La metodologia Agile e la trasformazione digitale degli uffici legali

Un ufficio legale aziendale agile e incentrato sul valore, abbinato ad una corretta struttura tecnologica, può apportare miglioramenti qualitativi nel lavoro velocizzando e adattando i processi interni dell’azienda. 

La filosofia del project management Agile è nata nel mondo IT nel 2001 per aiutare a suddividere grandi progetti in sezioni più gestibili. Data la sua comprovata efficacia, i project leader, e i manager dei ruoli non IT, hanno iniziato ad usare l’Agile per gestire progetti e team negli ultimi anni. 

Dopo aver completamente rivoluzionato il mondo IT, la metodologia dell’Agile sta rivoluzionando anche l’ufficio legale aziendale, e il suo rapporto con l‘IT. Secondo il Project Management Institute, i progetti implementati con il metodo Agile hanno il 28% di successo in più rispetto ad altri. Il crescente bisogno, dell’ufficio legale di grandi dati e soluzioni automatizzate sta rendendo la tecnologia Agile e la sua implementazione nei flussi di lavoro una parte integrante delle operazioni quotidiane. 

CHE COS’È IL METODO AGILE?

Il metodo agile è stato concepito come risposta allo stile di lavoro preferito del mondo IT, la filosofia waterfall, che abbraccia il processo rigido i cui passaggi sono lineari e sequenziali, il cui progresso scorre in un’unica direzione verso il basso come una cascata. La metodologia waterfall è caratterizzata da fasi distinte che non permettono di passare alle fasi successive se prima non si completano quelle precedenti con determinati criteri.

Il metodo Agile ha stravolto il metodo a cascata dando priorità alle persone e ai risultati piuttosto che alla struttura del processo e alla documentazione prodotta. Questo cambiamento ha significativamente accelerato il processo di sviluppo del software e l’implementazione dei progetti IT.  

Possiamo riassumere le differenze più importanti tra la metodologia agile e waterfall nel concetto di flessibilità. Agile è un approccio flessibile e in continua evoluzione, invece, waterfall è noto per essere più rigido e rigoroso in termini di struttura del processo. 

Il Manifesto per lo sviluppo Agile di Software, che può essere considerato il fondamento della filosofia Agile, è il seguente: 

Stiamo scoprendo modi migliori di sviluppare software, sviluppandolo e aiutando gli altri a fare lo stesso. Grazie a questa attività siamo arrivati a considerare importanti:

  • Gli individui e le interazioni piuttosto che i processi e gli strumenti
  • Il software funzionante rispetto alla documentazione esaustiva
  • La collaborazione con il cliente rispetto alla negoziazione del contratto
  • Rispondere al cambiamento piuttosto che seguire un piano

Il manifesto da allora è stato sviluppato a partire da un ampio volume di libri e studi, dimostrando la sua efficacia e scomponendo la sua semplice premessa in passi come scrum, sprint, timebox e altri per le diverse sezioni e approcci ai progetti. È stato ampiamente adottato nel mondo degli affari, con il “software funzionante” sostituito da prodotti o servizi funzionanti.  

Secondo “Embracing Agile, How to master the process that’s transforming management” nella Harvard Business Review, il metodo Agile: 

  • Aumenta la produttività del team
  • Migliora la soddisfazione dei dipendenti
  • Riduce i difetti di qualità
  • Elimina le riunioni poco importanti

QUANDO É OPPORTUNO UTILIZZARE LA METODOLOGIA AGILE

Lo svantaggio del metodo Agile è che non è adatto per progetti a lungo termine senza risultati chiari, anche se l’utilità di tali progetti può certamente essere discussa. Gartner presenta quattro domande che i responsabili dell’ufficio legale dovrebbero porsi prima di decidere se gestire o meno un progetto in modo Agile.  

  • Questo progetto trarrebbe beneficio da un maggiore input del cliente? 
  • Il progetto ha un chiaro prodotto finale? 
  • Il lavoro richiede competenze da più aree 
  • Il lavoro può essere suddiviso in sezioni gestibili?  

Se la risposta a tutte e quattro le domande è “sì”, allora il progetto è adatto all’approccio Agile. Se non lo è, allora la waterfall o altre filosofie di project management possono essere più indicate. 

LA METODOLOGIA AGILE NELL’UFFICIO LEGALE: SI PUÒ FARE CON LA DIGITALIZZAZIONE  

Il motivo per cui i dipartimenti legali sono restii ad adottare una metodologia di lavoro Agile è la necessità di mettere i risultati al di sopra del processo e della documentazione. La documentazione è un output necessario per gli uffici legali di qualsiasi impresa, anche perché il quantitativo di documenti utilizzati è rilevante. Digitalizzare le operazioni dell’ufficio legale aziendale è il modo migliore per superare questo ostacolo.  

Il progresso nella tecnologia legale ha fornito molti strumenti che possono permettere la creazione e la diffusione dei documenti più veloce ed economica. Un processo più efficiente può anche essere realizzato con strumenti di Legal Tech.

La digitalizzazione dell’ufficio legale dovrebbe essere gestita in modo Agile sostituendo i software legacy, ovvero i sistemi informatici obsoleti, con soluzioni migliori e più sicure. Inoltre, il processo di digitalizzazione permetterà di performare meglio con l’utilizzo di meno risorse. Questo è un requisito indispensabile data la scarsità di manodopera nell’economia di ripresa pandemica.

RIVALUTARE LO STACK TECNOLOGICO PER IL LAVORO AGILE NEGLI UFFICI LEGALI 

I dipartimenti legali utilizzano tipicamente più soluzioni software che servono diverse esigenze. Troppo tempo viene perso per rispondere all’esigenza dei dipendenti di accedere e unire i dati da soluzioni separate. Come anticipato prima, lavorare in modo Agile significa mettere le persone al di sopra degli strumenti, e il modo migliore per farlo è dare alle persone gli strumenti di cui hanno bisogno. Lo stack tecnologico ideale per un ufficio legale avrà una sicurezza garantita e permetterà una facile collaborazione e comunicazione tra i membri del team e altri dipartimenti aziendali.  

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