Les avantages qu’il y a à pratiquer la bonne gouvernance n’ont pas de prix. Les entreprises s’efforçant de réussir et de se tenir loin des problèmes juridiques et de conformité doivent faire preuve de diligence dans leurs pratiques de gouvernance.

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Le monde avance à vitesse grand V et la croissance de la technologie ne fait qu’accélérer les choses. La plupart des entreprises s’adaptent à cette nouvelle ère en implantant différents outils technologiques et processus d’automatisation dans leurs différents services. Avec cette transformation numérique rapide, les obligations et les processus pour se conformer deviennent plus complexes.

Une des exigences clés de la conformité est la gestion des entités pour les conseils et les services juridiques. Les vieilles façons de faire ne s’appliquent plus dorénavant et il est primordial d’identifier, de gérer et de maintenir des liens adéquats en cette période de numérisation. Atteindre des sommets en matière de gestion et de conformité des entités rend les tâches associées à la de gouvernance de votre entreprise moins stressante et plus efficaces. Par conséquent, vos conseils et vos services juridiques auront plus de temps à accorder à la planification stratégique. Pour pouvoir maintenir une conformité appropriée, l’implantation du bon logiciel de gestion des entités est primordiale.

Éviter des erreurs coûteuses

Se tenir à jour malgré l’évolution rapide de notre monde et de la technologique peut être un défi pour toute entreprise. Avec la conformité de la gestion des entités qui est une haute priorité pour plusieurs organisations, il est primordial de ne pas prendre de décisions précipitées. Plus important, il faut aussi savoir quand demander de l’aide. Tout changement axé sur la technologie nécessite de la recherche, du temps, des essais et des erreurs.

Par conséquent, lorsque vous cherchez des solutions technologiques pour la gestion des entités de votre organisation, vous devez parler à différents fournisseurs, demander des avis et même considérer la formation d’une équipe qui se concentrerait spécifiquement sur la recherche de solutions technologiques. Il est important de surmonter ces défis technologiques, mais il est tout aussi important de prendre votre temps pour éviter des erreurs coûteuses.

Réduire le risque

Utiliser un logiciel de gestion des entités conforme peut aussi aider à atténuer le risque dans plusieurs domaines. Par exemple, un logiciel de gestion des documents juridiques efficient pour votre service juridique peut aider à réduire les heures nécessaires à la lecture de documents en créant des modèles pour ceux qui sont utilisés régulièrement. Ceci augmente aussi l’efficacité de la numérisation de tous les dossiers, réduisant le risque de perdre les copies physiques des documents essentiels. Finalement, un logiciel de gestion des entités avec des outils de sécurité et de confidentialité permet aussi de s’assurer que toute information confidentielle et importante est protégée et n’est pas facilement accessible à tous.

Conserver les ressources

Une meilleure gestion des entités permet à votre équipe juridique de donner leur opinion du point de vue d’un partenaire d’affaires, leur permettant de fonctionner comme un service stratégique. Votre organisation maintient un contrôle approprié des entités, des processus de vérification et des modèles de gouvernance avec le bon logiciel de gestion des entités. Vous serez en mesure de fournir de l’information à la grandeur de l’entreprise sur les entités, incluant les filiales, les départements et les succursales, de même que les organismes de contrôle et les tiers. Ceci garde une grande partie des ressources que votre équipe juridique peut avoir à utiliser pour leur permettre de fonctionner plus efficacement.

Améliorer l’efficacité

D’un point de vue opérationnel, la gestion des entités peut résoudre plusieurs problématiques procédurales auxquelles l’entreprise pourrait faire face. La numérisation de la gestion de vos entités peut fournir des éléments importants concernant les domaines qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations. Ceci se fait en grande partie grâce aux données et aux rapports que votre logiciel peut vous fournir pour vous aider à identifier et à automatiser tous les processus qui le nécessitent. Ceci donne à votre équipe juridique et aux conseils la possibilité de se concentrer sur des questions plus stratégiques et opérationnelles, leur permettant de fonctionner efficacement et à la hauteur de leurs capacités.

De plus, l’implantation de solutions technologiques permettant l’automatisation des tâches telle que la facturation automatique peut réduire les heures que les employés passent sur les tâches administratives. Ils peuvent utiliser ce temps pour participer à des tâches plus importantes telles que la planification stratégique et le développement des affaires.

Implanter le bon logiciel de gestion des entités peut aider les organismes de réglementation à continuer de se conformer aux multiples réglementations, qui nécessitent toutes l’adoption de politiques et de pratiques de gouvernance solides, efficaces et robustes et qui sont toutes conçues pour jeter les bases pour l’amélioration continue.

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La dernière année a vu la transformation numérique s’accélérer et changer la façon dont les entreprises fonctionnent à distance. Avec plusieurs employés travaillant de la maison, la discussion entourant l’équilibre travail-vie privée a pris de l’ampleur et est discutée en profondeur. L’équilibre travail-vie privée est plus que juste une phrase ou une valeur d’entreprise. Ça doit être planifié et implanté de façon plus approfondie.

Le soutien du milieu de travail

Dans tout milieu de travail, les employés doivent sentir qu’ils sont soutenus. Quand un employé vient vers vous avec un problème, pour poser une question ou pour demander de l’aide, il est primordial de l’écouter et de voir si vous, en tant qu’entreprise, pouvez faire quoi que ce soit pour qu’il se sente soutenu.

