In DiliTrust la nostra missione è da sempre quella di aiutare le aziende a beneficiare delle migliori pratiche di governance. Ogni giorno aiutiamo i Consigli di Amministrazione e i Comitati ad innovare ed efficientare la loro corporate governance grazie alle nostre tecnologie e ai nostri servizi.


Nell’attuale contesto di una pandemia globale in cui l’impatto sulle aziende e sulla società è senza precedenti, i temi della diversità di genere e della parità negli organi di governo non sono mai stati così importanti.

Nelle nostre azioni per promuovere le best practice di governance, siamo stati ispirati ad affrontare questo tema e a sostenere le donne e gli uomini che lavorano per questo obiettivo comune. Ecco perché abbiamo deciso di dedicare una guida ‘A Handbook for Executive Women in the Boardroom’ al tema dell’uguaglianza di genere all’interno dei board.

Con questa guida vogliamo diffondere le voci e le testimonianze di donne leader, board member e dirigenti d’azienda provenienti da diversi settori in tutto il mondo. Abbiamo chiesto loro di condividere con noi le loro battaglie e i loro preziosi consigli:

  1. Quali fattori spiegano il divario tra ‘domanda e offerta’ di donne dirigenti?
  2. Come sono riuscite le nostre intervistate ad imporsi in un sistema a prevalenza maschile per avviare il cambiamento?
  3. Come si può incoraggiare un maggior numero di donne qualificate ad assumere posizioni dirigenziali, ad unirsi ai Board e rompere il soffitto di cristallo?

 

Troverete tutte le risposte a queste domande e molto altro all’interno di questa guida realizzata con la partecipazione di 13 donne influenti provenienti da tutto il mondo: Viviane de Beaufort, Renée van der Burg, Louise Champoux-Paillé, Lucy Chow, Caroline Codsi, Elena David, Lucille Desjonquères, Sonia Ferrero, Sarah Harmon, Fabiola Mascardi, Diva Moriani, Paola Tagliavini e Romy Voos Andrianarisoa.

Vi invitiamo a (ri)scoprire queste donne ispiratrici e le loro testimonianze per uno sguardo nuovo sulla governance di domani.

Sia che siate già Board Member, sia che aspiriate a diventarlo, sia che vogliate semplicemente approfondire le tematiche di diversity & inclusion nella governance aziendale, questa guida vi darà preziosi consigli su come fare la differenza e avviare un vero cambiamento.

 

I dipartimenti legali interni sono chiamati ad affrontare molte sfide nel 2021 fra cui la digitalizzazione dei processi di lavoro, le crescenti minacce di attacchi informatici e i contenziosi in materia di protezione dei dati. La buona notizia è che i software per la gestione dei processi legali possono aiutare gli uffici legali ad affrontare queste sfide.

Ecco i cinque vantaggi principali nell’utilizzo di un software per la gestione digitale dei contenziosi.

Centralizzazione di tutti i documenti 

I contenziosi generano moltissimi documenti che vengono spesso consultati da diversi professionisti, anche nello stesso momento. L’utilizzo di un software per la gestione dei contenziosi permette di centralizzare tutte le pratiche e i relativi allegati, archiviarle ed organizzarle. Dalle deposizioni alle sentenze, fino ai giustificativi delle spese, tutto può essere consultato da pc, tablet o smartphone: avere accesso ai dati costantemente aggiornati in tempo reale è un vantaggio enorme per i giuristi d’impresa con un’agenda serrata.

Comunicazione semplificata

Poter estrapolare informazioni essenziali, controllare le scadenze, condividere date e informazioni importanti rende più fluida la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti. Lo scambio di informazioni non richiede più l’utilizzo di carta o lo scambio di email: ogni documento e azione può essere gestita da colleghi anche distanti tra loro in modo facile e sicuro. 

