Digitalisation de la gestion des conseils : rôles, responsabilités et enjeux

• Centralisez les données du conseil pour un accès simplifié et un meilleur contrôle.
• Facilitez la collaboration à distance grâce à des outils en temps réel.
• Accélérez la prise de décision à l’aide des fonctionnalités digitales.
• Priorisez la sécurité des données, notamment pour les échanges sensibles.

Dès lors que vous commencez à réfléchir à la phase de mise en œuvre d’un outil, c’est que vous avez déjà franchi une étape importante : le choix de votre solution. Cette transformation organisationnelle représente un véritable changement de paradigme. Cependant, la digitalisation de la gestion des conseils n’est pas sans défis…

Bien que les fonctionnalités de la plateforme soient importantes, ce sont les personnes qui conditionnent la réussite de l’implémentation. Trop souvent, les projets stagnent non pas à cause de lacunes techniques. Ils stagnent plutôt parce que les rôles internes ne sont pas clairement définis:

• Les responsables juridiques et informatiques ne savent pas qui pilote réellement le déploiement
• Les administrateurs sont mis devant le fait accompli
• Les équipes de support tentent de suivre sans véritable coordination

Pour éviter cela, les départements juridiques doivent considérer la mise en place d’une solution de gouvernance comme un projet partagé. Il est nécessaire de définir une répartition claire des responsabilités.

Derrière chaque digitalisation réussie de la gestion des conseils, il y a un secrétaire général engagé. Acteur central de cette transformation, il est souvent à l’origine du projet et porte les besoins fonctionnels les plus urgents.

Responsable des processus de gouvernance du conseil, il connaît en profondeur les attentes des administrateurs et les exigences opérationnelles du secrétariat juridique. C’est pourquoi le secrétaire général joue plusieurs rôles essentiels :

• Coordinateur central: Il fait le lien entre les parties prenantes internes (juridique, IT, administrateurs, direction générale). Il assure aussi l’alignement global du projet.
• Gar garant de la conformité: En tant que responsable des procès-verbaux, des résolutions et de l’archivage, il veille à ce que la solution respecte les obligations internes et externes (juridiques, réglementaires, déontologiques).
• Optimiseur de processus: Il est le mieux placé pour simplifier les cycles de réunion, structurer les usages et fixer des attentes réalistes pour l’adoption.

• Un soutien anticipé de l’IT, notamment pour les intégrations techniques et les enjeux de sécurité/conformité
• Une définition claire des cas d’usage prioritaires, pour établir une feuille de route réaliste
• Une certaine autorité sur la configuration de la plateforme, afin d’ajuster les paramètres aux spécificités du conseil

Cela peut sembler évident, mais il est essentiel de le rappeler : les administrateurs ne sont pas de simples utilisateurs de la solution de gouvernance. À quoi bon digitaliser la gestion du conseil si les administrateurs n’adhèrent pas à l’outil ou n’en perçoivent pas les bénéfices ?

Les administrateurs ne sont pas de simples destinataires de la solution Board Portal : ils en sont les co-acteurs stratégiques. Leur niveau d’implication – ou leur manque d’engagement – conditionnera directement la réussite ou l’échec du déploiement.

• Des retours d’usage concrets: En tant qu’utilisateurs finaux, leurs retours permettent d’ajuster l’outil aux besoins réels du conseil. De plus, leurs habitudes de travail sont pris en compte. Plus ce retour intervient tôt, plus il est précieux.
• Des taux d’adoption déterminants: Les administrateurs sont des prescripteurs puissants. Lorsque l’un des membres influents du conseil adopte et soutient activement la solution, cela envoie un signal fort. Cela entraîne une adhésion plus large dans l’organisation.
• Un test grandeur nature de la gouvernance digitale: Le bon fonctionnement des processus comme le vote, la relecture des documents ou l’approbation formelle constitue l’épreuve de vérité pour toute solution de gouvernance.

• Des cas d’usage clairs et concrets: Ils doivent pouvoir se projeter grâce à des scénarios simples, en lien direct avec leurs responsabilités. Ainsi, ils peuvent comprendre comment la solution les accompagne au quotidien.
• Un suivi ciblé et respectueux de leur temps: La communication autour du projet, avant, pendant et après le déploiement, doit être adaptée à leur disponibilité. Elle doit aussi correspondre à leurs priorités.
• Un accompagnement durable: Un support accessible et réactif est indispensable. Cela est nécessaire pour maintenir l’engagement dans le temps et garantir la valeur apportée par la plateforme.

Si le département juridique porte souvent la stratégie de digitalisation du conseil, d’autres services ou profils ont un rôle déterminant dans la réussite du projet.

Même si les solutions de gouvernance sont généralement moins complexes à intégrer que des outils comme les CLM, le service IT reste essentiel. Leur rôle est notable, notamment pour :

• garantir la sécurité et la conformité du projet,
• faciliter les intégrations avec les systèmes existants,
• et apporter un soutien technique en cas de difficultés.

Dès le choix de la solution, l’IT peut vérifier que le fournisseur respecte les normes de cybersécurité. Ils doivent aussi vérifier les exigences de localisation des données et les bonnes pratiques du secteur.

Un exemple simple mais crucial de leur intervention est l’activation du SSO (authentification unique). Les administrateurs et les secrétaires généraux traitent des données hautement sensibles. Pour garantir la confidentialité, ce type d’accès sécurisé est indispensable.

Il est également important de préciser que certains prestataires proposent un accompagnement IT pendant le déploiement. Il est donc essentiel que votre département informatique définisse clairement les responsabilités de chacun avant le lancement du projet.

Des référents sont nécessaires à chaque étape de la digitalisation du conseil.
Ce rôle peut être attribué à un utilisateur final, un membre de l’équipe juridique ou un profil en charge de la transformation. Peu importe son statut, l’essentiel est qu’il assure la coordination, la fluidité des échanges et la visibilité sur l’avancement du projet.

Le référent est souvent un utilisateur précurseur qui joue un rôle clé dans une approche de type « train-the-trainer ». Il aide les autres à se familiariser avec la plateforme, relaie les informations importantes et répond aux premières questions internes. Ce profil est généralement facile à identifier et doit être impliqué dès les premières phases de l’implémentation.

Préparer le terrain humain avant de penser au digital

La réussite d’un projet de digitalisation repose avant tout sur l’implication des bonnes personnes dès le départ.

Vos utilisateurs clés et vos référents émergeront naturellement au moment du choix de la solution. Ce qui fera la différence ensuite, c’est votre capacité à maintenir cette dynamique :

• structurer la phase de mise en œuvre,
• adapter la formation aux rôles,
• et répartir clairement les responsabilités.

Car au fond, ce ne sont pas les outils qui font avancer la gouvernance, ce sont les personnes qui les utilisent. Une solution de gestion du conseil sans engagement humain ne restera qu’une solution technique — sans impact réel.