Lorsqu’on travaille de la maison, des options telles que le travail flexible et à distance aident les employés à se sentir soutenus et contribuent à un équilibre travail-vie privée sain. Ceci les aidera aussi à sentir que vous avez confiance en leur façon de travailler. Lorsque vous leur offrez la possibilité de travailler de la maison, il est essentiel de les soutenir complètement avec la technologie pour le travail à distance telle que le stockage infonuagique et son accès, les ordinateurs et tous autres équipements technologiques pertinents.

Il y a plusieurs autres façons de soutenir les employés en milieu de travail. Certains milieux de travail offrent du support éducationnel pour encourager les employés à continuer d’apprendre. Ceci peut être sous la forme de soutien financier, d’ateliers parrainés ou de séances de formation privées. Vous pouvez aussi envisager d’offrir un soutien pour les frais de scolarités aux employés qui sont aux études, ou d’offrir de payer pour les cours sanctionnés par un certificat qui pourraient intéresser vos employés.

La flexibilité du milieu de travail

Travailler de la maison a aidé plusieurs personnes à avoir une impression d’équilibre qui sera difficile à oublier lorsque tout sera rouvert. Par conséquent, en tant qu’entreprise, offrir des solutions flexibles telles qu’un milieu de travail hybride peut aider à créer un équilibre travail-vie privée. Vous pouvez aussi élaborer un plan où les employés viennent travailler sur les lieux plusieurs jours et travaillent de la maison pour un nombre défini de dates. En plus de ceci, se concentrer sur la productivité plutôt que sur le nombre d’heures est aussi essentiel. Ceci fait en sorte que l’employé se sent valorisé et travaille indépendamment.

La flexibilité du milieu de travail inclut aussi les styles de gestion du leadership. Par exemple, un employé peut avoir besoin de plus d’attention pour ces tâches et son travail, alors qu’un autre peut travailler facilement indépendamment. En tant qu’employeur, dirigeant ou gestionnaire, il est primordial d’identifier ces différents employés et d’ajuster votre style de gestion à leurs besoins.

Une autre façon de rendre votre milieu de travail plus flexible et soutenant est d’offrir des politiques souples pour les congés et des heures de travail modulables. Certains employés peuvent demander de commencer et de finir plus tôt pour des raisons personnelles. Ce type de flexibilité est bienvenue puisqu’elle aide l’employé à se sentir plus encouragé et supporté.

Partager les valeurs

En tant qu’entreprise, il est primordial que les personnes travaillant au sein de l’entreprise trouvent écho dans les valeurs fondamentales de votre marque. Ceci commence tout en haut de votre entreprise avec les dirigeants et les gestionnaires. Les dirigeants doivent se demander comment ils s’alignent avec leurs valeurs et ce qu’ils font pour les démontrer. Ils doivent être authentiques dans leur manière de faire écho à ces valeurs puisqu’ils montrent l’exemple pour le reste de l’entreprise.

Communiquer ces valeurs est essentiel et se fait principalement par l’entremise des actions des dirigeants. Pour aider les employés à incarner les valeurs de l’entreprise, l’idéal est que les dirigeants de l’entreprise expliquent ces valeurs et aident les employés à comprendre leur rôle dans la mission de l’entreprise.

Finalement, au fur et à mesure que l’entreprise croît, prenez le temps d’évaluer et d’adapter vos valeurs régulièrement. Ceci implique de s’assurer que les valeurs sont pertinentes pour la vision de votre entreprise. Ceci aide les employés à se sentir inclus et appréciés, à créer un bon moral et à bâtir l’engagement des employés. À son tour, ceci encouragera l’équilibre travail-vie privée et une culture travail-entreprise positive.

En résumé, le soutien et la flexibilité sont des éléments cruciaux dans tout milieu de travail. Ils peuvent être offerts sous la forme de mesures de soutien telles que le travail à distance, des initiatives flexibles telles que les heures de travail modulables ou encore de discuter des valeurs de l’entreprise pour augmenter le moral. L’équilibre est une cible mouvante. Votre entreprise doit trouver des façons de soutenir autant la croissance personnelle que professionnelle des membres de votre équipe pour qu’ils sentent qu’ils ont le pouvoir de répondre à leurs propres besoins.

 

Le service juridique de toute entreprise joue un rôle clé dans le succès de celle-ci. Les conseillers juridiques et les avocats généraux sont primordiaux dans le processus décisionnel et pour diriger l’entreprise vers une croissance rentable. Par conséquent, votre service juridique doit cultiver les bonnes compétences. Ceci veut dire évoluer en même temps que votre service s’agrandit, permettre aux individus d’évoluer dans le service alors qu’ils se développent dans leur rôle, et évoluer avec la technologie qui joue un rôle clé dans la transformation numérique de votre entreprise.

Les compétences cruciales pour l’avocat général et le directeur du service juridique

L’avocat général et le directeur du service juridique ont plusieurs choses à leur charge. En tant que dirigeant d’entreprise, il est important que les personnes qui portent ces chapeaux voient leur entreprise dans son ensemble. Ceci implique d’avoir l’habileté de penser stratégiquement et en fonction de l’entreprise. Avec la capacité de garder une vue d’ensemble, les personnes occupant ces postes pourront présenter efficacement des solutions stratégiques.

Alors que la technologie devient un élément clé des services juridiques, il est primordial que l’avocat général et le directeur du service juridique comprennent les outils technologiques juridiques. Ceci veut aussi dire choisir le bon fournisseur pour cette technologie, profiter des réseaux sociaux, avoir une approche basée sur les données et diriger le service juridique dans l’établissement d’un comité technologique pour voir à toutes les exigences numériques.