Il tempo come PRIORITà

Il tempo è un alleato essenziale per avvocati, segreterie amministrative e paralegali. Digitalizzare la gestione dei contenziosi significa ridurre il tempo da dedicare alle attività a basso valore aggiunto, con guadagni in efficienza e collaborazione. Potersi concentrare sulla visione d’insieme e vederla con chiarezza non è più un lusso, ma una necessità concreta che può fare la differenza.

PAROLA D’ORDINE: MOBILITà

I legal counsel sono spesso in movimento. Devono poter accedere facilmente ai calendari, alle schede sui casi e ad altri documenti importanti. Le soluzioni di gestione dei contenziosi assicurano che i team legali possano accedere ai documenti in tempo reale e proteggono i dati sensibili da ogni tipo di furto o smarrimento.

Sicurezza e gestione dei rischi

Infine, il software per i contenziosi protegge i dati con i più alti standard di sicurezza. Il contenzioso in materia di protezione dei dati personali è destinato a diventare un trend nel 2021, ed è fondamentale che i professionisti legali gestiscano i dati in modo sicuro e in conformità con le ultime normative in materia. I dipartimenti legali che utilizzano un software per la gestione dei contenziosi possono essere certi di proteggersi da errori molto costosi.

In conclusione, il software per la gestione dei contenziosi aiuta a proteggere dati e documenti sensibili, migliora la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti e semplifica l’intero processo di gestione del contenzioso dalla A alla Z, portando i dipartimenti legali direttamente nel futuro.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

Da consulente e revisore dell’attività aziendale, il General Counsel è oggi una delle figure manageriali e decisionali chiave in ambito aziendale. Una posizione raggiunta quando attorno alla sua figura hanno iniziato ad orbitare ed addensarsi questioni e responsabilità sempre più complesse da richiedere un passaggio ad un ruolo esecutivo.

Il ruolo centrale del General Counsel

L’ultimo anno ha messo a dura prova ogni persona e ogni settore, portando a galla limiti e criticità e allo stesso tempo dando la possibilità di capire ciò che è veramente essenziale. Questa considerazione vale tanto per il singolo nella sua vita privata quanto per le società in ambiente business dove si è dovuto far fronte non ad una semplice contrazione dell’economia ma ad una situazione senza precedenti carica di sfide e problematiche, in parte già in agitazione sotto il pelo dell’acqua, che sono emerse in maniera piena e veemente solo con questa crisi. Digitalizzazione, cybersicurezza, sostenibilità sono ormai gli elefanti nella stanza dell’universo aziendale: tematiche diverse, in parte distanti, ma accomunate dal ruolo di primaria importanza svolto dal General Counsel.

La nuova vita del General Counsel

Già da qualche anno questa figura, il direttore degli affari legali, ha in un certo senso completato la sua mutazione cessando i panni del consulente del CEO, del referente privilegiato delle informazioni raccolte con i suoi continui contatti con tutti i vari dipartimenti societari. Il General Counsel ha visto accrescere il proprio spazio di azione e responsabilità: non è più sufficiente valutare proposte e consigliare in merito a strategie elaborate da altri ma ricopre, oggi, un ruolo da espletare in maniera preminente con un approccio propositivo, da manager o meglio ancora da executive.

In fondo sono le stesse aziende, ancor prima degli stessi giuristi, a chiedere un salto evolutivo ai propri General Counsel: in tempi recenti di fronte a nuove sfide e nuove problematiche è stato proprio il General Counsel la figura di riferimento, chiamato a gestire la compliance in materia di sicurezza sanitaria, a supervisionare lo smart working e i cyber rischi che ne sono derivati e, anche per il futuro, questa centralità non sembra essere destinata a venir meno.

Cosa ci si aspetta ora dal General Counsel?

Rimettere in moto il motore economico e recuperare la strada persa richiederà alle imprese sforzi importanti e scelte coraggiose che passeranno sicuramente dalla scrivania dei General Counsel. La questione più immediata sarà la gestione del lavoro e dei lavoratori laddove nell’ultimo anno molti sono stati costretti a lavorare da casa ma altri semplicemente non hanno potuto perché la mansione non lo consentiva o perché l’azienda ha dovuto procedere ad una riduzione del personale. L’impatto sociale è stato, ed è ancora, notevole ma l’esigenza di sostenibilità pone in capo al General Counsel il compito di trovare soluzioni adatte a soddisfarla anche attraverso gli strumenti offerti dal diritto del lavoro e dal welfare.

