Un sistema de gestión de contratos es una poderosa herramienta para las empresas, no sólo para los equipos jurídicos. Casi todos los departamentos dependen de los contratos, ya sea en RRHH, compras, finanzas o ventas, y ya sea con clientes, proveedores o socios. Admite una amplia gama de necesidades, desde el seguimiento de los términos, los plazos y el contenido hasta la habilitación de funciones como la firma electrónica, la creación de contratos y la verificación.
Un sistema de gestión de contratos aporta transparencia y reduce riesgos, desde prórrogas de contratos no deseadas y costes innecesarios hasta la detección de cláusulas críticas en acuerdos externos. También mejora la colaboración y la eficiencia en toda la empresa. Al modernizar los procesos, estas soluciones alivian la carga de trabajo de los departamentos jurídicos, a menudo escasos de personal.
Al igual que otras herramientas modernas, los sistemas de gestión de contratos hacen que el trabajo no solo sea más eficiente, sino también más atractivo, y muchos ya incorporan inteligencia artificial.
¿Qué es un sistema de gestión de contratos?
Un sistema de gestión de contratos es una solución digital para la gestión y el análisis estructurados de los contratos. Permite a las empresas almacenar todos los acuerdos en un único lugar, gestionarlos eficazmente y supervisar todas las fases del ciclo de vida del contrato, desde la redacción inicial hasta el archivo final. El objetivo es reducir riesgos, garantizar un seguimiento fiable de los plazos y agilizar la colaboración entre departamentos.
Las empresas pueden elegir entre distintas variantes del sistema: desde soluciones estándar rentables hasta plataformas personalizadas e integrales. Las empresas pueden configurar el funcionamiento de forma flexible, ya sea como una solución en la nube, un sistema local, un modelo híbrido o integrado con aplicaciones de terceros existentes, como ERP o CRM.
El uso de un sistema de gestión de contratos aporta numerosas ventajas empresariales: hace que los procesos sean más eficientes, ahorra tiempo y dinero, y aumenta significativamente la transparencia en todas las relaciones contractuales.
El sistema también respalda el cumplimiento de la normativa legal y ayuda a identificar y minimizar los riesgos contractuales en una fase temprana.
El ciclo de vida de los contratos de un vistazo
Un sistema de gestión de contratos acompaña a los contratos desde su creación hasta su archivo y respalda cada fase con flujos de trabajo digitales:
- Creación y redacción: Las plantillas estandarizadas y los módulos de texto modulares permiten crear contratos de forma eficiente, garantizando que los documentos se elaboran de forma rápida, uniforme y conforme a la legislación, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.
- Negociación: Una vez creado el borrador del contrato, se pasa a la fase de negociación si es necesario.Un sistema moderno de gestión de contratos apoya este paso almacenando todas las versiones de forma centralizada, documentando los cambios y poniéndolos a disposición de las partes implicadas en tiempo real. Esto permite coordinar eficazmente el contenido del contrato entre las partes, aclarar los puntos pendientes y equilibrar los intereses.
- Aprobación: Tras la negociación, todos los departamentos pertinentes participan específicamente a través de flujos de trabajo automatizados para revisar y aprobar el borrador del contrato. Cada ajuste se documenta y versiona automáticamente para que todo el proceso de coordinación siga siendo transparente, a prueba de auditorías y trazable en todo momento para todas las partes implicadas.
- Firma: Los contratos pueden celebrarse rápidamente y con seguridad jurídica, con independencia de su ubicación, mediante la integración de la firma electrónica. La firma electrónica no solo ahorra tiempo, sino que agiliza los procesos empresariales y reduce considerablemente el papeleo.
- Administración y control: Un sistema de gestión de contratos sirve de plataforma central en la que se agrupan todos los documentos contractuales, plazos y datos relevantes. Los usuarios pueden acceder al contenido del contrato en cualquier momento, controlar las cifras clave y hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de los acuerdos. Los recordatorios automáticos garantizan que no se pasen por alto obligaciones o plazos importantes.
- Renovación o rescisión: Los recordatorios automáticos garantizan la toma de decisiones a tiempo y minimizan riesgos como las renovaciones de contrato no deseadas y los costes derivados.
- Archivo: Una vez concluido un contrato, puede almacenarse a prueba de auditorías y permanecer accesible en todo momento. Las funciones inteligentes de búsqueda y filtrado permiten consultar los documentos pertinentes en cuestión de segundos, incluso en archivos de contratos grandes y complejos.
Así, un sistema de gestión de contratos acompaña todo el ciclo de vida de un contrato. Las empresas no solo ganan seguridad y control, sino también un tiempo notablemente mayor para tareas estratégicas.
