Qu’est-ce qu’une data room ?

Old letter envelope with wax seal on wooden surface

La data room virtuelle ou électronique est une solution de sécurisation et de partage d’un volume important d’informations à caractère confidentiel, dans le cadre d’une opération déterminée.

La transmission d’informations par email est extrêmement risquée : les documents transitent sur le réseau internet et peuvent être interceptés et des copies des documents sont conservées par les destinataires. La plupart des solutions « cloud » de partage de données ne présentent pas les conditions de sécurité nécessaires au bon déroulement de certaines opérations à caractère confidentiel : M&A, transactions immobilières, recherche pharmaceutique, liquidation judiciaire et levée de fonds.

Par conséquent, les data rooms électroniques sont la méthode de choix pour le partage d’informations confidentielles entre professionnels :

  • La productivité des équipes
  • L’efficacité des échanges d’informations
  • La sécurité des données confidentielles
  • Les coûts directs et indirects des audits
  • L’impact écologique
  • Les risques d’interception et d’utilisation illicite des informations

 

Quels motifs justifient l’utilisation d’une data room ?

La data room virtuelle permet de stocker et échanger un volume important de documents, de les classer et les présenter selon une arborescence cohérente et intuitive.

L’utilisation de la data room permet de mettre à jour les documents et de tenir informés les utilisateurs par des alertes ponctuelles ou régulières.

La fonction première d’une data room est d’assurer la sécurité des documents confidentiels pendant leur diffusion. Pour ce faire, elle dispose d’un filigrane personnalisé permettant de prévenir toute fuite et de rapports d’activités traçant en temps réel les connexions et les consultations de documents. Une gestion des droits d’accès différenciée selon les utilisateurs autorise la visualisation, l’impression ou le téléchargement des documents.

La data room virtuelle est effectivement le meilleur moyen d’échanger les informations d’un projet impliquant des intervenants éloignés géographiquement. Il suffit d’une connexion internet et de ses identifiants pour accéder aux documents mis à disposition.

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