Für Unternehmen ist es heute fast unmöglich, ohne die Zusammenarbeit mit Dritten zu funktionieren. Egal, ob es sich um Anbieter, Lieferanten oder Dienstleister handelt – die Risiken sind real und die Albtraumszenarien nicht nur hypothetisch. Datenschutzverletzungen, der Verlust sensibler Informationen durch Lieferanten, der Diebstahl von Kundendaten… das sind die Herausforderungen, mit denen Rechtsabteilungen konfrontiert sind, da die Ökosysteme Dritter immer komplexer werden. Datenrisiken durch Dritte sind definitiv eine der wichtigsten strategischen Prioritäten.
Rechtsteams und General Counsel sind heute nicht nur für die Daten ihres Unternehmens verantwortlich, sondern auch für die Verwaltung der Beziehungen zu Dritten. Dennoch verlassen sich viele immer noch auf fragmentierte Tools oder manuelle Prozesse, die sie einem vermeidbaren Risiko aussetzen.
In einem regulatorischen Umfeld, das von strengen Datenschutzgesetzen (wie der DSGVO und DORA) und einer zunehmenden Betonung der Unternehmensführung geprägt ist, ist das Management von Datenrisiken Dritter zu einer strategischen Priorität geworden.
Wo genau liegen also die Lücken heute – und was können Rechtsabteilungen tun, um sie zu schließen? Das wollen wir herausfinden.
Lücken in den Beziehungen zu Drittparteien
Bei so vielen Teams, die in Datenrisiken durch Dritte involviert sind, kann es leicht passieren, dass die Dinge durch die Maschen fallen. Zwischen der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung, der Beschaffung und der Compliance-Abteilung besteht ein zunehmender Bedarf an strukturierten Prozessen, die keinen Raum für Fehler lassen. Dieser oft isolierte Ansatz führt zu einem ernsthaften blinden Fleck in der Unternehmensführung – vor allem, wenn die Rechtsabteilungen keinen Einblick in die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen der einzelnen Partner haben.
Einige häufige Lücken sind:
- Nicht verfolgte Datenverarbeitungsverträge (DPAs) oder überholte Klauseln
- Kein klarer Prüfpfad für die Zustimmung und den Zugang der Lieferanten
- Fehlen einer zentralisierten Risikoklassifizierung oder eines Due-Diligence-Berichts
- Unzureichender Schutz von Daten in Ruhe und in Bewegung
Das Ergebnis? Eine schwache Compliance-Struktur, die das gesamte Unternehmen angreifbar macht.
Dies ist nicht länger tragbar. Die Aufsichtsbehörden erwarten nun, dass die Rechtsabteilungen eine aktive Aufsicht ausüben. Und das nicht nur über die internen Richtlinien, sondern auch über den Governance-Rahmen Dritter.
Die Rolle von Recht und Governance beim Schließen des Kreislaufs
Wie sieht also eine solide Data Governance für Dritte in der Praxis aus – und wie kann die Rechtsabteilung eine Führungsrolle übernehmen?
Nun, es beginnt damit, die Rolle der Rechtsabteilung von reaktiven Vertragsmanagern zu proaktiven Risikoverantwortlichen umzugestalten. Die Rechtsabteilung ist in einer einzigartigen Position, um Datenschutz, Compliance und Governance abteilungsübergreifend zu verbinden.
So geht’s:
- Zentralisierung der Transparenz: Nutzen Sie eine spezielle CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management) zur Konsolidierung von Lieferantenverträgen und zur Standardisierung von DPAs.
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Klären Sie die Rollen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters. Stellen Sie sicher, dass die Verpflichtungen ausdrücklich festgelegt und überwacht werden.
- Automatisierung von Compliance-Auslösern: Verknüpfen Sie Vertragsmeilensteine mit Compliance-Ereignissen (z. B. DSGVO-Audits, Verlängerungsklauseln, die Sicherheitsaktualisierungen erfordern).
- Integration der Aufsicht über juristische Personen: Kombinieren Sie Vertragsdaten mit dem Legal Entity Management (ELM). So können Sie beurteilen, wie sich jeder Anbieter auf Ihr Risiko auswirkt.
Wenn sie diese Tipps befolgen, können Rechtsteams ihre Effizienz steigern und sich besser als aktive Partner beim Aufbau eines vertretbaren Governance-Rahmens positionieren.
KI und Automatisierung zur Stärkung der Datenrisiken durch Dritte
Im Bereich Legal Tech haben sich KI-gestützte Tools entwickelt, die ein wertvolles Gut darstellen – wenn sie mit den richtigen Absichten eingesetzt werden. Für multinationale Organisationen und mittelständische Unternehmen sind KI und Automatisierung wichtige Verbündete, um ein robustes Risikomanagement für Daten Dritter zu gewährleisten. Die Verwaltung von Verträgen und Hunderten von Dokumenten ist weder skalierbar noch möglich.
Was genau kann KI tun, um Rechts- und Governance-Teams bei ihrer Arbeit zu unterstützen? Hier sind einige Beispiele:
- KI kann in Sekundenschnelle risikoreiche Klauseln in mehreren Verträgen kennzeichnen
- Automatische Warnmeldungen können die Rechtsabteilung benachrichtigen, wenn die Zertifizierung eines Dritten ausläuft. Auch werden Sie benachrichtigt, wenn eine Klausel zur grenzüberschreitenden Datenübermittlung mit neuen Vorschriften in Konflikt geraten könnte
- Die Rechtsabteilung kann per Risikobewertung priorisieren, welche Lieferanten zuerst regulatorisch geprüft werden sollen.
Letztlich stärken diese KI-gestützten Funktionen die Fähigkeit der Rechtsabteilung, Risiken proaktiv zu erkennen – und legen so den Grundstein für eine bessere Governance.
Wie wir in diesem Artikel gesehen haben, geht es bei der Bewältigung der Datenrisiken durch Dritte nicht nur darum, teure Geldstrafen zu vermeiden. Es geht vielmehr darum, das Vertrauen in das gesamte Ökosystem zu stärken und sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien das Nötige tun, um dieses Vertrauen zu erhalten.
Die Rechtsabteilungen sind in einer hervorragenden Position, um einen Teil dieser Herausforderung zu meistern, denn sie spielen eine Schlüsselrolle als Berater und bauen eine unternehmensweite Kultur der Governance auf.
Die moderne Rechtsabteilung muss sich vom „Vertragsüberwacher“ zum Governance-Architekten entwickeln. Durch den Einsatz integrierter Tools, klarer Verantwortlichkeiten und KI-gestützter Überwachung kann die Rechtsabteilung diese Herausforderung erfolgreich meistern.
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