Quel que soit le poste que vous occupez, que vous soyez un employé de bureau ou un PDG, il est très important de savoir gérer sa charge de travail.

Lorsqu’elles sont confrontées à une montagne de travail, plusieurs personnes préfèrent s’y enfouir et négliger leur bien-être se rendant parfois jusqu’à l’épuisement professionnel.

Bien qu’il soit important de prendre de l’avance sur vos projets les plus importants, vous ne devez pas oublier vos tâches quotidiennes. Voici comment vous pouvez faire face efficacement à un surcroit de travail.

Priorisez les tâches importantes de la plutôt que les tâches urgentes

Commencez par les occupations les plus importantes et les moins intéressantes, car les tâches les plus difficiles et les plus interminables devraient être abordées en premier. Il est recommandé de leur réserver une heure ou deux le matin, car ce sont celles qui donneront des résultats. Au lieu de répondre à des courriels ou de faire des appels téléphoniques, faites d’abord un travail concret. Ensuite, concentrez-vous sur les questions les plus urgentes.

Établissez des limites, respectez-les et demandez de l’aide

Acceptez de dire non. Avoir des objectifs déraisonnables alors que l’on déborde déjà de travail n’est juste pour personne, et encore moins pour soi-même. Comme tout le monde a une limite au travail qu’il peut accomplir, il faut éviter d’accepter une charge de travail qui exige plus que ce que l’on peut réellement exécuter.

Lorsque quelque chose semble trop gros pour être géré, n’ayez pas peur de demander de l’aide.

Gérer le stress immédiatement

Ne cédez pas au besoin constant de travailler. Un tel niveau de stress continu ne peut qu’entraîner des conséquences négatives comme l’ennui, l’anxiété et l’épuisement. Il est important de ne pas oublier d’utiliser votre pensée créative et de pratiquer des activités qui réduisent le stress. Prenez une tasse de café, allez prendre l’air, faites tout ce qui peut vous détendre. Le bonheur et un faible niveau de stress sont des éléments essentiels d’un travail productif et efficace.

N’acceptez pas plus que ce que vous pouvez faire

Il est important de répartir la charge de travail en parties gérables. Il peut s’agir de se concentrer sur une seule tâche, un jour à la fois, ou sur une série de tâches, au cours d’une semaine. Divisez la charge de travail, un projet à la fois, et déterminez les étapes qui vous permettront d’accomplir le travail en cours.

Établissez des échéanciers réalisables

Les employeurs peuvent trouver plus facile d’ajouter à une montagne de travail plutôt que de prendre le temps de réduire ce qui s’est déjà accumulé. Si une équipe se sent surchargée, son responsable doit prendre connaissance de l’ensemble du travail à accomplir et voir ce qui peut en être retiré. Il doit tenir compte des tâches de l’équipe et des objectifs communs du groupe et prioriser les tâches en fixant des échéanciers réalistes.

S’évaluer et être conscient de soi

Être conscient de soi est essentiel pour tout gestionnaire ou entrepreneur afin de savoir s’il rend la charge de travail plus pénible que nécessaire. Vous devez vous demander : Faites-vous de la microgestion ou êtes-vous simplement indécis ? Assurez-vous le suivi des problèmes ? Vos actions créent-elles un environnement qui encourage et favorise l’efficacité et la structure ?

Bien que ce soit l’une des façons les plus introspectives et les plus difficiles de s’attaquer à une lourde charge de travail, elle peut retourner la situation.

Si vous identifiez le ou les problèmes qui vous empêchent d’avancer, vous pouvez effectuer des changements durables et, par conséquent, améliorer votre productivité.

Jeter le multitâche à la corbeille

Contrairement à l’opinion générale, le multitâche peut être contre-productif, car il réduit la productivité et diminue la qualité du travail produit. Le multitâche peut également mettre un employé sous pression excessive pouvant le conduire à l’épuisement professionnel, et peut se traduire par des clients insatisfaits et des résultats médiocres.

Ainsi, si vous êtes le directeur ou le PDG, répartissez les tâches également entre les membres du personnel et ne leur demandez qu’une chose à la fois. En revanche, si vous êtes un employé ou un entrepreneur, il serait judicieux de vous concentrer sur une seule tâche à la fois et de la terminer avant d’en entreprendre une autre.

Lorsque vous devez faire face à une charge de travail importante, vous devez toujours faire preuve de rationalité, de flexibilité et communiquer ouvertement et clairement. Les supérieurs doivent être efficaces dans la délégation des tâches afin que personne n’en assume plus qu’elle ne peut en gérer.

La planification électronique peut être utilisée pour effectuer un suivi de la charge de travail ou de l’échelle des revenus, ainsi que pour le développement et la l’atteinte de résultats positifs, quel que soit le rôle en question.

Que vous soyez un supérieur, un employé ou un travailleur autonome, il existe des outils de gestion de la charge de travail à votre disposition qui peuvent faciliter le processus.

Outils efficaces pour la gestion de la charge de travail

Les systèmes de gestion de la charge de travail sont conçus pour attribuer des tâches à chacun en fonction de leurs compétences, de leurs capacités et de leur disponibilité afin qu’elles puissent être accomplies dans un délai raisonnable.

Par le passé, les gestionnaires de projet utilisaient des feuilles de calcul dynamiques pour gérer la charge de travail des équipes. Les feuilles de calcul dynamiques fonctionnaient bien parce que tout le monde travaillait dans le même bureau et que la mise à jour de la feuille était relativement simple : il suffisait de demander à tous des mises à jour par courrier électronique. Ensuite, les équipes à distance sont apparues, et les logiciels de gestion de la charge de travail accessible à partir d’un navigateur sont devenus plus attrayants.

