Les avantages qu’il y a à pratiquer la bonne gouvernance n’ont pas de prix. Les entreprises s’efforçant de réussir et de se tenir loin des problèmes juridiques et de conformité doivent faire preuve de diligence dans leurs pratiques de gouvernance.

Téléchargez ce livre électronique pour découvrir les avantages des 4 principes directeurs pour une bonne gouvernance d’entreprise.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM – Contract Lifecycle Management)est l’entièreté du cycle de vie d’un contrat du début à la fin. La quantité de contrats à travers laquelle le service juridique d’une entreprise doit passer est élevée. Par conséquent, avoir un système fiable est primordial. Maintenir la conformité nécessaire est tout aussi important que d’avoir les bons outils pour aider à gérer vos contrats.

1. Pourquoi est-ce important de vous assurer que votre entreprise demeure conforme?

La conformité des contrats comporte plusieurs étapes qui aident votre entreprise à rationaliser certains processus et à améliorer l’efficacité du service juridique. Ceci aide à identifier les secteurs clés qui doivent être normalisés et les contrats qui peuvent être mis en gabarits ainsi qu’à rationaliser le flux de travail de la gestion des contrats.

De plus, ceci aide aussi à s’assurer que l’entreprise atteint ses objectifs et que tous les contrats avec les fournisseurs et les clients sont conformes. Ceci aide votre entreprise à rester sur la bonne voie et à libérer du temps pour toutes autres tâches stratégiques.

2. Quels sont les avantages à avoir un programme de conformité des contrats en place?

Maintenir la conformité des contrats par l’intermédiaire d’un programme de conformité est fortement recommandé pour toute entreprise. Ceci aide à réduire les tâches répétitives et à libérer du temps pour plus d’opérations stratégiques. Plus important encore, ceci aide à identifier et à atténuer toutes complications juridiques ou financières qui pourraient advenir en cas de non-conformité. Finalement, ceci aide à bâtir la confiance et la transparence entre toutes les parties impliquées en plus d’offrir une excellente assurance de qualité.

3. Qui devez-vous impliquer?

La conformité des contrats implique autant les parties prenantes internes que celles externes. À l’interne, tous ceux qui sont responsables du processus d’approbation de contrats sont impliqués, avec le service juridique et tous autres membres de l’équipe qui doivent communiquer avec les fournisseurs et les clients. À l’externe, les parties impliquées sont les fournisseurs et les clients et leurs équipes juridiques, le cas échéant. Pour tout nouveau contrat, il est recommandé d’avoir une réunion de conformité du contrat durant laquelle le processus de conformité sera expliqué et où tous les risques possibles seront rapportés par les parties impliquées. Ceci fait partie des meilleures pratiques recommandées pour éviter toutes répercussions financières ou juridiques possibles.

4. Quelles sont les premières étapes à suivre?

Même si l’implantation d’un programme de conformité peut sembler ardue, suivre ces étapes vous aidera à partir du bon pied :

  • Créer un modèle pour vos contrats : Identifiez les types de contrats que votre entreprise crée régulièrement et faites-en un modèle. Ceci n’aide pas uniquement à vous garder conforme, mais aussi à gagner du temps sur la préparation de nouveaux contrats. Il est aussi recommandé de garder ces modèles dans un fichier normalisé et mis à jour pour que tous les membres de l’équipe puissent y accéder facilement. Créer des modèles normalisés aide à garder toute l’information uniforme et conforme, tout en économisant du temps que les membres de votre équipe pourront utiliser pour se concentrer sur des opérations plus stratégiques.
  • Avoir un flux de travail normalisé pour les approbations : Le processus d’approbation des contrats peut prendre du temps et beaucoup de va-et-vient. Par conséquent, créer un flux de travail normalisé avec des échéances prédéterminées peut aider à garder le processus rationalisé. Assurez-vous que toutes les parties impliquées dans le processus d’approbation reçoivent le contrat avec les échéances. Les envoyer par voie électronique en format numérique aide à sauver du temps et à accélérer le processus d’approbation.
  • Vérifier l’exécution et la conformité des contrats : Une fois qu’un contrat est signé et mis en branle, suivez et révisez son exécution avec toutes les parties impliquées. Allez chercher régulièrement les rétroactions de vos clients, vos fournisseurs et les membres de vos équipes pour aider à identifier ce qui ne fonctionne pas et ce qui peut être amélioré. De plus, la vérification de la conformité des contrats aide à s’assurer que les échéanciers sont respectés et à améliorer le contrôle de qualité.
  • Avoir un programme de conformité dans votre entreprise : Parlez de l’importance de la conformité avec les parties prenantes internes et externes. En tant qu’entreprise, accueillez des programmes ou des séances de conformité en identifiant et en invitant des personnes ayant des connaissances sur le sujet pour en parler aux employés, aux clients et aux fournisseurs. Ces séances peuvent aider à souligner les risques liés à la non-conformité et permettent de partager les meilleures pratiques de la conformité des contrats.

En résumé, la conformité des contrats repose entre les mains de la gestion des contrats. En tant qu’entreprise, il est important de communiquer l’importance de la conformité des contrats avec les parties prenantes internes et externes.

