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Depuis les dernières années, nous constatons une préoccupation grandissante face à l’amélioration de la gouvernance des organismes sans but lucratif (OSBL).Le nombre de formations et de colloques à ce sujet augmente à grande vitesse, que ce soit de la part du Collège des administrateurs de sociétés (CAS), l’Institut des administrateurs de sociétés (IAS, et son penchant canadien ICD), ou encore l’Ordre des comptables agréés du Québec (CPA). Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les enjeux spécifiques à ce type d’organisation et les meilleures pratiques pour y répondre.

La gouvernance des organismes sans but lucratif

Un secteur important pour l’économie canadienne 

Le secteur des organismes sans but lucratif est plus important et influent que jamais. Au Canada, le secteur des OSBL emploie 2 millions de personnes, soit 11,1% de la population active, et son chiffre d’affaires représente 106 milliards de dollars, soit 8,1% du PIB du pays. Le Québec compte 46 000 organismes sans but lucratif, soit 29% de l’ensemble canadien (source : Améliorez la gouvernance de votre OSBL).

Les OSBL se retrouvent un peu partout, que ce soit dans le domaine du sport, de la santé, des organismes de bienfaisance ou de la religion. Elles vont également se retrouver dans le milieu professionnel, par exemple au travers des 46 ordres professionnels que compte le Québec et les diverses associations professionnelles dont le mandat sert à défendre les intérêts des membres d’une profession.

Les défis des organismes sans but lucratif 

Si les organismes à but non lucratif connaissent un mode de fonctionnement très diversifié en fonction de leur secteur, de leur taille et de leur mission, ils ont tous un point commun : ils sont gouvernés par un conseil d’administration et sont dans l’obligation de rendre des comptes à leurs parties prenantes.

Une gouvernance exemplaire est particulièrement critique pour ce type d’organisation afin de pouvoir répondre à un ensemble de défis :

  • La réduction des fonds perçus, que ce soit de la part d’organisations publiques ou privées
  • Une demande de plus en plus accrue pour leurs services, notamment en raison de coupures budgétaire gouvernementales
  • Des entités grandissantes et complexifiées
  • Des attentes de plus en plus élevées de la part des donateurs
  • L’irruption des médias sociaux et de la dissémination de l’information en temps réel 
  • La difficulté à recruter de nouveaux membres au sein des conseils d’administration.

Une gouvernance défaillante n’entraînera pas seulement des dommages en termes d’image, mais peut potentiellement atteindre le financement des organisations : les donateurs veulent s’assurer que les fonds perçus sont bien utilisés aux fins auxquels ils étaient destinés.

Les bonnes pratiques au niveau de la gouvernance des OSBL 

La composition du conseil d’administration

Très souvent, les membres des conseils d’administrations remplissent des fonctions opérationnelles dans les petites structures – en effet, les membres du conseil d’administration sont parfois les seuls membres permanents au sein des organismes sans but lucratif. Dans d’autres cas, le président du CA est élu en fonction des affinités personnelles des membres de l’OSBL (par exemple sur ses réalisations de bénévole, aussi louables soient-elles), mais non sur ses compétences. Difficile, dans ces conditions, d’élire un CA capable de prendre des décisions stratégiques avec tout le recul nécessaire. 

Malgré ces obstacles, la première obligation des administrateurs est de s’assurer que l’organisation exerce ses activités en fonction de son « but déclaré » (mission, vision et valeurs), par exemple dans les relations que l’organisation va entretenir avec ses différentes parties prenantes et les réponses apportées à leurs besoins.

L’encadrement du rôle des administrateurs

Il est important que les membres du conseil d’administration soient conscients de leur obligation de loyauté et d’intégrité. Comme ils sont souvent non rémunérés pour leur travail, il est possible que ceux-ci négligent leurs tâches à cause de leurs obligations familiales et professionnelles. Il est donc important de sélectionner des membres compétents mais surtout impliqués afin de pérenniser l’organisation.

L’établissement d’un code d’éthique est recommandé afin que la mission du CA et les valeurs de l’OSBL soient claires. Un tel outil permet de clarifier les attentes vis-à-vis des administrateurs, d’attirer et de recruter des employés et de communiquer auprès du public sur les comportements acceptables ou non au sein de l’organisation.

Les réponses aux attentes des parties prenantes

Dans leur manière de rendre compte, les OBSL doivent établir des indicateurs clés de performance qui ne sont pas les mêmes que dans une entreprise privée. Les résultats se mesurent donc aux accomplissements, mais aussi dans la satisfaction des parties prenantes : permanents, donateurs, bénévoles, partenaires, organismes de financement, etc.

Les organismes sans but lucratif doivent rendre des comptes de manière honnête et transparente, par exemple en communiquant sur la manière dont les fonds ont été utilisés, les résultats obtenus, etc. Leur bilan annuel doit bien entendu respecter les obligations règlementaires, mais aussi être présenté de manière simple et digeste afin que les parties prenantes puissent en comprendre l’essence rapidement.  

Le fonctionnement des conseils d’administration

La mission d’un président du CA est d’avoir des réunions efficaces et efficientes. Cela suppose notamment :

  • Des ordres du jours et des lectures préparatoires envoyées suffisamment en avance
  • Des présentations claires et focalisées sur les points à discuter
  • Des minutes contenant toutes les décisions et prochaines étapes à suivre communiquées sans délai
  • Des réunions tenues à une fréquence adéquate
  • Un taux de présence approprié aux réunions pour que chacun des administrateurs puisse apporter sa contribution et son expertise.

L’évaluation des performances du conseil d’administration

Il peut être délicat de demander aux administrateurs de procéder à une évaluation de la performance du CA. Dans le cas d’une OSBL, les administrateurs ont le plus souvent rejoint l’organisation sur une base idéologique ou non dans un intérêt pécunier. Une évaluation de la performance pourrait donc être perçue comme une critique implicite.

Plusieurs types d’évaluation existent :

  • L’évaluation des performances du conseil en tant que tel, le plus souvent par l’intermédiaire d’un questionnaire anonyme
  • L’évaluation des membres par leurs pairs ou par le président
  • L’auto-évaluation
  • L’évaluation passive, c’est-à-dire sur la base d’informations disponibles en tout temps, par exemple le taux de présence, le taux de consultation des documents mis à la disposition du conseil (dans le cas de l’utilisation d’un outil en ligne), etc.

