L’emergenza pandemica iniziata nel 2020 ha dato il via ad una nuova normalità su tutti i fronti. In particolare nelle società la necessità di effettuare le riunioni societarie da remoto ha portato gli addetti ai lavori a verificarne la fattibilità sia sul piano formale che sul piano operativo.

Le contromisure per il contrasto della pandemia hanno infatti profondamente sconvolto le imprese e il modo in cui esse operano quotidianamente. Per affrontare queste sfide, il governo ha voluto adattare il regime garantendo agli organi societari di continuare la propria attività.

Quali sono le disposizioni in materia di svolgimento delle riunioni societarie? E come gli strumenti digitali possono supportarne ogni fase?

Adottare con successo un board portal non dipende solo dall’aver scelto la piattaforma più intuitiva e user-friendly o dal poter contare su consiglieri tech savvy. Per assicurare il successo di un progetto di digitalizzazione del CDA digitale può essere utile seguire alcune best-practice.

Avviare un processo di trasformazione digitale del CdA significa tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi.

Ma come coinvolgere al meglio i board member in questo processo? Ecco qualche consiglio per guidare l’adozione del board portal e far si che diventi uno strumento indispensabile per i consiglieri.

Chiarire il perchè della scelta

Anche se solitamente il passaggio al digitale viene valutato positivamente dai consiglieri in quanto permette di efficientare e semplificare molti processi (prima, durante e dopo le riunioni), è importante comunicare ai board member il perché della scelta.

D’altronde, anche i consiglieri più avvezzi alla tecnologia, i cosiddetti early-adopters, se non percepiscono come la nuova soluzione migliorerà i processi attuali, potrebbero avere delle riserve nel dover utilizzare un nuovo sistema che inizialmente richiederà tempo per apprenderne l’utilizzo.

La comunicazione dei motivi per cui si sceglie di abbandonare la carta per adottare una soluzione digitale deve essere chiara e sottolinearne i benefici, come una maggiore sostenibilità, un aumento di efficienza, collaborazione e trasparenza dei processi.

A tal proposito, potrebbe essere utile rispondere a queste domande:

  • Quali sono i processi del board che saranno svolti in modo più efficiente?
  • Quale sono le attività più time consuming e come una soluzione di CDA digitale aiuterà?
  • Quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Definire obiettivi chiari e misurabili

L’introduzione di un board portal può essere valutata correttamente solo se sono stati fissati degli obiettivi chiari, condivisi tra i consiglieri e facilmente misurabili, fornendo indicazioni precise.

E’ necessario, quindi, stabilire dei parametri di riferimento da raggiungere in un determinato lasso di tempo. In questo modo, ogni consigliere potrà impegnarsi attivamente per raggiungere questi obiettivi, contribuirà al successo dell’implementazione della soluzione di CDA Digitale ed avrà risultati tangibili con cui confrontarsi.

DEDICARE tempo ALLA FORMAZIONE

Utilizzare un board portal richiede inizialmente un impegno in termini di tempo ed energia. Si tratta infatti di modificare il proprio modo di lavorare e ripensare i processi di condivisione e comunicazione all’interno del CDA.

E’ consigliabile individuare una o più persone per promuovere questo processo: devono avere sia le competenze digitali necessarie, ma anche le giuste soft skills per fornire supporto ad altri board member quando ce ne sia bisogno.

Inoltre, è importante che l’implementazione del portale avvenga per fasi e che siano previsti dei momenti di formazione specifica per i board member.

comunicare il successo del progetto

Dopo aver stabilito gli obiettivi è importante comunicare costantemente con i consiglieri e aggiornarli sui risultati del progetto.

Per comunicare l’impatto positivo di una soluzione di CDA digitale, può essere molto utile anche fornire esempi pratici. Ad esempio, se il board portal supporta modalità di comunicazione da remoto e permette di effettuare riunioni a distanza, l’azienda può valutare di ridurre il numero di meeting in presenza sottolineando la possibilità di risparmiare tempi e costi per lo spostamento dei consiglieri.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

Affrontare un consiglio di amministrazione richiede tempo e preparazione. La tecnologia è una valida soluzione per aumentare la produttività e l’efficienza delle riunioni societarie.

