Gérer sa trésorerie avec efficacité en associant Délégation de Pouvoirs et Gestion des Comptes bancaires
Développer de bonnes pratiques de gouvernance est indispensable pour maintenir une activité saine et créatrice de valeur dans son entreprise. Cette idée fait d’ores et déjà partie intégrante de la psychologie des grands groupes, qui en font même un enjeu stratégique, et ce dans tous les mécanismes de leur activité. La trésorerie, véritable outil de mesure de la santé financière de l’entreprise, n’échappe pas à ce phénomène. Veiller à la transparence et à la conformité dans la gestion des comptes bancaires constitue même une priorité dans le contexte de crise qui a secoué le monde corporate ces dernières années. Cependant, dans un environnement de plus en plus complexe et évolutif, la seule vigilance ne suffit plus, et il est désormais nécessaire de se doter de moyens permettant d’avoir une vue d’ensemble et en temps réel sur les comptes bancaires et les pouvoirs associés.
Hélène Voinier, ingénieur avant-vente chez EQUITY, se propose de nous montrer comment optimiser sa trésorerie et gérer au mieux les risques grâce à un outil associant gestion des comptes bancaires et délégation de pouvoirs.
Pouvez-vous nous exposer brièvement les principaux défis auxquels doivent faire face les trésoriers aujourd’hui ?
Aujourd’hui l’environnement économique est très changeant, et ce en grande partie à cause de la révolution numérique qui est en marche. Signature électronique, dématérialisation des moyens de paiement (norme SEPA) et de communication entre les entreprises et leurs banques (eBAM), toutes ces évolutions obligent les trésoriers à s’adapter et à travailler avec de nouveaux outils qui nécessitent des compétences techniques avancées. Excel reste bien entendu une base indétrônable, mais ne permet pas une vision globale, transverse et suffisamment claire au sein des grands groupes internationaux qui ont de nombreuses filiales. Il faut donc prévenir les risques avec des outils complémentaires et métiers. De plus, les normes sont régulièrement mises à jour et de nouvelles sont introduites. Cela vient alourdir la mission du trésorier qui doit veiller à rester constamment en conformité avec ces obligations légales.
Au sein de DiliTrust, éditeur de logiciels spécialiste en gouvernance d’entreprise, vous développez une solution qui associe gestion des comptes bancaires et délégation de pouvoirs : DiliTrust eBam. Pouvez-vous nous en dire davantage sur la délégation de pouvoirs et sur son intérêt dans la gestion de la trésorerie ?
La délégation de pouvoirs est l’opération par laquelle un dirigeant va transférer une partie de ses pouvoirs à un opérationnel de confiance pour que celui-ci puisse mener à bien la mission qui lui a été confiée. En effet, le dirigeant n’est pas toujours en mesure d’exercer pleinement ses pouvoirs et ceci s’est accentué avec l’internationalisation des groupes. Pour contourner ces limites opérationnelles et géographiques, le dirigeant va transférer lesdits pouvoirs à un ou plusieurs délégataires. En ce qui concerne la délégation de signature, le dirigeant conserve son pouvoir de décision et la responsabilité liée, il ne transfère qu’un pouvoir de mise en œuvre de cette décision.
Dans les activités de trésorerie, ces processus sont de première importance car il s’agit de données stratégiques pour l’entreprise. Signatures de paiements, de financements, de placement, de contrats d’assurance, ouverture et fermeture de comptes bancaires, les opérations sont nombreuses, et il convient de définir qui est habilité à faire quoi. Dans la relation avec les banques, la délégation de pouvoirs va permettre à un dirigeant de désigner auprès des banques les personnes autorisées à effectuer des opérations sur les comptes bancaires.
Dans le contexte que vous avez décrit, il semble assez fastidieux et complexe d’avoir une vision claire de ces chaînes de délégation. Que conseillez-vous pour optimiser le processus et s’assurer qu’on est bien en conformité avec les obligations légales ?
La délégation de pouvoirs est en effet un processus assez lourd. Il faut trouver qui a l’autorité, les compétences ainsi que les moyens d’exercer ces pouvoirs. La bonne pratique est de restreindre l’étendue des pouvoirs transférés au strict minimum, tout en veillant à respecter la séparation des pouvoirs afin de minimiser les risques. Dans l’environnement économique actuel, ces opérations deviennent encore plus complexes, et les risques, notamment de fraude, sont quant à eux de plus en plus importants tant la structure de détention des grands groupes tend à se diversifier. Pour optimiser et bénéficier du panorama le plus clair possible des chaînes de délégation, il faut donc établir un lien renforcé entre direction juridique, direction trésorerie et direction RH, développant ainsi une vision transverse. Le but recherché est de faciliter les procédures de contrôle interne et de recevoir à tout moment un reporting fiable et rapide des équipes opérationnelles. C’est d’ailleurs la principale fonction de notre solution DiliTrust eBam.
En conclusion, quels sont les principaux bénéfices d’un tel outil de gestion des délégations de pouvoirs bancaires ?
Dans un premier temps, cela permet de s’assurer de l’existence d’un lien entre délégation de pouvoir juridique et délégation de pouvoirs bancaires. Ensuite, cela permet de minimiser les risques de rupture dans les chaînes de délégation grâce à des mises à jour instantanées à chaque événement susceptible d’en modifier l’application (par exemple départ ou changement de poste d’un signataire, réorganisation de la société par acquisition d’une nouvelle entité, etc.). Ces mises à jour sont rendues possibles par la connexion avec la direction RH, et la direction juridique qui elle s’assure de la conformité avec la législation en vigueur localement. Du point de vue opérationnel, DiliTrust eBam permet une gestion centralisée des informations concernant les pouvoirs liés aux flux de trésorerie et les délégations de signatures associées. Le travail des équipes au quotidien et l’accès aux données clés sont grandement simplifiés par une base documentaire structurée, sécurisée et partagée. Ce genre d’outil est donc surtout apprécié par sa forte capacité de reporting offrant une visibilité globale et locale sur les pouvoirs, mais il y a aussi un allègement considérable de la charge administrative grâce à l’automatisation du process. Certains de nos clients évoquent même un gain de temps de 80% sur l’édition des courriers !
Enfin, la version actuelle de DiliTrust eBam constitue une étape clé avant le passage à l’eBAM (electronic Bank Account Management, gestion électronique des comptes bancaires NDA). Deux projets pilotes sont en cours pour la version 2 d’eBAM pour le compte de deux grands groupes français de l’industrie et du luxe avec la collaboration de leurs banques respectives BNP Paribas et Société Générale. Nous sommes donc déjà prêts pour la dématérialisation de la gestion des comptes bancaires.