La tecnología aporta al buen gobierno corporativo algo que los procesos manuales difícilmente pueden garantizar por sí solos: trazabilidad, capacidad de auditoría y seguridad para cada decisión del consejo. Los testimonios de ILUNION, FENIE y MAHOU San Miguel muestran también cómo ese soporte libera tiempo para el trabajo estratégico.
La buena gobernanza de un consejo se demuestra en cada decisión: en la información que recibe, en quién puede acceder a ella, en la forma en que se registra un acuerdo y en la capacidad de reconstruir el proceso cuando hace falta. La tecnología aporta una base de control, seguridad y trazabilidad que ayuda a que ese gobierno sea más sólido y pueda auditarse.
Esa fue la idea que recorrió el encuentro sobre gobierno corporativo organizado por DiliTrust, al que asistieron más de 25 empresas. La conversación combinó la visión sobre la evolución del gobierno corporativo con la experiencia de quienes preparan consejos, custodian acuerdos y aseguran que cada decisión pueda explicarse con claridad.
José Luis Barceló Blanco-Steger, secretario general de ILUNION; Marta Carrasco Pleguezuelo, Directora de Gobierno Corporativo de Feníe Energía; y Susana Guerrero Píñar, General Counsel de Mahou San Miguel, llegaron desde organizaciones distintas. Sus experiencias convergen en un punto: una plataforma de gobierno corporativo aporta una base más segura y verificable para el consejo. Como consecuencia, también devuelve tiempo al secretario para centrarse en lo que requiere criterio.
La buena gobernanza necesita pruebas
Un consejo administra decisiones que pueden tener consecuencias legales, económicas y reputacionales. Por eso importa tanto el contenido de un acuerdo como la forma en que se prepara, se aprueba, se comunica y se conserva.
La trazabilidad permite reconstruir ese recorrido. Quién accedió a un documento, cuándo lo hizo, qué versión consultó, qué permisos tenía y qué acciones realizó. Esa información da contexto a cada decisión y facilita su revisión cuando llega una auditoría, una incidencia o una consulta posterior.
La tecnología convierte la documentación del consejo en un registro fiable de la actividad de gobierno. La organización gana visibilidad y el secretario dispone de una base sólida para responder ante la dirección, los consejeros, los auditores o cualquier órgano que necesite comprobar cómo se tomó una decisión.
Auditar la gestión para mejorarla
La auditoría también cambia cuando la gobernanza se apoya en un sistema que registra el trabajo. La revisión deja de depender de documentos dispersos, correos reenviados o actas guardadas en distintos discos duros. El proceso se puede seguir y demostrar.
ILUNION conoce bien ese cambio. El grupo gestiona hasta 70 sociedades mercantiles y lleva 10 años avanzando en su digitalización, desde la etapa en la que la plataforma todavía se llamaba Gobertia. Todas las compañías trabajan hoy con una metodología homologada a través de DiliTrust.
Esa forma común de trabajar ha dado al grupo una posición sólida en auditorías externas, hasta recibir un premio por la calidad de su gestión. La tecnología no sustituye el criterio de quienes gobiernan. Hace visible que ese criterio se aplica con un método, queda documentado y puede revisarse.
La seguridad forma parte del gobierno
Los documentos del consejo contienen información sensible. Actas, acuerdos, datos financieros y decisiones sobre personas o sociedades necesitan un entorno con controles claros de acceso, permisos y descarga.
DiliTrust concentra la información del consejo en un espacio seguro y accesible desde cualquier dispositivo. La eliminación del correo electrónico como canal habitual para compartir documentos reduce la exposición de información sensible y deja cada acceso dentro de un entorno controlado.
La seguridad también se demuestra cuando sucede algo inesperado. ILUNION sufrió un ciberataque en uno de sus call centers y consiguió resolverlo en 24 horas. Desde entonces realiza simulacros periódicos y mantiene una inversión seria en ciberseguridad. Para José Luis Barceló, eliminar el tráfico de documentos sensibles por correo electrónico fue una de las mejores decisiones que tomaron.
Tres experiencias que muestran el valor de la trazabilidad
Los casos compartidos en la mesa redonda ponen rostro a estos principios. Cada organización partía de una situación distinta, pero las tres encontraron en la tecnología una forma más controlada de preparar, proteger y revisar la actividad del consejo.