Solitamente i punti all’ordine del giorno sono tanti e i board member devono analizzare una grande mole di dati e prendere decisioni spesso in brevissimo tempo. Dotarsi di una soluzione digitale per il CDA permette di aumentare l’efficienza delle riunioni, modificando le modalità di lavoro ed adottando nuove best practices.

Dall’emergenza COVID-19 all’adozione permanente di nuove soluzioni tecnologiche per i CDA

Sicuramente, l’emergenza COVID-19 ha dato un forte impulso all’adozione di soluzioni tecnologiche per gestire le attività d’impresa, anche a distanza. Molti membri dei CDA infatti, si sono ritrovati a dover prendere parte a meeting virtuali e, in alcuni casi, a dover prendere decisioni importanti anche a distanza: una modalità di lavoro a cui non erano abituati.

Secondo l’ Harvard Business Review, i membri dei consigli di amministrazione hanno trovato queste riunioni virtuali molto più efficienti dei tradizionali meeting in presenza. E non solo per il risparmio di tempo dovuto alla possibilità di partecipare direttamente dalla propria casa, ma anche perché  tutti i processi del CDA sono stati resi precisi, efficaci ed efficienti, grazie all’adozione di un portale tecnologico.

Probabilmente, anche quando le misure di distanziamento sociale imposte dalla pandemia si allenteranno, la maggior parte delle aziende continuerà ad utilizzare la tecnologia per le riunioni del CDA.

Tecnologie digitali per I CDA

L’adozione e l’utilizzo delle tecnologie digitali per i CDA sono oggi un tema “caldo” nell’ambito del management che potrebbe così svolgere al meglio le funzioni di supervisione ed amministrazione, ma non solo. Adottare una soluzione per gestire digitalmente il CDA  è un modo per renderlo molto più efficiente. Ecco come:

  1. Informazioni sempre aggiornate: La preparazione del materiale per una riunione del CDA può essere un compito time-consuming e intenso. Il segretario del CDA deve condividere per tempo la documentazione di supporto con tutti i partecipanti ed aggiornare tempestivamente le informazioni. Con un board portal i consiglieri ed il management potranno contare su informazioni sempre aggiornate, disponibili on-line e accessibili da vari dispositivi (smartphone, tablet e PC). In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso prima impiegato per raccogliere ed accedere alle informazioni, tempo che invece ora può essere dedicato alle attività più importanti.
  2. Processo decisionale più rapido: Prendere decisioni diventerà più semplice e veloce. Grazie ai servizi di condivisione di file ed alla messaggistica integrata, i membri del Consiglio di Amministrazione possono intervenire in maniera rapida e la riunione può diventare più breve e mirata. Lavorare su dati sicuri, stabili ed attendibili permette inoltre di limitare eventuali errori che altrimenti potrebbero verificarsi.
  3. Maggiore sicurezza:  I board portal offrono un livello di sicurezza maggiore rispetto alla comunicazione e alla trasmissione di file in maniera tradizionale o tramite email, dal momento che tutti i dati vengono condivisi esclusivamente all’interno del portale stesso. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, inoltre, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili.
  4. Misurare la governance societaria: Poter gestire i CDA tramite portali tecnologici consente di tener traccia di tutte le attività. Sarà quindi molto semplice raccogliere ed elaborare metriche come numero e durata delle riunioni o la relativa percentuale di partecipazione di ciascun membro.

 

Le nuove tecnologie stanno dunque modificando le dinamiche di lavoro interne ai CDA. Adottare soluzioni per gestire digitalmente le riunioni societarie, come il modulo Smart CDA della suite DiliTrust Governance, consente di aumentare l’efficienza delle riunioni del consiglio e permette ai board member di accedere ai dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate, eseguire valutazioni del consiglio e molto altro ancora.

Una funzione molto affermata negli Stati Uniti e in alcuni paesi europei ma ancora poco diffusa in Italia: parliamo delle legal operations o con un acronimo, CLOO (Corporate Legal Operations Officer).

L’inserimento di questa funzione, spesso affidata anche ad una sola persona, risponde all’esigenza di accentrare il legal business e di integrarlo in modo più efficiente con tutte le altre operazioni di gestione dell’impresa. In Italia la funzione delle legal operations non ha ancora preso piede come in altri paesi per via di due aspetti: da un lato il nostro paese è puntellato principalmente da PMI (piccole medie imprese), le quali spesso quando si parla di dipartimenti legali non hanno né il budget né una vera necessità di stipendiare questo tipo di figure manageriali, dall’altro in un periodo di recessione non è facile mettere a budget la retribuzione, appunto, di uno specialista di altissimo livello.