Assurez-vous de suivre les meilleures pratiques telles que les modèles de contrat, les flux de travail d’approbation et les révisions constantes de la conformité des contrats de votre entreprise. Implantez ces étapes avec un programme de conformité dans l’entreprise peut aider à maintenir la conformité nécessaire avec le CLM.

Des problèmes d’embauche aux perturbations numériques, il y a des changements considérables à l’horizon pour les conseillers juridiques d’entreprise du Canada cette année.  La nouvelle année est généralement une période d’espoir et plusieurs voyaient 2022 comme une année de répit et de reprise.

Téléchargez ce livre blanc pour découvrir ce que les services juridiques des entreprises canadiennes peuvent attendre en 2022.

Pour être tout à fait prêt à démarrer la nouvelle année, fixer les objectifs est essentiel pour le conseiller juridique d’entreprise. 

La fin de l’année 2021 a servi à faire un retour en arrière et à prendre note des grands succès, des meilleures pratiques et des indicateurs de rendement clé. Ces aspects vous aideront, vous et votre service, à analyser quelles meilleures pratiques doivent être maintenues et quels secteurs doivent être améliorés.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques de fixation des objectifs que votre service juridique ou votre juriste d’entreprise peut implanter.

Évaluer vos IRC

Fixer les objectifs pour l’année à venir permet de faire un retour en arrière et de comprendre quels éléments ont fonctionné pour votre service et quels secteurs doivent être améliorés. Dans des situations comme celle-ci, avoir des données sur les indicateurs de rendement cruciaux de votre équipe et de votre service peut s’avérer aidant. Repassez sur tous les moments forts de votre service et les victoires que votre équipe a remportées dans la dernière année sont aussi bons pour le moral. La facturation et les finances, la satisfaction client, l’implantation de l’automatisation pour les tâches administratives et l’intégration de logiciels sont quelques-uns des indicateurs à regarder.

Mettre à jour les technologies qui le nécessitent

Après avoir évalué l’aspect technologique de votre service, vous pouvez fixer des objectifs pour les secteurs qui nécessitent une mise à jour. Ceci peut être en lien avec le matériel informatique ou les logiciels. Un autre élément à considérer est l’automatisation des tâches telles que la facturation, la gestion des contrats et le stockage des données. Si votre entreprise a implanté de la technologie en 2021, votre nouvel objectif pourrait être de voir comment vous pouvez étendre cette initiative pour simplifier les processus et pour augmenter l’efficacité en général.

Parler aux différentes parties impliquées

La meilleure façon de comprendre ce que vous pouvez améliorer pour cette nouvelle année est d’obtenir une rétroaction immédiate. Parlez aux différents services, aux clients, à votre équipe interne et aux tierces parties avec lesquels vous travaillez. Évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cette rétroaction vous aidera à lister les quelques objectifs que vous pouvez chercher à atteindre pour l’année qui débute. De plus, vous devez travailler avec votre équipe et votre service pour fixer des objectifs d’équipe et individuels pour l’année.

Utiliser l’approche SMART

Plusieurs équipes et entreprises utilisent l’approche SMART pour créer une liste détaillée d’objectifs. SMART est l’acronyme pour : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel. Par exemple, si votre service souhaite implanter un logiciel en particulier pour augmenter l’efficacité, l’objectif SMART serait « d’implanter un nouveau logiciel SaaS pour 40 % du service juridique d’ici la fin du 2e trimestre ». Cet objectif a un logiciel particulier, il quantifie les personnes qui l’auront, et il est atteignable, réaliste et défini dans le temps. Avoir des objectifs spécifiques avec des échéanciers permet de mesurer facilement vos objectifs et d’avoir une liste claire et concise que tous peuvent comprendre.

Repasser sur vos objectifs avec l’équipe et le service

Pour s’assurer que les objectifs seront atteints, tout le monde doit être sur la même longueur d’onde. Repasser sur les objectifs de l’équipe et les objectifs individuels est une excellente façon de se motiver et de faire le suivi. Vous pouvez avoir une réunion à chaque début d’année pour revoir les objectifs. D’autres réunions pourraient avoir lieu une fois par mois ou une fois par trimestre pour s’assurer que les objectifs sont sur la bonne voie pour être atteints et pour voir quels secteurs ont besoin d’aide dans l’atteinte de leurs objectifs.

Fin prêt pour la nouvelle année

Une fois que vos objectifs sont fixés pour l’année, établir un plan d’action est essentiel. Les réunions d’équipe, l’utilisation des bons outils et l’aide que la technologie peut vous apporter peuvent aider votre conseiller juridique à atteindre les objectifs qu’il s’est fixés. Avec la bonne approche, l’équipe de conseillers juridiques d’entreprise peut atteindre tous ses objectifs avec un maximum d’efficacité. L’approche SMART, des réunions d’équipe régulières, de la rétroaction provenant des parties impliquées et la bonne technologie sont tout ce dont vous avez besoin. Ces éléments aideront votre service à paver la voie à l’accomplissement de grandes choses dans l’année à venir.

