Alors que le secteur juridique évolue et que la technologie continue d’améliorer l’uniformisation et l’automatisation du flux de travail, il est temps de faire le bon choix de fournisseur pour moderniser la gestion du cycle de vie de vos contrats juridiques.

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Une stratégie de numérisation réfléchie peut être l’instrument du succès dans l’implantation de la technologie pour se moderniser efficacement.

Améliorer la qualité de vos contrats

Pour améliorer la qualité d’un contrat, le processus doit d’abord être rigoureusement évalué. Il est crucial que le processus existant soit évalué pour tous vos contrats en identifiant les éléments qui fonctionnent et ceux qui ne sont pas efficaces.

L’évaluation doit être documentée en détail pour identifier les points sensibles et les éléments qui doivent être améliorés. Les éléments à considérer sont :

  1. La réduction des coûts
  2. La gestion des risques
  3. L’utilisation de modèles
  4. Le temps investi

Après avoir complété l’évaluation, il faut établir des objectifs quantifiables.

Ces objectifs vous permettront de construire une stratégie solide pour identifier les outils d’automatisation dont vous aurez besoin avant de les implanter. Une stratégie claire est essentielle à l’uniformisation du processus juridique.

Une autre façon d’améliorer le processus et la qualité de vos contrats est l’utilisation de modèles. Ceci rend le débit constant et uniformise le langage utilisé dans toute l’entreprise. Par conséquent, ceci aide à diminuer les erreurs et les risques tout en rendant le processus plus efficace.

Nettoyer les données des sources multiples

Avant l’automatisation, créez différentes catégories pour organiser vos données existantes. Durant ce processus, portez une attention particulière aux données qui sont en double, qui ne correspondent pas, qui sont incomplètes et celles qui ne sont pas à jour. Identifiez aussi toutes les raisons pouvant expliquer les erreurs de données, le cas échéant. Il est aussi essentiel de garder tous vos contrats à la même place pour faciliter les recherches.

Une fois que vous avez un portrait général de vos données, vous pouvez regarder pour les options et les caractéristiques des logiciels d’automatisation afin d’identifier ceux qui profiteront le plus à votre entreprise. La façon la plus efficace de nettoyer vos données des sources multiples est de les automatiser. Vous pouvez explorer l’option d’implanter un serveur central pour gérer tous les contrats qui entrent et sortent de l’entreprise. Un serveur central peut aider à rester organisé et peut donner une vision globale de tous les contrats qui sont dans le système. Les outils d’automatisation vous aident à trouver des données spécifiques en cherchant dans plusieurs sources, permettant une économie de temps, d’espace de stockage et de coût.

Analysez les contrats pour trouver des éléments de risque

Dans toute entente juridique, il est fondamental de lire l’entièreté du contrat afin d’identifier les risques, les paramètres des clauses et des conditions et pour toute négociation devant être faite. Généralement, il y a plusieurs aller-retour durant la négociation de contrats impliquant que des modifications sont faites par les différentes parties. Dans ce type de situation et avec tout contrat, effectuer l’analyse de son contenu pour trouver des éléments de risque est une pratique exemplaire.

Une fois que ces éléments sont identifiés, les modèles peuvent être construits en se basant sur les éléments de risque qui peuvent être corrigés. Ceci aidera à réduire les risques futurs tout en maintenant l’uniformité dans toute l’entreprise. Ceci évitera aussi au service juridique de devoir revoir plusieurs contrats similaires. Si un modèle préapprouvé est utilisé, seules les modifications qui sont nécessaires doivent être révisées rendant le processus plus efficace.

Exploiter la technologie pour la révision de grande quantité de contrats

L’utilisation de solutions et de logiciels de gestion de contrat peut rendre le processus, normalement long et pénible, de révision de contrat plus organisé. La meilleure façon d’analyser les contrats pour trouver ces éléments est d’utiliser des modèles préapprouvés. Si des changements sont faits, le logiciel envoie automatiquement le document à l’équipe juridique pour révision et approbation. Ceci permet une économie de temps, garde le processus uniformisé et réduit les risques. De plus, les outils et les logiciels d’automatisation gardent aussi les contrats en un seul et même endroit et donnent le contrôle du cycle de vie des contrats à l’entreprise.

En résumé, il est fondamental de choisir la bonne technologie pour garantir une transition sans failles vers la modernisation de la gestion du cycle de vie de vos contrats juridiques.

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La technologie est à la base du monde d’aujourd’hui, particulièrement avec le travail à distance qui a pris le dessus.

Plusieurs rôles et responsabilités se tournent vers des modèles opérationnels qui utilisent la technologie. Celle-ci aide grandement à l’amélioration des performances opérationnelles, accroit la rentabilité et réduit les coûts. Parmi la panoplie de rôles qui transitionnent, le Legal Ops en est un qui se concentre sur l’automatisation des tâches afin de rendre les départements juridiques plus efficaces.

Qu’est-ce que le Legal Ops?

