Rechtsabteilungen stehen heute vor einer gemeinsamen, anhaltenden Herausforderung: Wichtige Vertrags- und Entitätsdaten leben in Silos. Was bedeutet das? In vielen Fällen werden Vertrags- und Entitätsdaten getrennt und in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Das liegt vor allem daran, dass CLM und ELM, unabhängig von den verwendeten Tools, nicht miteinander integriert sind.
Wie geht es weiter? Dieser Ansatz ist nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. Je größer das Unternehmen ist, desto höher sind die Risiken. In globalen Unternehmensumgebungen können die Kosten für die Unterzeichnung von Verträgen ohne aktuelle Informationen über das Unternehmen erheblich sein. Von verpassten Verlängerungsfristen bis hin zu nicht autorisierten Unterzeichnern können die Folgen von finanziellen Strafen bis hin zu Rufschädigung reichen.
Diese Risiken werden vor allem nicht durch Nachlässigkeit verursacht, sondern durch das Fehlen eines einheitlichen Überblicks über die rechtlichen Abläufe. Wenn Daten nicht synchronisiert werden, sind Fehler unvermeidlich – und teuer.
Wenn Verträge und Entitätsdaten nicht übereinstimmen: Echte Konsequenzen
Die Arbeit mit unstrukturierten Vertrags- und Entitätsdaten birgt viele potenzielle Risiken. In diesem ersten Abschnitt werden wir einige der üblichen Konsequenzen untersuchen, die für jedes globale Unternehmen gelten können.
Nicht autorisierte Unterschriften: Ein abschreckendes Beispiel
Einer der häufigsten und kostspieligsten Fehler bei rechtlichen Vorgängen sind nicht genehmigte Vertragsunterzeichnungen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Regionalleiter unterzeichnet einen Vertrag im Wert von 2 Millionen Euro. Gemäß den Unternehmensrichtlinien sind für Verträge über 1 Million Euro zwei Mitunterzeichner erforderlich. Dieser Vertrag wurde jedoch von einer einzelnen Person unterzeichnet, die keine formale Befugnis hatte.
In der Folge schalten die Rechtsteams in den Modus der Schadensbegrenzung. E-Mails werden an mehrere Abteilungen geschickt. Delegationsunterlagen werden an verschiedenen Orten ausfindig gemacht. Und der Anbieter – besorgt über die Rechtmäßigkeit der Vereinbarung – droht mit rechtlichen Schritten und Verzugsgebühren.
In diesem Fall wurde das Problem durch die fehlende Integration zwischen Vertrags- und Entitätsdaten verursacht. Wären die Unterschriftsrechte in Echtzeit mit den entsprechenden Delegationsregeln abgeglichen worden, wäre das Problem vor der Unterzeichnung der Vereinbarung erkannt worden. Stattdessen führten die fragmentierten Systeme zu einem Versehen – und zu vermeidbaren rechtlichen und finanziellen Risiken.
Ein weiteres häufiges Szenario ist die stillschweigende automatische Verlängerung von Verträgen zu überholten Bedingungen. Nehmen wir einen Technologiedienstleistungsvertrag mit einer automatischen Verlängerungsklausel für drei Jahre. Der im ursprünglichen Dokument aufgeführte Unterzeichner hat das Unternehmen vor einem Jahr verlassen, und seine Vollmacht ist seit langem erloschen. Dennoch verlängerte sich der Vertrag automatisch – keine Neuverhandlung, keine Anpassungen, keine aktualisierte Unterschrift.
Als das Rechtsteam das Problem entdeckte, war das Unternehmen bereits an einen alten Vertrag mit überhöhten Kosten und ohne Ausstiegsklausel gebunden. Auch hier lag das Problem in der Trennung von Vertrags- und Entitätsdaten: es gab kein System, das die Beteiligten auf die abgelaufene Vollmacht aufmerksam gemacht oder eine Überprüfung vor Ablauf der Verlängerungsfrist eingeleitet hätte.