Le marché québécois de la main-d’œuvre a vu des temps tumultueux, affectés par des pertes d’emplois, la diminution de la main-d’œuvre et l’incertitude continue de la pandémie.

En avril 2021, le Québec était le meneur au Canada pour ces postes vacants, enregistrant au-delà de 195 000 emplois disponibles. Même si la pénurie de main-d’œuvre affecte toutes les industries, certaines en souffrent plus que d’autres, l’industrie de l’hébergement, de la restauration et de la vente étant la plus touchée. Le secteur de la technologie au Québec est celui qui s’en sort le mieux. Avec une majorité d’emplois dans le secteur de la technologie qui ne nécessitent pas de bureau, ce secteur était mieux préparé que la plupart pour subir l’arrivée du travail à distance et des confinements répétés.

Le plus grand défi auquel fait face l’industrie de la technologie au Québec pour aller de l’avant est de suivre le rythme de sa croissance. Avec les villes de Montréal et de Québec qui se présentent comme des plaques tournantes pour les talents du domaine de la technologie, la demande pour les professionnels qualifiés de ce domaine ne fera qu’augmenter – et ceci implique aussi une hausse de la compétition entre les firmes qui cherchent à embaucher les meilleurs développeurs, codeurs et programmeurs de logiciels.

Recruter ce talent prendra plus qu’une offre salariale attrayante. Les organisations qui priorisent le talent dans leurs efforts pour bâtir une équipe de travail diversifiée et inclusive prendront le dessus sur leurs compétiteurs.

Trouver le talent au Québec

Les gestionnaires recruteurs qui réussissent le mieux se voient comme des gestionnaires de talent. Quand il est question de recrutement, ils se concentrent sur le talent plutôt que sur les cases à cocher. Un candidat potentiel peut avoir quelques lacunes dans son curriculum vitae, mais ses compétences et ses habiletés peuvent le mettre en avant des autres candidats grâce à son parcours professionnel impressionnant. Les employés avec de la bonne volonté et l’aptitude à apprendre sont des atouts inestimables pour votre organisation.

Bien sûr, trouver votre monde n’est pas toujours facile. Pour vous aider, soyez présent lors d’événements, augmentez la visibilité de votre marque et de vos activités et soyez en contact avec des agences de recrutement externes.

Recruter le talent

Une fois que les candidatures commencent à affluer, des décisions doivent être prises. Faire le tri des candidats est primordial, mais il est aussi important d’éviter les pièges fréquents tels que l’âgisme.

Les entreprises ignorent les travailleurs plus âgés à leurs risques et périls. Ces employés expérimentés ne sont peut-être pas aussi malléables que les cohortes plus jeunes, mais ils ont beaucoup à offrir en termes de fiabilité, de rigueur et de sagesse. Les travailleurs de la génération X qui sont à mi-carrière (ceux âgés de 45 ans et plus) sont la tranche d’employés les plus ignorés selon une étude récente. Avec comme toile de fond une main-d’œuvre vieillissante et une pénurie de main-d’œuvre qui se prolonge, il est temps d’impliquer ces atouts sous-estimés.

En plus de leurs multiples aspects positifs, les travailleurs plus âgés ajouter de la variété aux effectifs de l’entreprise, contribuant à la diversité cognitive en apportant une approche, une attitude et une perspective différentes à l’équipe.

Sans cette diversité, les entreprises peuvent stagner. Avoir plusieurs voix aide les équipes à travailler plus rapidement et efficacement, mais la diversité ne s’arrête pas avec l’âge. Dans les dernières années, il y a eu un effort actif pour augmenter l’inclusivité partout dans les pratiques d’embauche et pour éviter la discrimination sur la base du genre, de la race et de l’ethnicité.

Une partie de cet intérêt vient du gouvernement, avec les entreprises qui modifient leurs pratiques pour s’ajuster aux nouvelles règlementations, mais découle aussi du secteur privé alors que les organisations voient ces avantages par elles-mêmes. Selon une étude de 2017, les équipes inclusives démontrent de meilleures prises de décisions qui se prennent plus rapidement et donnent de meilleurs résultats pour leurs organisations. De plus, avec l’appétit croissant pour les investissements ESG, la diversité et l’inclusion deviennent rapidement des priorités pour pratiquement toutes les organisations.

Importer le talent

Si on tient compte que la main-d’œuvre québécoise peine à répondre à la demande du secteur de la technologie, ce n’est pas une surprise que plusieurs employeurs à la recherche de personnel regardent au-delà des frontières provinciale et nationale.

Le Québec a sorti son tout dernier Plan d’immigration en octobre 2021, qui met en lumière son objectif d’accueillir jusqu’à 52 500 nouveaux résidents en 2022. Les travailleurs étrangers qualifiés peuvent faire une demande pour un Certificat de sélection du Québec par l’intermédiaire du Programme régulier des travailleurs qualifiés, qui évalue les candidats sur la base de leur éducation, de leur expérience et de leur offre de travail. Ces nouveaux venus et leurs employeurs peuvent se qualifier pour des incitatifs et des programmes de support, incluant les services d’intégration et les frais pour la formation.

