Addio ai supporti cartacei con DiliTrust Governance

Ecco come organizzare l’Ufficio legale grazie a un unico sistema sicuro per la gestione dei documenti

Il passaggio dalla carta al digitale comporta numerosi vantaggi, che vanno bel al di là della riduzione dei costi. Niente più documenti smarriti da partedi ex collaboratori o archiviati male; accessi limitati – e controllati – solo per chi ne ha effettivamente bisogno, tracciamenti digitali con marcature temporali e registri di accesso per monitorare accuratamente chi li ha modificati o utilizzati.

Supporti cartacei con DiliTrust Governance

Finalmente è possibile accedere ai documenti legali in qualunque parte del mondo ci si trovi e in qualsiasi momento. Il tutto in piena ottemperanza della responsabilità sociale d’impresa in termini di risparmio di carta e forniture per l’archiviazione.

Si tratta di una modalità di lavoro più efficiente in grado di ottimizzare le ore che solitamente vengono spese per reperire i documenti.

Grazie anche all’automazione di compiti semplici, DiliTrust Governance può fornire un valido aiuto agli Uffici legali delle aziende consentendo un passaggio facile e “guidato” verso l’azzeramento dei supporti cartacei, senza tuttavia cambiare alcun processo interno e migliorando notevolmente le pratiche di Governance.

MOLTO PIÙ DI UN SEMPLICE ARCHIVIO ELETTRONICO

DiliTrust Governance non è solo un sistema di archiviazione digitale di documenti in grado di ospitare tutti i dati più importanti e sensibili legati alla gestione routinaria degli Uffici legali. È molto più!

La piattaforma consente la creazione, la revisione, l’approvazione e il riutilizzo dei contratti – sia a livello interno che con consulenti esterni – e permette di verificare immediatamente le proprietà detenute dall’azienda in ambito immobiliare, le partecipazioni nelle controllate e molto altro. DiliTrust Governance registra le attività svolte da ciascun consulente legale o membro del team aziendale, per migliorare il lavoro di squadra, semplificare i processi di gestione e garantire un iter di controllo.

DiliTrust Governance assicura non solo l’accesso e il controllo a tutte le questioni legali, contratti, R&S e proprietà intellettuali, ma assegna anche un valore a ciascuna voce in modo da rendere più semplice la verifica dei dati finanziari. Numerosi flussi di lavoro esistenti all’interno degli Uffici legali possono essere automatizzati: tra questi, ad esempio, l’invio di documenti a più soggetti interessati alla sottoscrizione. DiliTrust è in grado di configurare tali flussi di lavoro in base alle esigenze dei singoli clienti.

IL PASSAGGIO DALLA CARTA AL DIGITALE: LA SOLUZIONE SU MISURA CON DILITRUST GOVERNANCE

Una delle principali preoccupazioni dei dirigenti a capo di Uffici legali e società è la perdita di preziosissime informazioni nel passaggio da archivi pieni di documenti cartacei a una soluzione “paperless”.

Grazie a un cospicuo lavoro iniziale di analisi e di organizzazione dei documenti, la piattaforma DiliTrust Governance sarà personalizzata in base all’attuale sistema di archiviazione in vigore nelle singole aziende. DiliTrust Governance si adatta ai flussi di lavoro e ai processi di differenti e molteplici organizzazioni.

Dopo aver iniziato a utilizzare DiliTrust Governance, la domanda sorgerà spontanea: perché si è aspettato così tanto? Forte di una Customer Experience consolidata, infatti, Dilitrust è in grado di offrire alle aziende e ai loro collaboratori una formazione adeguata e di creare ulteriori livelli di sicurezza interna rispetto ai vecchi e polverosi sistemi di archiviazione.

LA RESPONSABILITÀ SOCIALE D’IMPRESA CONTA

I vantaggi finanziari, legati alla Corporate Social Responsibility, del passaggio dalla carta al digitale non si misurano solamente sul risparmio dei materiali di consumo. In Canada, per esempio, sono disponibili numerosi programmi di finanziamento e di compensazione delle emissioni di anidride carbonica, sia attraverso il governo che attraverso gli enti privati, volti a premiare le aziende per le loro azioni eco-compatibili.

Sono generalmente proprio gli Uffici legali i maggiori produttori di carta all’interno delle aziende: il passaggio a un sistema “paperless” genererà, pertanto, un notevole aumento dei parametri di misurazione usati nei riconoscimenti e nei programmi di responsabilità sociale d’impresa.

CENTRALIZZARE LA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ LEGALI

In un recente articolo pubblicato su “Canadian Lawyer”, Jeremy Farr, General Counsel di Bank of Canada, ha discusso la necessità di unificare i dati per la corretta reperibilità e conservazione dei documenti. “Abbiamo una miriade di sistemi su una serie di piattaforme diverse che non comunicano tra loro. Non disponiamo di uno strumento di ricerca centralizzato e questo, sia in termini di accesso alle informazioni che di esibizione di documenti nei contenziosi, è diventato problematico”, ha dichiarato Farr.

DiliTrust Governance risolve il problema proprio perché è un sistema unico e centralizzato, utilizzabile per tutti i documenti legali, oltre che per le informazioni finanziarie relative a proprietà immobiliari, contratti o altre questioni legali delle aziende. La semplificazione del sistema garantisce anche una maggiore trasparenza dei documenti finanziari sia per i CdA che per i board, dal momento che è possibile verificare immediatamente rilevanti KPI quali proprietà, partecipazioni in controllate e altre attività aziendali.

Per maggiori informazioni sull’utilizzo di DiliTrust Governance per il passaggio a un ufficio legale senza supporti cartacei, contattaci oggi stesso.