Remplacer les processus juridiques inefficaces : pourquoi et comment

Quand les services juridiques d’entreprise ont élaboré leurs résolutions du Nouvel An en janvier, la réorganisation était prioritaire pour plusieurs. Autour de 50 % des juristes d’entreprise considèrent l’élimination des inefficiences comme étant une de leurs priorités en 2022.

Les inefficiences gênent les services juridiques de plusieurs façons et menacent la productivité, la profitabilité, la gestion des ressources, la cybersécurité et bien plus encore. Identifier et s’occuper de ces problèmes ne font pas qu’améliorer le rendement des juristes. Ceci les libère pour qu’ils puissent se concentrer sur les activités stratégiques et pour qu’ils prennent un rôle plus important dans la gouvernance d’entreprise.

7 façons d’éliminer les inefficiences dans les services juridiques

Automatiser les tâches administratives

Passer des heures sur les tâches administratives est rarement la meilleure façon d’utiliser le temps et l’énergie de votre service juridique. Particulièrement quand des tâches répétitives telles que la facturation, le classement et la documentation peuvent être facilement automatisées.

La gestion des contrats et la gestion des litiges sont des domaines qui se prêtent bien à l’automatisation, rationalisant des tâches administratives ardues en matière de documentation, de suivi des dossiers, d’archivage des données et de suivi du cycle de vie des contrats ou des dossiers. Les avocats qui utilisent l’automatisation des documents rapportent des économies de temps.

S’occuper de cette cible facile permet de libérer votre service juridique des corvées quotidiennes de remplissage de formulaire et de cases à cocher. Ceci leur donne plus de temps pour se concentrer sur les tâches prioritaires et stratégiques qui correspondent mieux à leurs compétences. De plus, ceci mènera probablement à l’amélioration du moral de votre équipe puisqu’ils pourront se concentrer sur du travail plus stimulant pour eux.

Améliorer la gestion des contrats

Environ 50 % des avocats généraux disent que les inefficiences dans la gestion du cycle de vie des contrats résultent en une perte de revenus, ce qui rend essentielle l’automatisation de ces processus clés.

En utilisant une solution sécurisée et de confiance, les services juridiques peuvent automatiser avec assurance plusieurs aspects du cycle de vie des contrats. De la génération de documents à l’archivage des contrats, les solutions numériques sont votre meilleure protection contre l’erreur humaine, les risques concernant la protection des données et les flux de travail chaotiques. Elles permettent aussi aux services d’évoluer sans problèmes, donnant une base solide à la croissance future.

Embaucher un Legal Ops

La est une tendance montante dans les services juridiques d’entreprise, dont 61 % emploient maintenant au moins une personne au Legal Ops.

Ces professionnels améliorent le rendement en se concentrant sur la planification stratégique, la budgétisation et la prise de décision. Ils ne sont généralement pas impliqués dans les processus juridiques, mais agissent plutôt comme soutien pour le personnel et les gestionnaires d’entreprise.

Pour être vraiment efficace, votre équipe du Legal Ops doit avoir les bons outils. Ils travaillent souvent dans tous les services et ont besoin d’accéder à une suite complète de gouvernance qui offre transparence, flexibilité et améliore la communication.

Investir dans l’analytique

Une plateforme robuste de production des rapports donne aux services juridiques d’entreprise une vue d’ensemble de tous les aspects de leurs activités pour qu’ils puissent facilement cibler les domaines qui nécessitent des améliorations ou de l’attention.

Les outils d’analyse aident votre équipe à identifier rapidement tout écart d’efficacité et à les combler avant qu’ils n’empirent et qu’ils ne causent un risque à la cybersécurité ou menacent la profitabilité de votre service.

Apprendre à connaitre les données de votre entreprise aide aussi vos équipes à établir des IRC et d’autres mesures de performances tout en assistant dans la gestion des risques, l’analyse coûts-bénéfice et les prévisions.

Rationaliser la communication du conseil d’administration

Les avocats généraux en ont beaucoup sur leurs épaules. Non seulement ils sont responsables de la surveillance des activités du service juridique, mais on attend aussi d’eux qu’ils partagent leur opinion avec la direction, agissant comme des partenaires d’affaires, des conseillers stratégiques et des dirigeants lorsqu’ils interviennent avec le conseil d’administration.

La relation entre le conseiller juridique et le conseil d’administration est au centre de la bonne gouvernance. Elle est dépendante d’une communication fluide et de la capacité à traiter rapidement tous les problèmes. Des flux de travail désordonnés gênent la capacité du conseiller juridique à maintenir ce lien important en les gardant dans une boucle sans fin de réunion, de rapports à livrer et de suivi de points prioritaires.

Utiliser un portail de rationalisation virtuel facilite la vie des avocats généraux occupés en regroupant au même endroit toutes les interactions entre le conseiller juridique et le conseil d’administration. Faciles à utiliser, les portails du conseil optimisent le travail des membres du conseil d’administration, des comités exécutifs et des autres parties prenantes en gérant toutes les communications et les collaborations dans un format ultra accessible et transparent.

Maximiser la gestion des entités

L’encombrement départemental en soi est suffisamment coûteux. Si on ajoute les filiales au mélange, les choses peuvent rapidement devenir chaotiques. La gestion des entités juridiques est un autre risque pour l’efficacité, alors que les conseillers juridiques sont souvent monopolisés par la microgestion de la surveillance de ces éléments.