L’avocat général et le directeur du service juridique doivent aussi avoir de fortes compétences en leadership. Ceci vient avec capacité à faire preuve de bon jugement, à voir l’entreprise de façon objective, et à être capable de gérer efficacement en déléguant des tâches.

Le processus décisionnel est crucial

Avoir de fortes compétences en leadership vient avec l’habileté à prendre de bonnes décisions. Le processus décisionnel est crucial pour l’avocat général et le directeur du service juridique. Ceci veut dire que l’un ou l’autre doit être capable de faire des choix et de prendre des décisions cruciales en utilisant les ressources limitées pour guider l’équipe sans qu’il y ait trop d’obstacles.

La prise de décision vient avec la nécessité de savoir rester calme et de ne rien précipiter. Par conséquent, il est important que toute personne occupant un de ces postes puisse réfléchir calmement et rationnellement et qu’elle soit patiente et équilibrée pour lui permettre de comprendre le caractère important de ses décisions.

Plusieurs entreprises n’ont pas les bons outils pour prendre une décision éclairée

Certaines entreprises sont encore prises avec leurs vieilles habitudes lorsqu’il est question de la gestion de la documentation et de l’information juridique. Ceci peut mener à une incapacité à amasser l’information rapidement pour prendre des décisions éclairées. Ceci peut causer des problèmes d’efficacité et de délais non respectés.

Pour prendre une décision éclairée, il est primordial d’avoir les bons outils pour accéder à l’information pertinente. Ceci implique que votre entreprise doit rationaliser le flux de travail juridique de l’entreprise avec des outils technologiques tels qu’une solution SaaS. Le SaaS est un logiciel qui est ni sur votre ordinateur ni un serveur central physique, mais sur le nuage. Utiliser une solution technologique comme le SaaS peut aider votre entreprise avec la gestion du cycle de vie des contrats, les tâches administratives, la gestion des documents juridiques, l’automatisation du flux de travail et l’accessibilité aux données pour analyser les indicateurs clés de performance.

Pour s’assurer que votre entreprise utilise les bons outils technologiques, il est important de faciliter la transition pour votre service juridique. Organisez des séances de formations, partagez l’information sur ces nouveaux outils technologiques et ayez un comité technologique qui peut assister l’équipe et répondre à toutes les questions qu’elle pourrait avoir sur ces nouveaux outils.

En résumé, l’avocat général et le directeur du service juridique jouent un rôle primordial dans le processus décisionnel et le déroulement des activités de votre entreprise. Par conséquent, il est important de rechercher les compétences importantes que les personnes occupant ces postes doivent avoir. Les aptitudes en leadership, la capacité à prendre rapidement des décisions éclairées, la faculté de s’adapter et de comprendre la technologie juridique et la réflexion stratégique sont toutes des compétences essentielles à avoir pour ces rôles. Aidez votre entreprise à prendre de meilleures décisions et à améliorer sa santé financière en identifiant ces compétences chez les candidats potentiels ou dans la formation des personnes qui peuvent évoluer dans ces postes.

Nous avons vu une transformation numérique rapide des entreprises dans les dernières années. Plusieurs entreprises se sont adaptées rapidement à ce changement. La technologie a rapidement été implantée et improvisée pour permettre aux employés de travailler de la maison.

Maintenant que les choses recommencent tranquillement à ouvrir, plusieurs entreprises optent pour le travail hybride ou de la maison. Ceci veut dire que l’utilisation de la technologie dans le milieu de travail est bien établie et qu’elle évolue. Alors que l’on continue de s’adapter et d’utiliser la technologie, il est important de ne pas y résister. À la place, nous devons reconnaître son importance et continuer de faire évoluer notre entreprise avec elle.

Traiter les employés à distance comme les employés locaux

Les entreprises se sont aussi transformées à mesure que le travail à distance a pris le dessus. Avec les solutions numériques qui sont là pour de bon, vos employés doivent pouvoir travailler collaborativement – que ça soit en personne ou à distance. Ceci implique que toutes les politiques d’entreprise doivent être réexaminées et révisées, si nécessaire, pour s’assurer qu’elles s’appliquent autant aux employés locaux qu’à ceux à distance. Ceci inclut des aspects tels que le respect des exigences, les feuilles de temps, les appels des clients et les pauses.

Travail collaboratif = technologie de collaboration 

Travailler à distance a été un défi pour certains employés, alors que d’autres se sont adaptés plus rapidement. Plusieurs entreprises sont déjà passées aux systèmes infonuagiques pour l’ensemble de la gestion des documents et des tâches collaboratives.

L’implantation de tout outil de technologie collaborative est importante pour aider vos employés à être plus productifs facilement.

Les outils de conférence vidéo, de clavardage, de gestion centralisée des documents et de partage sécurisé des dossiers sont des formes de technologies collaboratives efficaces. Alors que votre entreprise croît et investit dans de nouvelles technologies, ce sont des éléments essentiels à rechercher chez vos fournisseurs potentiels.

Comment la technologie influence-t-elle le travail à distance?

Le travail à distance fait maintenant partie de la culture du travail de plusieurs entreprises. Ceci a causé une croissance dispendieuse de l’investissement dans les outils technologiques pour la collaboration à distance. Gartner prédit que « en 2024, les organisations seront forcées d’accélérer les plans de transformation numérique de l’entreprise pour s’adapter » alors que le monde transite vers une adoption plus permanente du travail à distance ou hybride.