La gestion opérationnelle du département juridique, aussi connues sous le nom de Legal Ops, est un modèle opérationnel qui utilise la technologie pour mettre en application des normes standardisées et assurer l’uniformité dans tous les départements et les secteurs d’activité par l’automatisation. Ceci aura pour résultat que l’équipe juridique de l’entreprise sera à même de se conduire aussi efficacement que possible. En automatisant les tâches, le Legal Ops permet aussi l’analyse rapide des données pour surveiller les dépenses juridiques. Toutes les questions juridiques de tous les départements d’une entreprise nécessitent des évidences documentées pour étayer un dossier et le Legal Ops aide à rendre cette nécessité efficace et bien plus encore.

Les rôles et les responsabilités du Legal Ops

Le Legal Ops est parmi les rôles les plus importants de l’entreprise. Ce modèle de Legal Ops axé sur la technologie augmente l’efficacité d’une entreprise et de son équipe. Par conséquent, les attentes face à l’équipe de Legal Ops sont nombreuses.

  • L’approche stratégique et orientée sur l’entreprise : Un des éléments les plus importants de ce qui est attendu de Legal Ops est qu’ils aient une approche stratégique et orientée sur l’entreprise. Ceci aidera à amasser l’information cruciale et à la détailler pour identifier les obstacles existants ainsi que ceux à venir et à présenter des solutions stratégiques.
  • Une mentalité axée sur les données : Avoir un minimum de compréhension des données aide les équipes de la gestion opérationnelle du département juridique à amasser et à analyser les indicateurs clés d’une entreprise qui peuvent aider à optimiser les processus. De plus, le Legal Ops travaille souvent avec l’équipe des finances pour préparer les budgets et assurer la conformité financière. Conséquemment, avoir un minimum de compréhension des données et de l’analyse de celles-ci peut aider.
  • Une bonne compréhension des outils technologiques : Le Legal Ops est un rôle axé sur la technologie. Par conséquent, avoir des connaissances sur les principaux outils en ligne ou numériques utilisés dans l’industrie et être en mesure de les mettre en place est idéal. Ceci aide aussi à identifier les tâches récurrentes et à numériser celles qui peuvent l’être afin de rendre le processus plus efficace.
  • Être organisé et axé sur les détails : Le Legal Ops implique aussi de travailler sur différents sujets et sur plusieurs fronts à la fois, comme c’est le cas pour d’autres rôles de la majorité des industries. En tant qu’équipe qui doit apporter organisation et efficacité dans une entreprise, il est pertinent que les individus qui y travaillent soient aussi capables de rester organisés. Les expériences importantes qui aident à ce niveau sont : la gestion de projet, le respect des échéanciers et la collaboration.

Améliorer la performance opérationnelle avec le Legal Ops

Alors que les commerces et les entreprises sont transformées par l’ère du numérique, les départements juridiques font face au défi de suivre le rythme effréné de la transformation numérique. On attend des départements juridiques qu’ils accélèrent la vitesse des procédures juridiques cruciales et de la documentation adaptée aux risques, ce qui pourrait causer certains problèmes.

Les opérations du Legal Ops qui utilisent la technologie donnent la possibilité de prévoir la planification et la mise en place de procédures uniformisées. Un des éléments clés du processus opérationnel qui a été adapté est l’utilisation d’outils technologiques. Avec la transformation numérique qui a crû rapidement dans les dernières années, plusieurs outils qui permettent les signatures à distance ou en ligne ont été implantés. De plus, la technologie juridique a aussi crû avec cette transformation, encourageant les entreprises à se concentrer sur des domaines clés tels que la sécurité des données, la simplification de la facturation et l’uniformisation de la gestion des dossiers.

Adopter la bonne technologie

La meilleure approche dans l’adoption d’une technologie en Legal Ops est d’identifier les secteurs clés qui ont besoin d’être optimisés. Il est pertinent d’amasser toute l’information concernant les départements de l’entreprise, leurs procédures, les opérations qui sont récurrentes et celles qui peuvent être uniformisées et optimisées.

Avec toutes ces informations, identifier la bonne technologie sera plus facile. Une fois que la vision globale des différentes procédures utilisées dans l’organisation sera créée, l’équipe du Legal Ops pourra se plonger dans les détails des technologies qui fonctionneront le mieux pour l’uniformisation des opérations. En voici quelques exemples : la numérisation des signatures, la gestion des contrats, la facturation électronique et l’automatisation des tâches simples.

Quand vous atteindrez l’étape de l’implantation, il sera préférable de commencer avec un projet pilote. La technologie est la solution, mais votre entreprise devra déterminer si c’est la bonne solution. Informez le département qui utilisera cette nouvelle technologie juridique des changements effectués. Donnez des séances spéciales d’orientation aux individus qui ne connaissent pas ces technologies ou ces changements. C’est aussi une façon d’identifier tous les obstacles possibles de cette technologie qui pourraient être rencontrés éventuellement.