Si l’évaluation est effectuée avec tact et doigté, l’expérience nous montre que les résultats sont utiles dans la poursuite d’un objectif d’amélioration.

 Conclusion 

Dans notre société actuelle, les organismes sans but lucratif sont plus nécessaires que jamais. Les membres des CA pour ce type d’organisme sont souvent motivés par l’enthousiasme et la passion, cependant il ne faut pas perdre de vue la nécessité de structurer une gouvernance responsable et saine afin de répondre à la mission de l’organisation et à ses responsabilités envers le public.

DiliTrust accompagne les organisations dans l’amélioration de leurs pratiques de gouvernance depuis plus de 20 ans. Plus de 100 000 utilisateurs au travers de 48 pays utilisent ses solutions au quotidien. N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts afin d’échanger sur vos défis et les différentes solutions à votre disposition pour y répondre.

 

 

Dans une économie qui ne cesse de croître et de gagner en complexité, les organisations doivent constamment relever de nouveaux défis et s’adapter. Pour répondre à la transformation numérique, la solution est simple : les solutions logicielles.

Allier Logiciel et Humain : pour une gouvernance d’entreprise réussie

L’OECD décrit la gouvernance d’entreprise comme « un moyen de gagner la confiance du marché et assurer son intégrité commerciale ». Inutile de préciser qu’un logiciel ne pourra jamais remplir cette mission seul. Mais en tant qu’outil allié aux forces des équipes juridiques et dirigeantes d’une entreprise, c’est le meilleur moyen pour transformer une bonne gestion en excellente gestion.

Comment simplifier la gouvernance d’entreprise

Puisque les méthodes de gestion évoluent constamment dans l’environnement digital actuel, un logiciel hautement sécurisé et à jour tel que DiliTrust Gouvernance est essentiel pour avancer. En centralisant la gestion des activités juridiques, il facilitera le suivi des questions juridiques, des pratiques managériales ainsi que l’automatisation des tâches. Tout cela en préservant la place centrale et essentielle du facteur humain dans la prise de décision.

L’administration, la gestion, le contrôle d’une entreprise sont comparables aux organes les plus complexes mais essentiels du corps humain. Cœur, cerveau, système immunitaire du corps humain seraient en comparaison la gouvernance de l’entreprise. Elle implique une série de processus, protocoles, lois, institutions, coutumes et règles qui font en sorte que le tout fonctionne.

Dans le corps humain, tout est connecté. Quand un élément s’arrête de fonctionner, cela affecte le reste de organes. Résultat, nous sommes en danger et devront trouver un remède pour que les choses fonctionnent à nouveau de façon fluide. Pour la gouvernance d’entreprise, l’utilisation d’un logiciel sécurisé est ce remède.

Tirez profit des services de gouvernance

Avec l’aide d’un logiciel comme DiliTrust Governance, les entreprises peuvent gérer leurs intérêts simplement et en toute sécurité. A travers les organes essentiels, les utilisateurs peuvent se connecter et créer des documents importants et confidentiels tout en gardant un œil sur les activités juridiques. Toutes les données sont stockées sur un serveur sécurisé donc il n’y a aucune raison de s’inquiéter. Pour rendre les choses encore plus simples et sans stress, le logiciel est accessible via n’importe quel navigateur web.

Quelques exemples de simplification des processus grâce à notre logiciel

  • Permettre au conseil d’administration de garder un œil sur la gestion des activités
  • Réduire les risques et y répondre efficacement quand ils surviennent
  • Identifier et gérer les menaces (légales, financières, organisationnelles, environnementales etc…)
  • Accompagner le conseil d’administration et le management dans tous les processus
  • Améliorer l’agilité opérationnelle et informatique pour faire face aux complexités économiques grandissante

Gardez une longueur d’avance sur les risques liés à l’utilisation de logiciels de gouvernance

Il ne faut pas oublier que les logiciels, aussi efficaces et fiables soient-ils, ne doivent pas prendre le pas sur le rôle central de l’humain dans la gouvernance.

On peut facilement arriver à des « sur-performances » en améliorant les outils, et avec un logiciel avancé on est facilement enclin à lui faire aveuglément confiance. Mais perdre petit à petit confiance en l’implication humaine dans la gouvernance d’entreprise peut causer la perte d’opérations toutes entières. La technologie devrait aller de pair avec l’humain et non pas endosser toutes ses responsabilités.

Pourquoi les éditeurs de logiciels de gouvernance ne devraient jamais oublier le facteur humain? Derrière toute machine il y a toujours une personne qui a le dernier mot. Chez DiliTrust, notre culture est avant tout celle du monde des affaires, la technologie n’étant qu’un moyen et pas une fin en soi.

« Nous devons nous ouvrir à la technologie et non pas pas devenir celle-ci, car la technologie n’est pas ce que nous recherchons mais plutôt comment nous cherchons ». –

Interview Forbes de Gerd Leohnart, auteur du livre Technology vs Humanity

 

 

Le contact Humain reste un élément fondamental, même lorsque les outils technologiques prennent le contrôle de la gouvernance. Chez DiliTrust, non contents d’avoir des logiciels sécurisés, nous sommes armés de consultants chevronnés. Ils sont là pour accompagner nos clients par leurs conseils et formations. Contactez-nous en savoir plus sur le fonctionnement de notre logiciel!

 

D’après l’Institut canadien des administrateurs de société, les membres de conseils d’administration ont la responsabilité de vérifier qu’ils disposent bien de toute l’information dont ils ont besoin, plutôt que de simplement se fier aux données qui leur sont fournies. Une bonne solution de conseil sans papier doit permettre de contextualiser les données en plus de rendre à disposition les documents informatifs traditionnels. 

Build Your Digital Board Portal with DiliTrust Exec

L’information est essentielle pour prendre de bonnes décisions lors d’un conseil d’administration. Le fait de disposer des bonnes informations avant et pendant une réunion du conseil d’administration simplifie la prise de décision, garantit que les résolutions prises lors de la réunion sont éclairées et, globalement, favorise une gouvernance d’entreprise de qualité.

En 1985, deux banques canadiennes, la Banque Commerciale du Canada et la Norbanque, ont fait faillite partiellement à cause de leurs pratiques de gestion et d’une mauvaise supervision de la part d’auditeurs externes. Leur faillite a conduit à une réforme de la surveillance du système bancaire canadien, le Bureau de l’inspecteur général des banques et la Société d’assurance-dépôts du Canada ayant été fusionnés en une seule organisation renforcée.