Pendant qu’on s’appuyait sur Excel à travers le monde pour presque tous les besoins de planification et de suivi des projets, les systèmes de gestion des ressources numériques ont beaucoup évolué. Dans les dernières années, des logiciels ont été conçus et utilisés par des équipes internes et externes du monde entier, permettant une coordination et une collaboration, ainsi qu’une répartition et une délégation du travail plus efficaces que jamais.

Utilisation d’un portail du conseil

L’un des outils les plus efficaces pour gérer la lourde charge de travail d’un dirigeant est le portail du conseil. Un portail du conseil numérise la gestion des réunions du conseil en conservant tous les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions au même endroit. Ces documents sont également accessibles depuis n’importe quel appareil et à tout moment.

Avec un portail du conseil, l’ensemble du processus de réunion du conseil est simplifié pour tous les membres. Tous les documents nécessaires peuvent être rapidement préparés et distribués avec le portail du conseil dans le cadre d’un transfert d’informations sécurisé. Après la réunion, le portail du conseil permet d’effectuer facilement tous les suivis nécessaires, comme la distribution du procès-verbal de la réunion.

Conclusion

On ne doit pas sous-estimer l’importance de bien gérer sa charge de travail, que l’on soit un employé de bureau ou un PDG. Plutôt que de vous enterrer sous des montagnes de travail, utilisez les moyens mis à votre disposition pour vous attaquer efficacement à une lourde charge de travail.

 

 

 

Une bonne gouvernance d’entreprise est plus importante que jamais, les parties prenantes telles que les investisseurs, les employés et le public
exigeant transparence et responsabilité de la part des entreprises.

Les actions du conseil d’administration sont, maintenant plus que jamais, scrutées à la loupe. À l’ère des médias sociaux et de la recherche approfondie, il est certain que les actions et les décisions douteuses seront découvertes et que les parties prenantes agiront en conséquence.

La gouvernance d’entreprise, exercée conformément aux pratiques exemplaires en vigueur, est une gestion des risques puisqu’elle réduit
considérablement la prise de mauvaises décisions et la possibilité d’impairs au sein du conseil.

Téléchargez notre dernier livre blanc pour découvrir comment améliorer votre gouvernance d’entreprise avec la bonne technologie.

Le conseil d’administration (le conseil) est responsable de la gestion de tous les aspects de l’entreprise conformément à sa charte. Pour cette raison, le conseil doit poser des questions pertinentes et pratiques pour bien évaluer si sa stratégie commerciale s’aligne avec les objectifs finaux de l’entreprise ou l’objectif légalement spécifié.

Le travail du conseil est d’avoir une vue d’ensemble sur la situation et d’agir en conséquence.

Par conséquent, il est extrêmement important que tous les membres du conseil prennent en considération la vision globale de l’organisation.

Il faut se rappeler que les questions ne sont pas des critiques ou des attaques. Elles ne sont pas censées être irrespectueuses ou désobligeantes. Toutes questions posées par les membres du conseil favorisent l’opportunité d’approfondir un sujet et de s’assurer que le conseil est aussi informé que possible pour prendre des décisions futures. Idéalement, toutes questions posées par les membres du conseil permettront d’apporter des précisions sur les points soulevés et provoqueront des conversations réfléchies. Le conseil  pourra prendre de meilleures décisions lorsqu’il aura vraiment compris tous les aspects d’un problème, surtout s’il se révèle évolutif ou compliqué. Avant de s’entendre sur une décision, le conseil devra aborder et considérer chaque élément d’un problème et ses impacts.

Par exemple, disons que le PDG recommande une augmentation des taux ou des prix. Voici quelques questions pertinentes à poser pour comprendre pourquoi le moment est peut-être venu d’augmenter les taux/prix.

  • À quoi espérons-nous utiliser le capital supplémentaire ?
  • La demande a-t-elle suffisamment augmenté pour justifier cette augmentation ?
  • Est-ce que les revenus supplémentaires générés peuvent nous aider à rembourser des prêts que nous avons ?
  • Comment cela affectera-t-il notre revenu net ?
  • Est-il nécessaire de procéder à une augmentation maintenant ?
  • Sommes-nous en retard par rapport au marché ?
  • Cela nous aidera-t-il à épargner davantage et comment pourrions-nous réinvestir les surplus ?
  • Que pourrons-nous améliorer avec cette augmentation ?
  • Est-il nécessaire de procéder maintenant plutôt que d’attendre ?

Si votre PDG recommande une baisse des taux ou des prix, ou d’annuler/mettre fin à quelque chose comme une gamme de produits, voici d’autres questions qui seraient utiles de poser :

  • Un risque n’a-t-il pas été payant ?
  • Avons-nous l’argent/les liquidités pour être en mesure d’absorber cette baisse ?
  • Comment cela affectera-t-il notre revenu net ?
  • Est-ce nécessaire ?
  • Avons-nous sous-estimé un risque ?