Les employeurs du domaine de la technologie doivent envisager de chercher plus près de chez eux et de chasser au-delà de la frontière provinciale alors qu’on s’arrache les professionnels du domaine de la technologie qui vivent à Montréal et à Québec. Puisque la nature secteur de la technologie se prête bien au travail à distance, ces emplois peuvent être occupés à partir de n’importe quelle province. Certains travailleurs du domaine de la technologie dans les villes moyennes du Canada sont sous-payés à cause de leur emplacement géographique et pourraient chercher à changer pour un meilleur salaire qui s’aligne plus avec leurs compétences. Ces travailleurs sont une ressource inexploitée qui est présentement imméritée par les employeurs actuels qui croient encore à lier le salaire à l’emplacement. Ceci les met dans une position idéale pour devenir une entreprise plus visionnaire en ce qui a trait au salaire.

Retenir le talent

Le recrutement épuise les ressources de l’entreprise, aussi la dernière chose qu’une firme souhaite c’est un haut roulement d’employés. Toutefois avec tous ces postes disponibles et pas assez de travailleurs du domaine de la technologie pour les combler, les entreprises doivent être attentives au fait qu’elles opèrent dans un marché compétitif et qu’elles doivent faire un effort supplémentaire pour garder leurs précieux employés.

Des conditions salariales attrayantes peuvent aider, mais ce n’est que le début. Les employés ressentent le besoin d’être écoutés, respectés et appréciés. Ceci peut se présenter sous différentes formes, que ce soit de prendre part activement à leur développement professionnel ou d’encourager une atmosphère de confiance, de communication et de support.

La gestion efficace de talent implique d’investir dans les nouveaux employés, de voir à la formation et à l’expérience dont ils ont besoin pour combler les lacunes et les fournir. Un employé qui a du mentorat et qui est encadré dans un environnement qui le soutient sera plus déterminé à voir comment il peut contribuer à son succès à long terme.

Pour aider à combler l’écart d’embauche en TIC, le gouvernement du Québec a récemment annoncé un investissement de 18,8 $ millions dans ce secteur pour couvrir certains incitatifs, incluant les stages et les programmes de travail-étude. Ceux-ci donnent aux employés un accès à la formation et à un support financier tout en remboursant jusqu’à 20 000 $ par employé à l’employeur.

Donner aux membres de l’équipe TI la chance d’affiner leurs compétences tout en travaillant les aide à contribuer significativement au succès de leur entreprise. Ils vont grandir avec l’organisation. Cette forme d’adhésion génère la loyauté à long terme et garantit un bassin de talent déjà formé et prêt lorsqu’il est temps de faire monter en grade le personnel.

En 2019, la firme de recrutement global Indeed avait sondé 1 000 travailleurs du domaine de la technologie pour découvrir ce qu’ils attendaient de leur travail. En haut de la liste se trouvait la transparence des dirigeants, suivi de près par le retour à la communauté et le partage des valeurs. Un des détails intéressants qui était ressorti de cette recherche était la différence entre ce que les travailleurs plus âgés voulaient et ce que leurs collègues plus jeunes recherchaient.

Une des inquiétudes primaires des jeunes travailleurs, de 18 à 24 ans, était la flexibilité. La génération plus âgée est peut-être plus habituée à être assise à un bureau avec un horaire journalier de 9 à 5, mais la cohorte de la génération suivante cherche à avoir une routine moins structurée. Avec la pandémie qui change la façon dont le travail s’effectue, la montée du travail à distance traverse les limites intergénérationnelles, particulièrement dans le secteur de la technologie, où presque toutes les tâches peuvent être faites hors d’un lieu de travail traditionnel.

Les milieux de travail du futur vont probablement être à distance ou vont à tout le moins avoir une approche hybride. Selon un sondage PwC, seulement un employé canadien sur cinq veut retourner à l’ancien modèle de milieu de travail au bureau et 40 % des travailleurs du Québec disent que leur environnement de travail idéal est complètement ou partiellement à distance. Dans un futur rapproché, la flexibilité va passer d’avantage à nécessité et les entreprises doivent s’y adapter en conséquence ou risquer de perdre leurs meilleurs talents.

La flexibilité au travail répond à une autre préoccupation importante pour les employés – la santé et le bien-être. Au début de la pandémie, plusieurs ont réévalué leurs priorités, portant un regard plus attentif à l’équilibre vie professionnelle/vie privée tant convoité. Les initiatives en bien-être, le support en santé mentale et les heures de travail plus flexibles sont tous des éléments importants pour s’assurer que votre personnel est heureux, en santé et productif. Et c’est encore plus important lorsqu’on travaille avec des équipes à distance qui sont déconnectées et isolées.

Ceci répond à une autre raison pour laquelle les nouveaux employés pourraient vouloir se tourner vers votre organisation : une culture saine de travail. Les milieux de travail toxiques ont empiré leurs mauvais comportements pendant la pandémie et certaines personnes cherchent à faire le saut avec le stress de la Covid-19 doublé d’un mauvais environnement de travail. Cependant, ils ne voudront d’un emploi dans votre organisation que si vous pouvez leur prouver qu’ils ne changent pas pour pire. Les témoignages d’employés, la possibilité de parler aux employés actuels de votre organisation et les politiques rigoureuses contre l’intimidation en milieu de travail en feront beaucoup pour attirer ceux qui ont été mal traités ailleurs.