Un’azienda sostenibile (sotto ogni punto di vista) porta vantaggi a tutti nel lungo termine e nel breve può contribuire a costruire, o migliorare, la propria immagine e la propria reputazione al di là degli strumenti di marketing. Le aspettative nei confronti dell’attività aziendale sono cambiate, si richiede qualcosa in più del solo profitto immediato e così sempre più studi legali stanno accogliendo nel proprio team esperti di Corporate reputation e reputation risk management. In maniera del tutto analoga, all’interno dell’impresa è il giurista ad essere chiamato a supervisionare questi aspetti vigilando e soprattutto indirizzando la governance societaria secondo queste rinnovate aspettative.

Governance e Leadership

Ad esser mutata non è solo la società in cui le imprese agiscono ma anche l’organizzazione dell’attività all’interno delle aziende e il modo stesso in cui questa procede. Il diritto pervade ormai ogni ambito, leggi e regolamenti, nazionali e sovrannazionali, creano una rete dalle maglie piuttosto strette di cui bisogna tener necessariamente conto quando, ai più alti livelli decisionali, si programmano strategie per il futuro e azioni nell’immediato. Il controllo e la pianificazione richiesti al General Counsel pervadono tantissimi ambiti, dalla sostenibilità, che abbiamo già visto, alla cybersicurezza, dalla supervisione legale delle attività commerciali alla compliance in materia di privacy e trattamento dei dati personali.

Che cosa significa per il vostro dipartimento legale

Ciò che occorre è una visione d’insieme che permetta al General Counsel di agire come un allenatore dalla panchina, indirizzando e coordinando i vari elementi in gioco. Da questo punto di vista la digitalizzazione, un processo evolutivo ormai maturo nel 2021, offre strumenti, come la Suite DiliTrust Governance, molto utili, per non dire essenziali, con cui è possibile gestire in maniera flessibile ed efficiente le attività dell’ufficio legale.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

 

Se la digitalizzazione è ormai vista come una necessità per le imprese e per i CdA, non bisogna dimenticare che si tratta innanzitutto di un’opportunità per migliorare. Gli SMART CDA consentono di gestire tutte le attività del Consiglio grazie ad un approccio paperless: documenti sempre accessibili, verbali digitali, riunioni a distanza, il tutto in una cornice sicura grazie ad efficienti sistemi di sicurezza informatica.  

I 5 principali benefici della digitalizzazione del CDA

Digitalizzare il CdA cambia completamente le carte in tavola: non si tratta di vano modernismo ma di un approccio concreto in grado di trasformare in meglio la governance delle aziende.  Basta dare uno sguardo allle soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana). Si tratta dei software per i CdA digitali che consentono di tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi. 

Perché gli SMART CDA stanno conquistando le aziende?

Cerchiamo di capire concretamente quali sono i principali benefici della digitalizzazione del CDA e perché è così vantaggiosa per le imprese. La gestione di un consiglio di amministrazione è un’attività complessa che non consiste semplicemente nell’organizzare una riunione di persone. La convocazione e lo svolgimento di una seduta del CdA seguono regole ben precise dettate tanto dalla legge quanto dallo statuto societario. Il principio cardine resta quello dettato dal Codice civile, secondo il quale ai consiglieri deve essere garantita una partecipazione informata sulle materie iscritte all’ordine del giorno. Una garanzia che fa da contrappeso al regime di responsabilità che grava sul consigliere per gli eventuali danni cagionati alla società per aver agito senza la dovuta diligenza.   