Lors de l’évaluation d’un budget, d’un état des résultats, d’un bilan ou des dépenses d’un trimestre, voici quelques questions pertinentes à poser :

  • La comptabilité a-t-elle réconcilié tous les éléments du bilan ?
  • Y a-t-il encore des éléments en suspens ?
  • Quel a été le résultat du risque qui été pris ? Cela a-t-il été payant ou non, et pourquoi ?
  • Comment finançons-nous nos prêts ou nos investissements à long terme ?
  • Respectons-nous les politiques établies ?
  • Faut-il procéder à une évaluation plus poussée avant d’envisager d’établir/de faire ____ ?
  • Pourquoi y a-t-il un solde négatif ou un poste négatif ?
  • Allons-nous dans la bonne direction ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
  • Qu’est-ce qui nous fait perdre ou gagner de la valeur marchande ?
  • Avons-nous besoin de réévaluer nos facteurs de risque ?
  • Que faut-il savoir sur le marché pour mieux comprendre ces écarts ?

Le conseil  est responsable de la gestion des investissements, il est donc essentiel de s’assurer que les investissements sont conformes à la politique et sont gérés de manière appropriée. Voici quelques questions à poser :

  • Quels investissements perdent ou gagnent en valeur marchande ?
  • Devrions-nous reconsidérer nos facteurs de risque ?
  • Voulons-nous être plus agressifs ou plus conservateurs ?
  • Que faut-il savoir sur le marché actuel et les prévisions du marché ?

Plus important encore, le conseil doit être tourné vers l’avenir. Toutes les questions doivent être formulées dans cet état d’esprit : « Est-ce que c’est que c’est la meilleure façon d’aider notre organisation à se rapprocher de notre vision du développement ? »

Posez également des questions d’ordre générales si nécessaire :

  • Avons-nous plus d’études sur ce sujet ? Des rapports ou des articles de presse qui nous aideraient à prendre une décision plus éclairée ?
  • Quels sont nos états financiers les plus récents concernant cet élément?
  • Comment trouvez-vous que cette discussion sur ____ s’est déroulée ? Y a-t-il quelque chose dont nous devons discuter davantage ?

Alors qu’un conseil, en particulier celui qui compte de nouveaux membres, peut encore en être à déterminer sa façon de fonctionner, la partie la plus importante de toute réunion du conseil est d’avoir des conversations intelligentes et agréables sur tous les aspects de l’organisation.

Une organisation sera bien servie par son conseil s’il à la capacité de poser des questions de manière réfléchie, ainsi que celle d’écouter, de considérer, de rechercher, de présenter et de parvenir à un consensus sur sa croissance future.

 

Alors que votre entreprise et votre conseil d’administration envisagent d’ajouter de nouveaux membres ou de remplacer les membres actuels, le moment est venu de réfléchir au pouvoir du mentorat au sein du conseil d’administration.

Un programme de mentorat, qu’il soit créé au sein de votre conseil d’administration ou que vous soyez jumelé à l’extérieur de votre organisation, peut faciliter le processus d’orientation des nouveaux membres et accélérer leur compréhension.

Téléchargez notre dernier livre blanc pour découvrir comment les programmes de mentorat peuvent être cruciaux pour l’avenir de votre conseil.

Au cours des vingt dernières années, le monde a grandement évolué en matière de progrès technologiques.

Alors que le monde continue de se numériser, les questions comme « si ceci, si cela » évoluent lentement vers « quand ceci, quand cela ».

Quelques clics de souris ou tapotements d’un écran permettent désormais d’effectuer des tâches, jadis éprouvantes, de livraison, de réception et de partage d’informations. Grâce à sa facilité d’utilisation, les organisations passent au numérique pour organiser la communication. Il ne s’agit plus de savoir quand ils commenceront le processus de rationalisation, mais plutôt de savoir quand ils termineront le processus.

La transformation numérique change le mode de fonctionnement des entreprises. Pour demeurer en avance dans monde entrepreneurial toujours plus concurrentiel, les entreprises doivent utiliser des technologies ultramodernes telles que les systèmes nuragiques, l’intelligence artificielle et les logiciels d’analyse de données complexes pour moderniser les processus professionnels.

Parmi les dernières innovations de la transformation numérique en cours figure la salle de conférence numérique. L’adoption d’une salle de conférence numérique peut aider les administrateurs et les membres du conseil à se rapprocher des équipes de direction pour simplifier les efforts de gestion du changement.

La salle de conférence numérique

L’émergence de l’ère numérique signifie que la norme s’éloigne de l’espace de bureau moderne qui accueille des centaines d’employés. Au lieu de cela, les employés travaillent depuis leur domicile ou partout où leurs ordinateurs portables, leurs téléphones mobiles, leurs tablettes ou leurs dispositifs virtuels leur permettent d’accéder à internet.

Avec la surabondance de ressources disponibles, la façon d’accéder et d’assimiler l’information et de communiquer avec les autres a changé. Nous ne sommes qu’à quelques clics d’obtenir de l’information sur un sujet particulier par des didacticiels vidéo, des webinaires, des podcasts, des articles, etc.

Il est maintenant relativement facile de former un réseau d’individus partageant les mêmes idées.

Une salle de conférence numérique, comme le Portail du conseil, un module de la suite DiliTrust Governance, permet aux membres du conseil d’effectuer à distance des tâches essentielles aux réunions du conseil d’administration. Cela comprend la préparation de notes de réunions, la réalisation de sondages et d’enquêtes et la distribution de documents. Cette salle de conférence permet une plus grande mobilité et flexibilité pour les membres du conseil, ainsi qu’une plus grande communication et collaboration.

Le rôle du conseil

Comment la transformation numérique affecte-t-elle ce que font les membres du conseil ?

Depuis le début, le conseil a toujours assumé des fonctions de supervision et d’intendance. En assumant le rôle de superviseur, les membres du conseil assument principalement la responsabilité des nominations de PDG, l’approbation des stratégies d’organisation et de gestion du changement ainsi que leur mise en œuvre et examinent la gestion de risques et la conformité de l’organisation. Les membres du conseil sont également chargés de planifier l’orientation future de l’organisation.