Chi è il Legal Operations Officer ideale

Solitamente il legal operations manager è un ruolo da senior, e non è difficile comprendere il perché. Spesso sono avvocati o giuristi che hanno esperienza in operazioni e strategia finanziarie, analisi dati, hr e gestione tecnologica, che sanno intervenire su budget e bilancio aziendale facendosi ponte tra professionisti legali e personale operativo. La portata dell’impatto che può avere sull’impresa per cui lavora ha origine in una profonda comprensione del core-business aziendale, del work-flow e della struttura. Pragmatico, organizzato e capace di comunicare con tutti gli altri dipartimenti dell’azienda, il legal operations officer osserva tutti i processi produttivi, organizzativi e decisionali in cerca di un modo per renderli più efficienti. L’avvento di questa figura si spiega con la necessità di efficientare i processi in un’ottica di risparmio, ma anche per garantire alle imprese di essere conformi e trasparenti dal punto di vista giuridico, fattore di importanza centrale.

LA FUNZIONE DELLE legal operationS dev’essere per forza in-house?

La funzione ricoperta dal legal operations officer può essere soddisfatta anche avvalendosi di uno studio esterno, ma diversi trend mostrano che negli Stati Uniti assumere un CLOO internamente ha ripercussioni più che positive sul budget e sull’efficienza di tutte le operazioni. Certo, avvalersi di uno studio esterno può essere un primo passo, eseguito come test, sicuramente a partire da un investimento molto ridotto rispetto all’assunzione di un top manager, ma per un impatto positivo sulla lunga distanza è essenziale che questo professionista si immerga nelle profondità dei protocolli e delle operazioni aziendali perché la conoscenza e la capacità decisionale sono le sue due skill più importanti.

LE legal operations e la digitalizzazione del DIPARTIMENTO LEGALE

Quando si parla di efficienza e di riduzione dei costi non si possono non menzionare le operazioni a basso valore aggiunto. Di fronte a questo problema è buona norma trovare degli strumenti che garantiscano la qualità del flusso di lavoro ma che sappiano abbattere i costi, e in questo senso la vera rivoluzione digitale per i dipartimenti legali sono i software di gestione.

Sicuramente, un legal operations officer deve portare tutta l’azienda verso l’adozione di strumenti sicuri e intuitivi, capaci di rivoluzionare i protocolli di lavoro, creando anche uno storico di tutte le operazioni utilissimo per far fronte a eventuali ispezioni, e per poter operare in completa trasparenza. In un certo senso il progressivo imporsi di questa figura manageriale e la decostruzione delle vecchie abitudini produttive verso una rivoluzione digitale vanno di pari passo, e sono due aspetti su cui ormai i budget di molte aziende estere si concentrano moltissimo. Implementare l’utilizzo di un software di gestione per le operazioni legali, i contratti o le società partecipate può essere un grande passo avanti, ma se l’adozione di questi strumenti avviene sotto la guida di un direttore d’orchestra capace di sintetizzare diversi input e di avere sempre chiaro il da farsi, i vantaggi non posso che crescere esponenzialmente e in direzione di una trasformazione totale dell’impresa. Nonostante i tempi non siano semplici, valutare l’assunzione di un legal operations officer potrebbe essere davvero il miglior investimento da fare nel corso dell’anno da poco iniziato, perché è anche nei tempi di crisi che una grande azienda può fare la differenza.

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I contratti sono il punto nevralgico attorno al quale ruotano gli equilibri delle imprese, e spesso capita di farsi carico contemporaneamente di un grande numero di pratiche. La situazione che si è creata nell’ambito della recente pandemia di Covid-19 ha accresciuto notevolmente la necessità di strumenti agili e intuitivi per la gestione del ciclo di vita dei contratti da remoto, in grado anche di ricreare spazi di lavoro virtuali per team di lavoro che voglio digitalizzarsi senza perdere in efficienza.