Croissance dynamique

Le Québec est le deuxième en termes de concentration d’emplois dans le domaine de la technologie au Canada, suivi par l’Ontario. La province a gagné au-dessus de 250 000 emplois cette année dans le domaine de la technologie uniquement , les rôles d’ingénieurs et de concepteurs de logiciels, d’analystes de systèmes et de consultants étant les plus recherchés.

En tenant compte du taux de croissance actuel de l’industrie, toute entreprise qui cherche à embaucher dans ce secteur doit sortir du lot. Le Canada qui se défini de plus en plus comme étant le Silicon Valley du nord et il se fait aussi connaître comme étant une plaque tournante dynamique où les travailleurs peuvent contribuer à l’avant-scène de l’innovation. Alors que Montréal et la ville de Québec prennent leur place dans les rangs d’une nouvelle vague de villes technologiques, ils peuvent stimuler l’intérêt pour leurs développeurs et leurs programmeurs talentueux qui veulent faire la différence et vivre dans une des plus belles provinces du Canada – ou travailler à distance, peu importe où ils sont.

Les avantages qu’il y a à pratiquer la bonne gouvernance n’ont pas de prix. Les entreprises s’efforçant de réussir et de se tenir loin des problèmes juridiques et de conformité doivent faire preuve de diligence dans leurs pratiques de gouvernance.

Téléchargez ce livre électronique pour découvrir les avantages des 4 principes directeurs pour une bonne gouvernance d’entreprise.

Le monde avance à vitesse grand V et la croissance de la technologie ne fait qu’accélérer les choses. La plupart des entreprises s’adaptent à cette nouvelle ère en implantant différents outils technologiques et processus d’automatisation dans leurs différents services. Avec cette transformation numérique rapide, les obligations et les processus pour se conformer deviennent plus complexes.

Une des exigences clés de la conformité est la gestion des entités pour les conseils et les services juridiques. Les vieilles façons de faire ne s’appliquent plus dorénavant et il est primordial d’identifier, de gérer et de maintenir des liens adéquats en cette période de numérisation. Atteindre des sommets en matière de gestion et de conformité des entités rend les tâches associées à la de gouvernance de votre entreprise moins stressante et plus efficaces. Par conséquent, vos conseils et vos services juridiques auront plus de temps à accorder à la planification stratégique. Pour pouvoir maintenir une conformité appropriée, l’implantation du bon logiciel de gestion des entités est primordiale.

Éviter des erreurs coûteuses

Se tenir à jour malgré l’évolution rapide de notre monde et de la technologique peut être un défi pour toute entreprise. Avec la conformité de la gestion des entités qui est une haute priorité pour plusieurs organisations, il est primordial de ne pas prendre de décisions précipitées. Plus important, il faut aussi savoir quand demander de l’aide. Tout changement axé sur la technologie nécessite de la recherche, du temps, des essais et des erreurs.

Par conséquent, lorsque vous cherchez des solutions technologiques pour la gestion des entités de votre organisation, vous devez parler à différents fournisseurs, demander des avis et même considérer la formation d’une équipe qui se concentrerait spécifiquement sur la recherche de solutions technologiques. Il est important de surmonter ces défis technologiques, mais il est tout aussi important de prendre votre temps pour éviter des erreurs coûteuses.

Réduire le risque

Utiliser un logiciel de gestion des entités conforme peut aussi aider à atténuer le risque dans plusieurs domaines. Par exemple, un logiciel de gestion des documents juridiques efficient pour votre service juridique peut aider à réduire les heures nécessaires à la lecture de documents en créant des modèles pour ceux qui sont utilisés régulièrement. Ceci augmente aussi l’efficacité de la numérisation de tous les dossiers, réduisant le risque de perdre les copies physiques des documents essentiels. Finalement, un logiciel de gestion des entités avec des outils de sécurité et de confidentialité permet aussi de s’assurer que toute information confidentielle et importante est protégée et n’est pas facilement accessible à tous.

Conserver les ressources

Une meilleure gestion des entités permet à votre équipe juridique de donner leur opinion du point de vue d’un partenaire d’affaires, leur permettant de fonctionner comme un service stratégique. Votre organisation maintient un contrôle approprié des entités, des processus de vérification et des modèles de gouvernance avec le bon logiciel de gestion des entités. Vous serez en mesure de fournir de l’information à la grandeur de l’entreprise sur les entités, incluant les filiales, les départements et les succursales, de même que les organismes de contrôle et les tiers. Ceci garde une grande partie des ressources que votre équipe juridique peut avoir à utiliser pour leur permettre de fonctionner plus efficacement.