Ce rôle comprend : faire des recommandations dans le domaine de l’investissement, diriger l’organisation vers de l’innovation plus significative, réagir au paysage géopolitique et technologique en constante évolution, et exploiter le talent et la culture organisationnel.

Cependant, les nouvelles technologies émergentes ont ajouté en complexité aux rôles des membres du conseil dans leurs responsabilités de gestion.

Alors que l’Association nationale des administrateurs de sociétés (NACD) exhorte les membres du conseil et les administrateurs à toujours penser à l’avenir, de nombreux membres du conseil et administrateurs font face à de grands bouleversements. Bien que les nouvelles technologies émergentes aient changé le paysage commercial, la transformation numérique a aussi comme conséquence malheureuse d’avoir brouillé la ligne qui définit les rôles des membres du conseil et des administrateurs. Bien qu’il n’y ait pas de réponse claire à cette question, un changement dans les efforts de gestion pourrait permettre de trouver un compromis qui clarifie la structure organisationnelle.

Communication numérique et partage de l’information

Bien que la transformation numérique ait facilité l’ouverture de nouveaux canaux de communication améliorés, elle a également eu des effets néfastes sur les personnes dont les emplois dépendent de la communication et du partage de l’information, comme les membres du conseil. En plus des limites des fonctions des canaux numériques et des membres du conseil qui sont clairement définies, les efforts de gestion du changement peuvent aider à dissiper les inquiétudes et à atténuer les bouleversements que les membres du conseil vivent actuellement. Selon le point de vue que l’on adopte, la transformation numérique peut être à la fois une bénédiction et une malédiction.

Les avantages et les défis des portails du conseil

Les nouvelles technologies émergentes engendrées par la transformation numérique ont conduit à l’adoption de portails comme nouveau mode de communication des conseils.

Les portails du conseil sont conçus pour maintenir une communication accessible et permettre le partage de documents entre les membres du conseil et les équipes de direction.

L’adoption des portails du conseil a permis de surmonter les défis rencontrés avec les communications à l’ancienne sur papier et même avec d’anciens outils de partage de documents électroniques. Les membres du conseil et les administrateurs peuvent trouver tous les documents dont ils ont besoin à un seul endroit avec les portails du conseil, évitant ainsi de courir le risque de perdre des papiers et d’avoir à suivre plusieurs canaux de communication.

Cependant, les portails du conseil ne sont pas sans risques ni défis. D’une part, les applications du portail peuvent varier en ce qui concerne les caractéristiques et les fonctionnalités. Les documents significatifs et les données confidentielles ne peuvent être accessibles que sur certains appareils et pas sur d’autres. Ce problème touche principalement les membres du conseil et les administrateurs qui supervisent plusieurs portails du conseil. L’utilisation de plusieurs portails du conseil avec des caractéristiques et des fonctionnalités différentes peut forcer les membres du conseil et les administrateurs à utiliser plus d’un appareil. De plus, étant donné que l’organisation et la présentation des données ne sont pas uniformisées d’un portail du conseil à l’autre, les membres du conseil et les administrateurs doivent consacrer plus de temps à comprendre les caractéristiques et les fonctionnalités de chaque portail. Vous pouvez résoudre ces problèmes en choisissant une application de portail du conseil complète telle que le Portail du conseil, module de la suite DiliTrust Governance, pris en charge par les principaux appareils.

Et, comme toujours, assurez-vous de vérifier le niveau de sécurité de toute application de portail du conseil que vous avez l’intention d’utiliser. DiliTrust est fier de fournir l’application de portail du conseil virtuel la plus sécurisée avec la certification ISO 27001, la norme internationale la plus élevée en matière de sécurité informatique.

Les portails du conseil sont une innovation de la récente transformation numérique encore en développement et ils sont en constante évolution. Bien que la transformation numérique ait joué un rôle déterminant dans la transformation des possibilités en réalités, les membres du conseil se retrouvent dans une position qui prête à confusion, car leurs fonctions se superposent aux fonctions des derniers développements technologiques. Bien qu’il reste des compromis à faire sur les fonctions spécifiques, les efforts de gestion du changement sont essentiels pour maintenir une communication saine tout en traversant cet espace relativement nouveau.

 

Un conseil d’administration (conseil) peut être comme un navire en mer. Vous savez où vous voulez aller, et vous dirigez le navire selon les recommandations de l’équipe de direction et d’autres experts de l’entreprise. En tant que capitaines de votre entreprise, vous avez une vue d’ensemble et c’est à vous qu’il revient de mener votre organisation à bon port.

La transparence entre le conseil et l’équipe de direction, les parties prenantes, les gestionnaires, les employés et les clients améliore les compétences décisionnelles du conseil et permet à tous d’être conscients de l’impact  des projets. Ainsi les risques pris sont mieux calculés.

Voici trois raisons convaincantes pour lesquelles votre conseil devrait être transparent :

  1. Lorsqu’on se concentre uniquement sur l’objectif global, des étapes importantes peuvent être négligées.

Les changements apportés par votre conseil peuvent parfois révéler à quel point votre entreprise était mal préparée. La mise en place de certaines mesures peut réduire le risque que cela se produise.

Par exemple, la culture de votre entreprise pourrait ne pas supporter une transformation numérique. Certains de vos gestionnaires ou un grand nombre de vos employés peuvent être réticents face au changement. De la formation pourrait être nécessaire pour s’assurer que les employés sont capables d’utiliser la technologie adéquatement. L’embauche de nouveaux employés possédant des compétences spécifiques pourrait être nécessaire.

