Digitalizzazione degli affari legali e societari delle utility: nuova frontiera per efficientare i processi

Autore del Blog: Emanuele Martinelli - Energia Media

Gli spazi entro cui si muove il tema digitalizzazione non hanno certamente limiti e anche in tema d’innovazione all’interno degli affari legali e societari delle utility si tratta di un fenomeno certamente in crescita. Confservizi Cispel Lombardia ha affrontato il tema durante un webinar organizzato da Energia Media, con il contributo di società specializzate quali DiliTrust ed eWitness, l’associazione Anorc e i rappresentanti di Cogeme, Acqualatina e Viacqua.

Digitalizzazione: insight dal mercato

Molti gli spunti emersi a partire dal dato macro relativo alla tendenza sempre più spinta da parte dei Paesi europei di alzare il livello digitalizzazione, secondo dinamiche che sia erano avviate già prima del periodo pandemico, tendenzialmente a partire dal 2010. Un trend positivo verso il digital dovuto senz’altro all’evoluzione tecnologica che sta impattando anche sulla vita degli uffici legali delle imprese, che si stima aumenteranno entro il 2025 la spesa digitale di 3 volte; così come crescerà del 20 % il personale senza background legale all’interno di queste strutture. La legal operation richiederà infatti competenze in grado di sfruttare le tecnologie, project manager capaci di gestire notevoli quantità di dati a supporto dei decisori; data analysis o data science per affiancare i general counsel da un punto di vista strategico e non solo operativo. Vero è che le imprese devono selezionare tecnologie che portino benefici in tempi rapidi, piattaforme pronte all’uso implementate in stretta collaborazione con partner specializzati, come già avvenuto nel marketing o nel finance procedendo verso percorsi di governance all’insegna della trasparenza e dell’efficacia.

Il quadro normativo

Se la fase di governance è culturalmente ipotizzabile possa esser gestita digitalmente, gli ostacoli arrivano nel pensare di digitalizzare i documenti ufficiali creati dalle segreterie societarie. La parola chiave in questo senso è “consapevolezza”, consolidata da un quadro di norme che consentono e tutelano processi digitale afferenti alla verbalizzazione degli organi societari; a partire dalla conservazione dei documenti informativi, fino alle verticalizzazioni su problematiche legali. I libri sociali devono registrare tutte le attività che un’azienda svolge, conservare e tenere in ordine le scritture, i verbali d’assemblea firmati e sottoscritti da presidente e segreterie (notaio compreso).

Secondo la norma 2215 bis del codice civile, i libri d’impresa possono esser tenuti con metodi informatici, tutti i libri, comprese le deliberazioni assunte dagli organi amministrativi; scritture che devono essere consultabili in ogni momento. Quando implementiamo un processo digitale e lo rendiamo tracciabile riusciamo a essere performanti. Tracciabilità informatica che rende chiara la temporalità dei diversi passaggi processi, dagli adempimenti preliminari, fino alla sostituzione con documenti aggiornati e vidimati attraverso firma e marca digitale.

Il valore aggiunto di un processo digitalizzato

Efficienza, risparmio di tempo, collaborazione, sicurezza nella gestione dei dati i temi quotidiani che un general counsel deve affrontare. Con processi che garantiscano risparmi di tempo e quindi economici, non riducendo il numero di addetti ma veicolandoli su questioni di maggior valore; e implementando sviluppando collaborazioni più strette con le prime linee del management. Valutare le proposte da portare in CdA, gestire in modo ottimale e integrato le video conference, discutere, scambiare documenti, votare; governare tutto il processo collaborativo all’interno del Consiglio di Amministrazione stesso in modo ottimale, in sicurezza, con applicazioni di cyber security per la protezione dei dati più sensibili.

Considerando inoltre l’ESG – Environment Social Governance – con il suo forte impatto sulla trasparenza dell’intero processo fino messa alla messa a disposizione del verbale; e tenendo conto peraltro le dinamiche di smart working che determineranno anche l’era post covid. Un tema che impatta su aspetti culturali, su skills da formare, su un modo di lavorare, sulla rottura di barriere per cui “abbiamo fatto sempre così!”. Un cambio di paradigma richiesto agli affari legali e societari, ambito atavicamente legato alla carta ma che ha dato comunque il via a processi di digitalizzazione operativi.

Elaborare dunque un approccio diverso rendendo l’operatività in quest’ambito sempre più efficiente e monitorabile, consapevoli peraltro che esiste una disciplina dei documenti informatici, con linee guida e norme europee ad hoc che sovrintendono per esempio alla forma elettronica e allo scambio di documenti digitali; un corpo normativo articolato che dà sicurezza, con l’obiettivo di garantire la memoria storica della società e documenti che devono mantenere inalterato il valore probatorio. Una gestione sempre più performante, con documenti e verbali da classificare, ritrovare facilmente, leggibili, integri, non modificabili, inalterati nel tempo, da consultare; un perimetro solido per determinare un ambito operativo in tutta sicurezza, correlato alla normativa vigente, nel rispetto del GDPR con implementazioni privacy by design.

Processi sostenibili e sicuri, con l’utilizzo della firma digitale – garantita da chiavi crittografiche – prevista dal codice già nel momento di formazione dei documenti. Un percorso che in ultima analisi può migliora l’immagine aziendale stessa nei confronti dei propri soci ma pure di possibili investitori. Con la convinzione che servano consapevolezza e nuovi paradigmi culturali per gestire in modo più efficiente processi complessi e consolidati nel tempo.

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