ILUNION: una metodología común para 70 sociedades
Antes de DiliTrust, los documentos se almacenaban en recursos compartidos, las actas podían quedar accesibles para cualquiera y el seguimiento de los accesos era muy limitado. También había papel, PDF y firmas que se perseguían de forma manual.
Hoy todo pasa por DiliTrust. Las sociedades del grupo comparten una metodología homologada, la documentación sensible sale del correo y cada decisión queda registrada. Para una organización de 46.000 personas, de las que el 40% tiene algún tipo de discapacidad, la facilidad de uso también cuenta: todos los perfiles pueden utilizar la herramienta.
La experiencia de ILUNION muestra cómo la trazabilidad y la posibilidad de auditoría sostienen el gobierno de un grupo complejo. Cuando además llegó un ciberataque, la estructura ya estaba preparada para responder.
Feníe Energía: cuando la trazabilidad detecta un fraude
Marta gestiona un consejo de 70 personas y lleva 16 años viendo cómo la herramienta ha evolucionado junto con las necesidades del órgano. Antes, el tiempo se consumía en enviar documentación con poco margen, coordinar notarios y registros, perseguir respuestas y comprobar que todos tenían la información necesaria.
Ahora el equipo trabaja con un calendario, organiza los temas con antelación y concentra toda la información en un entorno seguro. Los consejeros reciben la documentación de forma ordenada y pueden dedicar más tiempo a preparar el contenido.
La utilidad de la trazabilidad quedó clara cuando un miembro del equipo recibió un correo fraudulento solicitando actas. El equipo pudo comprobar quién había accedido a la plataforma, cuándo y desde dónde. La gestión de permisos de descarga añadió otra capa de control y permitió detectar el intento a tiempo.
Mahou San Miguel: la tecnología como apoyo al criterio del secretario
Susana Guerrero Píñar lleva un año en Mahou San Miguel y encontró DiliTrust desde el primer día. Para ella, esa base cambia la forma de ejercer el cargo: el secretario tiene una visión completa de la empresa y debe asegurar que los acuerdos se tomen sin riesgos, con una agenda que cumpla los requisitos legales.
Esa responsabilidad trae consigo una carga administrativa importante. La tecnología permite que esa parte quede organizada y controlada, para que el secretario pueda concentrarse en las cuestiones que requieren conocimiento del negocio, criterio jurídico y visión de conjunto.
Susana resume la dirección que debería tomar la función: la IA puede asumir las tareas burocráticas que no aportan valor y dejar al equipo más espacio para aportar criterio. La tecnología ayuda a que el secretario tenga más presencia y peso estratégico en el consejo.
La eficiencia llega después del control
El ahorro de tiempo aparece en los tres testimonios, pero llega como consecuencia de una gobernanza mejor organizada. Cuando la información está centralizada, los permisos están definidos y las acciones quedan registradas, se reducen las búsquedas, los reenvíos y las comprobaciones manuales.
El secretario deja de invertir horas en perseguir documentos y puede preparar mejor las reuniones, anticipar riesgos, ordenar la agenda y acompañar la toma de decisiones. Su papel gana peso porque la tecnología se ocupa de una parte de la carga que antes absorbía su jornada.
La evolución del cargo pasa por ahí: utilizar la tecnología para sostener el cumplimiento, proteger la información y dar garantías sobre cada decisión. Con esa base, el secretario puede dedicar su tiempo a la parte estratégica del gobierno corporativo.
Una plataforma para gobernar con más garantías
Los tres ponentes coincidieron en los resultados que más importan: más seguridad para la documentación del consejo, trazabilidad sobre cada acceso y decisión, capacidad de revisión en auditorías, menos dependencia del papel y del correo electrónico, y una herramienta que funciona para todos los perfiles.
También compartieron una sensación común. José Luis Barceló dijo: «Desde entonces duermo tranquilo». Marta lo resumió así: «No sé vivir sin DiliTrust». Susana Guerrero Píñar expresó el objetivo que ve para el futuro: «Ojalá la parte burocrática la gestione la IA y nosotros estemos solo para aportar valor».
La tecnología no sustituye al consejo ni al secretario. Les da una base más segura para ejercer su responsabilidad. La buena gobernanza sigue dependiendo de las personas que deciden. Con una plataforma adecuada, esas decisiones quedan protegidas, trazadas y preparadas para ser auditadas.
La idea que compartieron los tres ponentes: seguridad, trazabilidad y capacidad de auditoría para gobernar con más garantías; tiempo recuperado para aportar criterio.
