¿Está pensando en mejorar el proceso de gestión de sus contratos?
En el centro de toda relación comercial entre clientes, proveedores o socios, los contratos juegan un papel primordial en la vida de la empresa. Su correcta gestión constituye un factor estratégico clave. Sin embargo, según un estudio realizado por Deloitte en 2019, más de la mitad de las empresas aún no contaban con una herramienta para el seguimiento de contratos.
Para evitar que los contratos se conviertan en un obstáculo para la productividad, aquí le presentamos las 4 etapas necesarias para optimizar la gestión contractual en su organización.
¿Cómo simplificar la gestión contractual?
¿Sabía usted que, en promedio, las grandes empresas manejan entre 20,000 y 40,000 contratos? Desde la redacción hasta la firma, pasando por la simple consulta, la gestión de contratos es una tarea crucial para garantizar su eficacia y el buen funcionamiento interno.
Una gestión contractual eficiente ahorra tiempo y permite mitigar los riesgos asociados a los contratos. Fechas clave, montos, plazos, proveedores… Los contratos contienen decenas de datos esenciales y potencialmente riesgosos.
Por lo tanto, una buena gestión impacta directamente en la salud y rentabilidad de una empresa. Hoy en día, existen soluciones automatizadas que acompañan a los profesionales en el ciclo de vida de los contratos, simplificando su creación y asegurando un seguimiento óptimo y seguro. Estas soluciones se conocen como herramientas digitales de gestión contractual o CLM (Contract Lifecycle Management).
1. Documente su proceso actual
Antes de optar por un software de gestión de contratos, es esencial entender qué funciona y qué no en el ciclo de vida de los contratos dentro de su empresa. ¿Cómo opera el área de compras? ¿Y el departamento jurídico? ¿El departamento de recursos humanos tiene su propio método para gestionar documentos?
Comience revisando los procesos internos. Esta fase de documentación ayuda a entender las necesidades y prácticas de todos sus equipos.
Solo después de auditar los hábitos y demandas de sus colaboradores podrá fijar objetivos claros y encontrar el CLM y las funcionalidades que se adapten mejor a su empresa.
Adoptar un software de gestión de contratos unifica los procesos de gestión contractual y mejora el flujo interno desde el principio hasta el final, independientemente del departamento. Esto requiere una hoja de ruta clara para facilitar la transición.
Al documentar el proceso, permite a sus colaboradores identificar el estado actual, seguir los avances, establecer metas y, lo más importante, mantener un registro.
En caso de implementar una nueva política contractual, esta documentación ayuda a mantener a todos informados del cambio, evitando asimetrías de información.
Según un estudio de Goldman Sachs:
- Implementar una política contractual puede acelerar los ciclos de negociación en un 50 %.
- Reducir los pagos erróneos en un 75 % a 90 %.
- Disminuir los costos operativos y de gestión de contratos en un 10 % a 30 %.
Lectura recomendada: ¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión de contratos?
2. Automatice la creación y el seguimiento de contratos
Usar un CLM facilita todo el recorrido del contrato, desde su creación hasta su firma, al automatizar todos los procesos.
Por ejemplo, un CLM puede incluir un repertorio de cláusulas jurídicas, que centraliza todos los modelos de cláusulas utilizadas en los contratos de su empresa, como si fuera una gran biblioteca de datos.
Estos modelos de cláusulas agilizan la creación de documentos y garantizan su conformidad. Además, ayudan a gestionar riesgos y permiten que los departamentos jurídicos se concentren en tareas de mayor valor añadido.
Esta automatización también abarca la revisión y modificación de contratos, que se registran automáticamente en un historial de cambios.
El seguimiento de los contratos se realiza mediante flujos de trabajo o workflows de validación, que notifican a las partes involucradas cuando deben revisar o firmar el contrato.
Tipos de contratos que puede automatizar: contratos marco, contratos de prestación de servicios, contratos de proveedores, y documentos legales asociados.
3. Construya una base de datos contractual
Invertir en un CLM también significa crear una base de datos contractual, un repositorio donde se almacenan todos los contratos. ¡Adiós a los documentos perdidos y las búsquedas interminables!
Beneficios de una base de datos contractual:
- ⏱️ Revisión y validación rápidas: todos sus documentos están a un clic de distancia.
- ????️ Archivo seguro y confiable: los documentos se almacenan de forma encriptada.
- ???? Gestión de versiones, revisiones y anotaciones de contratos.
- ???? Gestión de accesos: controle qué usuarios tienen acceso y qué permisos tienen.
- ????️ Acceso remoto: gracias a una biblioteca segura en la nube, los documentos están disponibles en cualquier lugar y momento, incluso en teletrabajo.
???? Para una empresa, la digitalización de la gestión contractual mejora significativamente el control sobre los compromisos contractuales y aumenta la eficiencia operativa.
4. Automatice tareas repetitivas con inteligencia artificial
Algunas soluciones de gestión contractual, como DiliTrust, cuentan con inteligencia artificial (IA) que optimiza tareas repetitivas y de bajo valor, como la entrada, búsqueda y clasificación de información.
La IA identifica automáticamente información clave en los contratos (cláusulas, fechas importantes, montos, plazos, etc.) y notifica al usuario.
De esta manera, no se pierde ninguna información crucial que pueda afectar la salud de su empresa o la ejecución de un contrato.
Además, la IA reduce significativamente el tiempo dedicado a búsquedas manuales, mejorando la colaboración entre equipos, garantizando la conformidad de los contratos y minimizando errores humanos.
Una buena gestión contractual facilita la colaboración entre los equipos, garantiza la conformidad de sus contratos y reduce considerablemente los errores humanos, así como los intercambios innecesarios. Automatizar estas tareas permite gestionar los riesgos de manera más sencilla y mejorar el rendimiento de forma inmediata.