Les entreprises ont cherché ou cherchent à implanter une équipe de techniciens spécifique à chaque service pour voir à l’utilisation des nouvelles technologies pour le travail à distance. Ces équipes peuvent aussi explorer des solutions potentielles pour améliorer la façon dont la technologie est utilisée actuellement dans l’entreprise.

Plusieurs études ont déjà démontré que le travail à distance a fait en sorte que les personnes sont 47 % plus productives. Par conséquent, les plans de votre entreprise doivent inclure l’implantation de technologies pour soutenir les employés à distance avec un environnement de travail efficient et productif.

La technologie change la façon dont nous travaillons – que ça soit au bureau, à la maison ou sur la route 

La technologie évolue constamment et, puisque nous vivons dans un monde numérique, nous devons nous y adapter. Que nous travaillions dans un bureau, à la maison ou sur la route, nous pouvons travailler avec peu de problèmes grâce à la technologie. La préoccupation principale de la plupart des entreprises en ce qui concerne la technologie et le travail à distance est la protection et la confidentialité des données. Les préoccupations qui viennent avec la cybersécurité seront un sujet de discussion perpétuel pour toutes les entreprises alors que le monde se tourne vers le travail de la maison et l’environnement hybride.

Les développements technologiques contribueront à rendre le travail collaboratif à distance encore plus répandu. Les entreprises prospères doivent utiliser les technologies les plus appropriées à leur façon de travailler et s’assurer que leur information est sécurisée, peu importe ce qu’elle contient. Pendant que la technologie évolue, vous et vos plans d’affaires devez évoluer avec elle plutôt que d’y résister.

Lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise, les membres de votre conseil sont un atout essentiel.

Votre équipe de rêve est enfin en place – chaque membre du personnel a été soigneusement sélectionné, votre mission a été définie et vous vous concentrez maintenant sur votre vision – toutes les cases ont été cochées. En théorie, votre entreprise est prête à croitre, mais il y a un domaine qui vous bloque : les membres de votre conseil d’administration.

Ils représentent les intérêts de tous les actionnaires et parties prenantes de l’entreprise. Mais que faire s’ils ne sont pas productifs ?

Dans cet article, nous vous proposons huit moyens efficaces de rendre les membres de votre conseil plus engagés, plus productifs et plus novateurs.

Maintenir une communication sans faille

Le moyen le plus simple de maintenir l’engagement des membres de votre conseil est de leur envoyer régulièrement des courriels pertinents pour les tenir informés de ce qui se passe dans l’entreprise. N’oubliez pas que plus les membres de votre conseil sont informés, plus ils seront efficaces pour l’entreprise.

En les tenant informés, non seulement vous augmentez la probabilité que votre conseil réagisse, mais aussi qu’il tente de se rendre utile si des problèmes surviennent. En outre, ils seront mieux préparés pour les réunions du conseil. Enfin, comme tous sont au courant des affaires importantes qui concernent l’entreprise, ils peuvent prendre des décisions plus rapidement.

Cela dit, veillez à ne pas les submerger avec trop d’informations en même temps. Au contraire, ciblez l’information que vous voulez leur transmettre, et laissez-les savoir comment l’entreprise peut utiliser leur soutien. L’information mène à la motivation, et lorsque les membres du conseil se sentent impliqués, ils sont motivés.

Identifiez les raisons qui les ont menés à se joindre à votre conseil

Tous les membres ont rejoint votre conseil dans un but précis. Identifiez cet objectif et concentrez vos efforts à le leur mettre en évidence. Soyez également clair lorsque vous définissez leurs responsabilités.

La plupart des membres du conseil ont un intérêt particulier pour l’entreprise. Au fil du temps, cet intérêt peut diminuer, mais il est toujours présent et ne demande qu’à être ravivé. Prenez le temps de discuter avec chacun des membres de votre conseil et demandez-leur précisément pourquoi ils veulent en faire partie.

Voici quelques questions que vous pourriez leur poser :

  • En quoi la vision et le travail de notre entreprise vous inspirent-ils ?
  • Quelles compétences et quelle expérience apportez-vous en tant que membre du conseil ?
  • Quels objectifs souhaitez-vous voir notre entreprise atteindre ?

Si un membre du conseil ne s’implique pas, demandez-lui précisément ce qui le rendrait plus engagé, puis faites de votre mieux pour l’accommoder. Si vous vous concentrez sur les raisons pour lesquelles les membres du conseil se sont impliqués au départ, ils se sentiront davantage liés à l’entreprise dans son ensemble.

Concentrez-vous sur leurs passions et leurs compétences

Les membres du conseil veulent contribuer à faire prospérer votre entreprise ; impliquez-les dans des projets et des activités qui ne feront pas seulement appel à leur expertise, mais aussi à leurs passions.

En vous concentrant sur ce qui les passionne et sur les raisons qui les ont menées à se joindre à votre conseil, vous pourrez découvrir ce qui les motive. Cela vous rapportera beaucoup à long terme. Assurez-vous que chaque membre de votre conseil siège dans un but précis et apporte une valeur ajoutée pour chaque année où il siègera à votre conseil.

Fixer des objectifs pour chaque membre du conseil

Considérez la possibilité de fixer des objectifs basés sur ce que chaque membre du conseil envisage pour lui-même et pour l’entreprise. Puis, encouragez-les en fixant des objectifs correspondant à leurs forces et à leurs compétences.