Améliorer l’efficacité

D’un point de vue opérationnel, la gestion des entités peut résoudre plusieurs problématiques procédurales auxquelles l’entreprise pourrait faire face. La numérisation de la gestion de vos entités peut fournir des éléments importants concernant les domaines qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations. Ceci se fait en grande partie grâce aux données et aux rapports que votre logiciel peut vous fournir pour vous aider à identifier et à automatiser tous les processus qui le nécessitent. Ceci donne à votre équipe juridique et aux conseils la possibilité de se concentrer sur des questions plus stratégiques et opérationnelles, leur permettant de fonctionner efficacement et à la hauteur de leurs capacités.

De plus, l’implantation de solutions technologiques permettant l’automatisation des tâches telle que la facturation automatique peut réduire les heures que les employés passent sur les tâches administratives. Ils peuvent utiliser ce temps pour participer à des tâches plus importantes telles que la planification stratégique et le développement des affaires.

Implanter le bon logiciel de gestion des entités peut aider les organismes de réglementation à continuer de se conformer aux multiples réglementations, qui nécessitent toutes l’adoption de politiques et de pratiques de gouvernance solides, efficaces et robustes et qui sont toutes conçues pour jeter les bases pour l’amélioration continue.

La dernière année a vu la transformation numérique s’accélérer et changer la façon dont les entreprises fonctionnent à distance. Avec plusieurs employés travaillant de la maison, la discussion entourant l’équilibre travail-vie privée a pris de l’ampleur et est discutée en profondeur. L’équilibre travail-vie privée est plus que juste une phrase ou une valeur d’entreprise. Ça doit être planifié et implanté de façon plus approfondie.

Le soutien du milieu de travail

Dans tout milieu de travail, les employés doivent sentir qu’ils sont soutenus. Quand un employé vient vers vous avec un problème, pour poser une question ou pour demander de l’aide, il est primordial de l’écouter et de voir si vous, en tant qu’entreprise, pouvez faire quoi que ce soit pour qu’il se sente soutenu.

Lorsqu’on travaille de la maison, des options telles que le travail flexible et à distance aident les employés à se sentir soutenus et contribuent à un équilibre travail-vie privée sain. Ceci les aidera aussi à sentir que vous avez confiance en leur façon de travailler. Lorsque vous leur offrez la possibilité de travailler de la maison, il est essentiel de les soutenir complètement avec la technologie pour le travail à distance telle que le stockage infonuagique et son accès, les ordinateurs et tous autres équipements technologiques pertinents.

Il y a plusieurs autres façons de soutenir les employés en milieu de travail. Certains milieux de travail offrent du support éducationnel pour encourager les employés à continuer d’apprendre. Ceci peut être sous la forme de soutien financier, d’ateliers parrainés ou de séances de formation privées. Vous pouvez aussi envisager d’offrir un soutien pour les frais de scolarités aux employés qui sont aux études, ou d’offrir de payer pour les cours sanctionnés par un certificat qui pourraient intéresser vos employés.

La flexibilité du milieu de travail

Travailler de la maison a aidé plusieurs personnes à avoir une impression d’équilibre qui sera difficile à oublier lorsque tout sera rouvert. Par conséquent, en tant qu’entreprise, offrir des solutions flexibles telles qu’un milieu de travail hybride peut aider à créer un équilibre travail-vie privée. Vous pouvez aussi élaborer un plan où les employés viennent travailler sur les lieux plusieurs jours et travaillent de la maison pour un nombre défini de dates. En plus de ceci, se concentrer sur la productivité plutôt que sur le nombre d’heures est aussi essentiel. Ceci fait en sorte que l’employé se sent valorisé et travaille indépendamment.

La flexibilité du milieu de travail inclut aussi les styles de gestion du leadership. Par exemple, un employé peut avoir besoin de plus d’attention pour ces tâches et son travail, alors qu’un autre peut travailler facilement indépendamment. En tant qu’employeur, dirigeant ou gestionnaire, il est primordial d’identifier ces différents employés et d’ajuster votre style de gestion à leurs besoins.

Une autre façon de rendre votre milieu de travail plus flexible et soutenant est d’offrir des politiques souples pour les congés et des heures de travail modulables. Certains employés peuvent demander de commencer et de finir plus tôt pour des raisons personnelles. Ce type de flexibilité est bienvenue puisqu’elle aide l’employé à se sentir plus encouragé et supporté.

Partager les valeurs

En tant qu’entreprise, il est primordial que les personnes travaillant au sein de l’entreprise trouvent écho dans les valeurs fondamentales de votre marque. Ceci commence tout en haut de votre entreprise avec les dirigeants et les gestionnaires. Les dirigeants doivent se demander comment ils s’alignent avec leurs valeurs et ce qu’ils font pour les démontrer. Ils doivent être authentiques dans leur manière de faire écho à ces valeurs puisqu’ils montrent l’exemple pour le reste de l’entreprise.

Communiquer ces valeurs est essentiel et se fait principalement par l’entremise des actions des dirigeants. Pour aider les employés à incarner les valeurs de l’entreprise, l’idéal est que les dirigeants de l’entreprise expliquent ces valeurs et aident les employés à comprendre leur rôle dans la mission de l’entreprise.

