6 modi per organizzare riunioni efficienti e produttive

Come rendere i meeting di lavoro più efficaci e di successo

I meeting aziendali possono essere dei momenti altamente produttivi se i leader riescono a gestirli in modo professionale ed efficiente. Per perseguire tale obiettivo è necessario investire su un impiego risoluto delle competenze interessate, in ogni momento del processo.

6 modi per organizzare riunioni efficienti e produttive

 

1: FARE I COMPITI

I leader devono saper guidare il team fornendo un esempio concreto. Condividere gli ordini del giorno in anticipo in modo che tutti siano informati e poi seguire una tabella di marcia definita. Utilizzare il software giusto può essere di aiuto. DiliTrust Exec è il portale per Consigli di amministrazione che consente ai membri del consiglio e ai comitati esecutivi di digitalizzare le riunioni e organizzare ogni meeting in modo efficiente. Gli utenti di DiliTrust Exec possono caricare i documenti prima delle riunioni e analizzare il materiale in anticipo con funzioni delle applicazioni integrate quali appunti vocali, post-it e votazioni. Come mostrano i dati, la condivisione dei dati prima delle riunioni è un fattore talmente importante che a seguito dei meeting, i partecipanti non dovranno condividere nuovamente i dati raccolti.

2: COMPRENDERE LA SITUAZIONE

Cosa possono rivelare un linguaggio del corpo rigido ed espressioni del viso che lasciano trasparire delusione? Molto, secondo gli esperti. Annie McKee, senior fellow presso l’Università della Pennsylvania, sostiene che la capacità di leggere tra le righe durante le riunioni è un fattore cruciale. Il suo consiglio per i leader è quello di osservare da vicino la reazione delle persone, analizzando il contesto e quindi chi è accanto a chi, chi sorride, chi non sorride, chi è in piedi, chi è seduto e quanto spazio c’è tra una persona e l’altra”. McKee consiglia anche di prestare particolare attenzione a dettagli meno importanti come le espressioni del viso, la postura e il linguaggio del corpo durante le riunioni. Indicatori momentanei come smorfie, sopracciglia inarcate e sorrisi accennati porteranno i leader a valutare più attentamente la reazione delle persone. Nelle riunioni caratterizzate da situazioni di tensione conoscere queste capacità si dimostra indispensabile.

3: ORGANIZZARE RIUNIONI A DIMENSIONI RIDOTTE

Le riunioni con un minor numero di partecipanti consentono di conseguire maggiori risultati. Google si attiene a questa regola con un numero che non supera i 10 dipendenti come presenza standard. Da una ricerca dell’Università di Standford è emerso che le riunioni con il maggior livello di produttività sono quelle che si svolgono con un gruppo composto da 5-8 persone. Gruppi composti da un numero maggiore di persone rispetto a questo standard, riducono la produttività. Con maggior tempo a disposizione per discutere le questioni e ordini del giorno concisi, le riunioni sono più efficienti e intense.

4: CONTROLLARE I TIMING

Le riunioni stanno diventando sempre più lunghe. La capacità di concentrazione si sta riducendo e a qualcosa si deve rinunciare. Da una recente ricerca effettuata nel Regno Unito è emerso che la curva media di attenzione da parte dei partecipanti a un meeting è di 14 minuti. Riunioni della durata di 15-30 minuti si dimostrano più proficue. 

5: LASCIARE CHE IL TEAM ORGANIZZI IL PROPRIO LAVORO

Consentire ai team di organizzare il proprio lavoro è fondamentale per aumentare la produttività, l’efficienza e il lavoro di gruppo durante le riunioni. È una formula a cui le grandi multinazionali credono fermamente, Apple e Google comprese. Steve Jobs definiva ogni persona responsabile di un ordine del giorno come il “DRI” o “the Directly Responsible Individual – la persona direttamente responsabile”. Le persone sono ritenute responsabili della riunione a cui hanno partecipato i colleghi e sono quindi maggiormente interessate a portare a termine ogni compito poiché ne hanno il controllo, ossia stabiliscono un termine di loro gradimento.

Questa formula risulta perfino utile alla salute dei dipendenti. Il professore di Epidemiologia e Salute pubblica presso UCL, Sir Michael Marmot, dopo quarant’anni di ricerca sulla salute dei dipendenti governativi nel Regno Unito, ha scoperto che i livelli più alti di mortalità e quelli più bassi di benessere erano costantemente associati ai dipendenti che avevano poco controllo sulla propria vita lavorativa.

6: ESSERE COERENTI CON LA VERIFICA

Il management può supportare e vedere la realizzazione del progetto verificando e offrendo assistenza e feedback. Esiste tuttavia una disparità tra microgestione e verifica. I leader devono consentire ai dipendenti di commettere degli errori e comprendere che sono necessari per la crescita.

 

DiliTrust Exec migliora e ottimizza la gestione delle riunioni del Consiglio di amministrazione e dei comitati esecutivi per una governance aziendale efficiente. Per saperne di più contattate il nostro team di assistenza oggi stesso per ricevere una demo gratuita.