En tenant compte de cela, il est essentiel de se souvenir que ces nouvelles technologies sont mises en place pour aider l’entreprise. Le Legal Ops améliore les performances opérationnelles, réduit les coûts et entraîne des résultats d’affaires. De plus en plus d’entreprises se tournent vers des initiatives technologiques telles que le Legal Ops pour améliorer la gestion du cycle de vie.

 

Par le passé, la tâche d’un administrateur était beaucoup plus simple. Il suffisait de savoir comment lire des états financiers, d’avoir de bonnes compétences en matière de gestion du temps pour réviser les documents, d’êtrerégulièrement présent aux réunions, d’avoir l’esprit critique et de penser stratégiquement.

Maintenant, être un administrateur implique tout ce qui précède et bien plus. Les administrateurs doivent avoir une bonne connaissance
de la technologie, d’excellentes compétences en leadership et tout ce qu’il faut pour passer l’évaluation du conseil.

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La valeur du conseil d’une entreprise peut se définir par le type de soutien, d’expertise et de connaissance qu’il apporte.

À quel point il travaille bien avec le directeur général de l’entreprise ainsi que la valeur ajoutée qu’il apporte sont essentiels. Sur papier, le rôle le plus important du conseil est de surveiller le directeur général et de le mettre au défi dans sa façon de mener stratégiquement l’entreprise. En évaluant la stratégie de planification du conseil et la constance du rythme de ses délibérations, vous comprendrez à quel point la contribution du conseil est importante pour une réussite durable de l’organisation.

Bien qu’il soit vital pour la réussite d’une entreprise que le conseil aide à diriger la stratégie de l’entreprise, il y aura plusieurs défis à relever dans la pratique. Les conseils doivent trouver une façon d’être actif (en assurant la surveillance) et de rester crédible aux yeux du directeur général. Réaliser ces tâches permettra au conseil et à ses membres de contribuer pleinement aux discussions stratégiques. Même si la priorité du conseil est la gouvernance, il peut vous aider à innover, à améliorer la performance de l’organisation et à guider l’entreprise à travers les défis. Par conséquent, il est crucial de comprendre la valeur de votre conseil et de changer son rôle de surveillance en atout stratégique.

Voici quelques points pour saisir comment le conseil peut mieux comprendre ses responsabilités dans la prise de décisions sérieuses et peut améliorer sa contribution stratégique pour l’entreprise.

Qu’est-ce que la surveillance d’entreprise?

La surveillance d’entreprise varie d’une entreprise à l’autre, mais la base est de prendre des mesures, en temps opportun, pour évaluer et contrôler l’entreprise et ses performances. Ceci est fait avec des révisions périodiques des politiques, des plans et des projets de l’entreprise pour s’assurer que les buts sont atteints et que les résultats sont obtenus. Les révisions permettent aussi de jeter un œil à d’autres aspects tels que le rapport qualité-prix, la conformité et l’éthique.

Comment les conseils réussit-il à avoir un impact stratégique?

La stratégie d’une organisation est l’élément principal pour obtenir des résultats. Toutefois, comprendre l’étendue du rôle du conseil dans la stratégie de l’entreprise peut présenter des défis. On part souvent du principe que la pensée stratégique de l’entreprise ne dépend que du directeur général et des autres dirigeants. Il en ressort l’idée générale que les conseils ne sont là que pour mettre le sceau d’approbation ou qu’ils s’opposent aux dirigeants lorsqu’ils sont activement impliqués.

Il n’y a pas qu’une seule solution pour tous dans ce scénario. L’approche pour comprendre comment les conseils peuvent réussir à avoir un impact stratégique est au cas par cas. Pour commencer, le conseil et l’entreprise doivent comprendre ce que « stratégie » veut dire pour l’organisation. Cela aidera aussi à définir clairement les rôles du conseil et du directeur général en ce qui concerne la stratégie.

Il est essentiel de définir quelle sera la participation du conseil dans différents contextes et scénarios. Par exemple, si le contexte est simple le conseil ne fera que soutenir la stratégie de la direction. Toutefois, dans une situation plus chaotique ou difficile le conseil devra être plus énergique dans son approche pour guider la direction et la stratégie en général.

Assurer une communication claire et donner de l’information précise aidera aussi le conseil à mieux comprendre la situation. Ainsi, les membres du conseil pourront, sur le coup, donner leur avis sur la façon de mener la stratégie. Définir clairement les rôles et les situations, en plus d’entretenir une communication efficace et de comprendre la signification du conseil aideront à obtenir un impact stratégique significatif.

Les directeurs généraux efficaces reconnaissent le rôle stratégique du conseil

Les directeurs généraux réalisent que les conseils sont un atout stratégique. Un conseil profitable s’obtient avec des années d’expériences et apprentissages. N’importe quel directeur général stratégique voudra apprendre de ces types de conseils. Par conséquent, un directeur général stratégique devra être plus ouvert sur ce à quoi il s’attend de son conseil et comprendre ce que le conseil veut. Établir ce lien nécessite communication claire et complète transparence.