Finalement, au fur et à mesure que l’entreprise croît, prenez le temps d’évaluer et d’adapter vos valeurs régulièrement. Ceci implique de s’assurer que les valeurs sont pertinentes pour la vision de votre entreprise. Ceci aide les employés à se sentir inclus et appréciés, à créer un bon moral et à bâtir l’engagement des employés. À son tour, ceci encouragera l’équilibre travail-vie privée et une culture travail-entreprise positive.

En résumé, le soutien et la flexibilité sont des éléments cruciaux dans tout milieu de travail. Ils peuvent être offerts sous la forme de mesures de soutien telles que le travail à distance, des initiatives flexibles telles que les heures de travail modulables ou encore de discuter des valeurs de l’entreprise pour augmenter le moral. L’équilibre est une cible mouvante. Votre entreprise doit trouver des façons de soutenir autant la croissance personnelle que professionnelle des membres de votre équipe pour qu’ils sentent qu’ils ont le pouvoir de répondre à leurs propres besoins.

 

Le service juridique de toute entreprise joue un rôle clé dans le succès de celle-ci. Les conseillers juridiques et les avocats généraux sont primordiaux dans le processus décisionnel et pour diriger l’entreprise vers une croissance rentable. Par conséquent, votre service juridique doit cultiver les bonnes compétences. Ceci veut dire évoluer en même temps que votre service s’agrandit, permettre aux individus d’évoluer dans le service alors qu’ils se développent dans leur rôle, et évoluer avec la technologie qui joue un rôle clé dans la transformation numérique de votre entreprise.

Les compétences cruciales pour l’avocat général et le directeur du service juridique

L’avocat général et le directeur du service juridique ont plusieurs choses à leur charge. En tant que dirigeant d’entreprise, il est important que les personnes qui portent ces chapeaux voient leur entreprise dans son ensemble. Ceci implique d’avoir l’habileté de penser stratégiquement et en fonction de l’entreprise. Avec la capacité de garder une vue d’ensemble, les personnes occupant ces postes pourront présenter efficacement des solutions stratégiques.

Alors que la technologie devient un élément clé des services juridiques, il est primordial que l’avocat général et le directeur du service juridique comprennent les outils technologiques juridiques. Ceci veut aussi dire choisir le bon fournisseur pour cette technologie, profiter des réseaux sociaux, avoir une approche basée sur les données et diriger le service juridique dans l’établissement d’un comité technologique pour voir à toutes les exigences numériques.

L’avocat général et le directeur du service juridique doivent aussi avoir de fortes compétences en leadership. Ceci vient avec capacité à faire preuve de bon jugement, à voir l’entreprise de façon objective, et à être capable de gérer efficacement en déléguant des tâches.

Le processus décisionnel est crucial

Avoir de fortes compétences en leadership vient avec l’habileté à prendre de bonnes décisions. Le processus décisionnel est crucial pour l’avocat général et le directeur du service juridique. Ceci veut dire que l’un ou l’autre doit être capable de faire des choix et de prendre des décisions cruciales en utilisant les ressources limitées pour guider l’équipe sans qu’il y ait trop d’obstacles.

La prise de décision vient avec la nécessité de savoir rester calme et de ne rien précipiter. Par conséquent, il est important que toute personne occupant un de ces postes puisse réfléchir calmement et rationnellement et qu’elle soit patiente et équilibrée pour lui permettre de comprendre le caractère important de ses décisions.

Plusieurs entreprises n’ont pas les bons outils pour prendre une décision éclairée

Certaines entreprises sont encore prises avec leurs vieilles habitudes lorsqu’il est question de la gestion de la documentation et de l’information juridique. Ceci peut mener à une incapacité à amasser l’information rapidement pour prendre des décisions éclairées. Ceci peut causer des problèmes d’efficacité et de délais non respectés.

Pour prendre une décision éclairée, il est primordial d’avoir les bons outils pour accéder à l’information pertinente. Ceci implique que votre entreprise doit rationaliser le flux de travail juridique de l’entreprise avec des outils technologiques tels qu’une solution SaaS. Le SaaS est un logiciel qui est ni sur votre ordinateur ni un serveur central physique, mais sur le nuage. Utiliser une solution technologique comme le SaaS peut aider votre entreprise avec la gestion du cycle de vie des contrats, les tâches administratives, la gestion des documents juridiques, l’automatisation du flux de travail et l’accessibilité aux données pour analyser les indicateurs clés de performance.

Pour s’assurer que votre entreprise utilise les bons outils technologiques, il est important de faciliter la transition pour votre service juridique. Organisez des séances de formations, partagez l’information sur ces nouveaux outils technologiques et ayez un comité technologique qui peut assister l’équipe et répondre à toutes les questions qu’elle pourrait avoir sur ces nouveaux outils.

En résumé, l’avocat général et le directeur du service juridique jouent un rôle primordial dans le processus décisionnel et le déroulement des activités de votre entreprise. Par conséquent, il est important de rechercher les compétences importantes que les personnes occupant ces postes doivent avoir. Les aptitudes en leadership, la capacité à prendre rapidement des décisions éclairées, la faculté de s’adapter et de comprendre la technologie juridique et la réflexion stratégique sont toutes des compétences essentielles à avoir pour ces rôles. Aidez votre entreprise à prendre de meilleures décisions et à améliorer sa santé financière en identifiant ces compétences chez les candidats potentiels ou dans la formation des personnes qui peuvent évoluer dans ces postes.