Dans le rapport résultant de la faillite de la Banque Commerciale du Canada et de la Norbanque, l’honorable Willard Estey blâme l’inexactitude des informations transmises au conseil : « l’échec rencontré par la banque aurait pu être évité si le conseil avait exigé des informations directes, régulières et opportunes de la part de la direction. »

Dans son rapport 2015 sur les responsabilités des administrateurs au Canada, l’Institut des administrateurs de société indique qu’il est important que les conseils d’administration s’assurent de disposer de toutes les informations nécessaires pour une prise de décision avisée et de ne pas seulement se baser sur les documents qui leur sont communiqués par la direction. L’institut recommande aux administrateurs de communiquer en amont sur les informations dont ils ont besoin. L’étape suivante consiste à s’assurer que les informations nécessaires soient présentées de manière simple et digeste, que les données confidentielles soient bien en sécurité, et qu’elles soient rendues à disposition dans le nuage afin que les membres du conseil puissent les consulter à l’avance.

Les recommandations de l’UNIVERSITÉ DE STANFORD POUR DES CONSEILS D’ADMINISTRATION PLUS EFFICACES 

Une étude approfondie menée par l’organisme Deloitte a révélé que la majorité des membres de conseils d’administration ne reçoivent pas les informations contextuelles nécessaires sur les indicateurs de performance clé non financiers de leurs organisations. Ces indicateurs comprennent par exemple : le niveau d’engagement des employés, la notoriété de la marque, la sécurité sur le lieu de travail, la qualité des produits ou services, etc. L’Université de Stanford a publié en 2017 un livre blanc intitulé « Closer Look » pour présenter les éléments manquants dans les informations communiquées au CA. Dans l’ensemble, les conseils disposent d’informations pour la performance à court terme, mais n’ont pas toutes les données nécessaires pour l’analyse de la viabilité de l’organisation à long terme.

Les éléments soulignés par l’organisme sont les suivants :

  1. La contextualisation des données
    Il est intéressant d’analyser les performances versus les résultats attendus, mais il est nécessaire d’inclure des éléments de contexte, par exemple les performances par rapport au reste du marché, l’évolution des performances dans le temps, ou les résultats financiers des concurrents ou des clients.
  2. Informations sur les résultats de ventes, mais aussi sur les coûts associés
    Les informations basées seulement sur les résultats sans prendre en compte le coût d’acquisition ne sont que partielles. Par exemple, s’il y a 100 000 nouveaux abonnés sur un service de diffusion de musique en ligne, mais que le coût d’acquisition a augmenté pour la période, les résultats ne sont pas aussi bons qu’ils peuvent paraître à première vue.
  3. Des données ne révélant pas les décisions d’investissement à long terme
    Les conseils d’administration devraient examiner les données sur les dépenses générant de la croissance à long terme, notamment en recherche et développement, parallèlement aux données courantes sur le budget marketing par exemple. Dans la mesure du possible, l’analyse devrait comprendre le plus d’éléments possibles.
  4. Les états financiers doivent rendre une image fidèle de la rentabilité de l’entreprise
    Les états financiers sont généralement établis pour répondre aux exigences réglementaires, mais ces rapports peuvent masquer la rentabilité réelle de l’entreprise. Le conseil d’administration doit collaborer avec la direction pour s’assurer que les états financiers donnent une image fidèle de la rentabilité de la société.
  5. Les résultats doivent être ventilés par département
    Les résultats doivent être répartis par responsable plutôt que d’englober plusieurs secteurs de l’activité afin d’évaluer correctement les performances de chaque département.
  6. La surperformance doit être analysée et expliquée
    En cas de succès fulgurant dans n’importe quel domaine de l’entreprise, les résultats doivent être réévalués avec prudence par divers membres de la direction, avant que cette donnée ne parvienne au conseil d’administration. Si, par exemple, les ventes d’un produit bondissent de 200%, les raisons de cette hausse et les dépenses supplémentaires associées devraient faire partie de la présentation.

 Optimisez la présentation de l’information avec le bon outil  

Avoir une gouvernance de qualité implique d’avoir les bons outils pour prendre des décisions éclairées. Une solution de conseil sans papier sécurisée telle que DiliTrust Exec vous permet de créer des ordres du jour en quelques clics et aux membres du C.A. de se préparer à l’avance tout en assurant la confidentialité de vos données grâce à des serveurs situés au Canada (hors de la portée du Cloud Act américain).

DiliTrust Exec vous permet d’avoir l’heure juste sur la santé de votre organisation grâce à des indicateurs de performance, des rapports et des graphiques personnalisables consultables en tout temps. L’avantage d’une plateforme spécifiquement crée pour les membres des conseils d’administration est que les bonnes données seront mises de l’avant plutôt que noyées dans la masse de la documentation.

Contactez l’un de nos experts en gouvernance pour savoir comment optimiser la communication au sein de votre CA!

83% des organisations nord-américaines et 77% des organisations européennes déclarent avoir mis en place une stratégie de Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE). Trop souvent perçue comme un engagement éthique et humaniste, cette pratique a pourtant bien d’autres avantages.

Pourquoi votre entreprise aurait tout à gagner à implanter une politique de responsabilité sociale d'entreprise (RSE)

Qu’est que la responsabilité sociale d’entreprise?

Selon la Banque de développement du Canada, « la responsabilité sociale d’entreprise est l’engagement que prend une entreprise en vertu duquel elle gérera les effets sociaux, environnementaux et économiques de ses activités de façon responsable et conforme aux attentes du public ».

La RSE, un fruit de la mondialisation?

A l’échelle internationale, la Responsabilité Internationale d’Entreprise (RSE) a été souhaitée pour répondre aux grands défis auxquels les acteurs économiques sont confrontés, tels que les changements climatiques et les inégalités entre les pays industrialisés et les pays en développement. Les objectifs de développement durable (ODD), adoptés en 2015 par les Nations Unies en évoquent notamment les grandes lignes.

Au Canada, la RSE incite à ce que l’adoption d’un comportement responsable des entreprises accroisse leurs chances de succès et puisse apporter des avantages économiques au Canada et dans les pays où ces entreprises exercent des activités économiques.