Il ciclo di vita del contratto è un processo molto complesso che richiede una particolare attenzione ai dettagli. Se i contratti non vengono gestiti correttamente, i rischi legali e di compliance aumentano notevolmente. Per evitare di commettere errori in questo intricato processo, una soluzione di Contract Lifecycle Management rappresenta un asset importante.

Ecco i principali vantaggi nell’adozione di un software per la gestione del ciclo di vita dei contratti.

L’intero ciclo di vita di un contratto a portata di click

Quello che da fuori sembra un foglio di carta o un semplice file, per i professionisti del settore legale è la sintesi di molte ore di lavoro. I contratti hanno cicli di vita diversi l’uno dall’altro ma sempre ben definiti, ed è essenziale automatizzare il processo di monitoraggio di ogni scadenza e le azioni da intraprendere. Poter giocare in anticipo si dimostra un vantaggio strategico in termini di operatività e gestione del tempo.

Flusso di lavoro semplificato e agile

Centralizzare tutti i documenti relativi a una certa pratica consente di consultarli e modificarli in qualsiasi momento, dove si desidera. Non solo: una dashboard digitale permette di visualizzare lo storico e il follow-up di tutti i contratti, comprese le bozze, le appendici e gli allegati, personalizzandone la visualizzazione attraverso un sistema di etichette smart.

Minimizzare il rischio e assicurare la conformità più facilmente

La compliance è un aspetto significativo nei contratti, e ancora di più nei contratti di grandi dimensioni che coinvolgono più parti. Tenere il passo con la conformità normativa in continua evoluzione è stata una sfida continua (e costosa) per i consulenti legali nel 2020. Una soluzione per la gestione dei contratti consente di tenere traccia di tutti i passaggi e le azioni intraprese dai vari utenti coinvolti.  In aggiunta, poter registrare tutti gli step operativi che riguardano un certo contratto è un enorme vantaggio in caso di problematiche o audit.

Efficienza e risparmio di tempo

Ricevere delle notifiche in prossimità di una scadenza, firmare digitalmente i documenti e poter accedere ad un archivio personalizzato sono solo alcuni tra i vantaggi che i software digitali per i dipartimenti legali possono offrire. Il risparmio di tempo dedicato ad azioni a basso valore aggiunto è notevole, e aumentano drammaticamente l’efficienza e la produttività.

Il modulo Contratti della  suite DiliTrust Governance è pensato come una piattaforma di lavoro per la gestione dei contratti nazionali e internazionali, dalle prime bozze alla loro scadenza. Come per altri moduli della Suite, anche il modulo contratti è stato pensato per essere uno strumento insostituibile per dare un boost all’efficienza dei dipartimenti legali, permettendo la collaborazione tra colleghi anche a distanza.

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Nelle direzioni legali dei gruppi poter gestire digitalmente le partecipate, le persone, le procure e le deleghe, le operazioni di capitale e tutto quello che riguarda le partecipazioni ed il diritto societario, appare quanto mai utile per aumentare l’efficienza del proprio team di lavoro anche quando ci si trova distanti.

La gestione di una società partecipata richiede la collaborazione simultanea di molte persone e un flusso di lavoro che sia allo stesso tempo fluido, trasparente e sicuro al 100%.

Ecco i cinque vantaggi principali dell’utilizzo di una piattaforma digitale per la gestione di società filiali e partecipate.

Avere un’overview aggiornata di tutte le società gestite

Centralizzare tutti i documenti e i dati riferiti a una società può essere complesso, pensiamo quindi a quanto sia importante poter accedere in ogni momento ad una piattaforma di controllo e gestione in tempo reale delle attività legali di tutte le società che si gestiscono. In pochi click questo strumento può fornire una panoramica generale delle entità giuridiche e delle persone fisiche interne alle organizzazioni; permette inoltre di estrapolare velocemente informazioni sulla struttura dell’azionariato e sulle partecipazioni, sugli organi di controllo (come il CDA) e su eventuali procure o deleghe.

Tutti i documenti aziendali sempre a portata di mano

I dipartimenti legali generano grande quantità di documenti cartacei e virtuali, che fino a non molto tempo fa finivano in vasti corridoi pieni di raccoglitori. Ora, se si desidera tenere conto di un documento legale emesso qualche tempo addietro, basta usare lo strumento di ricerca della piattaforma digitale per trovarlo, consultarlo e magari creare una nota in tempo reale. Qualsiasi azione viene registrata per consentire a tutto il team di essere informato, nonché all’organizzazione di essere conforme ai sempre più impellenti standard di trasparenza societaria.