DIGITALIZZAZIONE DEL CDA: I 5 benefici  

  • Efficienza. Digitalizzare documenti e riunioni vuol dire innanzitutto avere sempre a disposizione le informazioni necessarie con la possibilità di accedervi con un qualsiasi dispositivo in grado di connettersi ad internet. Il modulo di SMART CDA della nostra suite DiliTrust Governance, copre interamente lo svolgimento dei lavori del CdA a partire dalla sua convocazione, rendendo più immediato creare i punti dell’ordine del giorno, procedere alla notifica della convocazione e fare in modo che tutti i consiglieri siano in possesso dei documenti utili ad affrontare in maniera informata la riunione. Insieme alle funzionalità per la redazione del verbale e la votazione, tutte queste attività diventano istantanee grazie alla digitalizzazione: il risultato è una significativa riduzione del carico di lavoro che grava sui segretari del consiglio in primis ma, più in generale, su tutti i membri del CdA.
  • Risparmio. Uno dei principali benefici della digitalizzazione del CDA è costituito dall’abbracciare in toto l’approccio senza carta e telematico. Questo vuol dire da un lato un notevole risparmio di risorse, dall’altro la possibilità di tenere la riunione senza la necessaria presenza fisica ma sfruttando un qualunque dispositivo dotato di webcam e microfono: questo aiuta a ridurre i continui spostamenti che caratterizzano la vita lavorativa nel mondo degli affari. Non solo, significa risparmiare sugli sprechi anche dal punto di vista del tempo, ossia quella che probabilmente è divenuta oggi la merce più preziosa per ciascun professionista. 
  • Sicurezza. Sebbene il tema della sicurezza informatica sia spesso guardato dal punto di vista delle vulnerabilità da affrontare, spesso ci si dimentica che la digitalizzazione delle informazioni offre degli strumenti in grado di migliorare la loro sicurezza grazie a protocolli informatici collaudati. I CdA gestiscono informazioni spesso riservate ed è fondamentale tenere traccia di chi ha accesso a quelle informazioni. Qualcosa che nel mondo analogico è molto difficile controllare: basta una copia e diventa impossibile risalire con certezza all’autore. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, invece, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili. La sicurezza nei confronti delle minacce esterne è garantita dal rispetto degli standard internazionali di sicurezza certificata ISO 27001 e dai sistemi volti a preservare l’integrità dei dati. 
  • Sostenibilità ambientale. Un’azienda paperless è in grado sì di portare vantaggi economici a se stessa ma più in generale contribuisce a ridurre in maniera significativa l’impatto ambientale. Chiunque sia mai entrato in un ufficio sa quanta carta viene sprecata per le stampe di documenti che grazie al digitale potrebbero essere benissimo consultati in altro modo. Con le soluzioni di SMART CDA non è più necessario potarsi dietro enormi fascicoli cartacei tanto scomodi quanto dannosi per l’ambiente. 
  • Collaborazione. Questo è certamente uno dei punti spesso meno discussi ma più significativi: le funzionalità di messaggistica, notifiche push,  survey e sondaggi facilitano la comunicazione fra i vari utenti e di conseguenza una più stretta collaborazione che si sviluppa sempre nell’ottica di una maggior efficienza e della totale sicurezza. 

I notevoli progressi in campo tecnologico non potevano esimere il settore legale da una trasformazione digitale: intraprendere il cammino della digitalizzazione apre nuove opportunità per il giurista d’impresa, il cui ruolo è più centrale che mai.

La mole di lavoro svolta dalle direzioni legali nelle grandi e medie imprese è oggi divenuta estremamente importante ed abbraccia ogni aspetto dell’attività d’impresa. Strutture societarie complesse e nuove problematiche poste dalle continue evoluzioni tecnologiche e normative, pongono i General Counsel nella delicata posizione di dover conoscere e seguire ogni ambito dell’azienda, innanzitutto per garantire la compliance a criteri normativi che invadono sempre più settori: il GDPR è stato uno dei più importanti cambiamenti degli ultimi anni ma rappresenta comunque solo una delle voci della funzione di compliance affidata alle direzioni legali accanto ad es. all’antitrust o alla responsabilità amministrativa ex legge 231/2001.