Les entreprises canadiennes ne sont pas contraintes par la loi de publier un rapport faisant part de leur implication en faveur de la RSE, « excepté les banques et autres institutions financières dont les capitaux propres sont égaux ou supérieurs à 1 milliard de dollars ». Cela n’empêche pas de nombreuses entreprises de le faire de façon volontaire et de mettre en valeur leur implication en faveur de la RSE dans leurs rapports annuels.

Par ailleurs, les administrations publiques, les entreprises, les banques et les hôpitaux sont tenus de protéger les renseignements personnels et sont incités à mettre en œuvre des politiques visant à la fois l’efficacité, la transparence et l’imputabilité des composantes de leur direction.

QU’EST-CE QUI CONSTITUE UNE BONNE POLITIQUE DE RSE?

La bonne gouvernance et tout particulièrement la RSE peuvent inclure les éléments suivants:

  • le fait pour une entreprise de travailler avec des partenaires aux pratiques commerciales éthiques;
  • le renforcement de la transparence des activités des différents services;
  • une meilleure anticipation et une maîtrise des risques;
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail, par exemple par la mise en place d’outils performants permettant une plus grande efficacité;
  • l’engagement de l’entreprise dans son écosystème à échelle sociale, sociétale et environnementale;
  • la promotion de la parité homme/femme au sein des différents secteurs de l’entreprise, etc.

QUELS SONT LES AVANTAGES D’UNE BONNE POLITIQUE DE RSE?

Opter pour une bonne gouvernance et l’application des principes de RSE vous procurent de nombreux avantages, quel que soit votre secteur d’activité. En voici les principaux :

Renforcer sa crédibilité

  • L’intérêt immédiat du déploiement d’une politique RSE est l’effet sur la bonne réputation de l’entreprise. 40% de la réputation d’une organisation serait imputable à sa politique de responsabilité sociale. C’est le taux cumulé de 3 dimensions : gouvernance, environnement de travail et engagement de l’entreprise.
  • Jouir d’une image positive vous permet d’attirer les meilleurs talents. 75% des milléniaux affirment qu’ils seraient prêts à être moins payés pour travailler dans une entreprise qui promeut la responsabilité sociale des entreprises.

Se distinguer de la concurrence

  • De plus en plus d’acteurs publics ou privés intègrent des critères RSE dans leur politique d’achat afin de maîtriser leur impact sociétal et leur image. Ces organisations vont bien entendu favoriser des fournisseurs responsables afin d’être cohérents dans leurs démarches. Entreprendre une démarche RSE permet par conséquent d’accéder à de nouveaux marchés et de se démarquer par rapport aux concurrents.
  • Une politique d’entreprise responsable est un facteur de différentiation important : 66% des consommateurs à l’échelle mondiale seraient prêts à payer plus cher pour des produits ou des services issus d’entreprises appliquant pleinement la RSE.

Obtenir du financement

Nombre d’institutions financières et d’investisseurs choisissent de privilégier les entreprises respectueuses des normes environnementales et sociales.

En voici quelques exemples :

  • Les caisses Desjardins proposent depuis 2009 les portefeuilles SociéTerre, destinés à investir dans des entreprises qui adoptent de bonnes pratiques environnementales et sociétales.
  • Investissement Québec a lancé en 2010 le produit Financement écologique, dont l’objectif est de concilier croissance, économie et développement durable.
  • Le Fonds de solidarité FTQ, fonds d’investissement misant principalement dans de petites et moyennes entreprises, a émis ses propres orientations en matière de droit de vote, avec un axe particulier relatif à la responsabilité sociale des entreprises.

Favoriser la pérennité de l’organisation

  • Contrairement aux idées reçues, la mise en place d’une politique de RSE permet, à moyen terme, d’économiser des coûts, par exemple par la réduction de l’utilisation du papier, l’économie de ressources énergétiques, la prévention de l’absentéisme, ou encore une meilleure anticipation des évolutions législatives.
  • La RSE permet même d’améliorer sa performance globale. Il est prouvé que la mise en place d’une politique de RSE permet un accroissement de productivité de 13% par rapport aux entreprises qui ne l’intègrent pas dans leur stratégie.
  • Adopter des pratiques de gouvernance durable et la RSE apportent des pratiques de gestion plus saines. En améliorant la gestion des risques, qu’ils soient sociaux, environnementaux, juridiques, ou encore économiques, une entreprise améliore sa sécurité et renforce sa stabilité.
  • L’implantation d’une politique de RSE dans les différents services de l’entreprise représente un levier d’innovation. En invitant les organisations à repenser leurs processus, la mise en place d’une telle démarche devient un réel levier pour augmenter son fonctionnement global, sa résilience et son agilité.
  • Une politique responsable fructueuse et sincère permet de fédérer les salariés. On note une réduction de 50% du taux de roulement des employés lorsque ces derniers sont engagés dans un programme de RSE.

Se dématérialiser

  • En limitant l’utilisation du support papier, une entreprise se montre fidèle aux causes environnementales et démontre un état d’esprit progressiste et résolu.
  • Les échanges électroniques et de la numérisation de la documentation facilite la collaboration et permet d’augmenter la productivité.

À retenir

Le Think Tank Canadian Business for Social Responsibility (CBSR) souligne que la non application ou l’application partielle des principes de la responsabilité sociale des entreprises (RSE) peut faire courir des risques importants à l’entreprise et lui faire manquer de nombreuses occasions d’affaires, tout en impactant négativement le rendement de celle-ci.

De fait, ces principes doivent être « intégrés à la gouvernance du conseil d’administration afin que les intervenants et leurs intérêts soient protégés et mis en valeur ».

DILITRUST VOUS AIDE À METTRE EN PLACE UNE GOUVERNANCE RESPONSABLE

Les solutions logicielles DiliTrust vous permettent de favoriser le travail d’équipe, d’avoir un accès facilité à l’information, et donc, de prendre des décisions éclairées sur la stratégie de l’entreprise tout en minimisant les risques.   

DiliTrust Exec
Le conseil sans papier DiliTrust Exec est une réponse forte aux impératifs de sécurité, d’efficacité et de conformité.
Cette solution certifiée ISO 27001 vous permettra d’améliorer la gestion des réunions de votre conseil d’administration et de vos instances, afin d’instaurer une gouvernance responsable et efficace.