Poter accedere ad un database completo di dati usando soltanto le proprie credenziali  accelera la produttività e aumenta l’efficienza delle procedure, non solo per quanto riguarda la revisione e il controllo dei dati societari.

Informazioni in tempo reale sulla struttura aziendale

Poter aggiornare in pochi secondi l’intera struttura di un gruppo è una funzione utilissima per la gestione a distanza di una o più società partecipate. Gli strumenti digitali dedicati consentono di poter vedere in tempo reale come sono distribuiti il capitale e i diritti di voto di ogni singola entità giuridica e di tutta l’organizzazione. L’organigramma diventa così un’informazione generata senza errori e che si aggiorna automaticamente.

Uno strumento essenziale per affrontare audit interni e esterni

Gli scandali finanziari e legali sono all’ordine del giorno nella cronaca della gestione societaria di grandi gruppi, così come la pratica di monitorare l’andamento delle aziende tramite audit (o ispezioni) interne ed esterne. Avere una panoramica generale che fotografi lo stato della holding porta le aziende ad un indice di trasparenza importante per facilitare questi processi ispettivi che sono diventati fondamentali per la reputazione delle grandi aziende.

Piattaforma user-friendly senza rinunciare agli standard di sicurezza

Uno strumento all’avanguardia per la gestione degli affari legali non può che avere un’interfaccia usabile e intuitiva, disegnata per facilitare anche le operazioni più delicate. Allo stesso tempo è fondamentale per queste soluzioni rispettare gli standard di sicurezza ISO 27001 e la sicurezza ad ogni costo.

Il modulo Diritto Societario della suite DiliTrust Governance è una soluzione che centralizza e rende tracciabili tutte le attività legate alla gestione legale di aziende singole e gruppi internazionali. Come per altri moduli della Suite, anche Diritto Societario è stato pensato per essere uno strumento insostituibile per dare un boost all’efficienza dei dipartimenti legali, permettendo la collaborazione tra colleghi anche a distanza.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

In DiliTrust la nostra missione è da sempre quella di aiutare le aziende a beneficiare delle migliori pratiche di governance. Ogni giorno aiutiamo i Consigli di Amministrazione e i Comitati ad innovare ed efficientare la loro corporate governance grazie alle nostre tecnologie e ai nostri servizi.


Nell’attuale contesto di una pandemia globale in cui l’impatto sulle aziende e sulla società è senza precedenti, i temi della diversità di genere e della parità negli organi di governo non sono mai stati così importanti.

Nelle nostre azioni per promuovere le best practice di governance, siamo stati ispirati ad affrontare questo tema e a sostenere le donne e gli uomini che lavorano per questo obiettivo comune. Ecco perché abbiamo deciso di dedicare una guida ‘A Handbook for Executive Women in the Boardroom’ al tema dell’uguaglianza di genere all’interno dei board.

Con questa guida vogliamo diffondere le voci e le testimonianze di donne leader, board member e dirigenti d’azienda provenienti da diversi settori in tutto il mondo. Abbiamo chiesto loro di condividere con noi le loro battaglie e i loro preziosi consigli:

  1. Quali fattori spiegano il divario tra ‘domanda e offerta’ di donne dirigenti?
  2. Come sono riuscite le nostre intervistate ad imporsi in un sistema a prevalenza maschile per avviare il cambiamento?
  3. Come si può incoraggiare un maggior numero di donne qualificate ad assumere posizioni dirigenziali, ad unirsi ai Board e rompere il soffitto di cristallo?

 

Troverete tutte le risposte a queste domande e molto altro all’interno di questa guida realizzata con la partecipazione di 13 donne influenti provenienti da tutto il mondo: Viviane de Beaufort, Renée van der Burg, Louise Champoux-Paillé, Lucy Chow, Caroline Codsi, Elena David, Lucille Desjonquères, Sonia Ferrero, Sarah Harmon, Fabiola Mascardi, Diva Moriani, Paola Tagliavini e Romy Voos Andrianarisoa.

Vi invitiamo a (ri)scoprire queste donne ispiratrici e le loro testimonianze per uno sguardo nuovo sulla governance di domani.