Prospettive futur(istich)e per il giurista d’impresa

Da un rapporto realizzato da Chief Executive Group and BarkerGilmore emerge con forza la tendenza ad affidare e a chiedere al General Counsel un apporto che va molto al di là del suo ruolo tradizionalmente relegato a gestione dei rischi e compliance. Nelle grandi società per azioni analizzate nello studio l’84% degli amministratori delegati ha introdotto il General Counsel nel leadership team. Il giurista d’impresa non può più essere un puro uomo di legge, anzi, dallo studio emerge come il 70% dei CEO chieda ai propri General Counsel di essere in grado di dare il proprio contributo nella pianificazione strategica dell’azienda, nel prendere decisioni importanti e nello sviluppare idee per la crescita del business. Richieste che rappresentano una grossa sfida per il giurista ma che offrono anche l’opportunità di guadagnare rilievo e importanza nell’organigramma aziendale.

I General Counsel alle prese con la trasformazione digitale

In questa prospettiva la grande quantità di informazioni e di dati che le direzioni legali devono gestire necessitano di strumenti come DiliTrust Governance per ridurre in maniera considerevole il dispendio di energie e di tempo necessari a processarli e per ottimizzarne l’accessibilità. La possibilità di classificare ed analizzare in maniera smart le informazioni raccolte e generare report automatici,  consente di semplificare la gestione degli uffici legali e il loro controllo sull’attività societaria. In questo modo il General Counsel è facilitato nell’avere una più approfondita conoscenza dell’azienda, dei prodotti e dei servizi offerti e più tempo per comprendere lo scenario in cui la propria azienda compete. Il General Counsel è posto nella condizione di acquisire gli strumenti necessari a fare in modo che la sua attitudine al problem solving possa essere applicata tanto al mondo legale quanto alle decisioni più strettamente economiche e commerciali, come richiesto dai CEO dello studio sopra citato.

Questioni di sicurezza

La diffusione degli strumenti informatici per la gestione del lavoro offre, dunque, notevoli vantaggi nel fornire un quadro generale al General Counsel ma porta con sé anche numerose sfide. Il giurista d’impresa custodisce dati e risorse dei propri clienti, gestisce contratti, può svolgere la funzione di Segretariato per il CdA, copre quindi una vasta gamma di attività che per loro natura sono fortemente esposte al rischio di attacchi informatici.
Il livello di sicurezza garantito dai gestionali per gli uffici legali rappresenta un punto cruciale: la necessità di bilanciare la massima accessibilità ai documenti e la loro sicurezza è una delle questioni centrali per ogni direzione legale e al tempo stesso un importante aspetto della loro funzione di compliance. DiliTrust Governance è un perfetto esempio di piattaforma collaborativa che assiste il giurista d’impresa ponendo la questione della sicurezza in primo piano. File e dati sempre accessibili grazie al cloud sono, infatti, fisicamente localizzati in Europa, fuori dall’ambito applicativo di normative controverse come il Cloud Act. Le misure di sicurezza adottate rispondono ai più elevanti standard internazionali (ISO 27001) e sono conformi al sistema di trattamento dei dati personali delineato dal GDPR, il regolamento europeo generale sulla protezione dei dati.
Anche da questo punto di vista il ruolo del General Counsel si evolve e muta, e con l’avvento del GDPR spesso copre anche il ruolo di DPO (Data Protection Officer). Questo comporta che il giurista d’impresa non possa più limitarsi a verificare la compliance in materia di sicurezza informatica ma debba sempre più tendere alla supervisione di questo aspetto, ancora troppo spesso appaltato all’IT. Solo il 17% dei giuristi d’impresa gestisce la cybersecurity, un ambito aziendale continuamente sottoposto a interventi normativi a livello nazionale e internazionale e che ha estremo bisogno di una prospettiva strategica da parte di un esperto di diritto.

Virtual Data Room e Soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana) non sono la stessa cosa, anche se si tende spesso a confonderli. Ma quali sono le principali differenze?

