Gestione dei contratti: i benefici per i dipartimenti legali

I contratti sono il punto nevralgico attorno al quale ruotano gli equilibri delle imprese, e spesso capita di farsi carico contemporaneamente di un grande numero di pratiche. La situazione che si è creata nell’ambito della recente pandemia di Covid-19 ha accresciuto notevolmente la necessità di strumenti agili e intuitivi per la gestione del ciclo di vita dei contratti da remoto, in grado anche di ricreare spazi di lavoro virtuali per team di lavoro che voglio digitalizzarsi senza perdere in efficienza.

Il ciclo di vita del contratto è un processo molto complesso che richiede una particolare attenzione ai dettagli. Se i contratti non vengono gestiti correttamente, i rischi legali e di compliance aumentano notevolmente. Per evitare di commettere errori in questo intricato processo, una soluzione di Contract Lifecycle Management rappresenta un asset importante.

Ecco i principali vantaggi nell’adozione di un software per la gestione del ciclo di vita dei contratti.

L’intero ciclo di vita di un contratto a portata di click

Quello che da fuori sembra un foglio di carta o un semplice file, per i professionisti del settore legale è la sintesi di molte ore di lavoro. I contratti hanno cicli di vita diversi l’uno dall’altro ma sempre ben definiti, ed è essenziale automatizzare il processo di monitoraggio di ogni scadenza e le azioni da intraprendere. Poter giocare in anticipo si dimostra un vantaggio strategico in termini di operatività e gestione del tempo.

Flusso di lavoro semplificato e agile

Centralizzare tutti i documenti relativi a una certa pratica consente di consultarli e modificarli in qualsiasi momento, dove si desidera. Non solo: una dashboard digitale permette di visualizzare lo storico e il follow-up di tutti i contratti, comprese le bozze, le appendici e gli allegati, personalizzandone la visualizzazione attraverso un sistema di etichette smart.

Minimizzare il rischio e assicurare la conformità più facilmente

La compliance è un aspetto significativo nei contratti, e ancora di più nei contratti di grandi dimensioni che coinvolgono più parti. Tenere il passo con la conformità normativa in continua evoluzione è stata una sfida continua (e costosa) per i consulenti legali nel 2020. Una soluzione per la gestione dei contratti consente di tenere traccia di tutti i passaggi e le azioni intraprese dai vari utenti coinvolti.  In aggiunta, poter registrare tutti gli step operativi che riguardano un certo contratto è un enorme vantaggio in caso di problematiche o audit.

Efficienza e risparmio di tempo

Ricevere delle notifiche in prossimità di una scadenza, firmare digitalmente i documenti e poter accedere ad un archivio personalizzato sono solo alcuni tra i vantaggi che i software digitali per i dipartimenti legali possono offrire. Il risparmio di tempo dedicato ad azioni a basso valore aggiunto è notevole, e aumentano drammaticamente l’efficienza e la produttività.

Il modulo Contratti della  suite DiliTrust Governance è pensato come una piattaforma di lavoro per la gestione dei contratti nazionali e internazionali, dalle prime bozze alla loro scadenza. Come per altri moduli della Suite, anche il modulo contratti è stato pensato per essere uno strumento insostituibile per dare un boost all’efficienza dei dipartimenti legali, permettendo la collaborazione tra colleghi anche a distanza.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.