Plusieurs entreprises ont dû rapidement effectuer une transformation numérique dans les dernières années.

Ce changement accéléré a eu pour résultat d’amener certains défis pour certains services, tels que les services juridiques. Le nombre et la complexité des transactions demandées aux services juridiques internes n’ont jamais été aussi élevés. L’explosion du cybercommerce, les nouveaux canaux tels que le commerce et les services bancaires mobiles, ainsi que la réglementation sur la gouvernance d’entreprise dans certains secteurs de l’industrie, rendent l’adoption de systèmes sophistiqués plus nécessaire que jamais. Voici comment votre entreprise peut surmonter les défis de la technologie juridique.

Mettre en place un comité technologique dans votre service juridique

La mise en place d’un comité technologique dans votre service juridique aidera à créer un lien entre le chef de service et l’utilisateur final et assurera l’efficacité et l’harmonisation des différentes technologies implantées.

De plus, le comité technologique sera aussi responsable d’évaluer les besoins technologiques, de garder un œil ouvert pour les mises à jour des technologies utilisées et de mettre en place une plateforme technologique pour votre entreprise. De plus, ce comité peut aussi aider à mettre en place des programmes de formation sur les technologies et les plateformes utilisées pour votre entreprise. Ceci donnera l’assurance que l’équipe reçoit toujours les mises à jour concernant la technologie qu’elle utilise et que tous les besoins technologiques ont été répondus.

Reconnaître qu’il est crucial de choisir le bon fournisseur

Une fois que le comité technologique est constitué, l’équipe doit être en mesure d’identifier le bon fournisseur pour les besoins technologiques de l’entreprise. Différents aspects doivent être pris en compte pour cette sélection. La meilleure façon de commencer est en faisant une courte liste des candidats et en évaluant les options.

Vous pouvez éliminer quelques candidats de cette liste en vous basant sur votre budget. Une fois que c’est fait, une autre étape pour choisir le bon fournisseur est de trouver qui est le chef de file de l’industrie. Trouvez une entreprise qui est en croissance ou qui est en haut de cette liste. Vous préfèrerez probablement collaborer avec la meilleure entreprise plutôt qu’avec celle qui est en croissance. Les éléments à considérer incluent le type de services qui sont offerts, à quel intervalle ils offrent de nouveaux services ou solutions et, si possible, avec qui ils travaillent dans le marché actuel.

Bien comprendre la valeur et la part de marché qu’occupe votre fournisseur potentiel est essentiel pour vous aider à comprendre à quel point ils sont sérieux par rapport à leur croissance. Ceci vous assure qu’ils sont à la fine pointe de la technologie. Vous pouvez obtenir plus de détails en communiquant avec eux et en faisant une liste de questions selon vos besoins.

Embrasser la technologie « sociale »

La technologie « sociale » inclut toute technologie qui permet des interactions sociales telles que les blogues, les réseaux sociaux et les cyberconférences. Pour ce qui est de surmonter les défis que pose la technologie juridique, la technologie sociale vous permet de tirer parti des réseaux internes et externes pour avoir des avantages compétitifs.

L’échange de l’information à l’interne et à l’externe est vital pour toute entreprise. La communication interne d’une entreprise est habituellement établie sur place. C’est là que la technologie sociale entre en compte pour améliorer l’utilisation des communications internes et pour créer un point d’entrée pour les communications externes de votre entreprise. Les outils tels que les blogues, les réseaux sociaux et les webinaires pour aider dans le développement d’une approche à 360 degrés de communication globale pour toutes les parties prenantes – internes et externes – assurant que toutes les bases de communication sont couvertes.

Se rappeler que tout ce que vous faites doit être quantifiable et suivi

Une façon de quantifier le succès est avec des tactiques quantifiables. Par conséquent, vous devez commencer par établir des objectifs dès le début du processus d’implantation de toute nouvelle technologie. Ces objectifs peuvent être de passer en revue à un moment prédéterminé et évalué pour voir à quel point cette nouvelle technologie fonctionne. Ceci vous permettra d’éliminer une technologie qui ne fonctionnerait pas ou de l’améliorer selon les résultats.

Quelques exemples des éléments qui peuvent être quantifiés soit les dépenses juridiques, les dépenses et le temps investi avant et après l’implantation de la nouvelle technologie ainsi que le niveau de satisfaction de l’utilisateur final.

En résumé, si on tient compte des défis actuels d’une transformation efficace – les exigences technologiques des services juridiques d’entreprise ont fait en sorte de favoriser l’utilisation des technologies juridiques de tiers par le passé. Les services juridiques sont sous la pression accrue de prouver leur valeur à l’entreprise. Pour se tenir à jour, il est important d’évoluer et d’implanter les nouvelles technologies qui peuvent aider les services juridiques de votre entreprise. Toutefois, il est impératif que tous les risques soient évalués adéquatement durant le processus.