Funciones básicas de un sistema de gestión de contratos
Un sistema moderno de gestión de contratos combina numerosas funciones que hacen que todo el proceso contractual sea eficiente y transparente. Entre ellas se incluyen el almacenamiento digital de todos los documentos con gestión de versiones y accesos, flujos de trabajo automatizados para aprobaciones y plazos, y potentes funciones de búsqueda y filtrado para acceder rápidamente al contenido de los contratos.
La gestión de plazos y tareas proporciona recordatorios fiables de finalizaciones o prórrogas, mientras que las firmas digitales permiten realizar firmas conformes a la ley desde cualquier lugar. Además, las funciones integradas de elaboración de informes y análisis proporcionan información valiosa sobre las condiciones contractuales, los riesgos y las obligaciones financieras.
Resumen de las ventajas de un sistema de gestión de contratos
La gestión digital de contratos ofrece numerosas ventajas tanto a las pequeñas empresas como a las grandes corporaciones:
Razones de uso: ¿Por qué utilizan las empresas sistemas de gestión de contratos?
En un mundo empresarial cada vez más complejo, las empresas se enfrentan al reto de gestionar un número creciente de contratos de forma eficaz y conforme a la ley. Un sistema de gestión de contratos proporciona la base ideal para ello.
Complejidad del panorama contractual: A medida que la empresa crece en tamaño, aumenta el número y la complejidad de los contratos. Un sistema crea orden y estructura.
Minimización de riesgos: La falta de avisos, el olvido de renovaciones o el incumplimiento de plazos pueden salir caros. Un sistema evita exactamente eso.
Mayor eficacia: Los flujos de trabajo digitales aceleran las aprobaciones y reducen el esfuerzo de coordinación entre departamentos.
¿Qué departamentos se benefician de ello?
Una plataforma de gestión de contratos permite su uso en todos los departamentos. Principales ventajas:
Departamento jurídico: Al estandarizar las plantillas y definir procesos de aprobación claros, el departamento jurídico conserva en todo momento el control legal sobre el contenido de los contratos, al tiempo que reduce la carga de trabajo mediante procesos automatizados.
Compras: Los procesos estructurados documentan las negociaciones contractuales con los proveedores y las hacen más eficientes. Esto permite gestionar de forma transparente los acuerdos marco, las condiciones y los acuerdos de nivel de servicio.
Distribución: Los procesos claros de aprobación, versionado y firma digital permiten a los equipos crear, adaptar y gestionar rápidamente los contratos con los clientes. Esto acelera el ciclo de ventas y garantiza la seguridad jurídica en el proceso de cierre.
Finanzas: Los usuarios pueden ver las obligaciones de pago, las condiciones contractuales y los efectos presupuestarios en cualquier momento. Esto facilita una planificación precisa de la liquidez y minimiza los riesgos financieros.
Ventas: Los sistemas de gestión de contratos permiten a los equipos de ventas crear, adaptar y finalizar rápidamente los acuerdos con los clientes utilizando plantillas estandarizadas, aprobaciones automatizadas y firmas digitales. Esto acorta el ciclo de ventas, garantiza el cumplimiento de los requisitos internos y legales y proporciona una visibilidad completa de los términos, condiciones y renovaciones.
RRHH: Las empresas pueden gestionar, versionar y archivar de forma centralizada los contratos de trabajo y los acuerdos complementarios a prueba de revisiones. De este modo se mantiene una visión general de las relaciones laborales, los plazos y las modificaciones contractuales.
Gracias a las plantillas estandarizadas del software de gestión de contratos, los departamentos especializados ya no necesitan pasar por el departamento jurídico para crear o revisar los contratos. Esto ahorra mucho tiempo, y los procesos contractuales se ejecutan de forma mucho más eficiente.
Gestión de contratos basada en la nube: Segura y flexible
Cada vez más empresas optan por sistemas de gestión de contratos basados en la nube, ya que ofrecen un alto grado de flexibilidad, escalabilidad y seguridad. Especialmente en tiempos de modelos de trabajo híbridos y equipos descentralizados, las soluciones basadas en la nube son una opción viable para el futuro.
En general, la gestión de contratos en la nube ofrece una solución segura, fácil de usar y preparada para el futuro, ideal para empresas de todos los tamaños que valoran la eficiencia y la movilidad.
