dei rischi.
Come Supportare Questa Evoluzione
L’obiettivo è costruire un ambiente di lavoro sempre “pronto per l’audit”, in tempo reale. Per raggiungerlo, i legali devono guidare un cambiamento nei processi e nelle responsabilità. Non si tratta solo di digitalizzare la documentazione, ma di creare flussi operativi, sistemi di alert e una chiara attribuzione delle responsabilità.
- I team legali interni dovrebbero definire sin da subito i parametri dell’audit: cosa deve essere tracciato, da chi e in che formato.
- I legali esterni dovrebbero allinearsi a questi standard, fornendo output compatibili con i sistemi interni del fondo.
Centralizzare non è solo una questione tecnica, ma anche di governance. Senza un accordo su chi possiede i dati legali, con quale frequenza aggiornarli e come conservare i log di audit, il rischio legale resta elevato. Le società che adottano un sistema legale strutturato riportano vantaggi concreti:
E, soprattutto, meno sorprese in fase di due diligence
- Log di audit in tempo reale
- Accesso immediato agli obblighi per entità
- Report standardizzati per il CdA
L’Intelligenza Artificiale a Supporto del Legal nel Private Equity
L’integrazione dell’intelligenza artificiale sta rivoluzionando anche il lavoro dei legali nel private equity. Le piattaforme dotate di AI offrono soluzioni sicure ed efficienti, che accelerano i processi e mantengono la compliance come elemento centrale.
Verso una Struttura Legale più Intelligente
Come spesso accade, la trasformazione del ruolo legale – da funzione operativa a partner strategico – è questione di controllo. Quando i legali sono in grado di parlare con chiarezza, dimostrare il rispetto delle procedure di governance, il rispetto degli obblighi e la corretta tenuta delle registrazioni, diventano voci autorevoli all’interno del fondo.
Questo cambio di passo ha ricadute positive a tutti i livelli:
- I Managing Partner hanno maggiore fiducia nei protocolli di governance
- I comitati di investimento comprendono meglio i rischi strutturali
- Le relazioni con gli investitori guadagnano credibilità
- I team legali, interni ed esterni, recuperano tempo e strumenti per concentrarsi sulle questioni più critiche
La prontezza all’audit non è un obiettivo occasionale, ma una vera capacità organizzativa. E per i legali nel private equity, è sempre più un indicatore chiave del proprio valore.
Riprendi il controllo sui tuoi dati legali. Potenzia il tuo team, soddisfa i regolatori e conquista la fiducia degli investitori.
