Checklist per le Data Room di M&A

Avete pensato a tutto?

Desiderate concludere rapidamente un’operazione di M&A? Al fine di rendere la vostra data room subito fruibile per un potenziale acquirente, ecco i nostri consigli.

Come migliorare l’efficacia del CDA

Una data room è lo strumento ideale per scambiare dati riservati in tutta sicurezza. Le esigenze che ci portano ad aprire una data room possono essere molteplici, dalla semplice condivisione interna di documenti fino alla messa a disposizione di dati per due diligence in caso di operazioni di cessione, fusione e acquisizione, per le quali la data room diventa indispensabile. In questo caso una società può archiviare documenti finanziari, legali e commerciali affinché i potenziali acquirenti o investitori possano consultarli su richiesta: l’utilizzo di una data room di un fornitore SaaS garantirà infatti la sicurezza e la disponibilità costante dei vostri dati riservati.

E da parte vostra, avete pensato a tutto? Ripercorriamo insieme le azioni da compiere.

1. RACCOGLIERE I DOCUMENTI

Non è sempre facile recuperare tutti i documenti necessari per l’operazione. Nelle operazioni di M&A è talvolta necessario fornire estratti di bilanci o altri documenti originali che devono essere rilasciati dalle autorità. Vi consigliamo di iniziare a richiedere i documenti necessari il prima possibile, in quanto il processo potrebbe richiedere più tempo del previsto. Tuttavia, una volta aperta la data room, avrete tutto il tempo necessario per importare nuovi documenti.

2. PREVEDERE IL VOLUME DI DATI

È difficile per un amministratore di data room prevedere la quantità di documenti da dover caricare all’inizio di un’operazione di due diligence. I documenti sono spesso conservati in posti diversi e ci si rende conto soltanto durante l’operazione di dover integrare i dossiers con questo o quel documento. Ma perché questo punto è cancellato allora? Con DiliTrust DataRoom non vi verranno mai addebitati costi in base al volume di file archiviati: a differenza dei nostri concorrenti, offriamo uno spazio di archiviazione illimitato. Non vi preoccupate quindi di un possibile superamento del budget a causa del volume dei vostri dossiers.

3. STRUTTURARE LA DOCUMENTAZIONE

Trovare i documenti archiviati correttamente fa sempre comodo. Create pertanto una struttura ad albero per organizzare le vostre cartelle: sarà poi possibile importare i documenti con estrema facilità e, se necessario, l’amministratore della data room potrà sempre modificarla o aggiornarla facilmente e in totale autonomia.

4. CREARE TEAM DI UTENTI

La gestione dei team di utenti rappresenta una dei punti fondamentali nella creazione di una data room. Elencando tutti i soggetti interessati all’accesso alla Data Room, e classificandoli in team, si renderà la gestione degli accessi ancora più semplice. Sarà possibile ad esempio distinguere il team interno da quello dei potenziali acquirenti. Avete contemporaneamente molteplici potenziali acquirenti? La creazione di team di utenti sarà ancora più utile. Una volta completata la lista (ad esempio su un documento excel), sarà sufficiente importarla nella Data Room con un click!

5. GESTIRE I DIRITTI DI ACCESSO DEGLI UTENTI

Un’operazione di M&A si articola in diverse fasi e coinvolge molteplici soggetti, ciascuno con differenti ruoli e aree di specializzazione. La gestione dei diritti di accesso è quindi fondamentale. A seconda dell’area di intervento delle differenti parti interessate, sarà possibile consentire o meno la visibilità su alcuni documenti. Inoltre, le date di accesso sono completamente configurabili. In questo modo, a seconda dello stato di avanzamento del progetto, sarà possibile consentire l’accesso a utenti specifici per un determinato periodo di tempo.

6. INIZIARE IL PRIMA POSSIBILE CON DILITRUST DATAROOM

In DiliTrust ci impegniamo a realizzare da subito i vostri progetti. Alcune operazioni possono rivestire un carattere di urgenza, per questo assicuriamo che la data room venga aperta tra le 24 e le 48h. Al fine di facilitare le vostre operazioni di due diligence, abbiamo sviluppato una soluzione intuitiva nella quale ogni funzionalità è stata progettata per essere realizzata con il minor numero possibile di click. Potete inoltre gestire la raccolta dei documenti in modo autonomo. Se necessario, sarete affiancati da un nostro consulente: più di una semplice assistenza tecnica, il nostro team di supporto sarà in grado di fornirvi consigli e best practice.

7.  SCEGLIERE UN NOME IN CODICE ORIGINALE

Lo sapevate che ogni data room ha un proprio nome in codice? Questa pratica aiuta a preservare la riservatezza dell’operazione, in quanto le parti interessate sono tenute a fare riferimento solo al nome in codice in tutte le loro comunicazioni relative all’operazione. La scelta di un nome in codice per una nuova operazione di M&A è un rito di passaggio che generalmente viene lasciato al membro più senior del team legale o bancario. Siete pronti a scegliere il nome della vostra prossima operazione?