Les directeurs généraux doivent se rappeler que l’opposition fait partie de la joute. Si une tension quelconque survient durant les discussions stratégiques, le directeur général doit reprendre le contrôle et rendre ces discussions plus constructives que destructrices.

Finalement, il faut garder en tête qu’une communication expressive est ce qu’il y a de plus important. Le directeur général doit s’assurer qu’il ne se limite pas à avoir des conversations avec son conseil seulement durant les réunions. Le directeur général doit se rappeler de garder le conseil bien informé et d’essayer d’interagir avec celui-ci toutes les deux semaines. Ceci préviendra les mauvaises surprises et gardera tout le monde sur la même longueur d’onde.

Les conseils sont un outil stratégique crucial pour faire avancer votre entreprise. Il est essentiel de comprendre que le rôle du conseil va au-delà de la surveillance et de définir clairement quand et comment ils sont impliqués dans la stratégie. Avec des conversations transparentes et impartiales entre le directeur général et le conseil, une entreprise peut atteindre de nouveaux niveaux dans le développement et la croissance stratégique.

Alors que les mesures de confinement s’allègent et que le taux de vaccination augmente, le Canada attend son retour au bureau. Cela dit, de nombreux Canadiens anticipent une nouvelle configuration de travail : le modèle de travail hybride. Pour les organisations qui ne sont pas prêtes à effectuer ce changement, des problèmes pourraient survenir.

Dans le monde post pandémie, les travailleurs se sont habitués à la flexibilité et à la liberté qu’offre le travail à distance et beaucoup sont visiblement prêts à changer d’emploi pour continuer à travailler comme ils en ont maintenant l’habitude. Selon le Wall Street Journal, certains employés ne retourneront tout simplement pas au travail. Une pénurie de main-d’oeuvre est à venir et le conseil a un rôle clé à jouer pour atténuer ce risque pour l’entreprise

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Une évaluation efficace du conseil peut aider à obtenir des informations précieuses sur les activités d’une entreprise et à améliorer la qualité de ses services.

Il s’agit du processus par lequel une société, une entreprise ou une organisation mesure l’efficacité et la responsabilité des membres du conseil.

La gouvernance du conseil est également évaluée en tenant compte d’aspects tels que le leadership, la stratégie de gestion et les affaires générales.

En outre, les évaluations du conseil permettent de responsabiliser les organisations et de garantir la transparence vis-à-vis des parties prenantes en assurant le suivi des plans stratégiques, des performances et du leadership. Cela permet de s’assurer que la direction d’une organisation est compétente et qu’il y a très peu de conflits à l’interne.

Voici quatre catégories importantes dans lesquelles vous pouvez évaluer efficacement votre conseil :

  • Les défis du conseil

Chaque conseil est confronté à des situations et des défis particuliers. Il est essentiel d’identifier et d’évaluer les défis qui sont faciles à relever et ceux qui doivent être adressés de manière plus approfondie. L’un des défis les plus courants à surveiller est le manque de clarté des rôles entre les membres du conseil et les dirigeants. Dans une telle situation, il est essentiel que les rôles soient clairement définis et communiqués lors de l’intégration d’un nouveau membre du conseil ou d’un nouveau dirigeant.

D’autres éléments communs à examiner qui pourraient présenter des défis sont les processus de recrutement et d’orientation, les plans stratégiques, la stratégie de communication et la qualité du leadership au sein du conseil. La qualité du leadership devrait être un élément principal de l’évaluation du conseil d’une organisation. En effet, les défis les plus courants sont liés à la qualité du leadership du conseil et des dirigeants.

  • Des attentes claires

Sans comprendre ce qu’une organisation attend de son conseil, il est difficile de l’évaluer. Il est donc crucial pour une entreprise de définir clairement ce qu’elle attend de son conseil. Cela permettra une communication claire et transparente et évitera toute déception future.

Être clair sur les attentes amènera le conseil à s’aligner sur la culture et les valeurs de l’entreprise et à fonctionner en conséquence. Une fois que les attentes générales ont été établies et communiquées au conseil, l’identification des rôles et responsabilités essentiels permettra également de s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.

De plus, en fixant ces attentes dès le départ vous pourrez évaluer votre conseil en fonction d’un ensemble de lignes directrices définies.

  • Structure et capacités réalistes

La structure et la capacité de votre organisation dépendent de sa taille, de la nature de ses activités, de ses objectifs et de sa culture. Pour comprendre ces aspects de votre organisation, il est recommandé de disposer d’une liste détaillée des ressources qui illustrent la capacité de votre organisation.

Comme indiqué précédemment, cela vous aidera également à définir des attentes réalistes. L’objectif est de disposer d’une structure efficace, de la direction à la gestion, pour permettre une circulation fluide de l’information dans toute l’organisation.

De plus, il est essentiel de refaire cette activité à intervalles réguliers et lorsque le besoin s’en fait sentir, par exemple lors de l’expansion des activités, de l’analyse de la concurrence, lors de l’introduction de nouveaux dirigeants ou de changements de clients. Conséquemment, cela vous permettra également de bien comprendre la croissance de votre entreprise.