Déléguer cette surveillance à la technologie peut transformer les processus de gestion des entités du service juridique. Ceci donne plus de contrôle et de transparence et ne nécessite pas de travail intense de la main-d’œuvre pour le suivi manuel.

Regrouper les entités sur une plateforme sécurisée unique qui ouvre une fenêtre sur les activités au conseiller juridique et lui donne la capacité de centraliser toute la documentation et la communication en temps réel.

Faire le ménage de la paperasse

Les services juridiques attirent la paperasse et ils peuvent se retrouver ensevelis sous la documentation s’ils ne font pas attention.

Un fonds documentaire ou une archive numérique peut aider en donnant aux utilisateurs la possibilité de stocker, d’accéder, de partager et d’éditer sécuritairement toute la documentation à partir d’un serveur central. Fini les dossiers perdus, les heures passées à chercher un dossier et la perte des traces écrites. Tout est accessible instantanément en quelques clics de souris.

Réduire la paperasse est aussi une façon de répondre aux objectifs Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance (ESG). Ceci donne une chance à l’organisation de faire le virage vert et de réduire sa production de déchet en implantant des pratiques durables. Une étude démontre un lien positif entre l’adoption des ESG et le rendement financier. Non seulement parce que ceci crée la fidélisation à la marque et augmente la rétention, mais aussi parce que l’élimination du gaspillage réduit grandement les coûts des opérations. Prendre le virage sans papier protège l’environnement, réduit l’empreinte carbone de l’entreprise et encourage une meilleure gestion du temps et des ressources.

Plus d’efficacité, plus de résilience

 

La suite DiliTrust Governance fournit tout ce qui est nécessaire à la transformation du flux de travail et permet des gains en efficacité.

Notre solution de pointe aide votre service juridique à améliorer son rendement dans tous les domaines.

Les modules incluent :

La gestion des contrats

Suivez toutes les étapes du cycle de vie des contrats avec notre plateforme innovante qui cible les problèmes d’efficacité.

Notre module Gestion des contrats permet aux services juridiques de stocker numériquement une quantité illimitée de contrats et les documents qui y sont associés et les rend accessibles instantanément à partir d’un même tableau de bord.

Ce niveau d’accessibilité ne compromet toutefois pas la sécurité puisque les administrateurs peuvent protéger les documents confidentiels en gérant les droits de partage et d’édition pour chaque utilisateur avec des contrôles d’accès flexibles.

Des éléments tels que le marquage numérique, l’annotation des documents et l’archivage intelligent facilitent le passage des contrats d’une étape à l’autre. Ne vous inquiétez plus de manquer quoi que ce soit durant le processus. Le balisage intelligent aide les utilisateurs à organiser et à classer les contrats tout en produisant des alertes datées qui permettent aux parties prenantes de respecter les échéanciers et les priorités.

La gestion des litiges

Ce module intégré permet un déroulement des litiges plus linéaire en améliorant le rendement à toutes les étapes, du classement des dossiers à l’analytique avancée. Lorsque les dossiers sont entrés, ils sont organisés selon leur situation, leur nature et le type de poursuite. Ainsi vous savez exactement où ils sont dans le système et vous pouvez les récupérer immédiatement lorsque vous en avez besoin.

À partir de là, le conseiller juridique peut suivre l’avancement, voir les nouveaux documents et les mises à jour en temps réel et personnaliser son interface pour avoir un portrait global du cycle du litige.

La numérisation des instances

La communication dans le conseil d’administration est assurée avec le module facile à utiliser et ultra sécurisé de numérisation des instances de DiliTrust. Suivez les activités quotidiennes, établissez des rappels de réunion, partagez des documents et bien plus encore avec la plateforme collaborative qui facilite la charge administrative du conseil d’administration d’entreprise.

Le portail est certifié ISO 27 001, conformément aux normes internationales les plus élevées en matière de sécurité. Celui-ci est accessible à partir des ordinateurs et de tout autre appareil mobile pour que le conseiller juridique et le conseil d’administration puissent s’y connecter et se mettre à jour sur la route, au bureau ou à la maison.

Le fonds documentaire

Prendre le virage numérique nécessite un outil qui peut gérer une grande quantité de documents, qui est facile à utiliser et qui atteint des normes rigoureuses en matière de sécurité. Le fonds documentaire répond à toutes ces exigences en plus d’offrir du stockage illimité, une confidentialité totale et un accès facile.

La gestion des entités juridiques

Ce module permet le suivi des filiales et des actions de l’entreprise, centralisant les activités juridiques des entités juridiques, des actionnaires, des directeurs généraux, de la gestion et des organismes de surveillance. Ceux-ci sont clairement présentés dans un organigramme pour que le conseiller juridique puisse voir la structure des entités d’un seul coup d’œil. Les documents relatifs à chaque entité sont stockés dans leurs groupes précis, à partir desquels le conseiller juridique peut organiser, classifier et annoter tous les documents. Chaque activité dans le module est consignée, fournissant un historique détaillé.

Rationalisée, sécurisée et intuitive, la suite intégrée changera la façon dont votre service juridique travaillera en 2022, mettant votre organisation sur la voie de la croissance et renforçant la résilience pour ce que l’année apportera. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en apprendre plus ou pour planifier une démonstration.

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