Verzögerungen bei der Sorgfaltspflicht bei Finanztransaktionen
Dies ist vielleicht einer der schlimmsten Albträume für interne Juristen. Die Due-Diligence-Prüfung ist ein zentraler Prozess bei vielen Transaktionen, z. B. bei Fusionen und Übernahmen. Einerseits ist es wichtig, eine gute Vertragsorganisation für Finanztransaktionen zu haben, um Unterschriften, risikobehaftete Klauseln und mehr leicht zurückverfolgen zu können. Dies ist jedoch nicht ausreichend.
Bei einer grenzüberschreitenden Fusion muss ein Unternehmen schnell Nachweise über Unternehmensstrukturen, Unterschriftsberechtigungen und alle damit verbundenen Verträge vorlegen. Da die Vertragsunterlagen und die Unternehmensdaten jedoch in getrennten Systemen untergebracht sind, gibt es keine klare Verbindung zwischen den Unterzeichnern der Verträge und ihrer rechtlichen Befugnis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung.
Dies führt zu erheblichen Verzögerungen und erfordert von den Rechtsteams umfangreiche manuelle Recherchen. Dadurch verzögert sich nicht nur der gesamte Vorgang, sondern es werden auch wertvolle Personalressourcen von anderen dringenden Prioritäten abgezogen. Im Gegensatz dazu ermöglichen integrierte Daten schnelle, zuverlässige Reaktionen auf regulatorische Anforderungen und stellen sicher, dass Fusionen und Übernahmen ohne Unterbrechung durch Governance-Lücken ablaufen.
Warum Integration wichtig ist
Die Integration von Vertrags- und Entitätsdaten ist mehr als eine technologische Verbesserung und eine Quelle der Effizienz. Sie kann die Risikomanagementstrategie eines Unternehmens drastisch verändern.
Wenn diese beiden Datentypen isoliert arbeiten, bleiben die Rechtsabteilungen in einer reaktiven Haltung. Sie reagieren auf Krisen, anstatt sie zu verhindern. Sie führen Prüfungen im Nachhinein durch, anstatt die Einhaltung der Vorschriften direkt in die Arbeitsabläufe zu integrieren. Dies ist für Unternehmen, die in großem Umfang oder über mehrere Rechtsgebiete hinweg tätig sind, nicht tragbar.
Schaffung einer Rechtsquelle der Wahrheit
Integrierte Systeme ermöglichen ein gemeinsames Verständnis der rechtlichen Befugnisse in Echtzeit. Das bedeutet, dass das System vor der Unterzeichnung eines Vertrags prüft, ob die betreffende Person das Recht hat, im Namen der betreffenden Einrichtung zu handeln. Ebenso können Verträge, die an ein bestimmtes Datum gebunden sind, wie z. B. die Verlängerung oder das Auslaufen eines Vertrages, auf der Grundlage aktueller Erkenntnisse über das Unternehmen lange im Voraus gekennzeichnet werden.
Dank der Integration müssen Informationen nicht plattformübergreifend dupliziert werden. Die Regeln für die Delegation von Befugnissen befinden sich in derselben Umgebung, in der auch die Verträge erstellt und verwaltet werden. Dies verringert die Fehlermarge, verbessert die Verantwortlichkeit und ermöglicht einen viel schnelleren Vertragslebenszyklus.
Unterstützung strategischer Rechtsgeschäfte
Der Nutzen der Integration geht weit über die Vermeidung von Fehlern hinaus. Sie schafft Freiräume für Rechtsteams, die strategischer vorgehen können. Anstatt Zeit in manuelle Überprüfungen oder redundante Dateneingaben zu investieren, können sich die Teams auf die Überprüfung von Schlüsselbegriffen, die Beratung von Geschäftsbereichen und die Überwachung von Änderungen der Vorschriften konzentrieren.
Darüber hinaus sorgt die Integration für Transparenz. Prüfpfade werden automatisch gespeichert, Änderungen des Zeichnungsrechts werden in Echtzeit in allen relevanten Verträgen widergespiegelt… und vieles mehr. Durch die einfache Kommunikation zwischen Datensätzen werden interne Prozesse vereinfacht und sind jederzeit prüfungsfähig.