Sia che siate già Board Member, sia che aspiriate a diventarlo, sia che vogliate semplicemente approfondire le tematiche di diversity & inclusion nella governance aziendale, questa guida vi darà preziosi consigli su come fare la differenza e avviare un vero cambiamento.

 

I dipartimenti legali interni sono chiamati ad affrontare molte sfide nel 2021 fra cui la digitalizzazione dei processi di lavoro, le crescenti minacce di attacchi informatici e i contenziosi in materia di protezione dei dati. La buona notizia è che i software per la gestione dei processi legali possono aiutare gli uffici legali ad affrontare queste sfide.

Ecco i cinque vantaggi principali nell’utilizzo di un software per la gestione digitale dei contenziosi.

Centralizzazione di tutti i documenti 

I contenziosi generano moltissimi documenti che vengono spesso consultati da diversi professionisti, anche nello stesso momento. L’utilizzo di un software per la gestione dei contenziosi permette di centralizzare tutte le pratiche e i relativi allegati, archiviarle ed organizzarle. Dalle deposizioni alle sentenze, fino ai giustificativi delle spese, tutto può essere consultato da pc, tablet o smartphone: avere accesso ai dati costantemente aggiornati in tempo reale è un vantaggio enorme per i giuristi d’impresa con un’agenda serrata.

Comunicazione semplificata

Poter estrapolare informazioni essenziali, controllare le scadenze, condividere date e informazioni importanti rende più fluida la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti. Lo scambio di informazioni non richiede più l’utilizzo di carta o lo scambio di email: ogni documento e azione può essere gestita da colleghi anche distanti tra loro in modo facile e sicuro. 

Il tempo come PRIORITà

Il tempo è un alleato essenziale per avvocati, segreterie amministrative e paralegali. Digitalizzare la gestione dei contenziosi significa ridurre il tempo da dedicare alle attività a basso valore aggiunto, con guadagni in efficienza e collaborazione. Potersi concentrare sulla visione d’insieme e vederla con chiarezza non è più un lusso, ma una necessità concreta che può fare la differenza.

PAROLA D’ORDINE: MOBILITà

I legal counsel sono spesso in movimento. Devono poter accedere facilmente ai calendari, alle schede sui casi e ad altri documenti importanti. Le soluzioni di gestione dei contenziosi assicurano che i team legali possano accedere ai documenti in tempo reale e proteggono i dati sensibili da ogni tipo di furto o smarrimento.

Sicurezza e gestione dei rischi

Infine, il software per i contenziosi protegge i dati con i più alti standard di sicurezza. Il contenzioso in materia di protezione dei dati personali è destinato a diventare un trend nel 2021, ed è fondamentale che i professionisti legali gestiscano i dati in modo sicuro e in conformità con le ultime normative in materia. I dipartimenti legali che utilizzano un software per la gestione dei contenziosi possono essere certi di proteggersi da errori molto costosi.

In conclusione, il software per la gestione dei contenziosi aiuta a proteggere dati e documenti sensibili, migliora la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti e semplifica l’intero processo di gestione del contenzioso dalla A alla Z, portando i dipartimenti legali direttamente nel futuro.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

Da consulente e revisore dell’attività aziendale, il General Counsel è oggi una delle figure manageriali e decisionali chiave in ambito aziendale. Una posizione raggiunta quando attorno alla sua figura hanno iniziato ad orbitare ed addensarsi questioni e responsabilità sempre più complesse da richiedere un passaggio ad un ruolo esecutivo.

Il ruolo centrale del General Counsel

L’ultimo anno ha messo a dura prova ogni persona e ogni settore, portando a galla limiti e criticità e allo stesso tempo dando la possibilità di capire ciò che è veramente essenziale. Questa considerazione vale tanto per il singolo nella sua vita privata quanto per le società in ambiente business dove si è dovuto far fronte non ad una semplice contrazione dell’economia ma ad una situazione senza precedenti carica di sfide e problematiche, in parte già in agitazione sotto il pelo dell’acqua, che sono emerse in maniera piena e veemente solo con questa crisi. Digitalizzazione, cybersicurezza, sostenibilità sono ormai gli elefanti nella stanza dell’universo aziendale: tematiche diverse, in parte distanti, ma accomunate dal ruolo di primaria importanza svolto dal General Counsel.