  • Leadership objectif

Avoir un conseil ou une équipe de direction est important. L’évaluation de leurs performances l’est encore plus. La meilleure façon d’aborder cette question est d’évaluer objectivement les succès et les échecs du conseil. En donnant au conseil des commentaires constructifs sur ses performances, vous le motiverez à en faire plus et vous lui permettrez de tirer des leçons des erreurs commises.

Une autre façon d’évaluer objectivement leurs performances est de mener une enquête interne. Un sondage générique sur l’équipe dirigeante les aidera à comprendre comment ils se comportent et, plus particulièrement, l’impact qu’ont leurs actions et leurs paroles. Elle les aidera à voir leurs performances du point de vue de l’entreprise et de ses parties prenantes, ce qui les rendra plus objectives et moins personnelles.

En procédant à l’évaluation du conseil, vous obtiendrez des informations précieuses sur la manière dont vous pouvez améliorer votre conseil. Ce processus devra être évalué régulièrement au fur et à mesure que votre entreprise se développera, mais une évaluation efficace du conseil permettra ultimement d’améliorer la qualité du service offert à vos clients. En conséquence, cela contribuera à améliorer la réputation globale de l’entreprise au sein du secteur.

Le conseil de toute entreprise joue un rôle crucial dans la gestion de la stratégie d’une organisation.

Il peut arriver à l’occasion que, pour différentes raisons, des sièges se libèrent au conseil. Il est donc nécessaire de mettre en place un système pour mettre en œuvre les politiques de l’entreprise. Ceci aidera à simplifier la gestion des postes vacants au conseil de l’organisation. De plus, cela permettra l’introduction continue de membres compétents dans l’organisation et relâchera la pression mise sur l’entreprise pour trouver du remplacement.

Est-il nécessaire d’ajouter que les performances de l’organisation sont directement liées au fait que les décisions stratégiques se rendent jusqu’au conseil? Il y a plusieurs avantages à avoir un conseil qui réussit – dont les plus importants sont de maintenir un leadership efficace, d’avoir une stratégie de gestion bien définie et de garder le contrôle sur les affaires globales de l’entreprise. Il n’en reste pas moins qu’un aspect des plus complexes du développement du conseil pourrait être de combler les sièges vacants.

Comment une entreprise peut-elle bien pourvoir les postes vacants : quelques réflexions

  • Soyez clair sur le type de conseil que vous voulez avoir

Avant de chercher le candidat idéal, votre entreprise doit identifier les requis nécessaires pour pourvoir ce poste. Ces requis peuvent être définis à l’aide de sondage ou d’évaluation du conseil actuel. Les informations ainsi recueillies aideront à définir le rôle, les attentes et les responsabilités qui feront partie de la description de tâche. Ultimement, la description du poste vacant du conseil pourrait aussi inclure des détails tels que les caractéristiques, les compétences, les formations, l’expérience et les tâches en général.

De plus, vous pourriez aussi envisager d’y inclure les valeurs, la mission et les buts de l’entreprise. Ces informations aideront le candidat à visualiser le type de conseil que l’organisation souhaite bâtir. Finalement, inclure des informations comme le code de conduite, le mentorat et les avis de convocation pourrait être aidant. Celles-ci précisent les attentes dès le départ pour toutes les parties prenantes impliquées.

  • Avoir une procédure déjà établie pour nommer les administrateurs

Il est important d’avoir déjà une procédure en place lorsqu’il y a des sièges vacants au conseil. Cela aide à enlever la pression sur les preneurs de décisions, assure la transparence auprès des parties prenantes et évite le recrutement précipité.

Il arrive régulièrement que les entreprises se fient sur le directeur général ou d’autres membres du conseil pour identifier des candidats dans leur réseau. Cette façon de fonctionner permet de simplifier le processus et de s’assurer que les points majeurs ont été répondus avant d’approcher les candidats.

Il serait pertinent de bien sélectionner la personne qui devra s’occuper du recrutement pour les remplacements des postes vacants.

 

Établir un processus de recrutement rapide et le suivre rendra le recrutement plus efficace et facile à suivre pour tous. Tout au long du recrutement, vous pouvez consulter le conseil pour avoir leur approbation ou pour toute autre forme d’implication, tant que les délais sont respectés et que la transparence est maintenue.

  • Communiquez clairement vos valeurs aux candidats

Le conseil doit connaître les valeurs, les missions et les buts de l’entreprise afin de les aider à établir une stratégie de communication claire pour l’entreprise. Un manque de connaissance pourrait mener à des communications contradictoires au sujet de la marque auprès des différentes parties prenantes.

Donc, durant le processus de recrutement, il est recommandé que les valeurs de l’entreprise soient clairement communiquées aux candidats. Cette occasion peut servir à évaluer et à comprendre si les valeurs, les missions et les buts de l’entreprise trouvent écho chez les candidats et s’ils les comprennent.

