I 5 benefici della gestione digitale della segreteria societaria

Nelle direzioni legali dei gruppi poter gestire digitalmente le partecipate, le persone, le procure e le deleghe, le operazioni di capitale e tutto quello che riguarda le partecipazioni ed il diritto societario, appare quanto mai utile per aumentare l’efficienza del proprio team di lavoro anche quando ci si trova distanti.

La gestione di una società partecipata richiede la collaborazione simultanea di molte persone e un flusso di lavoro che sia allo stesso tempo fluido, trasparente e sicuro al 100%.

Ecco i cinque vantaggi principali dell’utilizzo di una piattaforma digitale per la gestione di società filiali e partecipate.

Avere un’overview aggiornata di tutte le società gestite

Centralizzare tutti i documenti e i dati riferiti a una società può essere complesso, pensiamo quindi a quanto sia importante poter accedere in ogni momento ad una piattaforma di controllo e gestione in tempo reale delle attività legali di tutte le società che si gestiscono. In pochi click questo strumento può fornire una panoramica generale delle entità giuridiche e delle persone fisiche interne alle organizzazioni; permette inoltre di estrapolare velocemente informazioni sulla struttura dell’azionariato e sulle partecipazioni, sugli organi di controllo (come il CDA) e su eventuali procure o deleghe.

Tutti i documenti aziendali sempre a portata di mano

I dipartimenti legali generano grande quantità di documenti cartacei e virtuali, che fino a non molto tempo fa finivano in vasti corridoi pieni di raccoglitori. Ora, se si desidera tenere conto di un documento legale emesso qualche tempo addietro, basta usare lo strumento di ricerca della piattaforma digitale per trovarlo, consultarlo e magari creare una nota in tempo reale. Qualsiasi azione viene registrata per consentire a tutto il team di essere informato, nonché all’organizzazione di essere conforme ai sempre più impellenti standard di trasparenza societaria.

Poter accedere ad un database completo di dati usando soltanto le proprie credenziali  accelera la produttività e aumenta l’efficienza delle procedure, non solo per quanto riguarda la revisione e il controllo dei dati societari.

Informazioni in tempo reale sulla struttura aziendale

Poter aggiornare in pochi secondi l’intera struttura di un gruppo è una funzione utilissima per la gestione a distanza di una o più società partecipate. Gli strumenti digitali dedicati consentono di poter vedere in tempo reale come sono distribuiti il capitale e i diritti di voto di ogni singola entità giuridica e di tutta l’organizzazione. L’organigramma diventa così un’informazione generata senza errori e che si aggiorna automaticamente.

Uno strumento essenziale per affrontare audit interni e esterni

Gli scandali finanziari e legali sono all’ordine del giorno nella cronaca della gestione societaria di grandi gruppi, così come la pratica di monitorare l’andamento delle aziende tramite audit (o ispezioni) interne ed esterne. Avere una panoramica generale che fotografi lo stato della holding porta le aziende ad un indice di trasparenza importante per facilitare questi processi ispettivi che sono diventati fondamentali per la reputazione delle grandi aziende.

Piattaforma user-friendly senza rinunciare agli standard di sicurezza

Uno strumento all’avanguardia per la gestione degli affari legali non può che avere un’interfaccia usabile e intuitiva, disegnata per facilitare anche le operazioni più delicate. Allo stesso tempo è fondamentale per queste soluzioni rispettare gli standard di sicurezza ISO 27001 e la sicurezza ad ogni costo.

Il modulo Diritto Societario della suite DiliTrust Governance è una soluzione che centralizza e rende tracciabili tutte le attività legate alla gestione legale di aziende singole e gruppi internazionali. Come per altri moduli della Suite, anche Diritto Societario è stato pensato per essere uno strumento insostituibile per dare un boost all’efficienza dei dipartimenti legali, permettendo la collaborazione tra colleghi anche a distanza.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.