De plus, si votre personnel n’utilise pas pleinement les investissements technologiques que vous avez déjà réalisés, vous risquez de rencontrer des problèmes similaires lors de l’implantation d’une nouvelle technologie. Une transformation numérique finira par échouer si, par exemple, aucune formation n’est organisée pour faire une mise à niveau des connaissances des employés en poste.

Un conseil pourra prendre les meilleures décisions possibles s’il est informé de ce genre de particularités.

  1. La transparence de part et d’autre

L’aspect le plus important de la transparence est que lorsque votre conseil est transparent, il incite tous les autres à l’être également.

Vos cadres et vos gestionnaires sont ceux qui hissent les voiles. Ils sont au front, et vous devez travailler ensemble pour lutter contre les idées dépassées ou toute autre forme d’opposition dont ils pourraient avoir conscience.

Quels que soient les changements mis en œuvre par votre conseil, vos cadres et vos gestionnaires doivent être conscients de leur importance, car ce sont eux qui devront les communiquer régulièrement au reste du personnel.

Votre conseil peut également ne pas savoir comment les clients pourraient réagir à certains changements. Partager des points de données et d’autres informations importantes avec les clients afin qu’ils puissent les consulter peut également les aider à comprendre les choix de votre organisation et à améliorer la façon dont le public les perçoit.

  1. La transparence peut améliorer l’adhésion

Lorsque les cadres, les gestionnaires, les employés, les parties prenantes et les clients ont le sentiment qu’ils ont leur mot à dire, ils sont plus susceptibles d’adhérer au changement.

Vous pouvez encourager cela en organisant des réunions du conseil auxquelles tout le monde peut assister. Vous pouvez leur donner des thématiques telles que « Journée de la stratégie ». Ces réunions pourraient être l’occasion pour les cadres, les gestionnaires et les employés de s’exprimer sur la stratégie et les décisions. De telles réunions permettent aussi au conseil de découvrir des ressources à l’interne qu’il ne connaissait peut-être pas.

Cette collaboration permettra également à chacun de se sentir écouté, que votre conseil effectue ou non un changement sur la base des connaissances acquises. Les gens ont besoin d’être entendus, et cela suscitera toujours une plus grande adhésion de la part de toutes les parties.

Faire preuve de transparence avec les clients tend à améliorer la perception qu’a le public d’une organisation. Cela montre que l’entreprise  se soucie de l’opinion de ses clients, qu’elle y attache de l’importance et que ses décisions sont guidées par ces informations.

Lorsque votre conseil s’apprête à effectuer un changement important, soyez transparent en communiquant régulièrement avec les parties prenantes, les employés et les clients. Ils seront les plus touchés par les résultats, ils doivent donc être informés et consultés. Une communication régulière est essentielle, autant en ce qui concerne la manière dont certains éléments, tels que le marché, les concurrents, les innovations, etc., affectent votre secteur d’activité, que sur la manière dont votre entreprise va y répondre.

Les communications planifiées et régulières sont les meilleures. Cependant, votre conseil peut également envisager d’utiliser la technologie — vidéoconférences, médias sociaux ou tout autre moyen — afin d’obtenir un taux de participation élevé.

Bien qu’il puisse sembler préférable — et certainement moins long — de prendre des décisions depuis la salle de réunion, comme si vous étiez les capitaines de ce navire, les avantages de la transparence l’emportent largement sur les inconvénients. Certes, il faudra peut-être plus de temps à votre conseil pour créer des plans d’action et instaurer des changements, mais vos plans d’action et vos changements produiront de meilleurs résultats, car vous serez plus conscient de l’impact de toutes les décisions que vous prendrez et vous obtiendrez une plus grande adhésion de toutes les personnes touchées.

 

 

Une analyse de rentabilité doit être élaborée pour chaque achat important, en particulier lorsqu’il s’agit de logiciels. Une solution de gestion de conseil n’est pas différente.

Il peut être difficile pour les personnes qui ne font pas partie d’un conseil ou qui participent à la préparation d’éléments pour les réunions du conseil de comprendre comment ces solutions peuvent simplifier le processus. Nous vous donnerons toutes les informations dont vous avez besoin pour justifier votre décision avec une analyse de rentabilisation concise et compréhensible.

Téléchargez notre dernier livre électronique pour découvrir la meilleure façon d’élaborer une analyse de rentabilité pour l’achat d’une solution de gestion des conseils d’administration.

Une entreprise dotée d’une excellente structure de gouvernance peut passer par n’importe quel obstacle.

Toutes les entreprises devraient repenser régulièrement cette structure afin de s’élever à un système haut de gamme.

La question demeure : comment réussir à mettre en place une structure de gouvernance solide et efficace pour le conseil ?

La portée de la nouvelle structure de gouvernance du conseil d’administration

Modifier la structure de gouvernance d’un conseil amène à revoir les principes fondamentaux de la gestion systématique qui incluent le leadership collaboratif, la responsabilité et la délégation.

Tous les membres du conseil auront des responsabilités intensifiées qui les obligeront à superviser les rôles centraux consistant à définir la bonne direction, à surveiller, à rendre compte des résultats et à apporter à la direction de l’entreprise un soutien unifié pour atteindre les objectifs communs.

En collaboration avec les chefs de division et les membres du conseil, la nouvelle structure de gouvernance permettra à la direction de s’engager dans des partenariats et d’étendre son rôle au-delà des exécutions existantes.