  • Prenez votre temps avant d’embaucher quelqu’un

Un des points importants à retenir de tout processus de recrutement est qu’il ne faut pas prendre de décisions à la hâte. Avoir un processus bien défini peut aider à trouver le bon candidat. Toutefois, prendre son temps pour trouver la bonne personne est crucial. Cela permet aussi à l’organisation d’évaluer le conseil actuel et d’identifier les défis qu’un nouveau membre du conseil pourrait aider à surmonter.

En résumé, il y a différentes approches au recrutement de membre du conseil et plusieurs façons de bâtir un conseil. Il est essentiel d’élaborer un processus adéquat et d’utiliser une approche qui correspondra au propriétaire d’entreprise ou à son gestionnaire. Ceci assurera une approche rapide et encouragera la collaboration et la transparence, permettant le recrutement du bon candidat.

Lors du renouvellement du conseil, il est tout aussi important de réévaluer sa structure que de recruter de nouveaux administrateurs qui auront les compétences dont l’entreprisea besoin pour se propulser dans un futur qui carbure à la transformation numérique.

Un conseil devrait avoir un plan pour le renouvellement du conseil, d’autant plus que la majorité des administrateurs devraient prendre leur retraite dans la prochaine décennie.

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Votre entreprise a probablement transféré la majeure partie de la technologique qu’elle utilise vers le nuage afin de réaliser des économies et d’être plus efficace.

La question n’est plus de savoir pourquoi vous devez passer au nuage, mais plutôt de savoir comment tirer profit des logiciels juridiques d’entreprise pour la gestion des documents et d’autres tâches. Au fil des ans, vous avez peut-être installé une série de solutions, obligeant votre personnel à utiliser différents accès pour différentes tâches, ce qui rend difficile la production de rapports généraux.

QU’EST-CE QU’UN LOGICIEL EN TANT QUE SERVICE (SAAS)?

Le SaaS est un logiciel qui n’est ni sur votre ordinateur ni sur un de vos serveurs physiques, mais dans le nuage. La plupart des logiciels que les entreprises utilisent aujourd’hui entrent dans cette catégorie. G Suite et Microsoft Office 365 sont des exemples de solutions SaaS.

À part quelques exceptions, le modèle traditionnel qui consistait à acheter un logiciel pour un ordinateur est mort. Avec le SaaS, vous ne payez que pour le nombre d’utilisateurs et la programmation personnalisée dont votre entreprise peut avoir besoin lors la configuration initiale. En outre, les solutions SaaS sont accessibles partout dans le monde où vos employés peuvent se connecter à l’internet.

Il est désormais largement reconnu que l’utilisation de la technologie infonuagique permet aux entreprises de rester flexibles et à l’abri des catastrophes. Dans de nombreux cas, elle est également plus abordable que les solutions logicielles et matérielles traditionnelles. IBM cite la flexibilité, l’agilité et la valeur stratégique comme étant les trois principaux avantages du nuage informatique.

DÉMÊLER VOS SOLUTIONS SAAS

Les personnes qui travaillent dans les services juridiques des entreprises n’apprécient pas d’être cataloguées comme des luddites. Personne ne souhaite autant travailler efficacement qu’un avocat dont la boîte de réception est encombrée de dossiers et de contrats. Le problème avec l’utilisation de la technologie par les services juridiques n’est pas son taux d’adoption du nuage, mais le fait qu’elle est composée de nombreuses solutions différentes.

Une application peut assurer le suivi des heures de travail et une autre peut être utilisée pour la gestion des documents. La plupart des solutions technologiques en nuage utilisées par les services juridiques des entreprises sont conçues pour les cabinets d’avocats, ce qui signifie que des fonctions essentielles peuvent manquer. En revanche, ces solutions sont livrées avec des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais, comme celles qui concernent la facturation ou le marketing.

Votre logiciel actuel n’est peut-être pas conforme aux réglementations canadiennes ou internationales en matière de confidentialité des données, telles que la LPRPDE et le RGPD. Votre service juridique a tout intérêt à opter pour une solution SaaS conçue spécifiquement pour le monde juridique des entreprises.

La sécurité du nuage : Une nécessité pour toute solution SaaS

Un autre problème lié au fait d’utiliser différentes solutions pour différentes tâches est qu’une ou plusieurs de ces solutions pourraient avoir des lacunes en ce qui concerne la sécurité. Étant donné que la plupart des dossiers traités par un service juridique sont de nature sensible, chaque solution devrait être aussi sécurisée que possible. Un contrôle d’accès aux dossiers devrait également être mis en place afin que les utilisateurs ne puissent se connecter qu’aux projets ou aux dossiers qui les concernent. La mise en place de mesures de cybersécurité est une mesure proactive pour empêcher votre entreprise de violer les réglementations sur la confidentialité des données ; il est toujours préférable de se protéger des bris de sécurité plutôt que d’y réagir une fois mis devant le fait accompli.