La digitalizzazione delle riunioni societarie | SMART CDA o Data Room?

Partiamo dalle definizioni.

La Virtual Data Room (VDR) è una piattaforma all’interno della quale le aziende conservano e condividono documenti e dati riservati.  Le VDR vengono tipicamente utilizzate durante le transazioni finanziarie, in particolare per le operazioni di M&A al fine di svolgere le operazioni di due diligence. Questo ‘repository protetto’ consente agli utenti di caricare agevolmente i file, di controllarne l’accesso e di dialogare con il gestore della VDR in totale sicurezza con l’ausilio di statistiche dettagliate e strumenti di domanda/risposta,  note sui documenti e notifiche istantanee.

Lo SMART CDA è una soluzione software dedicata alla digitalizzazione delle riunioni societarie che consente di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza. Tipicamente include funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per creare l’ordine del giorno, per condividere la relativa documentazione con tutti i board member, per condurre votazioni e sondaggi, etc, con l’obiettivo di ottimizzare il lavoro di amministratori e segretari del consiglio di amministrazione e di migliorare la collaborazione e la comunicazione fra board member.

Non proprio la stessa funzione, quindi. In comune hanno i requisiti di sicurezza nella condivisione dei documenti, ma con regole completamente differenti. Oltre a tante funzionalità specifiche per ognuna delle due soluzioni.

Ma allora perché si tende a confonderli?

Le informazioni condivise fra board member sono confidenziali e devono essere protette e condivise con la massima sicurezza, così come i dati e le informazioni che vengono scambiati all’interno di un’operazione di M&A. Entrambe le soluzioni, Smart CDA e VDR, consentono di condividere in totale sicurezza tali informazioni – che siano file, annotazioni, verbali, agende, etc .

Sono proprio queste caratteristiche della Virtual Data Room – quali la condivisione sicura di documenti, l’elevato grado di protezione dei dati, la possibilità di accedere ai documenti rapidamente – il motivo per cui si tende a pensare che sia possibile adottare una Data room anche per gestire un CDA.  Tuttavia questa scelta potrebbe rivelarsi inappropriata in quanto una data room non è pensata per gestire a 360° una riunione societaria.

Al contrario, una soluzione di SMART CDA come DiliTrust Exec è stata completamente sviluppata e progettata da board member per board member, al fine di soddisfarne le esigenze specifiche e quindi di migliorare la governance in termini di efficienza e collaborazione, mantenendo gli stessi standard di sicurezza di una data room.

Per approfondire tutte le funzionalità e i benefici di una soluzione di SMART CDA, contatta un nostro consulente.

SI PREGA DI NOTARE CHE QUESTO RAPPORTO NON È PIÙ DISPONIBILE

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. DiliTrust è uno dei 21 vendor annoverati in questo nuovo report, un must-read per i leader legali che desiderano insights sul mercato delle soluzioni ELM.

Siamo onorati di questo riconoscimento poiché da oltre 25 anni lavoriamo a fianco di migliaia di dipartimenti legali per supportarli nell’esercizio delle loro responsabilità e nel raggiungimento dei loro obiettivi. Aiutare CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano è al centro delle nostre soluzione di Enterprise Legal Management. Proprio perché ci assicuriamo che i nostri clienti ottimizzino quotidianamente le loro attività legali in modo sicuro, siamo consapevoli più di chiunque altro della necessità di essere efficienti e produttivi di fronte alle crescenti responsabilità e alla sempre maggiore centralità dei dipartimenti legali.

Il report di Gartner mostra come “le soluzioni ELM forniscano supporto e insights sulle legal operations e sui workflows”. Questa Guida vi aiuterà a comprendere l’evoluzione del mercato e ad orientarvi nelle vostre scelte tecnologiche.

In questa Market Guide di Gartner, crediamo che possiate trovare supporto in queste aree chiave:

  • Consigli per i responsabili degli applicativi aziendali che si occupano delle soluzioni per i dipartimenti legali
  • ELM Outlook: Strategic planning assumptions, evoluzione del mercato e trend tecnologici.