Il est préférable de fixer des objectifs mensuels, annuels et à long terme qui s’aligneront avec ceux de votre entreprise. Veillez à ce que les objectifs soient précis, mesurables et atteignables afin que les membres du conseil ne se sentent pas perdus ou exclus.

Faites preuve de créativité pour tirer parti de leurs différentes forces et de leurs champs d’intérêt variés. Identifiez ce qui encourage les membres de votre conseil et laissez leur singularité guider votre travail avec une ingéniosité et une stratégie renouvelée.

Organisez des réunions du conseil productives

Lorsqu’il s’agit de réunions du conseil, soyez aussi organisé que possible. Les réunions ennuyeuses peuvent finir par éprouver l’intérêt des membres du conseil. Vous pouvez facilement éviter cette situation en veillant à ce que les réunions soient courtes et à ce qu’elles commencent et se terminent toujours à l’heure.

Prévoyez une courte pause pendant la réunion pour se revigorer et renforcer la capacité de concentration. Établissez un ordre du jour et son horaire et respectez-les.

Plutôt que de vous concentrer uniquement sur les aspects financiers, veillez à ce que les réunions de votre conseil soient consacrées à la résolution de problèmes stratégiques. Avant une réunion du conseil, définissez des attentes claires et familiarisez-vous avec les problèmes que vos membres ont en tête.

Au lieu de plonger dans des sujets qui peuvent être traités séparément, parlez des questions qui sont d’intérêt général. Assurez-vous que chaque membre du conseil participe activement à ces réunions en leur permettant d’exprimer leurs préoccupations et de faire valoir leurs points de vue.

Créez des liens

Concentrez-vous sur la création de liens entre vous, les membres de votre conseil et l’entreprise. Prenez du temps chaque mois pour entretenir des liens avec les membres de votre conseil sur des sujets qui ne sont pas en lien avec le travail.

Célébrez les réalisations personnelles et professionnelles, organisez des retraites annuelles, soulignez les journées spéciales, organisez des rassemblements en dehors du travail et discutez avec les membres de votre conseil individuellement. Organiser un déjeuner, un dîner ou un souper avec votre conseil une ou deux fois par an est une bonne façon de créer des liens.

Les membres du conseil se sentiront plus impliqués lorsque des liens se tissent entre leur vie au travail et leur vie personnelle.

Encourager les réunions du conseil en personne

Il pourrait arriver qu’un membre du conseil ne puisse pas assister à une réunion en personne, et ce n’est pas grave. Mais vous devez encourager tous les membres du conseil à être physiquement présents à toutes les réunions.

S’ils sont en déplacement ou dans l’impossibilité d’assister à une réunion en personne, la solution serait de les inviter à participer à un appel vidéo qui vous permettrait de les voir virtuellement.

Évitez les appels vocaux, car il est difficile de suivre la conversation et les membres du conseil pourraient être vulnérables aux sources de distractions. De plus, contrairement aux appels vidéo, les appels vocaux ne sont pas très fructueux et il n’est pas possible d’établir de lien de confiance par téléphone.

Montrez qu’ils font la différence

Le conseil donne une orientation stratégique à l’entreprise. Fournissez-leur un bilan annuel des réalisations pour leur montrer comment leurs décisions aident l’entreprise à réaliser sa mission et à se rapprocher de sa vision.

Faites le lien entre la réussite des membres et les mesures approuvées par le conseil. Rendez-les fiers de ce qu’ils font et de ce qu’ils représentent. Ils resteront engagés et deviendront vos véritables ambassadeurs.

Points à retenir

Il peut être facile de laisser votre conseil s’éloigner de son but et devenir inactif. Cependant, lorsqu’il est mis à profit convenablement, un conseil peut être une ressource précieuse, permettant de mieux faire connaître votre entreprise, de prendre des décisions éclairées et d’engendrer un leadership efficace.

Grâce à ces huit conseils, vous pouvez faire en sorte que les membres de votre conseil restent engagés et productifs, et quand ils prospèrent, votre entreprise prospère.

Quel que soit le poste que vous occupez, que vous soyez un employé de bureau ou un PDG, il est très important de savoir gérer sa charge de travail.

Lorsqu’elles sont confrontées à une montagne de travail, plusieurs personnes préfèrent s’y enfouir et négliger leur bien-être se rendant parfois jusqu’à l’épuisement professionnel.

Bien qu’il soit important de prendre de l’avance sur vos projets les plus importants, vous ne devez pas oublier vos tâches quotidiennes. Voici comment vous pouvez faire face efficacement à un surcroit de travail.

Priorisez les tâches importantes de la plutôt que les tâches urgentes

Commencez par les occupations les plus importantes et les moins intéressantes, car les tâches les plus difficiles et les plus interminables devraient être abordées en premier. Il est recommandé de leur réserver une heure ou deux le matin, car ce sont celles qui donneront des résultats. Au lieu de répondre à des courriels ou de faire des appels téléphoniques, faites d’abord un travail concret. Ensuite, concentrez-vous sur les questions les plus urgentes.

Établissez des limites, respectez-les et demandez de l’aide

Acceptez de dire non. Avoir des objectifs déraisonnables alors que l’on déborde déjà de travail n’est juste pour personne, et encore moins pour soi-même. Comme tout le monde a une limite au travail qu’il peut accomplir, il faut éviter d’accepter une charge de travail qui exige plus que ce que l’on peut réellement exécuter.