DiliTrust Governance
Simple, intuitive et facile d’accès, DiliTrust Governance s’adresse principalement aux juristes d’entreprise. Cette solution permet de gérer l’ensemble des domaines juridiques en un point unique, d’archiver les données et documents juridiques, et de suivre les activités ainsi que partager les documents juridiques et collaborer en ligne.

Pour plus d’informations sur l’aide que nous pouvons vous apporter, n’hésitez pas à nous contacter

 

Cette année, il a été annoncé que DiliTrust organiserait 4 conférences globales, à Paris, Toronto, Montréal et Dubaï. La première conférence s’est tenue à Paris le 11 octobre, suivie des éditions canadiennes, à Toronto le 15 novembre et à Montréal le 21 novembre. La date de l’édition de Dubaï sera annoncée au début de l’année 2019.

Conférence DiliTrust Montréal 2018

La conférence de Montréal s’est tenue au Club St James au cœur du vieux Montréal. Cet événement dédié aux secrétaires exécutives, membres de conseils et juristes d’entreprises s’est axé sur les thématiques de la gouvernance d’entreprise et de la gestion des données sensibles.

La conférence de Montréal a été introduite par Yves Garagnon, CEO de DiliTrust. Celui-ci a présenté la stratégie et les actualités du groupe ainsi que les axes d’investissements pour les prochaines années.

Ce mot d’ouverture fut suivi par une présentation intitulée « Enjeux des conseils et comités de demain : évaluation, sécurité et gestion du changement », présentée par Ahmed Saad, responsable du pôle Customer Success. Cette présentation s’est concentrée sur les nouveaux défis rencontrés par les entreprises, notamment sur les aspects de la sécurité de l’information et de la responsabilité sociale. La gestion du changement a également été abordée, avec des pistes de réflexions pour les organisations souhaitant entreprendre leur transformation dans un environnement de plus en plus concurrentiel.

La présentation suivante s’est concentrée sur DiliTrust Governance et les nouveaux défis rencontrés par les départements juridiques. Kintxo Freiss, spécialiste de la solution gouvernance, a expliqué comment les diverses activités juridiques d’entreprise telles que le droit des sociétés, les contrats, les contentieux, le patrimoine immobilier, la propriété intellectuelle et les pouvoirs et délégations peuvent être centralisées via une plate-forme numérique sécurisée et simple d’utilisation.

À la suite d’une pause-café, les participants ont pu assister à une démo de DiliTrust Exec concentrée sur les dernières fonctionnalités. Cet atelier interactif animé par Daly-Anne Zogbo, gestionnaire de compte, a permis aux utilisateurs actuels de la solution de poser leurs questions pour optimiser leur utilisation.

Par la suite, Ivan Manzanilla, développeur web principal et Andréanne Bélanger, représentante au customer success, ont annoncé les principaux axes de développement de la solution DiliTrust Exec, ainsi que les nouvelles fonctionnalités à venir.

Enfin, Mme Jennifer Grilli, parajuriste à la direction principale des affaires corporatives, conformité règlementaire et secrétariat général au Fonds de solidarité FTQ et Mme Sylvie Desrosiers, adjointe exécutive au sein de la société Prevtec Microbia, ont témoigné de leurs expériences avec DiliTrust Exec et de leur transition aux conseils d’administration sans papier. Les clients potentiels ont été en mesure d’adresser leurs questions pour explorer pleinement les gains en efficacité et en temps offerts par une solution entièrement numérique.

L’avant-midi, riche de contenus et d’échanges, s’est conclue par une séance de questions-réponses avec l’ensemble des présentateurs.

Les participants ont ensuite profité d’un cocktail réseautage pour interagir avec leurs pairs et développer sur les sujets abordés auprès de nos experts.

Nous vous proposons de revenir sur les points forts de la Conférence en vidéo

Merci à nos présentateurs pour nous avoir présenté leurs retours d’expérience et merci tous les participants d’avoir participé au succès de l’événement. Au plaisir de vous y rencontrer l’année prochaine !

Frissons, confusion et début de panique – ces émotions vous parcourent alors que vous réalisez que quelque chose a très mal tourné. Vous pensiez que ça n’arrivait qu’aux autres, mais ça y est… Vos barrières de sécurité ont été franchies.

Comment bien gérer la sécurité informatique

Uber s’est retrouvé dans cette situation lorsque l’entreprise a été victime d’une grave cyber-attaque en Novembre 2016. Les hackers avaient alors volé les données de 57 millions de comptes chauffeurs et utilisateurs. D’autres grosses structures telles que Yahoo et le National Health Service (NHS) anglais se sont également trouvés dans ce type de situation au cours des dernières années. Il y a quelques semaines seulement, l’homologue Norvégien du NHS, le RHF (Regional Health Authority), a subi le vol de la moitié des dossier médiaux privés Norvégiens. Même chose cette semaine, alors que le site officiel des Jeux Olympiques d’Hiver fut mis hors ligne suite à une cyber-attaque. Il paraît évident que la question n’est pas si une organisation sera attaquée mais quand.

Malgré cela, beaucoup croient encore que rien ne peut leur arriver. Evidemment, c’est faux. Cette façon de penser, appelée le biais optimiste, peut entrainer la chute de n’importe quelle entreprise ne prenant pas les mesures de nécessaires pour se protéger.

Comment l’optimisme peut causer votre perte

Le biais optimisme est la croyance que seules de bonnes choses vont nous arriver. Supposons que vous soyez un gros fumeur. Vous croyez spontanément que vous aurez la chance de mourir de vieillesse. En revanche, si quelqu’un d’autre fume un paquet de cigarettes par jour, on en déduit qu’il mourra surement d’un cancer. Dans un article du « Guardian », la neuroscientifique Tali Sharot explique que nous surestimons instinctivement les issues possibles de nos actes. Les humains ont l’habitude d’être optimistes et plein d’espoir, même lorsque c’est irrationnel. Selon Sharot, la crise financière de 2008 est le résultat du biais optimiste. Alors que tout montrait que quelque chose ne tournait pas rond sur le marché, la plupart des gens continuaient de croire qu’il allait croître encore et encore. Pourquoi ? Selon une étude, 80% de la population serait trop optimiste face à l’adversité.

La cybersécurité : un verre à moitié vide plutôt qu’à moitié plein

Un récent rapport de Deloitte affirme que 72% des cyber-attaques passent inaperçues pendant des semaines. Malgré cela, seulement 7% des entreprises considèrent la cybersécurité comme une priorité pour leur transformation digitale. Le biais optimiste en est peut être la cause.