 

Gartner, Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions, 4 September 2020, Nikos Drakos and Jim Murphy.

Il lavoro agile, spinto dall’emergenza sanitaria, ci sta insegnando a lavorare lontani da uffici e clienti e potrebbe divenire anche in futuro la nuova normalità: grazie alla tecnologia, gli uffici legali possono lavorare in smart working senza rinunciare alla collaborazione e alla sicurezza dei dati.
 
Legal-Counsel-in-smart-working
Mentre la pandemia ritorna a spaventare nuovamente il mondo intero, la consapevolezza di non poter congelare ogni attività in attesa che tutto si risolva, ha fornito ulteriore stimolo alla diffusione dello smart working in Italia: un discorso che sta prendendo di nuovo piede ma che, di fatto, non si era mai fermato. Questo perché, anche al di là della complessa e preoccupante situazione che stiamo vivendo, lo smart working ha dimostrato di poter offrire un livello di produttività ed efficienza pari, se non superiore, al classico lavoro in ufficio. Ciò vale per molte categorie di lavoratori, compresi gli uffici dirigenziali, amministrativi e legali, in particolare questi ultimi spesso così restii ai cambiamenti. Il ruolo del legal counsel è oggi molto complesso e deve necessariamente interfacciarsi con documenti e persone di continuo, quindi è comprensibile come l’idea di lavorare da casa possa non convincere tutti gli interessati ad un primo approccio. In realtà è facile scoprire come lo smart working non sia solo un rimedio emergenziale ad una situazione critica ma una vera e propria fonte di opportunità per il futuro, purché ovviamente il tutto venga fatto in maniera consapevole. Vediamo qualche piccolo consiglio per avviare l’ufficio legale verso lo smart working in maniera ottimale.

Digitalizzare, digitalizzare, digitalizzare

Questo primo punto più che un consiglio è in realtà il presupposto essenziale per poter lavorare in maniera fruttuosa in smart working. La digitalizzazione degli uffici legali è la condicio sine qua non l’idea di lavoro da remoto crolla del tutto. È solo digitalizzando i documenti che questi potranno essere accessibili anche da remoto e che su di essi sarà possibile lavorare in maniera collaborativa da diversi luoghi. Questo processo di fatto svincola “l’ufficio” da un luogo fisico, lo colloca su cloud e consente di portare sempre con sé tutto l’ufficio nello smartphone, nel tablet o in un qualsiasi computer in grado di connettersi ad internet.

La sicurezza dei dati al primo posto

Lavorare da casa vuol dire necessariamente lavorare su internet, esposti su una rete che connette miliardi di dispositivi in tutto il mondo. E’ necessario, quindi, prestare particolare attenzione ai rischi di data breaches e organizzare tutto in modo da garantire la migliore e più efficace sicurezza dei dati possibile. Utilizzare per lavoro dispositivi che a casa assolvono pure ad altri scopi e che magari sono accessibili anche ad altre persone li espone a rischi di data breaches e più in generale di cyberattacchi. È quindi essenziale prestare particolare attenzione alla sicurezza creando in casa un ambiente di lavoro organizzato e protetto. Adottare soluzioni come la Suite DiliTrust Governance, conforme ai più elevati standard internazionali di sicurezza delle informazioni, in particolare alla certificazione ISO 27001, consente di gestire al meglio i dati sia sotto il profilo della consultazione che della loro protezione.

ComunicaRE regolarmente con il team…

Ovviamente lavorare da remoto non vuol dire lavorare da soli ma sfruttare gli strumenti che la tecnologia offre per collaborare nel miglior modo possibile con i propri colleghi pur senza stare nello stesso ufficio. Questo da un lato consente ai general counsel di tenere i contatti con i propri collaboratori, come anche con gli altri uffici e i clienti, ma dall’altro consente di monitorare l’attività del proprio ufficio, avere il controllo della situazione ed intervenire laddove necessario.