Lorsque quelque chose semble trop gros pour être géré, n’ayez pas peur de demander de l’aide.

Gérer le stress immédiatement

Ne cédez pas au besoin constant de travailler. Un tel niveau de stress continu ne peut qu’entraîner des conséquences négatives comme l’ennui, l’anxiété et l’épuisement. Il est important de ne pas oublier d’utiliser votre pensée créative et de pratiquer des activités qui réduisent le stress. Prenez une tasse de café, allez prendre l’air, faites tout ce qui peut vous détendre. Le bonheur et un faible niveau de stress sont des éléments essentiels d’un travail productif et efficace.

N’acceptez pas plus que ce que vous pouvez faire

Il est important de répartir la charge de travail en parties gérables. Il peut s’agir de se concentrer sur une seule tâche, un jour à la fois, ou sur une série de tâches, au cours d’une semaine. Divisez la charge de travail, un projet à la fois, et déterminez les étapes qui vous permettront d’accomplir le travail en cours.

Établissez des échéanciers réalisables

Les employeurs peuvent trouver plus facile d’ajouter à une montagne de travail plutôt que de prendre le temps de réduire ce qui s’est déjà accumulé. Si une équipe se sent surchargée, son responsable doit prendre connaissance de l’ensemble du travail à accomplir et voir ce qui peut en être retiré. Il doit tenir compte des tâches de l’équipe et des objectifs communs du groupe et prioriser les tâches en fixant des échéanciers réalistes.

S’évaluer et être conscient de soi

Être conscient de soi est essentiel pour tout gestionnaire ou entrepreneur afin de savoir s’il rend la charge de travail plus pénible que nécessaire. Vous devez vous demander : Faites-vous de la microgestion ou êtes-vous simplement indécis ? Assurez-vous le suivi des problèmes ? Vos actions créent-elles un environnement qui encourage et favorise l’efficacité et la structure ?

Bien que ce soit l’une des façons les plus introspectives et les plus difficiles de s’attaquer à une lourde charge de travail, elle peut retourner la situation.

Si vous identifiez le ou les problèmes qui vous empêchent d’avancer, vous pouvez effectuer des changements durables et, par conséquent, améliorer votre productivité.

Jeter le multitâche à la corbeille

Contrairement à l’opinion générale, le multitâche peut être contre-productif, car il réduit la productivité et diminue la qualité du travail produit. Le multitâche peut également mettre un employé sous pression excessive pouvant le conduire à l’épuisement professionnel, et peut se traduire par des clients insatisfaits et des résultats médiocres.

Ainsi, si vous êtes le directeur ou le PDG, répartissez les tâches également entre les membres du personnel et ne leur demandez qu’une chose à la fois. En revanche, si vous êtes un employé ou un entrepreneur, il serait judicieux de vous concentrer sur une seule tâche à la fois et de la terminer avant d’en entreprendre une autre.

Lorsque vous devez faire face à une charge de travail importante, vous devez toujours faire preuve de rationalité, de flexibilité et communiquer ouvertement et clairement. Les supérieurs doivent être efficaces dans la délégation des tâches afin que personne n’en assume plus qu’elle ne peut en gérer.

La planification électronique peut être utilisée pour effectuer un suivi de la charge de travail ou de l’échelle des revenus, ainsi que pour le développement et la l’atteinte de résultats positifs, quel que soit le rôle en question.

Que vous soyez un supérieur, un employé ou un travailleur autonome, il existe des outils de gestion de la charge de travail à votre disposition qui peuvent faciliter le processus.

Outils efficaces pour la gestion de la charge de travail

Les systèmes de gestion de la charge de travail sont conçus pour attribuer des tâches à chacun en fonction de leurs compétences, de leurs capacités et de leur disponibilité afin qu’elles puissent être accomplies dans un délai raisonnable.

Par le passé, les gestionnaires de projet utilisaient des feuilles de calcul dynamiques pour gérer la charge de travail des équipes. Les feuilles de calcul dynamiques fonctionnaient bien parce que tout le monde travaillait dans le même bureau et que la mise à jour de la feuille était relativement simple : il suffisait de demander à tous des mises à jour par courrier électronique. Ensuite, les équipes à distance sont apparues, et les logiciels de gestion de la charge de travail accessible à partir d’un navigateur sont devenus plus attrayants.

Pendant qu’on s’appuyait sur Excel à travers le monde pour presque tous les besoins de planification et de suivi des projets, les systèmes de gestion des ressources numériques ont beaucoup évolué. Dans les dernières années, des logiciels ont été conçus et utilisés par des équipes internes et externes du monde entier, permettant une coordination et une collaboration, ainsi qu’une répartition et une délégation du travail plus efficaces que jamais.

Utilisation d’un portail du conseil

L’un des outils les plus efficaces pour gérer la lourde charge de travail d’un dirigeant est le portail du conseil. Un portail du conseil numérise la gestion des réunions du conseil en conservant tous les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions au même endroit. Ces documents sont également accessibles depuis n’importe quel appareil et à tout moment.

Avec un portail du conseil, l’ensemble du processus de réunion du conseil est simplifié pour tous les membres. Tous les documents nécessaires peuvent être rapidement préparés et distribués avec le portail du conseil dans le cadre d’un transfert d’informations sécurisé. Après la réunion, le portail du conseil permet d’effectuer facilement tous les suivis nécessaires, comme la distribution du procès-verbal de la réunion.