Ein Rahmen, der mit der Komplexität mitwächst
Entitäten sind nicht statisch. Das heißt, wenn Unternehmen organisch oder durch Übernahmen wachsen, steigt die Zahl der juristischen Personen. Das gilt auch für die Anzahl der Verträge, Gerichtsbarkeiten und Governance-Regeln. Ohne Integration erhöht jede neue Ebene die Komplexität, aber mit Integration wird die Skalierung überschaubar.
In diesem Zusammenhang bieten integrierte Systeme für Vertrags- und Entitätsdaten einen Rahmen, der eine Expansion unterstützt, ohne das Risiko zu erhöhen. Delegationsstrukturen können einheitlich angewendet werden. Richtlinien können global durchgesetzt werden. Und Compliance-Anforderungen können proaktiv angegangen werden, nicht erst im Nachhinein.
Was ist bei der Umsetzung der Integration zu beachten?
Die Umstellung auf ein integriertes Modell bedeutet nicht zwangsläufig, dass bestehende Tools aufgegeben werden müssen. Viele Unternehmen beginnen damit, die wichtigsten Datenpunkte zu identifizieren, die zwischen ihren CLM- (Vertragsmanagement) und LEM-Systemen (Legal Entity Management) ausgetauscht werden müssen.
Sobald diese Berührungspunkte klar sind, können APIs oder Middleware eine automatische Synchronisierung ermöglichen. Wenn beispielsweise eine neue Vollmacht im LEM-System erteilt oder widerrufen wird, sollte diese Änderung automatisch in den Vertragsgenehmigungsprozess einfließen. Ebenso sollte das System bei der Initiierung eines hochwertigen Vertrags auf die neuesten Delegationsregeln verweisen, um die geeigneten Unterzeichner zu bestimmen.
Die beste Option ist die Wahl von Werkzeugen, die sich von Anfang an problemlos integrieren lassen. Dies ermöglicht einen nahtlosen Integrationsprozess und eine automatische Kommunikation zwischen den Systemen. Dies ist bei der DiliTrust Governance Suite der Fall, die ihre CLM- und LEM-Software leicht miteinander verbinden kann.
Für Rechtsteams, die die Einführung intern vorantreiben wollen, ist es wichtig zu verdeutlichen, wie die Integration manuelle Aufgaben reduziert, vor Haftungsansprüchen schützt und breitere Geschäftsziele unterstützt. In der Rechtsabteilung geht es darum, ein sicheres, strategisches Wachstum zu ermöglichen – neben dem Risikomanagement natürlich.
Warten Sie nicht, bis es zu spät ist, Vertrags- und Entitätsdaten zu verbinden
Getrennte Systeme schaffen blinde Flecken. Ob es sich um eine abgelaufene Vollmacht, einen nicht autorisierten Unterzeichner oder eine verpasste Verlängerungsfrist handelt – die Kosten für fragmentierte juristische Abläufe sind hoch und durchaus vermeidbar.
Durch die Integration von Vertrags- und Entitätsdaten gewinnen Unternehmen an Klarheit, Effizienz und Kontrolle. Rechtsteams werden zu proaktiven Verwaltern der Unternehmensführung und nicht zu Reagierern auf vermeidbare Krisen. Autorität wird nicht mehr vorausgesetzt – sie wird überprüft. Unterschriften sind nicht länger symbolisch – sie sind rechtskonform. Und Verträge sind nicht mehr riskant – sie sind zuverlässig.
Integration ist nicht nur ein technisches Upgrade. Sie ist ein neuer Standard für juristische Abläufe, der sich schnell zu einer geschäftlichen Notwendigkeit entwickelt.
Sind Sie neugierig, was DiliTrust für Sie tun kann? Kontaktieren Sie das DiliTrust-Team noch heute und sehen Sie sich unsere Suite in Aktion an.