La menace des cyber-attaques s’accroît rapidement. Le moment est venu de changer les priorités stratégiques, et faire de la cybersécurité le nouvel ordre du jour. Les risques de cyber-attaques ne sont pas seulement un problème informatique, il s’agit aussi de gouvernance et de direction. La première étape d’une bonne gestion de ces risques est la prise de conscience du conseil d’administration. La maîtrise de protocoles de sécurité efficaces fait partie des responsabilités de l’entreprise. Il ne faut pas lésiner sur les contrôles. Ce ne sont pas des obstacles mais seulement un élément à intégrer à la routine de l’entreprise.

Le meilleur conseil en termes de gestion de la cybersécurité est de voir le verre comme à moitié vide ; être cynique. Ne faîtes pas l’erreur de croire que : • Vous êtes invulnérable • Il n’y a pas de graves conséquences en cas d’attaque • On peut surveiller les menaces potentielles en utilisant seulement ses propres ressources Peu importe la taille de votre entreprise, avoir un logiciel de sécurité digne de confiance est plus important que jamais.

Rester réaliste dans un monde de cyber-insécurité

Fin 2017, alors que la nouvelle de la faille de sécurité d’Uber se répandait, on apprenait aussi que l’entreprise avait tenté de cacher cet incident en payant les hackers pour qu’ils suppriment les données et signent des accords de confidentialité. Cette décision était-elle le fruit du biais optimiste ? Eux seuls en ont la réponse.

Pourtant, ce n’étais pas la fin du monde. Cela n’a pas entrainé la chute d’Uber, mais sa crédibilité est mise en cause. En termes de coûts réels, on parle de millions de dollars perdus en procès.

Alors que la plupart des membres des conseils d’administration comprennent aujourd’hui l’importance de la protection des données, certains préfèrent encore croire qu’un vol de données ne peut pas leur arriver. Pourtant s’il y a bien une chose à retenir de la mésaventure de Uber, c’est qu’il vaut mieux prévenir que guérir.

« La sécurité est pour nous un effort permanent et continu ».

-Nadim Baklouti, CTO de DiliTrust

Vous pouvez assurer la sécurité de vos données confidentielles grâce aux logiciels DiliTrust. Par exemple, nos solutions DiliTrust Governance et DiliTrust Exec offrent une sécurité semblable à celle d’un établissement bancaire. Vos données seront stockées localement sur des serveurs non soumis au Freedom Act et certifiés par les standards internationaux (ISO 27001). Demandez une démonstration gratuite et renforcez votre stratégie de sécurité des données. Notre équipe a un large panel de connaissances et peut vous assister sur toutes vos questions concernant la gestion et les nouvelles technologies. Pour en savoir plus sur nos produits, contactez-nous pour obtenir une démonstration gratuite de la solution la plus adaptée à vos besoins. 

Cela fait maintenant des années que le mot « diversité » est sur toutes les lèvres et que le sujet occupe une place de plus en plus omniprésente dans les mouvements sociaux, mais est aussi à l’ordre du jour des conseils d’administration comme priorité sur le long-terme. Après l’instauration de quotas, notamment en Europe, ayant pour but d’accentuer le nombre de femmes dans les conseils, les chiffres tendent à prouver un constat mitigé : la diversité augmente mais la parité au sein des conseils est loin d’être atteinte.

La représentation des femmes dans les conseils encore trop faible selon plusieurs groupes d'investissements

Les conseils d’administration paritaires sont loin d’être monnaie courante dans le monde des affaires. Néanmoins, un rendement supérieur de plus de 10 % est constaté pour les organisations qui comptent une ou plusieurs femmes dans leurs salles de conseils. Malgré des mesures strictes mises en place, les femmes peinent toujours à briser ce fameux « plafond de verre ».

La culture des boys clubs : frein à la diversité

L’augmentation de la représentation des femmes dans les conseils d’administration peut être influencée par les actions mises en place comme les quotas, mais cela reste insuffisant pour embrasser pleinement ce mouvement. Les pays européens ont déjà emboité le pas. En tête, on trouve la Norvège où le pourcentage de femmes dans les conseils d’administration de grandes sociétés atteint les 42%. Suivent plus loin derrière ses voisins, la Finlande et la Suède, où ce pourcentage atteint respectivement 27% et 25%. La France se rapproche de plus en plus du trio de tête avec notamment 22,5% de femmes au sein des conseils.

Les États-Unis et le Canada sont encore très loin de leurs amis européens avec respectivement 16,1% et 14,5%. Mais pourquoi une telle différence ? Plusieurs constats mettent en avant que les principaux obstacles à la présence des femmes dans les conseils sont les préjugés, les relations fortes au sein du cercle des vieux copains et la difficile articulation du travail et de la famille.

Malgré les efforts consentis, le nombre de femmes dans les conseils reste bien en deçà de ce qui est préconisé et souhaité. Comme mentionné dans l’article « La culture du boys club toujours bien ancrée en entreprise », beaucoup de conseils d’administration sont encore à consonance masculine et ce type de conseil reste encore frileux à l’idée d’accueillir des femmes à leur table de réunion car la plupart ne souhaite pas changer la dynamique trop rapidement.

Selon une étude réalisée par Yaron Nili, professeur assistant en Droit à l’Université du Wisconsin, intitulée « Beyond the Numbers: Substantive Gender Diversity in Boardrooms », les femmes promues à des postes stratégiques et ayant obtenu un siège sur les conseils de grandes organisations américaines n’ont en fait que très peu de marge de manœuvre en termes de leadership et peu de poids dans les décisions une fois qu’elles ont intégrées la salle de conseil.

Enfin des actions payantes ?

Depuis peu aux États-Unis, la pression auprès des organisations se fait de plus en plus forte avec notamment des campagnes ciblées, comme par exemple celle réalisée par State Street Global Advisors, une société de placement, qui a installé la désormais célèbre « Fearless Girl ». Cette statue en bronze fait face au taureau de Wall Street pour sensibiliser les entreprises et faire prendre conscience des différences de traitement entre les hommes et les femmes qui subsistent encore et encourager le recrutement de femmes aux postes stratégiques.