Conclusion

On ne doit pas sous-estimer l’importance de bien gérer sa charge de travail, que l’on soit un employé de bureau ou un PDG. Plutôt que de vous enterrer sous des montagnes de travail, utilisez les moyens mis à votre disposition pour vous attaquer efficacement à une lourde charge de travail.

 

 

 

Le conseil d’administration (le conseil) est responsable de la gestion de tous les aspects de l’entreprise conformément à sa charte. Pour cette raison, le conseil doit poser des questions pertinentes et pratiques pour bien évaluer si sa stratégie commerciale s’aligne avec les objectifs finaux de l’entreprise ou l’objectif légalement spécifié.

Le travail du conseil est d’avoir une vue d’ensemble sur la situation et d’agir en conséquence.

Par conséquent, il est extrêmement important que tous les membres du conseil prennent en considération la vision globale de l’organisation.

Il faut se rappeler que les questions ne sont pas des critiques ou des attaques. Elles ne sont pas censées être irrespectueuses ou désobligeantes. Toutes questions posées par les membres du conseil favorisent l’opportunité d’approfondir un sujet et de s’assurer que le conseil est aussi informé que possible pour prendre des décisions futures. Idéalement, toutes questions posées par les membres du conseil permettront d’apporter des précisions sur les points soulevés et provoqueront des conversations réfléchies. Le conseil  pourra prendre de meilleures décisions lorsqu’il aura vraiment compris tous les aspects d’un problème, surtout s’il se révèle évolutif ou compliqué. Avant de s’entendre sur une décision, le conseil devra aborder et considérer chaque élément d’un problème et ses impacts.

Par exemple, disons que le PDG recommande une augmentation des taux ou des prix. Voici quelques questions pertinentes à poser pour comprendre pourquoi le moment est peut-être venu d’augmenter les taux/prix.

  • À quoi espérons-nous utiliser le capital supplémentaire ?
  • La demande a-t-elle suffisamment augmenté pour justifier cette augmentation ?
  • Est-ce que les revenus supplémentaires générés peuvent nous aider à rembourser des prêts que nous avons ?
  • Comment cela affectera-t-il notre revenu net ?
  • Est-il nécessaire de procéder à une augmentation maintenant ?
  • Sommes-nous en retard par rapport au marché ?
  • Cela nous aidera-t-il à épargner davantage et comment pourrions-nous réinvestir les surplus ?
  • Que pourrons-nous améliorer avec cette augmentation ?
  • Est-il nécessaire de procéder maintenant plutôt que d’attendre ?

Si votre PDG recommande une baisse des taux ou des prix, ou d’annuler/mettre fin à quelque chose comme une gamme de produits, voici d’autres questions qui seraient utiles de poser :

  • Un risque n’a-t-il pas été payant ?
  • Avons-nous l’argent/les liquidités pour être en mesure d’absorber cette baisse ?
  • Comment cela affectera-t-il notre revenu net ?
  • Est-ce nécessaire ?
  • Avons-nous sous-estimé un risque ?

Lors de l’évaluation d’un budget, d’un état des résultats, d’un bilan ou des dépenses d’un trimestre, voici quelques questions pertinentes à poser :

  • La comptabilité a-t-elle réconcilié tous les éléments du bilan ?
  • Y a-t-il encore des éléments en suspens ?
  • Quel a été le résultat du risque qui été pris ? Cela a-t-il été payant ou non, et pourquoi ?
  • Comment finançons-nous nos prêts ou nos investissements à long terme ?
  • Respectons-nous les politiques établies ?
  • Faut-il procéder à une évaluation plus poussée avant d’envisager d’établir/de faire ____ ?
  • Pourquoi y a-t-il un solde négatif ou un poste négatif ?
  • Allons-nous dans la bonne direction ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
  • Qu’est-ce qui nous fait perdre ou gagner de la valeur marchande ?
  • Avons-nous besoin de réévaluer nos facteurs de risque ?
  • Que faut-il savoir sur le marché pour mieux comprendre ces écarts ?

Le conseil  est responsable de la gestion des investissements, il est donc essentiel de s’assurer que les investissements sont conformes à la politique et sont gérés de manière appropriée. Voici quelques questions à poser :

  • Quels investissements perdent ou gagnent en valeur marchande ?
  • Devrions-nous reconsidérer nos facteurs de risque ?
  • Voulons-nous être plus agressifs ou plus conservateurs ?
  • Que faut-il savoir sur le marché actuel et les prévisions du marché ?

Plus important encore, le conseil doit être tourné vers l’avenir. Toutes les questions doivent être formulées dans cet état d’esprit : « Est-ce que c’est que c’est la meilleure façon d’aider notre organisation à se rapprocher de notre vision du développement ? »

Posez également des questions d’ordre générales si nécessaire :

  • Avons-nous plus d’études sur ce sujet ? Des rapports ou des articles de presse qui nous aideraient à prendre une décision plus éclairée ?
  • Quels sont nos états financiers les plus récents concernant cet élément?
  • Comment trouvez-vous que cette discussion sur ____ s’est déroulée ? Y a-t-il quelque chose dont nous devons discuter davantage ?

Alors qu’un conseil, en particulier celui qui compte de nouveaux membres, peut encore en être à déterminer sa façon de fonctionner, la partie la plus importante de toute réunion du conseil est d’avoir des conversations intelligentes et agréables sur tous les aspects de l’organisation.