La nuova vita del General Counsel

Già da qualche anno questa figura, il direttore degli affari legali, ha in un certo senso completato la sua mutazione cessando i panni del consulente del CEO, del referente privilegiato delle informazioni raccolte con i suoi continui contatti con tutti i vari dipartimenti societari. Il General Counsel ha visto accrescere il proprio spazio di azione e responsabilità: non è più sufficiente valutare proposte e consigliare in merito a strategie elaborate da altri ma ricopre, oggi, un ruolo da espletare in maniera preminente con un approccio propositivo, da manager o meglio ancora da executive.

In fondo sono le stesse aziende, ancor prima degli stessi giuristi, a chiedere un salto evolutivo ai propri General Counsel: in tempi recenti di fronte a nuove sfide e nuove problematiche è stato proprio il General Counsel la figura di riferimento, chiamato a gestire la compliance in materia di sicurezza sanitaria, a supervisionare lo smart working e i cyber rischi che ne sono derivati e, anche per il futuro, questa centralità non sembra essere destinata a venir meno.

Cosa ci si aspetta ora dal General Counsel?

Rimettere in moto il motore economico e recuperare la strada persa richiederà alle imprese sforzi importanti e scelte coraggiose che passeranno sicuramente dalla scrivania dei General Counsel. La questione più immediata sarà la gestione del lavoro e dei lavoratori laddove nell’ultimo anno molti sono stati costretti a lavorare da casa ma altri semplicemente non hanno potuto perché la mansione non lo consentiva o perché l’azienda ha dovuto procedere ad una riduzione del personale. L’impatto sociale è stato, ed è ancora, notevole ma l’esigenza di sostenibilità pone in capo al General Counsel il compito di trovare soluzioni adatte a soddisfarla anche attraverso gli strumenti offerti dal diritto del lavoro e dal welfare.

Un’azienda sostenibile (sotto ogni punto di vista) porta vantaggi a tutti nel lungo termine e nel breve può contribuire a costruire, o migliorare, la propria immagine e la propria reputazione al di là degli strumenti di marketing. Le aspettative nei confronti dell’attività aziendale sono cambiate, si richiede qualcosa in più del solo profitto immediato e così sempre più studi legali stanno accogliendo nel proprio team esperti di Corporate reputation e reputation risk management. In maniera del tutto analoga, all’interno dell’impresa è il giurista ad essere chiamato a supervisionare questi aspetti vigilando e soprattutto indirizzando la governance societaria secondo queste rinnovate aspettative.

Governance e Leadership

Ad esser mutata non è solo la società in cui le imprese agiscono ma anche l’organizzazione dell’attività all’interno delle aziende e il modo stesso in cui questa procede. Il diritto pervade ormai ogni ambito, leggi e regolamenti, nazionali e sovrannazionali, creano una rete dalle maglie piuttosto strette di cui bisogna tener necessariamente conto quando, ai più alti livelli decisionali, si programmano strategie per il futuro e azioni nell’immediato. Il controllo e la pianificazione richiesti al General Counsel pervadono tantissimi ambiti, dalla sostenibilità, che abbiamo già visto, alla cybersicurezza, dalla supervisione legale delle attività commerciali alla compliance in materia di privacy e trattamento dei dati personali.

Che cosa significa per il vostro dipartimento legale

Ciò che occorre è una visione d’insieme che permetta al General Counsel di agire come un allenatore dalla panchina, indirizzando e coordinando i vari elementi in gioco. Da questo punto di vista la digitalizzazione, un processo evolutivo ormai maturo nel 2021, offre strumenti, come la Suite DiliTrust Governance, molto utili, per non dire essenziali, con cui è possibile gestire in maniera flessibile ed efficiente le attività dell’ufficio legale.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

 

Se la digitalizzazione è ormai vista come una necessità per le imprese e per i CdA, non bisogna dimenticare che si tratta innanzitutto di un’opportunità per migliorare. Gli SMART CDA consentono di gestire tutte le attività del Consiglio grazie ad un approccio paperless: documenti sempre accessibili, verbali digitali, riunioni a distanza, il tutto in una cornice sicura grazie ad efficienti sistemi di sicurezza informatica.  