Qu’est-ce que la gouvernance axée sur les résultats ?

La gouvernance axée sur les résultats permet de s’adapter à toute circonstance, arrangement, changement ou mise en œuvre dans l’entreprise. Cette structure de gouvernance surveille principalement les faiblesses que l’on retrouve dans d’autres approches. Cela se fait avec des comités créés dans le cadre de la compétence du conseil.

Au lieu d’avoir simplement des responsabilités de gestion, la gouvernance axée sur les résultats maximise les capacités des différents comités. Elle leur donne l’opportunité et la responsabilité de modifier les processus, d’améliorer la qualité des produits, des services internes et externes et de mesurer la performance des approches et des équipes actuelles.

Comités de gouvernance axés sur les résultats

Une approche axée sur les résultats comprend généralement quatre comités : le comité exécutif, le comité de gouvernance, le comité de gestion des risques et d’audit qualité et le comité des nominations.

Comité exécutif

Les responsabilités d’un comité exécutif consistent à évaluer la performance de la direction. Ils assument également des tâches qui incluent la direction de la planification stratégique et le suivi de l’efficacité de l’équipe concernée. Avec leur titre de direction, ils ont également des responsabilités uniques et une autorité de pratique au-dessus de tous les autres comités.

Le comité exécutif peut même agir et décider au nom de l’ensemble du conseil, car sa tâche principale est de s’assurer que l’organisation dispose d’un processus de prise de décision bien facilité en cas d’urgence ou de crise.

Comité de gouvernance

Le comité de gouvernance supervise l’examen des pratiques, des politiques de gouvernance et des règlements administratifs. Pour assumer cette responsabilité, les membres du comité déterminent si les politiques actuelles correspondent toujours aux objectifs de l’organisation. Le comité de gouvernance est composé de personnes chargées de superviser les fonctionnalités du conseil. On s’attend à ce que ces professionnels surveillent le rendement des membres du conseil en fonction de leur efficience, de leur pertinence et de leur efficacité.

Les membres du conseil d’administration agissent au nom des membres à but non lucratif et sont généralement des bénévoles. Le comité de gouvernance surveille et s’assure ainsi que les rôles soient remplis et que les responsabilités soient accomplies.

Comité de gestion des risques et d’audit de la qualité

Les membres du comité de gestion des risques et d’audit de la qualité sont chargés d’établir des mesures intelligentes de la performance organisationnelle dans des domaines clés. Ils assurent également l’atténuation des risques et soumettent les résultats qui peuvent devenir des informations précieuses pour les futures structures de gouvernance. Ceci, dans le but d’améliorer les processus actuels.

Les membres de ce comité doivent prioriser les pratiques associées de l’entreprise et ses politiques de risques. En outre, ils doivent être prudents lorsqu’ils approuvent les déclarations de divulgation des risques ou d’autres types de documents publics à publier. Le comité d’audit doit se consacrer au respect de l’intégrité des états financiers et de leurs éléments, en garantissant la transparence à tous les niveaux et dans l’organisation.

Comité des nominations

Le conseil a besoin d’un groupe de personnes pour évaluer les efforts de recrutement de membres importants. Le comité des nominations s’assure que seuls ceux qui ont les qualifications et valeurs appropriées, en plus de leur capacité à assumer des responsabilités professionnelles, deviennent membres du conseil. Le conseil est principalement chargé de lancer une auto-évaluation.

Le comité des nominations examine les caractéristiques et les compétences des candidats au conseil et déploie des efforts pour recruter ou promouvoir ceux qui peuvent faire avancer le conseil d’administration. Les autres tâches du comité des nominations peuvent varier d’une organisation à l’autre. Selon le type d’entreprise ou d’industrie, la portée de ce comité peut être modifiée ou élargie.

Avantages de la nouvelle structure de gouvernance du conseil

Réduit le coût du capital

Compte tenu de l’environnement instable des temps modernes, la nouvelle structure de gouvernance est un moyen de réduire les coûts en capital d’une entreprise. Si besoin, une organisation dotée d’un système fiable et stable a plus de chances d’obtenir des prêts au taux le plus bas.

Il va sans dire qu’une mauvaise gouvernance d’entreprise constitue un frein majeur pour les investisseurs potentiels, les parties prenantes et les fournisseurs d’aide à l’endettement.

Encourage un comportement positif

Les dirigeants et le conseil d’administration qui agissent avec transparence contribuent au maintien d’une culture de croissance et de réussite. La nouvelle structure de gouvernance ouvre l’idée de promouvoir des lignes de communication claires entre la direction et le personnel qui composent l’ensemble de l’organisation.

Chaque fois que l’entreprise subira une crise, il sera alors plus facile d’identifier le problème et de le résoudre car son conseil d’administration aura adopté une relation de confiance avec les employés de l’entreprise, dans le but de contribuer à leur bien-être.

Assure les contrôles internes

La mise en œuvre d’une nouvelle structure de gouvernance implique une assurance du contrôle interne. Le conseil d’administration s’assure que l’organisation fasse les efforts nécessaires pour un suivi efficace de toutes les opérations. De plus, les membres sont désormais équipés pour prendre des mesures même sur les configurations de non-conformité.

Attire des réalisateurs talentueux

Un autre résultat positif de la mise en œuvre d’une nouvelle approche en matière de gouvernance du conseil est la possibilité d’intégrer des administrateurs talentueux. Ces personnes seront les atouts de l’organisation et aideront la direction à atteindre les résultats souhaités.