Comme le mentionne l’article « De gros investisseurs s’attaquent au manque de femmes à la direction d’entreprises », le monde financier a décidé de passer à l’action avec notamment le choix de grands groupes d’investissement mondiaux tels que BlackRock Inc. aux États-Unis, Hermes, Legal & General Investment Management ou encore Standard Life Aberdeen Plc basés au Royaume-Uni, de voter contre les CA où les femmes sont sous-représentées. Le Canada risque d’être la prochaine cible d’ailleurs.

Ces actions drastiques sont mises en place pour alerter une nouvelle fois les dirigeants des grandes organisations dans le monde : la féminisation de leurs conseils est encore trop lente vis-à-vis de la pression sociale exercée depuis maintenant de nombreuses années. Augmenter la diversité est un objectif, atteindre la parité en est un autre. Atteindre ce deuxième objectif passe avant-tout par l’augmentation de la diversité au sein des CA.

Références :

TVA Nouvelles – 2 avril 2018 – « La culture du boys club toujours bien ancrée en entreprise »

Journal de Montréal – 19 avril 2018 – « De gros investisseurs s’attaquent au manque de femmes à la direction d’entreprises »

Bloomberg – 19 avril 2018 – « Big Investors Push Harder for More Women Directors »

Ethical Boardroom – 3 avril 2018 – « Opening Boardroom doors to women »

Le succès et la pérennité des organisations résident souvent dans la capacité de leurs conseils d’administration à prendre les bonnes décisions au bon moment, et ce, même en période de crise. Être équipé d’outils technologiques est désormais devenu un standard dans la réussite des organisations, mais aussi en termes de conformité et de transparence en procurant des garanties de protection au niveau légal.

La prise de notes et l’élaboration du procès-verbal est essentiel pour mener efficacement les réunions du conseil d’administration. Sa réalisation n’est pas une tâche très populaire mais elle peut être facilitée et plus appréciable grâce aux outils et applications des nouvelles technologies.

Rappel sur le procès-verbal

Le procès-verbal est un document écrit qui retrace le déroulement et les actions de la réunion du conseil d’administration. Il permet aux participants et aux absents d’avoir un compte-rendu des événements de la réunion.

Il est très important de savoir comment rédiger correctement le procès-verbal puisque ce document est considéré comme officiel pour les tribunaux, les auditeurs et toutes les parties prenantes de l’organisation. Certains diront que si une discussion ou une décision prise lors de la réunion n’est pas dans le procès-verbal, et bien il ne s’est pas produit… d’où l’importance d’avoir une bonne structure pour la prise des notes et sa diffusion.

Si vous avez été nommé Secrétaire du conseil, la conception du procès-verbal sera probablement de votre responsabilité. Cela ne signifie pas que vous devrez prendre les notes, il se peut être que ce soit tous les administrateurs de les prendre à tour de rôle. Ces notes pourraient également être prises par un membre externe du conseil, avec des compétences dans ce domaine, permettant à tous les administrateurs de participer activement à la réunion.

Le procès-verbal dans le conseil sans papier

Le procès-verbal de la réunion sera à l’ordre du jour et présenté à la réunion suivante pour l’approbation des administrateurs. Si des modifications sont apportées, la nouvelle version sera à examiner lors d’une réunion ultérieure. Quand partagé au préalable à travers un portail de gestion sans papier, lors de la réunion, l’approbation du procès-verbal est faite sans perte de temps puisque les administrateurs peuvent faire part de leurs corrections directement sur le portail en amont. Avec un accès illimité aux documents et aux archives, les administrateurs pourront se sentir davantage impliqués, plus enclins à communiquer avec leurs pairs et ainsi plus efficaces dans leur devoir de diligence. Diffuser le procès-verbal à travers la plateforme de conseil-sans-papier permet d’économiser les coûts d’impression de papier et d’affranchissement du document.

Le procès-verbal doit être archivé dans un endroit sécurisé comme dans une plateforme de conseil-sans-papier dont les serveurs sont certifiés par des normes de sécurité internationales. Le procès-verbal doit être accessible à tous les administrateurs, afin qu’ils puissent le consulter si besoin ultérieur.

Pour certaines organisations à but non lucratif et gouvernementales, les procès-verbaux doivent être publiés publiquement. Le format de la prise de notes peut varier d’une organisation à l’autre, mais c’est généralement assez simple. Rappelez-vous que le procès-verbal sera aussi lu par les absents de la réunion, alors assurez-vous que toutes les informations soient claires.

Avec un outil de gestion comme la solution DiliTrust Exec, la rédaction du procès-verbal et la mise au propre des notes prises lors de la réunion peut être réalisée au sein du portail. Ceci garantit un maximum de confidentialité pour la création de ce rapport.

Note : nous vous conseillons de préserver l’original de vos procès-verbaux et autres documents officiels sur un support papier avec les signatures originales afin de garantir la capacité de retrouver ces documents en cas de problème informatique majeur ainsi qu’en matière de preuves devant les tribunaux.

Une étude parue en 2015 et menée par Heidrick & Struggles Board Monitor mettait en lumière le fait que 73% des personnes nommées pour siéger sur les conseils d’administration des entreprises faisant partie des Fortune 500 étaient déjà membres d’un C.A ou représentées des PDG ou directeurs financiers d’organisations à la retraite. Cette tendance est en vigueur depuis maintenant plusieurs années mais plusieurs autres tendances commencent à prendre plus d’ampleur comme la diversité, l’innovation mais surtout le rajeunissement des salles de conseil.

Ces dernières années, les conseils d’administration rajeunissent, se diversifient et intègrent de plus en plus de femmes, notamment depuis l’instauration de quotas dans la plupart des pays du globe. Cette évolution s’explique principalement par le fait que le monde dans lequel nous vivons est en constante évolution et que l’environnement économique change lui-aussi généralement plus vite que les compétences présentes et indispensables au sein des conseils d’administration.