Une organisation sera bien servie par son conseil s’il à la capacité de poser des questions de manière réfléchie, ainsi que celle d’écouter, de considérer, de rechercher, de présenter et de parvenir à un consensus sur sa croissance future.

 

Le conseil d’administration doit comprendre quelles innovations l’entreprise devrait adopter et ce qu’elles signifieront pour l’entreprise.

Pour l’évaluer, plusieurs questions peuvent être posées.

Ces questions peuvent inclure :

  • Le conseil est-il prêt à mettre en œuvre des changements radicaux et importants ?
  • Quel sera l’impact de cette transformation numérique sur la culture d’entreprise, les employés et ses clients ?
  • Quels avantages l’entreprise tirera-t-elle de ces changements ?
  • Faudra-t-il embaucher de nouveaux employés pour effectuer ces changements ?

 

Vous devrez également évaluer si votre entreprise est prête.

  • Votre entreprise est-elle préparée aux nouvelles technologies ?
  • Vos employés ont-ils les compétences nécessaires pour avancer ?
  • Vos dirigeants et gestionnaires ont-ils confiance en leurs employés et en la réussite des nouvelles technologies que vous envisagez ?
  • Tout le monde pourra-t-il travailler ensemble pour faciliter les nouveaux changements ?

 

Le conseil d’administration joue un rôle crucial dans la mise en œuvre de tout changement numérique.

  • Il voudra réfléchir sérieusement aux technologies innovantes à adopter et aux stratégies appropriées nécessaires pour réaliser un déploiement efficace à l’échelle de l’entreprise.
  • Il devra également évaluer dans quelle mesure elle souhaite être avant-gardiste : préfère-t-il faire preuve de légèreté, en adoptant de nouvelles méthodes prudemment et lentement, ou être audacieusement progressiste et se transformer d’un seul coup ?
  • Le conseil devra également s’assurer que toute transformation numérique s’aligne sur la stratégie commerciale et la stratégie de gouvernance de l’entreprise.

Il faudra un conseil d’administration solide pour diriger la transformation numérique de votre entreprise, et cela doit venir d’en haut. La résilience sera importante car tout changement s’accompagnera de crise de croissance.

 

Voici des façons spécifiques dont votre conseil d’administration peut se préparer à effectuer ces changements :

  1. Restez en contact.

Lorsque de nouvelles initiatives surgissent, votre conseil d’administration ne peut pas mener cette charge s’il ne le comprend pas lui-même. Restez au courant des tendances et assurez-vous que vos dirigeants sont au courant aussi.

  1. Discutez avec les cadres et les gestionnaires.

Il peut y avoir des lacunes dans le talent ou les connaissances de votre entreprise. La formation peut être nécessaire pour mettre les employés actuels à niveau, ou de nouveaux employés avec des compétences spécifiques peuvent être embauchés. Assurez-vous que les responsables du recrutement sont conscients des compétences qui seront nécessaires à l’avenir et explorez les moyens d’éliminer ces lacunes.

  1. Découvrez ce qui est disponible.

Il peut être difficile d’incorporer de nouvelles technologies dans votre vie quotidienne, mais vous devez vous sentir à l’aise si vous voulez que votre entreprise suive. Votre expérience avec ces technologies peut également être précieuse, car vous aurez peut-être un aperçu du côté humain de la mise en place de ces technologies.

  1. Ouvrez la communication entre les leaders technologiques et le conseil d’administration.

Les responsables technologiques de votre entreprise devraient régulièrement se présenter au conseil d’administration. Ce sont les personnes en qui vous avez confiance pour rester informées des dernières innovations, et cette ligne de communication ouverte devrait être leur opportunité de présenter leurs conclusions et recommandations.

  1. Explorez les ressources extérieures.

Votre conseil d’administration peut en apprendre davantage sur les nouvelles initiatives technologiques grâce à des blogs, des podcasts, des bulletins d’information et des cours en ligne. Votre conseil peut également envisager d’assister à une conférence à l’intention des administrateurs et des dirigeants sur la transformation numérique.

  1. Reconsidérez votre environnement de travail.

Si votre entreprise travaille généralement en petits groupes, en divisions ou en isolement, il est peut-être temps de reconsidérer votre environnement de travail. Pour évaluer les besoins technologiques de votre entreprise il faudra une collaboration. Vous voudrez peut-être envisager d’avoir plus de communication entre les groupes, les divisions ou les employés et / ou que les individus se connectent davantage les uns aux autres.

  1. Restez transparent.

Au fur et à mesure que votre conseil avance avec un changement majeur, communiquez avec les parties prenantes, les employés et les clients. Ils seront les plus affectés par toute transformation numérique, ils doivent donc être préparés et consultés. Votre conseil peut également envisager d’utiliser la technologie – Zoom, médias sociaux ou autre – pour avoir ces conversations.

  1. Restez en contact.

Les nouvelles technologies connaissent des hauts et des bas. Votre conseil doit être au courant des tendances en cours et il doit rester en contact avec les tendances en cours. Les membres de votre conseil doivent tous s’engager à rester au courant des derniers changements.

Étant donné que votre conseil considère et répond aux besoins technologiques de votre entreprise, cela peut s’avérer difficile.

Aucun changement n’est facile, en particulier lorsque cela peut nécessiter une transformation totale de la façon dont votre entreprise fait habituellement les choses.

Dans cet esprit, la résilience est la clé. Comprenez qu’il y aura des difficultés en cours de route, mais votre entreprise en sortira plus forte et restera compétitive à l’ère numérique d’aujourd’hui.