Permet une meilleure planification stratégique

La nouvelle structure de gouvernance est un moyen de produire des approches plus stratégiques pour l’entreprise. En commençant par tirer parti de la technologie dans la production et comprendre l’environnement réglementaire de l’association, la nouvelle approche amènera les membres à proposer des actions plus efficaces pour accomplir les principales priorités de l’entreprise.

La transformation numérique s’est emparée des entreprises du monde entier.

Les entreprises peuvent soit réussir, soit échouer (et rapidement, si elles n’innovent pas). La transformation numérique a permis à de nombreux secteurs d’activité de pivoter complètement, en créant de nouveaux modèles commerciaux et en touchant de nouveaux clients. La transformation numérique a tout amélioré, de la communication avec les clients à l’embauche des employés, en passant par la fabrication et la distribution.

Les entreprises numérisées peuvent désormais faire les choses plus rapidement et plus efficacement que jamais auparavant.

En tant que membre du conseil d’administration, vous devez envisager la situation dans son ensemble pour votre organisation. Il est donc essentiel que chaque membre de votre conseil d’administration soit conscient de l’importance de la transformation numérique et soit prêt à encadrer la transformation numérique de votre entreprise. Il est nécessaire que votre conseil d’administration puisse encourager des pratiques innovantes et promouvoir l’adoption de nouvelles technologies que votre personnel pourra pleinement utiliser.

Voici quatre raisons pour lesquelles votre conseil d’administration devrait encourager la transformation numérique :

  1. Un retour sur investissement maximal

Dans les résultats de l’enquête mondiale de McKinsey (en anglais), 75 % des entreprises interrogées ont déclaré qu' »[elles] ont entraîné une réduction des coûts et une amélioration de l’expérience des employés, dans une certaine mesure ou de manière significative… plus de deux tiers des personnes interrogées déclarent que ces efforts de changement ont permis d’augmenter les revenus provenant de sources existantes, et plus de la moitié citent la création de nouvelles sources de revenus [souligné dans l’original] ».

Pensez à votre stratégie de marketing. Au lieu d’avoir une équipe interne, vous pourriez engager des indépendants ou externaliser divers besoins en matière de conception graphique. Au lieu de payer le salaire et les avantages de plusieurs employés, vous pourriez embaucher des personnes en fonction des projets, ce qui réduirait considérablement vos coûts globaux.

Malgré les coûts liés à la numérisation de votre entreprise, il semble que ces investissements commenceront à être rentabilisés par des avantages à long terme et de nouvelles sources de revenus.

  1. Amélioration de la main-d’œuvre

La numérisation de votre entreprise vous obligera inévitablement à améliorer les compétences de votre personnel et/ou à attirer et à embaucher de nouveaux talents. Le capital humain prendra toujours le pas sur les avancées technologiques. Dans l’enquête mondiale de McKinsey, ils ont constaté que les changements apportés par les employés ont permis « d’augmenter les revenus provenant de sources existantes, de trouver de nouvelles sources de revenus, de réduire les coûts et d’améliorer l’expérience des employés ».

  1. Une meilleure communication

57 % des organisations les plus performantes interrogées dans le cadre de l’enquête mondiale de McKinsey ont déclaré que leurs hauts responsables technologiques étaient impliqués dans la transformation numérique. Les entreprises les plus performantes sont également trois fois plus susceptibles d’avoir une communication claire et transparente entre leurs services informatiques et commerciaux.

Lorsque vous réfléchissez à la manière de restructurer votre entreprise pour l’adapter aux nouvelles technologies, il est clair qu’une communication et une collaboration régulières et transparentes sont les garants d’une réussite à long terme.

  1. Une plus grande capacité à atteindre un marché mondial

Avant Amazon, FedEx et UPS, l’expédition était la limite pour les grandes entreprises, de sorte que les entreprises s’appuyaient surtout sur les clients locaux. Aujourd’hui, toute entreprise peut atteindre des clients dans le monde entier si elle dispose d’un site web, de services d’expédition efficaces et d’un service d’assistance à la clientèle pour résoudre les problèmes.

Les entreprises qui prennent du retard dans leur transformation numérique le font à leurs risques et périls. Superviser une transformation numérique pour votre entreprise peut être intimidant, mais ne pas le faire pourrait vous faire perdre d’importantes marges de profit.

Pourquoi la culture d’entreprise doit être la priorité de votre conseil d’administration

Une stratégie numérique peut être difficile à mettre en place pour de nombreuses raisons.

Tout d’abord, il faut choisir les bonnes technologies pour votre entreprise parmi la multitude de celles disponibles. Pour cela, il faut étudier les besoins de vos clients, discuter ouvertement avec votre personnel et votre équipe de direction, évaluer les technologies disponibles ou bientôt disponibles pour vos besoins et identifier les processus que vous souhaitez optimiser en introduisant de nouvelles technologies.

Ensuite, il s’agit d’organiser la manière dont votre entreprise intégrera ces nouvelles technologies, de déterminer les compétences qui font actuellement défaut à votre entreprise, les compétences pour lesquelles vous devrez embaucher, etc. Il s’agit peut-être de l’étape la plus difficile, car elle implique d’évaluer les compétences actuelles de votre personnel et de décider comment les améliorer, puis de coordonner avec le département des ressources humaines les compétences nécessaires aux nouveaux talents qu’ils embauchent.

Troisièmement, il doit y avoir une communication et une collaboration entre le conseil d’administration, l’équipe de direction et les gestionnaires pour s’assurer que les technologies sont pleinement utilisées. Même avec beaucoup de communication, il peut toujours y avoir un écart entre la mise en œuvre d’une stratégie et sa réalisation.

