La nouvelle salle de conférence numérique

Au cours des vingt dernières années, le monde a grandement évolué en matière de progrès technologiques.

Alors que le monde continue de se numériser, les questions comme « si ceci, si cela » évoluent lentement vers « quand ceci, quand cela ».

Quelques clics de souris ou tapotements d’un écran permettent désormais d’effectuer des tâches, jadis éprouvantes, de livraison, de réception et de partage d’informations. Grâce à sa facilité d’utilisation, les organisations passent au numérique pour organiser la communication. Il ne s’agit plus de savoir quand ils commenceront le processus de rationalisation, mais plutôt de savoir quand ils termineront le processus.

La transformation numérique change le mode de fonctionnement des entreprises. Pour demeurer en avance dans monde entrepreneurial toujours plus concurrentiel, les entreprises doivent utiliser des technologies ultramodernes telles que les systèmes nuragiques, l’intelligence artificielle et les logiciels d’analyse de données complexes pour moderniser les processus professionnels.

Parmi les dernières innovations de la transformation numérique en cours figure la salle de conférence numérique. L’adoption d’une salle de conférence numérique peut aider les administrateurs et les membres du conseil à se rapprocher des équipes de direction pour simplifier les efforts de gestion du changement.

La salle de conférence numérique

L’émergence de l’ère numérique signifie que la norme s’éloigne de l’espace de bureau moderne qui accueille des centaines d’employés. Au lieu de cela, les employés travaillent depuis leur domicile ou partout où leurs ordinateurs portables, leurs téléphones mobiles, leurs tablettes ou leurs dispositifs virtuels leur permettent d’accéder à internet.

Avec la surabondance de ressources disponibles, la façon d’accéder et d’assimiler l’information et de communiquer avec les autres a changé. Nous ne sommes qu’à quelques clics d’obtenir de l’information sur un sujet particulier par des didacticiels vidéo, des webinaires, des podcasts, des articles, etc.

Il est maintenant relativement facile de former un réseau d’individus partageant les mêmes idées.

Une salle de conférence numérique, comme le Portail du conseil, un module de la suite DiliTrust Governance, permet aux membres du conseil d’effectuer à distance des tâches essentielles aux réunions du conseil d’administration. Cela comprend la préparation de notes de réunions, la réalisation de sondages et d’enquêtes et la distribution de documents. Cette salle de conférence permet une plus grande mobilité et flexibilité pour les membres du conseil, ainsi qu’une plus grande communication et collaboration.

Le rôle du conseil

Comment la transformation numérique affecte-t-elle ce que font les membres du conseil ?

Depuis le début, le conseil a toujours assumé des fonctions de supervision et d’intendance. En assumant le rôle de superviseur, les membres du conseil assument principalement la responsabilité des nominations de PDG, l’approbation des stratégies d’organisation et de gestion du changement ainsi que leur mise en œuvre et examinent la gestion de risques et la conformité de l’organisation. Les membres du conseil sont également chargés de planifier l’orientation future de l’organisation.

Ce rôle comprend : faire des recommandations dans le domaine de l’investissement, diriger l’organisation vers de l’innovation plus significative, réagir au paysage géopolitique et technologique en constante évolution, et exploiter le talent et la culture organisationnel.

Cependant, les nouvelles technologies émergentes ont ajouté en complexité aux rôles des membres du conseil dans leurs responsabilités de gestion.

Alors que l’Association nationale des administrateurs de sociétés (NACD) exhorte les membres du conseil et les administrateurs à toujours penser à l’avenir, de nombreux membres du conseil et administrateurs font face à de grands bouleversements. Bien que les nouvelles technologies émergentes aient changé le paysage commercial, la transformation numérique a aussi comme conséquence malheureuse d’avoir brouillé la ligne qui définit les rôles des membres du conseil et des administrateurs. Bien qu’il n’y ait pas de réponse claire à cette question, un changement dans les efforts de gestion pourrait permettre de trouver un compromis qui clarifie la structure organisationnelle.

Communication numérique et partage de l’information

Bien que la transformation numérique ait facilité l’ouverture de nouveaux canaux de communication améliorés, elle a également eu des effets néfastes sur les personnes dont les emplois dépendent de la communication et du partage de l’information, comme les membres du conseil. En plus des limites des fonctions des canaux numériques et des membres du conseil qui sont clairement définies, les efforts de gestion du changement peuvent aider à dissiper les inquiétudes et à atténuer les bouleversements que les membres du conseil vivent actuellement. Selon le point de vue que l’on adopte, la transformation numérique peut être à la fois une bénédiction et une malédiction.

Les avantages et les défis des portails du conseil

Les nouvelles technologies émergentes engendrées par la transformation numérique ont conduit à l’adoption de portails comme nouveau mode de communication des conseils.

Les portails du conseil sont conçus pour maintenir une communication accessible et permettre le partage de documents entre les membres du conseil et les équipes de direction.

L’adoption des portails du conseil a permis de surmonter les défis rencontrés avec les communications à l’ancienne sur papier et même avec d’anciens outils de partage de documents électroniques. Les membres du conseil et les administrateurs peuvent trouver tous les documents dont ils ont besoin à un seul endroit avec les portails du conseil, évitant ainsi de courir le risque de perdre des papiers et d’avoir à suivre plusieurs canaux de communication.

Cependant, les portails du conseil ne sont pas sans risques ni défis. D’une part, les applications du portail peuvent varier en ce qui concerne les caractéristiques et les fonctionnalités. Les documents significatifs et les données confidentielles ne peuvent être accessibles que sur certains appareils et pas sur d’autres. Ce problème touche principalement les membres du conseil et les administrateurs qui supervisent plusieurs portails du conseil. L’utilisation de plusieurs portails du conseil avec des caractéristiques et des fonctionnalités différentes peut forcer les membres du conseil et les administrateurs à utiliser plus d’un appareil. De plus, étant donné que l’organisation et la présentation des données ne sont pas uniformisées d’un portail du conseil à l’autre, les membres du conseil et les administrateurs doivent consacrer plus de temps à comprendre les caractéristiques et les fonctionnalités de chaque portail. Vous pouvez résoudre ces problèmes en choisissant une application de portail du conseil complète telle que le Portail du conseil, module de la suite DiliTrust Governance, pris en charge par les principaux appareils.

Et, comme toujours, assurez-vous de vérifier le niveau de sécurité de toute application de portail du conseil que vous avez l’intention d’utiliser. DiliTrust est fier de fournir l’application de portail du conseil virtuel la plus sécurisée avec la certification ISO 27001, la norme internationale la plus élevée en matière de sécurité informatique.

Les portails du conseil sont une innovation de la récente transformation numérique encore en développement et ils sont en constante évolution. Bien que la transformation numérique ait joué un rôle déterminant dans la transformation des possibilités en réalités, les membres du conseil se retrouvent dans une position qui prête à confusion, car leurs fonctions se superposent aux fonctions des derniers développements technologiques. Bien qu’il reste des compromis à faire sur les fonctions spécifiques, les efforts de gestion du changement sont essentiels pour maintenir une communication saine tout en traversant cet espace relativement nouveau.