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Gestione dei dati: quanto costa alle aziende?

Una recente survey di Gartner ha rivelato che “pochi dipartimenti legali hanno sviluppato un framework completo per la digitalizzazione”. Tuttavia, il ritmo della digitalizzazione sta ampliando il divario tra le aziende tradizionali e quelle digitali. I dipartimenti legali accumulano ogni anno un numero sempre maggiore di dati, con enormi problemi derivanti da un’analisi o da una gestione impropria di questi dati. Inoltre, secondo l’Harvard Business Review, “meno dell’1% dei dati non strutturati viene analizzato o utilizzato.”

ACCESSO NON AUTORIZZATO AI DATI

“Il 71% dei dipendenti può accedere a dati a cui non dovrebbe poter accedere”. Uno studio del Ponemon Institute del 2014 ha rivelato che le aziende europee e statunitensi hanno inutilmente concesso ai propri dipendenti  privilegi di accesso ai dati e definito politiche di condivisione dei dati. Un recente scandalo in materia di dati ha coinvolto i dipendenti di Snap nel maggio 2019, rivelando che gli utenti della piattaforma di social media, Snapchat, erano soggetti ad abusi di dati: alcuni dipendenti, “hanno abusato dei loro privilegi di accesso per spiare le informazioni private degli utenti” attraverso una piattaforma interna ‘SnapLion’. Lo scandalo ha evidenziato la necessità di una rigorosa regolamentazione interna in materia di dati con un’adeguata supervisione del rischio da parte del senior management.

I dipartimenti legali sono particolarmente a rischio per quanto riguarda la divulgazione accidentale di dati altamente sensibili e riservati. Sfortunatamente, i giuristi d’impresa sono più che mai sotto pressione per lavorare più velocemente, rispettare rigorosi vincoli di budget e mantenere i più alti livelli di qualità. Alcune possibili soluzioni possono essere l’aumento del team legale o la delega di alcuni compiti ad un altro reparto, tuttavia l’adozione della tecnologia può consentire un miglioramento immediato e un maggiore controllo dei dati. Nel Legal Technology Survey Report  2018 – dell’American Bar Association – il 6% degli studi legali ha riferito di aver divulgato i dati dei propri clienti a seguito di “un accesso non autorizzato ai dati sensibili dei clienti”. Le conseguenze di tali incidenti sono preoccupanti per la gestione legale.

I PRINCIPALI PAIN POINTS

I dipartimenti legali che operano in contesti globali si trovano ad affrontare continue sfide; cambiamenti normativi, richieste di informazioni multigiurisdizionali e richieste di maggiore trasparenza da parte di tutti gli stakeholder- dagli investitori alle autorità di regolamentazione. Può essere estremamente frustrante tenere sotto stretto controllo questi continui cambiamenti, gestendo al tempo stesso la compliance.

I risultati di una strategia dei dati più snella e coerente comporterebbe enormi vantaggi operativi e finanziari. Forrester ha rilevato che “un aumento del 10% nell’accessibilità ai dati si tradurrebbe in un utile netto aggiuntivo di oltre 65 milioni di dollari per una tipica società Fortune 1000”.

I dipartimenti legali sono particolarmente consapevoli dei propri punti deboli quando si tratta di accessibilità ai dati, in particolare tre sono i principali pain points:

  1. Controllo: con i tradizionali metodi di archiviazione dei documenti, per gli uffici legali è difficile tenere sotto stretto controllo l’accesso ai documenti. Le tecnologie che utilizzano l’automazione, come DiliTrust Governance, comportano enormi vantaggi sia in termini di maggiore efficienza dei flussi di lavoro che di controllo da parte degli amministratori.
  2. Privacy: con le crescenti normative in materia, i dipartimenti legali devono prestare molta attenzione al trattamento dei dati in modo che non si verifichino violazioni dei dati dei clienti.
  3. Trasparenza: nel Regno Unito, l’Autorità per la concorrenza e i mercati ha riscontrato una mancanza di trasparenza per i clienti che si avvalgono di servizi legali, “poiché generalmente non hanno l’esperienza e le informazioni di cui hanno bisogno”. I clienti possono beneficiare di una maggiore trasparenza sui servizi (e sulle tariffe) forniti dai dipartimenti legali. Sempre più piattaforme tecnologiche offrono ai dipartimenti legali la possibilità di visualizzare e valutare i dati relativi alla spesa e alle operazioni, riducendo quello che in genere è un punto dolente per i dipartimenti legali. Deloitte afferma che “questa maggiore trasparenza ha aiutato le aziende a gestire meglio il ricorso a fornitori esterni e a identificare le opportunità di trasformazione dei processi interni”. Poiché la tecnologia in campo legale è sempre più disruptive, si prospettano ulteriori possibilità di analisi predittive per offrire ancora più chiarezza ai clienti.

I SOFTWARE LEGALI POSSONO AIUTARE

Secondo Deloitte, “i professionisti legali traggono beneficio da tecnologie che prevedono un portale centrale con cruscotti e schede di valutazione personalizzabili”. L’enorme quantità di opzioni software disponibili per i dipartimenti legali può essere disarmante. DiliTrust Governance è una soluzione che offre ai dipartimenti legali una visione centralizzata di tutte le attività legali del Gruppo, assicurando che siano aggiornate, coerenti e conformi, con una tracciabilità totale. Fra i principali moduli coperti: Diritto Societario, Poteri e Deleghe, Contratti, Contenziosi,  Real Estate e Proprietà Intellettuale. Maggiori informazioni sono disponibili qui.