Malgré tout, votre conseil d’administration doit être une force stable dans le processus de transformation numérique sans pour autant faire de la microgestion. Influencer la culture d’entreprise peut être un moyen d’y parvenir. Vous pouvez instaurer plus de flexibilité au sein de votre culture d’entreprise en promouvant et en suggérant de nouvelles technologies aux responsables, aux départements, etc. Encouragez les équipes à explorer de nouvelles options. Suscitez l’enthousiasme des membres pour les nouvelles offres.

 

 

 

Préparer un livre de bord pour les réunions du conseil d’administration peut être une tâche pour les secrétaires d’entreprise et les administrateurs. Pire encore, le conseil qui n’est pas encore passé au numérique doit faire des tonnes de photocopies, et si un changement doit être fait, il doit être fait dans la copie du livre de chaque administrateur. Tout cela peut être évité en adoptant un portail de conseil pour augmenter l’efficacité de votre conseil.

Ceci est important pour les conseils d’administration des entreprises et des organismes sans but lucratif – les conseils d’administration ont généralement beaucoup de terrain à couvrir à chaque réunion, ce qui nécessite des documents de base, tandis que les ressources des conseils d’administration d’organismes sans but lucratif sont limitées.

Voici quatre façons dont vous pouvez être plus efficace en adoptant simplement un portail du conseil :

1. Gagner du temps

Le temps gagné est l’efficacité réalisée. Un portail du conseil fait gagner du temps en supprimant certaines des nombreuses heures du temps nécessaire pour organiser une réunion du conseil par les cadres supérieurs et les secrétaires d’entreprise. Cela fait gagner du temps aux administrateurs eux-mêmes en gardant toutes les communications hors e-mail et via le portail, évitant ainsi d’avoir à rechercher des e-mails et des notes.

Nurit Richulsky est la vice-présidente de la Fédération UJA du Grand Toronto, une organisation caritative à but non lucratif qui collecte régulièrement des fonds pour des causes juives nationales et internationales.

« Nos dirigeants bénévoles sont des gens extrêmement occupés », dit Nurit. « Ces personnes sont habituées et s’attendent à un niveau très élevé en matière de communication. Il est important pour nous de disposer des outils dont nous avons besoin pour faire le travail afin que nous puissions rester concentrés sur notre mission principale, à savoir notre action caritative. »

Le module Portail du conseil d’administration Exec de la suite DiliTrust Governance, est la solution de portail de conseil de la Fédération UJA du Grand Toronto, qui leur a permis de maintenir leurs normes élevées pour les membres de leur conseil. Les professionnels occupés n’ont pas le temps de gérer des communications aléatoires – ils ont besoin que tout soit mis devant eux quand ils en ont besoin, et toute erreur leur fait perdre un temps précieux.

2. Toujours disposer de la version la plus récente des fichiers

Les secrétaires d’entreprise doivent généralement effectuer un certain nombre de mises à jour du livre avant la réunion, laissant les administrateurs chercher le courriel contenant la bonne version du livre – espérons que c’est le plus récent, mais on ne sait jamais. Ces mises à jour contiennent généralement des données financières importantes, et un membre du conseil qui regarde les mauvais chiffres peut faire dérailler rapidement une réunion. Avec un portail du conseil d’administration, la version la plus récente du dossier sera toujours celle à laquelle les administrateurs auront accès, éliminant l’incertitude et permettant aux administrateurs de se concentrer sur les choses importantes.

3. Recueillir des données sur les réunions du conseil

Consultez les votes passés, la participation et bien plus encore avec un portail du conseil d’administration. Vous pouvez définir vos propres indicateurs de performance clés pour évaluer vos administrateurs, ce qui permet de mieux mesurer l’efficacité de votre conseil d’administration grâce à une archive de données sur chaque réunion.

4. Accroître la confiance et la sécurité lors des réunions virtuelles du conseil

De nombreux conseils ont commencé à tenir leurs premières réunions virtuelles du conseil pendant la pandémie. Certains ne veulent jamais revenir à l’ancienne façon de faire des affaires – les administrateurs considèrent les réunions virtuelles du conseil d’administration comme une utilisation beaucoup plus efficace de leur temps, selon un article publié en juillet dans le Harvard Business Review[1]. Il y a plusieurs raisons pour cela, de la possibilité de remplacer le temps de déplacement par la préparation de la réunion, à la possibilité d’utiliser les ateliers pour traiter des problèmes spécifiques.

Cependant, il existe toujours un élément de malaise avec la sécurité de la transmission numérique des informations. Les solutions telles que le module Numérisation des instances de la suite Dilitrust Governance, sont bien plus sécurisées que les e-mails et les services de partage de fichiers conventionnels.

Toutes les communications du conseil d’administration se produisent dans la solution, ce qui élimine le courrier électronique, et tous les fichiers dont le conseil a besoin, sont également stockés et accessibles depuis le portail du conseil.

Une prise de décision plus rapide se produit lorsque votre conseil d’administration dispose de données à jour. Le portail du conseil sécurisé[2] augmentera l’efficacité de vos réunions de conseil d’administration et permettra aux administrateurs d’accéder en toute transparence aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées, effectuer des évaluations du conseil d’administration, etc. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une démonstration.

1. The Upside of Virtual Board Meetings, Keith Ferrazzi and Sarah Zapp. Harvard Business Review, July 2020.
2. DiliTrust Governance Secure Board Portal