I 5 principali benefici della digitalizzazione del CDA

Digitalizzare il CdA cambia completamente le carte in tavola: non si tratta di vano modernismo ma di un approccio concreto in grado di trasformare in meglio la governance delle aziende.  Basta dare uno sguardo allle soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana). Si tratta dei software per i CdA digitali che consentono di tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi. 

Perché gli SMART CDA stanno conquistando le aziende?

Cerchiamo di capire concretamente quali sono i principali benefici della digitalizzazione del CDA e perché è così vantaggiosa per le imprese. La gestione di un consiglio di amministrazione è un’attività complessa che non consiste semplicemente nell’organizzare una riunione di persone. La convocazione e lo svolgimento di una seduta del CdA seguono regole ben precise dettate tanto dalla legge quanto dallo statuto societario. Il principio cardine resta quello dettato dal Codice civile, secondo il quale ai consiglieri deve essere garantita una partecipazione informata sulle materie iscritte all’ordine del giorno. Una garanzia che fa da contrappeso al regime di responsabilità che grava sul consigliere per gli eventuali danni cagionati alla società per aver agito senza la dovuta diligenza.   

DIGITALIZZAZIONE DEL CDA: I 5 benefici  

  • Efficienza. Digitalizzare documenti e riunioni vuol dire innanzitutto avere sempre a disposizione le informazioni necessarie con la possibilità di accedervi con un qualsiasi dispositivo in grado di connettersi ad internet. Il modulo di SMART CDA della nostra suite DiliTrust Governance, copre interamente lo svolgimento dei lavori del CdA a partire dalla sua convocazione, rendendo più immediato creare i punti dell’ordine del giorno, procedere alla notifica della convocazione e fare in modo che tutti i consiglieri siano in possesso dei documenti utili ad affrontare in maniera informata la riunione. Insieme alle funzionalità per la redazione del verbale e la votazione, tutte queste attività diventano istantanee grazie alla digitalizzazione: il risultato è una significativa riduzione del carico di lavoro che grava sui segretari del consiglio in primis ma, più in generale, su tutti i membri del CdA.
  • Risparmio. Uno dei principali benefici della digitalizzazione del CDA è costituito dall’abbracciare in toto l’approccio senza carta e telematico. Questo vuol dire da un lato un notevole risparmio di risorse, dall’altro la possibilità di tenere la riunione senza la necessaria presenza fisica ma sfruttando un qualunque dispositivo dotato di webcam e microfono: questo aiuta a ridurre i continui spostamenti che caratterizzano la vita lavorativa nel mondo degli affari. Non solo, significa risparmiare sugli sprechi anche dal punto di vista del tempo, ossia quella che probabilmente è divenuta oggi la merce più preziosa per ciascun professionista. 
  • Sicurezza. Sebbene il tema della sicurezza informatica sia spesso guardato dal punto di vista delle vulnerabilità da affrontare, spesso ci si dimentica che la digitalizzazione delle informazioni offre degli strumenti in grado di migliorare la loro sicurezza grazie a protocolli informatici collaudati. I CdA gestiscono informazioni spesso riservate ed è fondamentale tenere traccia di chi ha accesso a quelle informazioni. Qualcosa che nel mondo analogico è molto difficile controllare: basta una copia e diventa impossibile risalire con certezza all’autore. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, invece, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili. La sicurezza nei confronti delle minacce esterne è garantita dal rispetto degli standard internazionali di sicurezza certificata ISO 27001 e dai sistemi volti a preservare l’integrità dei dati. 
  • Sostenibilità ambientale. Un’azienda paperless è in grado sì di portare vantaggi economici a se stessa ma più in generale contribuisce a ridurre in maniera significativa l’impatto ambientale. Chiunque sia mai entrato in un ufficio sa quanta carta viene sprecata per le stampe di documenti che grazie al digitale potrebbero essere benissimo consultati in altro modo. Con le soluzioni di SMART CDA non è più necessario potarsi dietro enormi fascicoli cartacei tanto scomodi quanto dannosi per l’ambiente. 
  • Collaborazione. Questo è certamente uno dei punti spesso meno discussi ma più significativi: le funzionalità di messaggistica, notifiche push,  survey e sondaggi facilitano la comunicazione fra i vari utenti e di conseguenza una più stretta collaborazione che si sviluppa sempre nell’ottica di una maggior efficienza e della totale sicurezza.