Voici quelques-uns des éléments de sécurité que vous devriez rechercher pour la solution SaaS de votre service juridique :

Authentification à deux facteurs

L’utilisation d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur ne suffit pas à sécuriser une connexion. L’authentification à deux facteurs prévient les failles de sécurité en exigeant une information supplémentaire pour se connecter à un compte. Il peut s’agir d’un code envoyé par SMS, d’une clé USB physique qui ne permet de se connecter que si elle est branchée sur l’appareil que vous utilisez, etc. Cela réduit la possibilité de bris de sécurité, car un fraudeur devrait non seulement disposer de votre mot de passe et de votre nom d’utilisateur, mais aussi de la deuxième partie de votre authentification.

Hébergement sécurisé

La solution elle-même devrait être hébergée sur des serveurs certifiés conformes à la norme internationale ISO 27001. Cette norme garantit le respect d’un ensemble de directives en matière de sécurité des données et de mesures de contrôle diverses. Elle doit également être soumise à des tests de sécurité internes ainsi qu’à des tests d’intrusion occasionnels. Si la plupart des solutions SaaS sont assorties de diverses mesures de sécurité, la plupart d’entre elles sont hébergées par Amazon Web Services (AWS), au lieu d’être sur des hébergeurs privés ; cela les rend beaucoup plus difficiles à trouver et ajoute un niveau de sécurité supplémentaire, car l’entreprise a un contrôle complet sur l’accès.

Pour un service juridique d’entreprise, la cybersécurité est presque aussi importante que la fonctionnalité. Au tout début de l’utilisation d’internet, l’argument invoqué pour ne pas transférer les dossiers papier vers le numérique était que c’était moins sécuritaire. C’était peut-être le cas à l’époque, mais aujourd’hui, les mesures de sécurité sont si nombreuses que le classement numérique est en fait plus sécuritaire – et à l’abri des catastrophes – que les dossiers papier.

 

Alors que le monde fait face à un nouveau dilemme – la pandémie de COVID-19 – qui vient s’ajouter aux nombreux problèmes de justice sociale existants, les conseils d’administration sont de plus en plus ouverts et réceptifs à la gestion ESG. [La gestion ESG vise à augmenter l’attention et la sensibilisation aux questions environnementales, sociales et de gouvernance.]

Que sont les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ?

Les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance, ou plus simplement ESG, favorisent une approche commerciale centrée sur les parties prenantes. L’incorporation de l’ESG dans les pratiques commerciales existantes permet également aux administrateurs de tenir compte des subtilités qui déterminent les objectifs des différents domaines.

En adhérant aux normes ESG, les entreprises s’engagent éthiquement à mettre au premier plan les trois domaines que représente l’ESG – environnement, social et gouvernance – dans leurs processus opérationnels.

Plus précisément, les entreprises qui intègrent la gestion ESG abordent plusieurs questions d’ordre environnementales, sociales et de gouvernance. Ces questions comprennent :

Environnemental

La facette environnementale aborde des questions clés axées sur la préservation de la nature, telles que :

  • Changement climatique
  • Réduction des émissions de carbone
  • Pollution et pénurie d’eau
  • La pollution de l’air
  • Déforestation

Social

L’élément social aborde des sujets essentiels axés sur la prise en compte des humains et de nos interdépendances, tel que :

  • Succès des clients
  • Hygiène et sécurité des données
  • Inclusion du genre et de la diversité
  • Relations avec la communauté
  • Santé mentale

Gouvernance

Centrée sur la logistique, ainsi que sur les processus définis pour la gestion d’une entreprise ou d’une organisation, la gouvernance aborde des questions essentielles, telles que :

  • Le conseil d’administration et sa composition
  • Directives sur la rémunération des dirigeants
  • Contributions politiques et lobbying
  • Rémunération des partenaires locaux
  • Meilleures pratiques en matière d’embauche et d’intégration

Relation entre l’ESG et le conseil d’administration

Une définition précise de la relation entre ESG et le conseil d’administration reste à définir.

Le comité des candidatures et de la gouvernance, avec la participation de l’ensemble du conseil, aborde régulièrement l’aspect « G », ou gouvernance, de l’ESG. Plus particulièrement, l’intégration de l’aspect « G » peut affecter les programmes de gestion des risques de l’entreprise (ERM) et pourrait amener l’entreprise à vouloir discuter de sa stratégie globale à long terme.

De plus en plus de conseils intègrent activement l’élément « S », ou l’aspect social de l’ESG, avec des questions portant sur le coût des soins de santé, la rareté des ressources, les droits de l’homme et l’inégalité des revenus afin de les prendre en considération dans le processus de développement de la stratégie d’une entreprise.

