Interne Rechtsteams verbringen immer noch zu viel Zeit mit administrativer Arbeit – und das verlangt seinen Preis. Juristen haben eine Welle nach der anderen von Veränderungen erlebt – von schlankeren Budgets bis hin zu technischen Lösungen für die Rechtsabteilung, die den Tag zu retten versprechen. Aber wie viel hat sich wirklich geändert? Unsere jüngste Umfrage in Q4 2024 mit unserem Partner und Above the Law zeigt: nicht viel, wenn es darauf ankommt.
Selbst mit all den neuen Tools und Rollen sind viele Rechtsteams immer noch mit Routineaufgaben überfordert. Die administrative Arbeit frisst weiterhin wertvolle Zeit – Zeit, die für strategisches Denken, Unternehmensberatung und wichtige juristische Arbeit genutzt werden könnte.
Was: Ein Tag im Leben eines Juristen
Juristen mögen viele Hüte tragen, aber wie sie ihre Zeit tatsächlich verbringen, sagt etwas anderes aus. Aus den Umfrageergebnissen geht hervor, wie viel Zeit sie mit nichtjuristischen Routinearbeiten verbringen.
Die wichtigsten Ergebnisse zeigen:
Das bedeutet, dass sich fast 9 von 10 Juristen nicht auf die Arbeit konzentrieren, bei der ihr Fachwissen gebraucht wird. Es besteht ein klares Missverhältnis zwischen juristischem Talent und der tatsächlichen Nutzung dieses Talents. Dies führt zweifelsohne zu zahlreichen internen Herausforderungen: sei es auf der moralischen Seite oder in Bezug auf Ineffizienz.
Warum: Aufgaben und manuelle Prozesse behindern juristische Teams
Wenn wir über juristische Teams und administrative Arbeit nachdenken, denken wir meist an überflüssige Aufgaben, die zeitaufwändig sind und oft nur geringe Auswirkungen haben. Lassen Sie uns die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen, um zu verstehen, warum die Verwaltung immer noch eine solche Herausforderung darstellt.
Die zeitaufwändigsten Aufgaben
In der Umfrage wurde auch untersucht, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Dabei fielen mehrere häufige Probleme auf, von denen einige bekannt klingen mögen…
Von Anwälten wird erwartet, dass sie ständig zwischen kleinen dringenden Aufgaben und dem Denken in großen Zusammenhängen wechseln. Aber ohne Struktur ist es schwer, sich zu konzentrieren. Mit der Zeit zermürbt diese Art von Druck die Menschen. Wenn Juristen die meiste Zeit ihres Tages mit Aufgaben von geringem Wert verbringen, ist es nicht verwunderlich, dass sie sich frustriert fühlen oder von der Wirkung, die sie erzielen könnten, abgehalten werden.
Die tatsächlichen Folgen der Verwaltungslast
Mitarbeiter der Rechtsabteilung, die traditionell als Risikomanager und Unternehmensberater angesehen werden, finden sich oft in der alltäglichen operativen Arbeit verzettelt. Diese Verschiebung wirkt sich nicht nur auf die Zufriedenheit des Einzelnen aus, sondern hat auch reale Folgen für das gesamte Unternehmen.
Nehmen wir ein mittelgroßes Technologieunternehmen, in dem die Mitarbeiter der Rechtsabteilung jede Woche Stunden damit verbringen, Vertragsverzeichnisse manuell zu aktualisieren, auf sich wiederholende Anfragen des Vertriebs zu antworten oder E-Mail-Threads auf ihren Kontext hin zu überprüfen. In einem Fall berichtete ein Rechtsberater, dass er fast zwei volle Tage mit der Vorbereitung einer einfachen Genehmigung eines Lieferantenvertrags verbracht hat – Zeit, die er hätte nutzen können, um das Unternehmen durch eine wichtige gesetzliche Änderung zu führen.
Dies ist kein Einzelfall. Rechtsteams in allen Branchen verbringen viel mehr Zeit als ihnen lieb ist mit Aufgaben, für die kein juristisches Fachwissen erforderlich ist. Dinge wie das Formatieren von Dokumenten, die Suche nach früheren Vertragsversionen oder das Nachverfolgen von Genehmigungen kosten nicht nur Energie, sondern drängen die strategische Arbeit an den Rand.
Dies kann dazu führen, dass Rechtsabteilungen von den schnelllebigen Geschäftsentscheidungen abgekoppelt werden. Die Moral sinkt, wenn qualifizierte Fachleute das Gefühl haben, dass ihre Talente verschwendet werden. Und mit der Zeit läuft das Unternehmen Gefahr, die Rechtsabteilung eher als reaktiven Service Desk denn als proaktiven Geschäftspartner zu betrachten.
Auswirkungen auf juristische Teams
Im Rahmen der Studie wurden Juristen zu den frustrierendsten Aufgaben befragt, die ihnen begegnen, und wie sich diese auf ihr Tagesgeschäft auswirken. Bei DiliTrust haben wir festgestellt, dass sich nicht nur Frustration aufgrund von Ineffizienz aufbaut, sondern dass die Hauptbelastungen auch die Moral und die allgemeine Wahrnehmung der Rechtsteams innerhalb eines Unternehmens beeinträchtigen.
Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:
Laut der offenen Umfrage war der frustrierendste Aspekt der Arbeit für 21 % der Fachleute die administrative Arbeit. Auf die Frage, worauf sie sich lieber konzentrieren würden, standen Rechtsforschung (27 %) und strategische Beratung (23 %) ganz oben auf der Liste, was auf den starken Wunsch nach einer Verlagerung auf höherwertige Tätigkeiten hindeutet.
Wie: Tipps zur Wiedergewinnung von Zeit für wirkungsvolle juristischer Arbeit
Technologie ist kein Wunder, d. h. sie ist nicht die alleinige Lösung für alle Probleme von Rechtsteams. Dennoch ist sie eine solide Grundlage, um Teams zu einem effizienteren und angenehmeren Arbeitsumfeld zu verhelfen. aber es ist eine solide Grundlage. Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) und Lösungen, die auf künstlicher Intelligenz basieren, bieten beispielsweise einen echten Mehrwert.
Zur besseren Veranschaulichung der Vorteile, die LegalTech auf die täglichen Aufgaben hat, vergleichen wir manuelle Arbeitsabläufe mit automatisierten Arbeitsabläufen:
| Aufgabe | Manuelle Zeit | Automatisiert mit CLM & KI |
| Suche nach Klauseln | 1-3 Stunden | 1 Minute |
| Verfallsdaten überprüfen | 1-3 Stunden | 5 Minuten |
| Vertragsversionen validieren | bis zu 1 Tag | 6 Minuten |
| Überblick über komplexe Verträge | 2-3 Tage | 10 Minuten |
| Erstellung bis Unterzeichnung | Wochen | Ein paar Tage |
Indem sie auch nur einen Teil dieser Stunden zurückgewinnen, können Rechtsteams ihre Energie in die Bereiche investieren, die am wichtigsten sind. Die Umsetzung muss jedoch über die Software hinausgehen.
Vor allem der Faktor Mensch muss berücksichtigt werden – vor allem im Rahmen des Change Managements. Schließlich beginnt der Wandel bei den Menschen. Das bedeutet, dass man sich bewusst Zeit und Raum nehmen muss, um Ineffizienzen zu erkunden, Frustrationen anzuhören und interne Unterstützung für den Wandel aufzubauen. Zuvor sollten die Führungskräfte der Rechtsabteilung die Mitarbeiter in die Definition des Begriffs „besser“ einbeziehen – und gemeinsam mit ihnen den Weg in die Zukunft gestalten.
Trotz des Einsatzes von Dokumentenmanagementsystemen und Workflow-Tools arbeiten viele Abteilungen immer noch in Silos. Die Arbeitsabläufe sind versteckt, die Tools sind nicht miteinander verbunden, und die Nachverfolgung erfolgt manuell. Aber die Ursache des Problems ist nicht nur technischer Natur. Rechtsteams verfügen nicht immer über klare Prozesse, gemeinsame Prioritäten oder starke Verbindungen zu anderen Abteilungen. Das führt zu Stress und Verwirrung.
Alle oben genannten Gründe sind Ausdruck der Notwendigkeit, Ihren Kontext zu analysieren und einige Überlegungen für Veränderungen anzustellen.
Überlegungen zum Wandel
Der Wandel muss durch eine klare, maßgeschneiderte Kommunikationsstrategie unterstützt werden. Unterschiedliche Entscheidungsträger brauchen unterschiedliche Botschaften – einige werden sich für die betriebliche Effizienz interessieren, andere für die Risikominderung und wieder andere für den finanziellen ROI. Diese Vorteile sichtbar und zugänglich zu machen, hilft den Interessengruppen, den vollen Wert der Umgestaltung zu erkennen. Um den Wandel nachhaltig zu verankern und die Abstimmung im Team zu verbessern, sollten Unternehmen auch Folgendes berücksichtigen:
Wenn man den Mitarbeitern Rahmenbedingungen an die Hand gibt, mit denen sie selbstbewusst Entscheidungen treffen können, anstatt sich auf übermäßige interne Genehmigungen zu verlassen, kann sich alles ändern. Rechtsabteilungen sollten darauf abzielen, Menschen zu befähigen und nicht nur Aufgaben zu automatisieren. Selbst die leistungsstärkste Technologie wird scheitern, wenn die Teams nicht wissen, wann und wie sie sie einsetzen sollen – oder, schlimmer noch, nicht an sie glauben. Letztendlich geht es bei der Rückgewinnung von Zeit und der Zusammenführung von Menschen und Prozessen nicht nur darum, Stunden zu sparen – es geht darum, der juristischen Arbeit wieder einen Sinn zu geben und den vollen strategischen Wert der internen Teams zu erschließen.
Bauen für die Zukunft der juristischen Arbeit
Juristen wollen nicht weniger Verantwortung – sie wollen die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn juristische Arbeit von E-Mails, Aktenverfolgung und dem Einholen von Genehmigungen bestimmt wird, tritt das Wesentliche in den Hintergrund.
Aber das muss nicht so bleiben. Mit den richtigen Tools, klareren Arbeitsabläufen und einer besseren Abstimmung im Team können Rechtsabteilungen ihre Zeit zurückgewinnen und ihre Rolle als vertrauenswürdige Berater wieder ausbauen. Es geht nicht nur darum, schneller zu arbeiten – es geht darum, intelligenter zu arbeiten, mit mehr Sinn und mehr Wirkung.
