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Una raccomandata elettronica, come definita dalla legge, è un servizio reso da una terza parte affidabile che dimostra che il contenuto è stato scambiato tra due parti.

La lettera raccomandata elettronica porta in particolare :

  • La prova di spedizione dal mittente al terzo di trasmissione
  • La prova di consenso del destinatario che riceve la posta
  • La prova di spedizione – o prova di consegna – al destinatario della posta una volta che ha accettato di riceverla
  • Queste prove sono costituite e conservate elettronicamente dal terzo della trasmissione e proteggono entrambe le parti garantendo la tracciabilità dello scambio.

 

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust Letreco.

In un contesto di complessità del mondo imprenditoriale e di un impianto regolatorio in costante evoluzione, il giurista d’impresa vede le sue aree di intervento e il suo ruolo evolvere.

E’ più coinvolto nelle strategie di sviluppo globale della società. Deve quindi contribuire alla creazione di valore e svolgere un ruolo importante nella gestione dei rischi e della compliance, che presenta nuove sfide in termini di gestione dell’attività legale.

Il giurista d’impresa deve avere uno strumento per gestire le aree legali. Che si tratti di contratti, contenziosi, proprietà intellettuali, patrimonio immobiliare, poteri e deleghe o diritto societario, tutte queste aree devono poter essere gestite centralmente attraverso un unico portale web.

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust Governance.

Il canale elettronico è il canale di comunicazione preferito per le imprese e ogni giorno vengono scambiati milioni di documenti elettronici, tanto che vengono raggiunti i limiti dei sistemi di messaggistica tradizionali.

Le e-mail e i servizi di trasferimento file (ftp) non sono più adatti ai trasferimenti voluminosi, spesso pesanti e costosi da sfruttare, e per i quali le garanzie sono molto deboli o addirittura inesistenti in termini di sicurezza.

Per quanto riguarda la governance, la mancanza di confidenzialità e di tracciabilità fa si che questi sistemi tradizionali non soddisfino più i requisiti delle organizzazioni che cercano sicurezza e conformità.

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust MFT.

Con l’internazionalizzazione delle aziende e l’aumento dei carichi di documentazione, l’organizzazione di un consiglio di amministrazione diventa una vera e propria sfida logistica.

In questo contesto, la digitalizzazione è una tendenza che risponde alla maggior parte delle problematiche di grandi gruppi. L’adattamento del mondo aziendale al mondo digitale offre ora la possibilità di organizzare e gestire consigli di amministrazione o comitati nonostante le distanze e gli impegni di tutti i membri. Sempre con un occhio attento alla Sicurezza!

LE sfIde DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

La dematerializzazione del consiglio di amministrazione o di altri organi porta maggiore efficienza in un processo altrimenti lungo e complesso. Con uno strumento dedicato, gli amministratori possono visualizzare tutti i dati della riunione. Accedono ai documenti utili in pochi click dal loro computer o tablet.

L’intero processo di organizzazione del consiglio e di archiviazione dei documenti è ottimizzato tramite operazioni online. E’ un prezioso risparmio di tempo e di efficienza per l’azienda. Tuttavia, la dematerializzazione di questi organi genera nuove sfide, in particolare in termini di sicurezza e confidenzialità. Un consiglio di amministrazione è un luogo di scambio di dati particolarmente sensibili, dunque vulnerabili, che la dematerializzazione deve proteggere.

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust Exec.

Nel contesto di una crisi che ha scosso il mondo delle imprese, le aziende hanno bisogno di trovare tutti i mezzi per ridurre i costi e aumentare l’efficienza.

Tutti i dipartimenti devono contribuire. A livello di Tesoreria, la gestione dei conti bancari dimostra di essere una fonte significativa di risparmio. La gestione manuale del mantenimento dei poteri e dei conti bancari richiede molto tempo al Tesoriere. Inoltre, questo espone l’azienda a rischi di frodi o errori che possono essere molto costosi.

LA NECESSITa’ DI UNA visione GLOBALE DELLA GESTIONE DEI CONTI BANCARI

Per evitare questi rischi, il tesoriere ha bisogno di una visione globale, trasversale e chiara dei conti bancari dell’azienda e dei poteri associati. Questo ideale è ancora più complicato da realizzare quando l’azienda è presente all’estero e ha numerose filiali.

Uno strumento dedicato alla gestione dei poteri e delle firme bancarie ha il vantaggio di consentire al tesoriere aziendale di mantenere il controllo sui conti bancari e sulla catena dei poteri, di controllare i rischi e facilitare un audit interno.

Permette di risparmiare molto tempo nella gestione dei conti bancari e di eliminare i documenti cartacei (riducendo i rischi legati alla perdita di informazioni) e offre una migliore visibilità e un modo nuovo di sfruttare tutto il potenziale dei dati.

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust eBAM.

Il contratto è al centro del rapporto commerciale tra un’azienda ed i suoi partner, siano essi fornitori o clienti. È un documento importante per il quale una buona governance rimane fondamentale per il funzionamento di un gruppo, indipendentemente dalla sua dimensione.

Il processo di gestione dei contratti richiede tempo e comporta errori, a causa di un sistema troppo raramente automatizzato. I contratti cartacei generano errori che costituiscono un rischio per le imprese.

Inoltre, emergono nuove sfide, come il rafforzamento della Corporate Governance e degli obblighi di Internal Audit, che amplificano le responsabilità legali dei dirigenti.

PERCHE’ INTEGRARE un SOFTWARE DI GESTIONE dei CONTRATTi?

Per affrontare queste sfide, è essenziale integrare il monitoraggio del ciclo di vita dei contratti in un sistema centralizzato e coerente, consentendo di raggiungere processi affidabili.

L’obiettivo del monitoraggio automatizzato dei contratti è quello di garantire una gestione più efficiente dei flussi di informazioni legali tra i gruppi, garantendo la trasparenza e la conformità. Infatti, il controllo migliore di questi processi svolge un ruolo diretto nella performance finanziaria della società, così come nella gestione dei suoi rischi.

Per soddisfare queste esigenze, DiliTrust ha sviluppato DiliTrust Governance.


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