Les meilleures pratiques constitutionnelles dans lesquelles le « E », ou l’aspect environnemental de l’ESG, est incorporé sont encore relativement inconnues. Dans une étude portant sur 447 répondants, 50 % ont indiqué qu’il existait une forme de surveillance du conseil, soit par un conseil complet, soit par un comité spécialisé, et 19 % ont déclaré que ces surveillances étaient dues à des problèmes au sein de l’organisation. 35 % des personnes interrogées ont également déclaré que leur entreprise n’abordait pas les questions environnementales ou ne connaissait pas les organismes de surveillance existants.

6 composantes d’un plan de gestion ESG réussi

La gestion ESG offre une multitude d’opportunités que les conseils d’administration devraient considérer, plutôt que de les écarter. Voici six éléments principaux de la gestion ESG que les conseils devraient envisager d’intégrer à leurs processus opérationnels.

Problématiques des facteurs ESG

Les problématiques des facteurs ESG englobent les questions essentielles à la création de valeur à long terme. En intégrant cet élément dans les opérations commerciales, les conseils peuvent mieux comprendre comment les questions ESG importantes affectent l’entreprise et ses parties prenantes, ce qui les aide à voir au-delà du bilan afin de créer un rapport plus complet sur les problématiques. Cette incorporation mène à des décisions plus éclairées sur les investissements, les gains et les profits de l’entreprise grâce à l’aperçu qu’elle donne de ce qui est à venir.

Alignement stratégique

Lorsque les efforts de gestion ESG s’alignent sur la stratégie commerciale globale, une entreprise peut obtenir les avantages les plus significatifs résultant de ses actions. De plus, la mise en application de ce deuxième élément permet aux comités de travailler ensemble et d’établir un réseau de communication clair et transparent qui renforce et maintient cet alignement.

Surveillance du conseil

En plus de garantir qu’une entreprise se conforme aux lois et aux réglementations en vigueur, les comités de surveillance des conseils doivent également intégrer les considérations ESG dans l’allocation des capitaux et la budgétisation. Les entreprises doivent également s’assurer de bien comprendre quel est le positionnement ESG qu’une entreprise veut cibler avant de signer des fusions et acquisitions.

La mise en place de stratégies efficaces du conseil est primordiale pour garantir la conformité d’une entreprise aux lois et aux réglementations pertinentes. La supervision des efforts de gestion ESG permet également de clarifier le but de son instauration en aidant les conseils à réfléchir à ces valeurs et à s’assurer qu’elles soient maintenues dans la stratégie organisationnelle globale. De plus, les conseils peuvent également s’assurer que leur entreprise répond aux attentes des parties prenantes en matière de pratiques ESG.

Dans le contexte commercial actuel, il ne suffit pas de démontrer que l’on se conforme véritablement à la loi. Les marques doivent être en première ligne pour faciliter le changement social. Il est donc essentiel que les entreprises comprennent parfaitement les opportunités et les risques intrinsèques qui sont liés aux questions ESG. Faire preuve d’une telle compréhension est essentiel pour créer un impact et accroître la valeur, mais aussi pour diminuer, voire éliminer, les risques de son démantèlement.

Politiques et initiatives

Les politiques et initiatives ESG que les conseils pourraient envisager de mettre en œuvre sont les suivantes : mettre de l’avant les changements climatiques dans l’élaboration des stratégies, favoriser la diversité des sexes et des races au sein du conseil et de l’entreprise, et encourager chacun à s’exprimer – les divergences d’opinions étant les bienvenues – lors des discussions sur les stratégies de l’entreprise.

Aussi progressistes soient-elles, les conseils doivent être fermes et clairs dans la définition de ces politiques et initiatives pour obtenir de meilleurs résultats.

Mesures et objectifs

Les conseils sont les premiers à définir les paramètres et les objectifs appropriés par rapport auxquels les employés évalueront les efforts et les progrès accomplis pour l’atteinte d’objectifs spécifiques. Après avoir établi les paramètres à utiliser, les conseils doivent définir un ensemble de directives comprenant des révisions régulières afin de vérifier si les objectifs de performance reflètent réellement l’objectif et la stratégie de l’entreprise.

Les conseils doivent également reconnaître l’impact de l’information ESG ; ils doivent élaborer des procédures de divulgation établissant ce que l’entreprise doit publier, où et à quelle fréquence.

Surveillance

Le travail ne s’arrête pas à la création de politiques et d’initiatives et à la mise en œuvre de directives pour la collecte, l’examen et la divulgation des informations ESG. Les conseils doivent également surveiller et évaluer en permanence l’effet et l’influence qu’a leur stratégie ESG. Les conseils doivent regarder au-delà des bilans objectifs et s’intéresser à l’impact environnemental et social des actions ESG de leur entreprise.

 

Toutes les entreprises veulent se développer et prendre la tête du marché de leurs secteurs respectifs ; elles se distinguent dans la manière dont elles atteignent cet objectif. Les conseils qui intègrent et incorporent la gestion ESG dans leurs activités commerciales sont non seulement les plus susceptibles de prendre de l’avance sur la concurrence, mais aussi, et surtout, d’assumer un rôle important que tout le monde n’a pas le courage d’assumer : celui de devenir un leader du changement.