Soluciones de gestión de contratos basadas en IA
La tecnología de gestión de contratos basada en IA va más allá de la simple digitalización al aplicar el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural para acelerar el trabajo jurídico. La detección automatizada de cláusulas y la revisión de contratos ponen de relieve riesgos, incoherencias o disposiciones omitidas en cuestión de segundos, reduciendo el esfuerzo manual y los errores humanos. Los análisis predictivos pronostican los riesgos de renovación, la exposición financiera y los resultados de la negociación, mientras que la búsqueda inteligente hace que la información crítica sea accesible al instante a través de grandes carteras de contratos. Con estas funciones basadas en IA, los equipos jurídicos obtienen información más detallada, toman decisiones más rápidamente y garantizan un cumplimiento más estricto que con los sistemas tradicionales.
Criterios de selección: Cómo encontrar el sistema adecuado
Elegir el sistema de gestión de contratos adecuado es crucial para el éxito a largo plazo de su gestión digital de contratos. Debe tener en cuenta varios criterios para asegurarse de que la solución no solo es técnicamente convincente, sino que también se adapta a sus requisitos individuales.
1. Definir los requisitos
Empiece con un análisis claro: ¿Qué funciones necesita realmente? Por ejemplo, ¿debería el sistema admitir firmas electrónicas, supervisar automáticamente los plazos y los datos o permitir la asignación granular de derechos? Soluciones como Contract Lifecycle Management (CLM) de DiliTrust ofrecen un alto grado de personalización y cubren todos los casos de uso, desde la creación automática de contratos hasta el archivo a prueba de auditorías.
2. Revisión de contratos con apoyo de IA
Un sistema moderno de gestión de contratos debe ofrecer algo más que un archivo digital. Las soluciones con inteligencia artificial integrada que pueden analizar automáticamente los contratos, identificar riesgos o detectar cláusulas omitidas son especialmente potentes. Esta capacidad ahorra tiempo, reduce los errores y aumenta la seguridad jurídica.
3. Facilidad de uso
Una interfaz intuitiva es crucial para la adopción en toda la empresa. El software DiliTrust destaca por su diseño fácil de usar, adaptado a distintos tipos de usuarios. El sistema estructura todas las funciones de forma lógica para que los usuarios puedan manejarlas sin necesidad de una formación exhaustiva.
4. Integración en los sistemas existentes
Compruebe si el sistema de gestión de contratos se integra perfectamente en su entorno de TI existente, como ERP, CRM o plataformas de colaboración como Microsoft 365. DiliTrust CLM permite una integración fluida y facilita así el intercambio de información entre departamentos.
5. Seguridad y protección de datos
La protección contra el acceso no autorizado es esencial, especialmente para los datos contractuales sensibles. DiliTrust utiliza métodos de cifrado de última generación, integración SSO nativa (inicio de sesión único) y una IA propia para garantizar los más altos estándares de seguridad y el cumplimiento de la GDPR. El sistema almacena sus documentos contractuales de forma centralizada y proporciona un acceso seguro en cualquier momento.
5. Formación, apoyo y mejora continua
Un proveedor fiable no sólo ofrece un producto sólido, sino también asistencia continua, actualizaciones periódicas y formación para sus empleados cuando sea necesario. DiliTrust ofrece un servicio de atención al cliente especializado en varios idiomas y garantiza que su sistema se mantenga siempre actualizado.
Con una solución potente como DiliTrust CLM, no sólo simplificará la gestión de sus contratos, sino que también automatizará procesos complejos y reducirá el esfuerzo manual. El resultado: más eficiencia, mejor control y máxima seguridad, a la medida de las necesidades de su empresa.
Conclusiones: Por qué la gestión de contratos es indispensable hoy en día
Hay una respuesta clara a la pregunta de por qué la gestión digital de contratos es indispensable hoy en día: porque las empresas la utilizan para garantizar la seguridad jurídica, reducir costes, automatizar procesos y, en última instancia, ahorrar tiempo y recursos. Hace tiempo que un sistema de gestión de contratos es algo más que un archivo digital.
Un sistema moderno apoya todo el proceso de gestión de contratos ofreciendo la posibilidad de organizar contratos y documentos de forma centralizada, automatizando funciones como el control de los plazos y simplificando considerablemente la búsqueda de información relevante. Además, los empleados pueden contribuir de forma independiente a la creación de contratos en el marco de unas directrices claras, lo que facilita notablemente el día a día y descarga de trabajo al departamento jurídico.
Especialmente en tiempos de trabajo desde casa, trabajo híbrido y creciente complejidad de los contratos, el apoyo de una solución moderna es esencial.
Las grandes empresas se benefician tanto como las pequeñas, ya que las soluciones modernas se adaptan a requisitos específicos. Las grandes empresas se benefician tanto como las pequeñas, ya que las soluciones modernas se adaptan a requisitos específicos.
Utilizar un sistema moderno para las tareas de gestión de contratos permite a las empresas gestionar los procesos con facilidad, minimizar los riesgos y mejorar la forma de colaborar a largo plazo.