… con strumenti adatti allo scopo

Collaborare con le persone giuste è sempre molto importante ma altrettanto peso va riconosciuto al modo in cui la collaborazione avviene. Pensare di gestire lo smartworking con strumenti generici e inadeguati come email, app di messaggistica ecc. è del tutto impensabile. Quello che serve è una piattaforma integrata di gestione di documenti e informazioni con la possibilità di lavorarci sopra in maniera semplice ma sicura ovunque grazie al cloud. Le caselle di posta elettronica sono tanto inefficienti per questo tipo di esigenze quanto vulnerabili dal punto di vista della sicurezza dei dati: in ambito professionale sono criticità assolutamente non tollerabili.

SfruttaRE al massimo la tecnologia

Abbiamo visto come siano anche gli strumenti tecnologici e informatici a determinare il successo dello smart working per l’ufficio legale: accessibilità e sicurezza dei dati, collaborazione a distanza, gestione delle scadenze e degli appuntamenti richiedono strumenti studiati appositamente per questi scopi. La Suite DiliTrust Governance è la soluzione integrata, completa e sicura che raccoglie diversi moduli studiati appositamente per le necessità delle Direzioni Affari Legali e Societari, con un occhio di riguardo alla sicurezza di tutto quanto transita sulla piattaforma:  si tratta spesso di dati e informazioni a cui si vuole accedere facilmente, ovunque ci si trovi, ma che devono essere protetti adeguatamente nel pieno rispetto delle normative europee come il GDPR.
 

SI PREGA DI NOTARE CHE QUESTO RAPPORTO NON È PIÙ DISPONIBILE

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Gartner 2020 Market Guide for Corporate Legal Matter Management. DiliTrust è uno dei 19 vendor annoverati in questo nuovo report, un must-read per i leader legali che desiderano insights sul mercato delle soluzioni di corporate legal matter management.

Siamo onorati di questo riconoscimento poiché da oltre 25 anni lavoriamo a fianco di migliaia di dipartimenti legali per supportarli nell’esercizio delle loro responsabilità e nel raggiungimento dei loro obiettivi. Aiutare CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano è al centro delle nostre soluzione di Enterprise Legal Management. Proprio perché ci assicuriamo che i nostri clienti ottimizzino quotidianamente le loro attività legali in modo sicuro, siamo consapevoli più di chiunque altro della necessità di essere efficienti e produttivi di fronte alle crescenti responsabilità e alla sempre maggiore centralità dei dipartimenti legali.

Gartner afferma “Il legal matter management punta a migliorare l’efficienza e ridurre i rischi nella gestione di molte questioni contemporaneamente. I sistemi di matter management si propongono anche di eliminare i processi cartacei, fornire un accesso sicuro, coordinare le attività all’interno del team legale, rafforzare la gestione del rischio e le capacità di compliance”.

In questa Market Guide di Gartner*, crediamo che possiate trovare supporto in queste aree chiave:

  • Consigli per i responsabili degli applicativi aziendali che si occupano delle tecnologie legali e di compliance per i dipartimenti legali
  • Corporate matter management Outlook: descrizione del mercato, evoluzione e analisi

 

*Gartner, Market Guide for Corporate Legal Matter Management, 6th August 2020, Jim Murphy and Nikos Drakos.

PLEASE NOTE THAT THIS REPORT IS NO LONGER accessible

In questa ricerca di Gartner, riteniamo che i lettori possano trovare le risposte alle seguenti domande:

  • Quali innovazioni tecnologiche impatteranno di più i dipartimenti legali aziendali nel 2020?
  • Perché i dipartimenti legali hanno un urgente bisogno di competenze tecnologiche a vari livelli?
  • Su quali aree chiave dovrebbero concentrarsi le aziende che stanno affrontando una trasformazione digitale nel 2020?

 

 

Gartner, Predicts 2020: Corporate Legal and Compliance Technology, 17 December 2019, Jim Murphy, Nader Henein