L’importance de planifier la relève au sein du CA

La planification de la relève au sein des CA a été identifiée comme étant un des principaux enjeux à gérer durant cette année et se doit d’être un maillon important de la stratégie à long terme de l’entreprise. Cependant, beaucoup d’organisations considèrent cette tâche comme un sujet tabou et tend à être sous-estimée. C’est pourquoi de plus en plus de comités de gouvernance et de nomination voient le jour, afin de préparer au mieux cette transition. Plusieurs bonnes pratiques peuvent être utilisées :

  • Accorder plus d’importance aux résultats des évaluations du conseil: l’évaluation du conseil d’administration est devenue un incontournable au sein des bonnes pratiques de gouvernance, encore plus quand 30% des administrateurs considèrent qu’un membre de leur CA devrait être remplacé.
  • Identifier les compétences indispensables et manquantes au sein du CA: Identifier ces compétences s’avère être essentiel dans l’optique d’atteindre les objectifs fixés par l’organisation en adéquation avec la stratégie en vigueur.
  • Repenser les critères de recrutement des nouveaux administrateurs: le plus souvent, les conseils d’administration limitent leurs recherches de nouveaux administrateurs à des PDG ou dirigeants d’entreprises siégeant déjà sur d’autres conseils. Cependant, d’excellents candidats peuvent identifier dans les longues listes de prétendants, que ce soit avec des expériences pertinentes dans le domaine du numérique, du marketing, de l’e-commerce ou encore en commerce international. De ce fait, il est important pour les conseils d’administration de faire évoluer leurs méthodes de recrutement.
  • Bien planifier cette relève permet d’identifier et d’apporter de nouvelles compétences au sein de la salle de conseil et amènent de nouvelles opportunités aux organisations.

    Un monde qui bouge plus vite, des risques plus élevés, de nouvelles compétences requises

    L’environnement économique actuel oblige les conseils d’administration à devoir gérer des défis et des opportunités émergeant d’enjeux qui évoluent de manière rapide comme la cybersécurité, le développement durable, le marketing ou encore la technologie et l’innovation. Répondre à ces problématiques est devenu un devoir quotidien pour les administrateurs et ne pas posséder les compétences nécessaires pour y faire face peut s’avérer préjudiciable pour l’organisation.

    C’est à ce niveau que l’intégration de jeunes directeurs et administrateurs dans la salle de conseil prend tout son sens. Lorsque les conseils d’administration recherchent des candidats possédant ces compétences, ce sont le plus souvent de jeunes directeurs qui sortent du lot et qui proviennent pour la plupart d’un milieu technologique ou numérique. Les expériences et les perspectives qu’apportent ces jeunes administrateurs s’avèrent être de grande valeur dans le contexte économique actuel tumultueux prônant le virage numérique.

    L’aspect digital au sein du conseil, gage de sécurité et de compétitivité

    Avoir un passé technologique et numérique peut s’avérer être d’une grande aide dans une période où la cybersécurité est un enjeu majeur pour les organisations. Selon une étude récente de PwC, la technologie est la compétence indispensable que les nouveaux administrateurs doivent posséder, qui peut s’expliquer par le fait qu’une grande majorité des PDG & dirigeants d’entreprises à travers le monde considèrent les menaces informatiques comme une préoccupation majeure.

    De plus, selon un sondage mené par ICD Canada basé sur un panel de plus de 500 administrateurs siégeant au sein des CA des plus grandes corporations canadiennes, 70% d’entre eux admettent que le virage numérique représentera le plus grand défi de leur conseil d’administration au cours des dix prochaines années. Intégrer dès à présent des administrateurs avec cette connaissance de la technologie et du numérique serait un atout indéniable afin de pouvoir opérer cette transition sereinement mais aussi de manière efficace.

    Sources:

    Journal Les affaires – « Conseil d’administration: Obtenez le poste convoité » – Mars 2017

    Boardroom resources – « Why Board Composition Must reflect a Future of technology & innovation » – Février 2016

    Pwc’s study – « A look at board composition : How does your industry stack up? » – 2017

    Kerie Kerstetter, Next Gen Board Leaders – « Investors identify Board Composition as a Top Priority and Concern » – 2017

    Boardroom resources – « Why board composition wil be the number one issue for 2017 » – Janvier 2017

    Le 20 mai 2016, le gouvernement Québécois annonçait avec enthousiasme son plan d’action afin de véritablement engager son virage vers le numérique. Ce plan d’action se concentre principalement sur 5 axes d’intervention :

    Stimuler l’émergence d’innovations par les technologies numériques et les données; Accélérer la transformation numérique des entreprises et l’adoption du commerce électronique; Renforcer la position du secteur des TIC comme chef de file mondial; Se doter de compétences numériques requises; Assurer un environnement d’affaires attrayant et favorable au déploiement du numérique. Le souhait d’une digitalisation des organisations se doit de débuter au sein des conseils d’administration et des hautes directions. En effet, les bonnes pratiques en termes de gouvernance sont instaurées par le conseil d’administration et les administrateurs sont les premiers exemples pour les différents échelons qui composent la structure des organisations.

    Une organisation performante, c’est avant-tout des administrateurs efficients

    Trouver des solutions aux enjeux des organisations n’est pas chose aisée et chaque administrateur sait à quel point il peut être difficile de prendre des décisions communes. Manque d’informations, absence de communication entre les membres, nombreux sont les petits détails qui peuvent faire toute la différence quant à la performance de l’organisation dont découle l’efficience du conseil d’administration et des comités.

    Améliorer l’efficacité du conseil d’administration, c’est aussi transformer la gouvernance en outil de leadership et de compétitivité. C’est à ce niveau-là que l’intégration d’outils numériques aidant les membres du conseil d’administration dans leur devoir de diligence prend tout son sens. La transition vers un conseil sans papier contribue fortement à une meilleure efficience des administrateurs du conseil ou des comités, grâce notamment aux fonctionnalités que procure une telle solution.

    Une solution conçue pour la performance individuelle et collective des administrateurs

    La réussite d’une organisation passe par une bonne communication au sein du conseil d’administration. Les administrateurs se doivent de développer un esprit d’équipe afin de s’entendre sur les façons de faire et vouloir développer les compétences de chaque membre de l’organisation. Mais cette communication et collaboration peut parfois s’avérer extrêmement difficile et mettre en péril le bon fonctionnement de l’organisation. C’est dans cette mesure que la digitalisation des entreprises joue un rôle prépondérant.

    Permettre une communication et une collaboration avancée, afin d’exercer un leadership communicationnel efficace, voilà l’un des nombreux atouts que propose un conseil sans papier. Les administrateurs peuvent en temps réel avoir accès à leurs informations de façon très sécurisée, mais aussi échanger, partager et débattre sur les questions relatives à la gouvernance d’entreprise d’un simple clic. De cette façon, les membres du conseil sont plus performants individuellement, mais également collectivement dans leurs prises de décisions.